Transcript WEB EDMS 사용자 메뉴얼 v1.3_중국지역공유

Web EDMS User Guide
V 1.2
1. Task 목표
2. 업무프로세스
3. 시스템 사용 설명
2008. 01.13
1. TASK 목표
EDMS의 WEB 전환을 통해 해외 확산 용이성을 확보하여, 전 세계 고객에게 선적 및 통관서류를
적기에 제공 함으로써 고객 서비스 향상을 달성하고 Paperless추진을 가속화 하고자 함
AS-IS
TO-BE
본사
1
C/S
EDMS
2
3
홍콩
본사 Pantos-Net (’04.08)
일본
중국 Pantos (’06.04)
홍콩 Pantos (’06.05)
중국
WEB
EDMS
구주
호주
미주
• CS 기반 EDMS 운영으로 확대 어려움
• Global Single EDMS (Web 방식) 개발
• 본사 포함 3개법인에 한하여 EDMS 설치/운영
•
- 본사 / 중국 / 홍콩법인
아주
해외법인 EDMS 설치 확대 (19개 법인)
- 본사/중국/홍콩법인 Web 전환
- 일본/아주/미주/구주 /호주 신규 확대
2. 업무프로세스
1. PROCESS명 : 선적서류 조회
구 분
1. 정의
2. EDMS
상 세 내 용
선적서류 조회화면 사용자의 작업 Process
Prev.
없음
1
사용자
해당문서
LIST 찾기(FIND)
문서조회 화면
시작
( 고객사 )
2
문서 LIST
Download
Multi Y
조회추가 여부
N
1.검색조건 입력
2.FIND 버튼 클릭
4
문서조회 화면
Y
Multi
조회추가 여부
N
5-1
Y
범례
On-Line
이미지 Y
전송 여부
Off-Line
N
없음
Interface
시스템
문서조회 화면
1.검색조건 입력
2.ADD 버튼 클릭
이미지 Y
수정 여부
N
이미지
Download
1.다운 이미지 선택
2.DOWN 버튼 클릭
1
N
Next
찾을 문서 추가
사용자
이미지
Download 요청
문서조회 화면
Print
여부
Document
1
3
사용자
이미지 확인
사용자
사용자
이미지 PRINT
이미지 PRINT
문서조회 화면
5-2
사용자
FAX / EMAIL
이미지 전송
이미지 전송 화면
FAX / EMAIL
전송
5-3
6
사용자
완료
사용자
이미지 수정
SAVE
문서조회 화면
문서조회 화면
EDMS
이미지 Update
2. 업무프로세스
2. PROCESS명 : 선적서류 분류
구 분
1. 정의
2. EDMS
상 세 내 용
사용자의 선적서류 분류작업 Process
Prev.
없음
1
사용자
분류 대상문서
접수
PC, EMAIL, FAX
시작
2
사용자
작업 이미지 추가
(LOCAL, EMAIL)
EDMS-문서분류
3
작업문서 확인
EDMS-문서분류
FAX 수신 N
여부
• ADD FILE 버튼
FAX
수신문
서 다운
로드
• FAXLINE 화면
Y
N
SCAN
추가여부
Y
3-1
IMG 수정 Y
여부
N
범례
사용자
3-2
사용자
SCAN
문서추
가
• ADD SCAN 버튼
사용자
이미지 수정
저장
EDMS-문서분류
EDMS-문서분류
• ADD FILE 버튼
On-Line
Off-Line
Document
4
Next
없음
Interface
시스템
사용자
5
사용자
6
사용자
7
사용자
BL 분류폴더 생성
문서 분류 작업
분류된 문서 확인
EDMS UPLOAD
EDMS-문서분류
EDMS-문서분류
EDMS-문서분류
EDMS-문서분류
• MAKE 버튼
이미지
UPLOAD
완료
2. 업무프로세스
3. PROCESS명 : FAX 수신문서 다운로드
구 분
1. 정의
2. EDMS
상 세 내 용
문서 분류를 위해 FAX로 수신 된 문서를
Prev.
