Transcript 30114_공문작성
행정발전위원회
공문 작성 및 관리
2013. 1
행정발전위원회
목
적
하나님을 기쁘시게
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교회를 평안하게
성도들이 보람있게
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행정발전위원회
필요성
대형 교회로 가는 비젼 2020의 추진에 필수적 요소
업무 정의가 불확실 조직 간, 개인 간의 갈등 양산
업무의 모호성, 편중으로 봉사자들이 업무 기피
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예산 편성의 근거 부족, 삭감으로 부담 가중
전년도의 시행착오를 다음 해에 계속함
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행정발전위원회
주요업무
문서의 관리 방안
부서운영 모델 제안
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교회 규정 제 개정 주관
예산과 물품의 관리 방안
우리 교회에 맞는 감사 제안
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행정발전위원회
문서관리 내용
문서의 생산
- 내부결재
- 외부 시행공문
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- 수신 공문
- 물품(공사)품의
문서의 이관
문서의 보관, 열람, 폐기
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행정발전위원회
문서작성 유 의 점 1
검색, 복사, 관리가 쉽게 작성
제목은 공문의 성격을 잘 나타내는 간략 표현
내용은 개조식 쉽게 볼 수 있게 작성
내부결재 : 최고 결재권자(담임 목사)의 결정 내용이어야 함
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외부 발송 : 최고 결재권자가 그 목표 기관의 기관장에게 의
사를 전달하는 내용의 문장 구성
전결의 경우도 결정은 최고 결재권자임에 유의
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행정발전위원회
문서작성 유 의 점 2
전화번호는 결재권자, 외부인사, 다음연도 담당자가 의문
사항이 있을 때 필요한 연락처
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공문 번호는 찬양1국-12(2013. 05. 12) 날자와 병기
글자는 굴림체 12P, 줄간격 160
공개할 경우 개인정보 유출이 우려되거나, 공사 등에 영향
을 주게 될 경우 비공개 기록
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행정발전위원회
내부결재 공문
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행정발전위원회
내부결재 공문
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행정발전위원회
외부발송 공문
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예산
집행
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예산지출 요구 1
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예산 지출 요구 2
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색인목록 및 문서철 1
색인 목록은 문서를 찾는 데 매우 중요
페이이지 난에 건수-공문마지막 페이지(예, 5-10)를 기록
문서번호 난에 공문번호(찬양1국-4)를 기록
제목 난에 공문제목을 기록
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수신 난에 내부결재, 물품매입, 공사, 목표기관을 기록
발신 난에 공문을 보낸 곳을 기록
공문을 행정실로 이관
색인 목록을 파일로 작성 제출
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색인목록 및 문서철 2
오래된 문서가 아래에 있게
쪽수 밑에서 위로
문서번호는 국명-건명
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100쪽 넘으면 새로운 문서철
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영수증 1
1) A4용지에 제목을 적고 금액이 드러나게 붙임
2) 맨 끝 페이지에 공문번호와 간단히 내용 기록
3) 복사하여 원본은 행정실로 , 복사본은 근거 공문에
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4) 많을 경우 영수증 철을 따로 둠(아래에 오래된 영수증)
5) 구입자 영수증
영수증을 받을 수 없는 경우
(예, 시장에서 찐 고구마를 산 경우)
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시 행 1
내부결재
허가 내용 실행
외부발송 공문
직인
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수신 공문 : 행정실 수신
선람(담임목사)
팩스, 우편, 직접
결재란 고무인
분류
담당자에전달
협조, 보고, 알림 등 실행
문서번호 부여
공문철
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시 행2
예산이 수반된 문서
결재 완료
문서번호 기록
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문서를 복사하여 철하고 원본은 행정실에
재정국장은 예산을 확인하고 확인란에 서명
관련국에 자금을 전달, 이체
관련국에서 입금, 구입, 공사 등 시행
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문서관리 1
문서철 관리
문서번호, 날짜 공문과 색인에 기록
문서철 앞 : 문서철 명, 생산연도, 관리 부서
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공문쪽수 : 빠른 페이지, 아래쪽부터 위로 문
서 하단 중앙에 기록
문서철 색인에는 문서번호, 날짜, 쪽수 기록
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문서관리 2
문서의 보관
생산된 문서철은 1년간은 부서에서 관리
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문서철은 매해 1월 1일부터 12월 31일까지
1년이 지나면 행정실 이관
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문서 이관 1
문서이관 준비
영구보존, 5년, 3년 보존 문서로 분류
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철끈으로 단단히 묶고 봉인
표면에 결재란을 만들어 결재
문서색인 목록은 컴퓨터 파일화
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문서 이관 2
문서이관
행정실 주관 2월 중 실시
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문서철 명, 문서의 건수, 쪽수, 보존 연한 등
을 기록한 문서 인수 인계서 작성
문서철, 색인목록을 행정실로 보냄
행정실에서는 문서를 받아 전체적인 상황을
결재한 후 문서고에 입고
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유지 보관
문서고
방습, 방충 시설과 2중 시건 장치
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분류
영구보존과 연도와 부별
열람
색인을 연도별 파일로 만들어 열람
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열람과 대출
행정실에서 절차에 따라 허가
열람과 대출
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보안 등급에 따라 접근 통제
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문서 의 폐기
보관연한이 지난 문서의 폐기
생산부서의 협조
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위원회의 결정
담임목사의 결재
경우에 따라 컴퓨터파일, 필름으로 변환
하여 보관
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