선적서류
분류
자신의 PC로 다운로드 받는 Process
1
사용자 1
문서분류 대상문서
FAX 수신
FAX
시작
수신문서 Y
존재 여부
4-1
N : FAX HISTORY 화면
이동
사용자
수신 LINE 선택
범례
Document
Interface
시스템
삭제 된 FAX
문서 복원
EDMS-HISTORY
Off-Line
Next
선적서류
분류
복원대상 Y
존재 여부
N
FAX 수신LIST
DOWNLOAD
사용자
수신문서 확인
EDMS-FAX LIST
4
사용자
작업대상문서
선택
EDMS-FAX LIST
복원대상 LIST
DOWNLOAD
복원대상 확인
3
EDMS-FAX LIST
EDMS-HISTORY
사용자
사용자
수신 LINE 선택
문서를 복원대상
LIST에서 삭제
4-2
On-Line
2
5-1
사용자
선택문서 문서분류
대상으로 이동
EDMS-FAX LIST
5-2
사용자
선택문서
PRINT
EDMS-FAX LIST
• DOWN 버튼 클릭
문서 PRINT
문서분류 대상
DOWNLOAD
• PRINT 버튼 클릭
4-4
사용자
FAX 수신 LIST로
복원
EDMS-HISTORY
4-3
사용자
작업대상문서
선택
EDMS-HISTORY
5-3
사용자
선택문서
PC에 저장
EDMS-FAX LIST
문서 SAVE
문서 FAX LIST에
서 삭제
• SAVE PC 버튼 클릭
문서 복원대상
LIST에 백업
4-a
사용자
FAX 정상
수신여부 확인
전화 / EMAIL
1
완료
2. 업무프로세스
4. PROCESS명 : Print2Image 사용
구 분
1. 정의
상 세 내 용
사용자의 Print2Image 프로그램 사용 Process
Prev.
2.
Print
to
Image
없음
1
사용자
이미지화 대상문서
생성/접수
PC, EMAIL, FAX
시작
2
사용자
D2R Driver 사용
인쇄
모든 프로그램
3
문서TIF이미지
변환
사용자
이미지 확인
Print2Image
• 일반 문서 프로그램에서
D2R Driver 세팅 후 인쇄
4-1
FAX 수정 Y
여부
N
사용자
4-2
사용자
이미지 수정
저장
Print2Image
Print2Image
FAX 전송 Y
여부
FAX 전송
N
5
사용자
전송매체 선택
Print2Image
• FAX 전송 여부
• EMAIL 전송 여
부
• EDMS 업로드
여부
범례
On-Line
전송 Y
FAX
여부
N
EMAIL 전송 Y
여부
N
Off-Line
Document
Next
없음
Interface
시스템
EDMS 업로드Y
여부
N
6-1
사용자
FAX
전송정보 입력
Print2Image
EMAIL 전송 Y
여부
EMAIL 전송
N
6-2
사용자
EMAIL
전송정보 입력
Print2Image
6-3
사용자
EDMS
전송정보 입력
Print2Image
EDMS 업로드Y
여부
7
사용자
EDMS 업로드
N
완료
전송
프로그램 종료
Print2Image
• Trans 버튼 클릭
3. 시스템 사용설명
0. WEB EDMS 설치
6. 문서전송 (문서분류 화면)
1. Document Division
7. Document Send
2. FAX LIST
8. Send Log Inquiery
3. FAX HISTORY
9. D2R Image Driver
4. Multi Uploard
5. Document Inquiery
7
0. WEB EDMS 설치
※ 기존 EDMS 제거 후 WEB EDMS 설치 방법
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
제어판 > 프로그램 추가/제거 > Pankorea-d2r 제거
제어판 > 프로그램 추가/제거 > PKControl_Setup 제거
제어판 > 프로그램 추가/제거 > Autodistribute 제거
c:\wpantos\UpdateInfo.ini 파일 삭제 (WEB EDMS 기 설치되어 있을 경우만 해당)
C-Pantos 종료 / 모든 Internet Explorer 종료
http://wedms.pantos.co.kr 접속 ( www. <-- 제외, 즐겨찾기 이동 금지)
WEB EDMS 로그인
- 중국지역 ID : FNSCN + 사번 ( ex> FNSCNC0000 )
- 홍콩지역 ID : FNSHK + 사번 ( ex> FNSHKC0000 )
- 최초 Password : 사번
※ 최초 WEB EDMS 설치 방법 (기존 EDMS 설치 안 된 PC)
1)
2)
3)
4)
Pantos-Net / 모든 Internet Explorer 종료
http://wedms.pantos.co.kr 접속 ( www. <-- 제외)
Login-In 화면 하단 Install Print2Image 설치
WEB EDMS 로그인
※ 로그인 후 Error 발생 시 재설치 방법
- ERROR 내용 : 화면 깨짐 현상 (화면 X박스로 나타남)
- 에러 발생 원인 : Pantos , Internet Explore 실행 중인 상태에서 EDMS 설치 시 발생
1)
2)
3)
4)
5)
Pantos-Net / 모든 Internet Explorer 종료
시작메뉴 > 실행 > regsvr32 /s c:\wpantos\EdmsUpdate.OCX 명령어 입력 후 확인 클릭
c:\wpantos\UpdateInfo.ini 파일 삭제
http://wedms.pantos.co.kr 접속 ( www. <-- 제외, 즐겨찾기 이동 금지)
WEB EDMS 로그인
8
1. Document division(문서 분류)
1. 화면 경로(TOP MENU Link)
* Document Division -> Unit Upload
-> Division
①
②
2. 화면 설명
- EMAIL, FAX 등의 경로를 통해 수신
한 이미지를 BL 단위로 Grouping 하여
EDMS에 업로드 시키는 화면
3. 업무 절차
① 문서 분류 대상을 Add Folder, Add File, New Scan, Add Scan 등의 버튼을 사용하여 Load
: 폴더 내 존재하는 이미지 Load
: 분류 대상파일 불러오기 (일반문서  이미지로 변환)
※ tif, jpg, bmp, doc, xls, ppt, pdf 파일 일 경우 이미지로 자동 변환하여 불러 옮 (txt파일 변환 불가)
: 전용 Scanner 통해 이미지 Scan 하여 불러오기
② MAKE 버튼을 클릭
: Scan 이미지 추가
: BL Group 생성 POP-UP
9
1. Document division(문서 분류)
④
⑥
⑤
③
⑦
3. 업무 절차
③
④
⑤
⑥
⑦
버튼 클릭
BL 번호 입력
UPLOAD 하고자 하는 문서 종류 선택
문서 종류 선택 완료 후
버튼을 클릭
등록하고자 하는 문서 타입이 정확한지 확인
10
1. Document division(문서 분류)
1. 화면 경로(TOP MENU Link)
* Document Division -> Unit Upload
-> Division
⑪
⑩
⑨
2. 화면 설명
- EMAIL, FAX 등의 경로를 통해 수신
한 이미지를 BL 단위로 Grouping 하여
EDMS에 업로드 시키는 화면
⑧
3. 업무 절차
⑧
버튼을 클릭  ⑤ 문서분류 창 나타남
⑨ 분류하고자 하는 문서를 해당 타입 리스트에 마우스로 Drag & Drop
⑩ 분류 처리가 완료되면
버튼 클릭
⑪
클릭
11
1. Document division(문서 분류)
4. 주요 항목 설명
: 폴더 내 분류하고자 하는 이미지 불러오기
①
: 분류하고자 파일을 불러와 이미지 전환
: 새로운 문서 스캔 (전용 Scanner 연결 시)
: 분류하고자 하는 문서 추가 Scan (전용 Scanner 연결 시)
: 해당 이미지 삭제
②
: BL문서 Group을 생성
: BL문서 Group을 삭제
: 분류된 BL문서 Group을 EDMS에 업로드
: BL 문서 Group 명을 변경할 때
③
: 추가로 B/L문서를 분류하고자 때 사용
: 모든(All) 이미지의 각도 변경
: Select 된 이미지의 각도 변경
④
: 선택된 이미지를 PC에 저장
: 선택된 이미지 인쇄
해당 Page 삭제
확대 / 축소
화면 맞춤
보기 배율
이미지 회전
프린트
수정사항 저장
페이지 이동
썸네일 옵션
이미지 수정
부분확대
이미지 Drag 옵션
12
2. Fax list (FAX 수신문서 다운로드)
1. 화면 경로(Tab MENU Link)
* Document Division -> Unit Upload
-> Fax List
①
④
③
2. 화면 설명
* FAX 수신 문서를 문서 분류 작업 대상
으로 다운로드 하는 화면
②
3. 업무 절차
①
②
③
④
수신 팩스번호를 선택
수신된 문서를 클릭하여 팩스 수신된 문서를 확인
해당 문서 선택
Down 버튼을 클릭  Division 으로 이동하여 문서 분류 작업 진행
※ 다운로드 된 수신 문서는 FAX LIST에서 사라 짐
13
3. FAX History (FAX 수신 이력 조회)
1. 화면 경로(Tab MENU Link)
* Document Division -> Unit Upload
-> Fax History
①
②
⑤
④
2. 화면 설명
③
* 최근 한달 간 FAX LIST에서 다운로드
된 문서의 LOG를 확인하고 필요 시
FAX LIST에 복구하는 화면
3. 업무 절차
①
②
③
④
⑤
검색조건 입력
Search 클릭  팩스 다운로드 이력 조회
문서를 이미지 뷰어를 통해 확인
복구 대상 문서 CHECK
Recovery버튼 클릭  해당 문서 FAX LIST에 원상 복구
14
4. Document Multi Upload
1. 화면 경로(TOP MENU Link)
* Document Division -> Multi Upload
⑤
④
①
②
③
2. 화면 설명
- FAX / EMAIL 등 외부에서 수신 된 문
서를 여러 건 일괄 업로드 시 활용 화면
3. 업무 절차
① 업로드 하고자 하는 B/L의 Doc Type 입력
- 코드 번호만 입력 시 자동 선택
② LOCAL, FAX구분 선택
③ 불러오기 이미지 버튼 클릭 (로컬 경로 선택 시 로컬 창이 나타나며, 팩스 선택 시 팩스 수신 팝업 창이 나타난다.)
④ 정확한 B/L NO를 입력
⑤ 입력이 완료되었다면 전송 클릭  STATUS 확인
15
5-1. Document Inquiry(문서 조회)
1. 화면 경로(TOP MENU Link)
* Document Inquiry ->
B/L Inquiry | Normal doc Inquiry
①
- B/L Inquiry : BL문서 조회 화면
- Normal doc In : 일반문서 조회 화면
②
2. 화면 설명
* 기간계 시스템에서 생성 및 업로드한
문서를 조회하고자 할 때 사용하는 화면
-
③
이미지 조회 및 다운
이미지 수정 업로드 및 삭제
이미지의 팩스, 메일 전송
이미지의 인쇄 및 로컬 PC 저장
④
⑤
3. 업무 절차
< 일반 조회 시 >
1) B/L NO 및 검색조건 입력
4) DOWN 버튼 클릭
< 멀티 조회 시 >
1) 검색조건 입력
4) FIND 버튼 클릭
2) FIND(F2) 버튼 클릭
3) 조회 원하는 DOC TYPE 체크 (또는 더블클릭)
5) 조회 완료(다운로드 된 문서는 체크박스 옆 이미지 활성화 처리)
2) ADD 버튼 클릭
5) 조회 원하는 DOC TYPE 체크
3) 검색조건 추가입력
6) DOWN 버튼 클릭
7) 조회 완료
16
5-2. Document Inquiry(문서 조회)
4. 주요항목 설명
: 수정 작업한 문서 이미지를 바로 EDMS에 업로드
: 다른 DOC TYPE으로 저장하거나 변경하는 기능
: 체크된 문서를 삭제
: BL건 별 및 일괄 인쇄할 경우 사용하는 기능
: 선택 된 이미지 사용자 PC에 저장
: 검색조건 입력 후 이미지 DATA 조회
: EDMS 서버로부터 선택 된 이미지 다운로드
: 선택 된 이미지 FAX or EMAIL 전송
: 체크 시 BL 단위 조회
해당 Page 삭제
확대 / 축소
화면 맞춤
보기 배율
이미지 회전
프린트
수정사항 저장
페이지 이동
썸네일 옵션
이미지 수정
부분확대
이미지 Drag 옵션
17
6-1. Document Inquiry(문서 조회) – 전송 기능
1. 화면 경로(TOP MENU Link)
* Document Inquiry ->
B/L Inquiry | Normal doc Inquiry
->
버튼
2. 화면 설명
* 업로드 된 문서를 FAX / EMAIL로 전송
하는 팝업 메뉴
- 팩스 탭 메뉴 : 팩스 체크 시 활성화
- 메일 탭 메뉴 : 메일 체크 시 활성화
- 메일 전송 시 받는 사람(To)을 직접
입력 가능하며, “Address”버튼을 통해
여러 사람에게 체크하여 전송 가능
- 팩스 전송 시 여러 사람에게 송신가능
3. 업무 절차
< E-Mail 전송 시 >
1) 받는 사람(To) 입력(필수)
4) Subject입력(필수)
< 팩스 전송 시 >
1) Receiver No 입력(필수)
4) Send 버튼 전송완료
2) Address 버튼 클릭
5) 기타 Message 및 기타 사항 입력
3) Image Type별 선택 (멀티 시 File Name 입력)
2) Sender Info 입력(필수)
3) Subject 입력(필수)
18
6-2. Document Inquiry(문서 조회) – 주소록 기능 화면
1. 화면 경로(TOP MENU Link)
* Document Inquiry ->
B/L Inquiry | Normal doc Inquiry
①
②
->
버튼 ->
버튼
③
2. 화면 설명
①
* 팩스 및 메일 전송 시 주소록 화면
②
③
3. 업무 절차
< E-Mail 주소록 등록 및 관리 >
1) 주소록에 그룹 추가 / 삭제
2) 그룹에 E-Mail / FAX 추가 / 삭제
3) E-MAIL / FAX 검색
19
7. Document Send (본사 Only)
1. 화면 경로(TOP 메뉴)
* Document Send
①
②
2. 화면 설명
* 검색조건 통해 이미지 생성 여부를 확
인하고 원하는 문서에 대해 FAX, MAIL
통해 전송하는 화면
-이미지 생성여부 확인
-생성 이미지 전송
③
3. 업무 절차
① 조회조건 입력
② BL 건별 생성, 전송 미 생성 등의 플래그 정보를 확인  플래그 정보가 “Y”일 경우 이미지 조회 가능
③ 전송하고자 하는 DOC TYPE 체크
④ “Send”버튼 클릭
20
8-1. Send Log Inquiry(전송 로그 조회) – B/L 업로드 상태 조회
1. 화면 경로(TOP 메뉴)
* Send Log Inquiry
->B/L Status Inquiry
①
- 각 서브 메뉴 별 전송 로그 상태를 확
인 할 수 있다.
②
2. 화면 설명
* B/L 업로드 상태를 조회 하는 화면
- 날짜 및 B/L NO로 검색 조건 입력
3. 업무 절차
① 조회 기간 및 BL 번호 입력  Search 클릭
② 업로드 완료된 B/L은 “complete” 대기중인 BL은 “waiting”으로 표시
21
8-2. Send Log Inquiry(전송 로그 조회) – Fax Log 조회
1. 화면 경로(TOP 메뉴)
* Send Log Inquiry
 Fax Log Inquiry
- 각 서브 메뉴 별 전송 로그 상태를 확
인 할 수 있다.
①
③
`
②
2. 화면 설명
* 팩스 전송 로그 조회 하는 화면
- 날짜 및 B/L, INVOICE NO로
검색 가능
3. 업무 절차
① 조회 기간 및 BL / Invoice 번호 입력  Search 클릭
② 선택한 내역에 대한 상세정보를 확인
③ 팩스 재전송 시 “send” 버튼을 클릭
⊙ 5일 전 기록까지 재전송 가능
22
8-3. Send Log Inquiry(전송 로그 조회) – E-mail Log 조회
1. 화면 경로(TOP 메뉴)
* Send Log Inquiry
 E-mail Log Inquiry
①
②
③
④
2. 화면 설명
* 팩스 전송 로그 조회 하는 화면
- 날짜 및 B/L, INVOICE NO로
검색 가능
3. 업무 절차
① 조회 기간 및 BL / Invoice 번호 입력  Search 클릭
② 선택한 내역에 대한 상세정보를 확인
③ 팩스 재전송 시 “send” 버튼을 클릭
⊙ 5일 전 기록까지 재전송 가능
23
9. D2R Image Driver
1. 화면 경로
①
* 모든 프로그램에서 인쇄 시 프린터로
D2R 드라이버 선택
③
②
2. 화면 설명
* P2I 드라이버를 통해 인쇄를 하면
PC에 저장된 문서를 이미지화(SCAN)
하거나 EDMS, FAX, E-MAIL로 전송
할 수 있음.
- 전송하고자 하는 정보를 입력 후 전송
3. 업무 절차
① 모든 프로그램에서 프린트 시 D2R 드라이버 선택 인쇄
②
CHECK BOX 선택 후 업로드 및 전송하고자 하는 정보를 입력
③ Send 버튼 클릭으로 EDMS Upload, FAX, E-MAIL 전송
24