Transcript 2. PP 자료(프로세스, 시스템)

지방기록관리혁신연구
-프로세스 및 시스템-
2006. 11. 17
한국외대 기록관리연구팀
1
목차
제1부
제2부
제3부
연구주제 개요
과제별 개선방향
Ⅰ.
유형별 개선방향
2
제1부
연구주제 개요
1. 세부 연구주제
2. 연구방법
3. 현행체계
Ⅰ.
4. 혁신과제
3
1. 세부 연구주제
지방기록물관리기관의 프로세스와 시스템은 어떻게 만들어져야 하는가
유형별 기록관리 프로세스 및 전자기록관리시스템 모델 설계
 유형별로 기록물 생산에서 영구보존 전과정에 걸친 프로세스 설계
 영구기록물관리시스템 및 전자기록관리시스템 표준모델 설계
 영구기록물관리시스템 및 전자기록관리시스템 통합 표준모델 설계
업무기반 기록분류체계의 지방기록 적용방안
국가기록원시스템과 연계시스템 구축방안
 업무관리시스템 확대적용 등 업무혁신
 생산목록 및 원본이관, 메타항목, 업무기반
추진대책을 고려한 기록관리
기록분류체계 등 연계
4
2. 연구방법
표준모형 개발
유형별 모형개발
지방의
지방의
표준 프로세스
유형별 프로세스
및 시스템 정의
및 시스템 정의
중앙과의 통일성 확보
유형별 이슈 진단
현실화
확인, 점검
의견수렵, 실사 등
5
3. 현행체계
시·도 자료관
시·도 처리과
전자문서
시스템
모든기록 이관
(2년이내)
자료관
시스템
시·군·구 처리과
시·군·구 자료관
전자문서
시스템
자료관
시스템
교육청 처리과
교육청 자료관
전자문서
시스템
자료관
시스템
지역 교육청 처리과
지역 교육청 자료관
전자문서
시스템
자료관
시스템
이관
준영구이상 이관
(7년)
생산현황보고
국가기록원
국가기록원
시스템
미연계
지도 • 감독
6
4. 혁신과제
지방형 프로세스•시스템 혁신의 요건
범 국가적
기록관리체제를 바탕
+
중앙부처
프로세스•시스템과 연계
+
지방기록물관리기관의
특수성 반영
 공공기관의기록물관리에
 중앙부처 기록관리 혁신 ISP
 지방기록물관리기관 조직형태별
관한법률 전부개정 법률(2006.
사업의 결과물 활용
프로세스•시스템 특성 도출
10. 4. 공포)
중앙부처 기록관리 혁신관련
공공기관의기록물관리에관한법
각종 현안사항(업무관리시스템의
률시행령 전부개정령(안)(2006.
도입, 기록관시스템 도입,
11. 14. 입법예고)
영구기록물관리기관 시스템 도입
등)에 대한 대응방안마련
공통과제 도출
유형별 과제 도출
7
제2부
공통과제
1. 관리대상 기록물
2. 분류 및 보존기간 관리체계
3. 생산현황통보와 이관 프로세스
4. 기록관 프로세스
Ⅰ.
5. 영구기록물관리기관 프로세스
6. 검색활용 프로세스
8
1.관리대상 기록물
현재
-전자기록생산시스템을 포괄적으로
관리못함(전자문서시스템만 관리)
-모기관 생산기록물만 관리
(본청 각 실과, 본부 및 사업소 등)
영구기관
설립후
다양한 전자기록생산시스템 기록들에
대한 관리방침의 수립
○ 전자화된 업무처리환경에서 도입되고
있는 각종 업무처리시스템들 중에서
기록관리 대상을 파악하고 특성에 맞는
기록화 방안을 마련할 필요성 존재.
(시도 및 시군구 행정정보시스템, 시도
업무관리시스템(도입예정) 등)
(시행령 제 2조 2항 및 5항. 전자기록물
및 전자기록 생산시스템)
-전자기록생산시스템을 포괄적으로
관리(행정정보, 업무관리시스템 등
법령 사항을 더 철저히 반영)
-영구기록물관리기관의 역할 반영
(지방 민간기록)
민간영역의 관리대상 기록물 개발
○ 지방의 영구기록물관리기관에서는
지방기록자치를 실현하기 위한 다양한
업무영역 개발이 요구됨(중요한
지역사를 담고 있는 민간기록, 지역유지
등 인사들의 기록 등)
{법 11조 5항. 지방기록물관리기관의
업무)
9
2.분류 및 보존기간 관리체계
현재
-분류기준표 사용
-중앙에서 기준책정. 실제적으로
지방에서는 운영의 역할만 담당
영구기관
설립후
지방 BRM 도입에 따른 지방 특성을
반영한 통합기록분류체계의 제정 및
운영방안 마련
○ 중앙부처의 BRM 확산과 아울러
지방자치단체 BRM 구축사업이 진행중에
있어 현재 기록물분류기준표와의 관계정립
및 변화가 불가피함
○ 특히, 중앙부처의 보존기간 운영방안을
참고하였을 때 작성 및 고시, 조정 등의
역할을 지방에서는 어떻게 분담할
것인가에 대한 방안 마련이 필요
(시행령 전부개정령(안) 제 29조.
기록관리기준표)
-지방형 분류기준표 제정
-분류 및 보존기간 운영권한 등을
기록관 및 영구기록물관리기관에서 담당
지방 BRM 도입시,
기존 기록생산시스템에 대한
적용방안
○ 지방 BRM이 운영되면 기존 분류기준표
체계로 운영되던 신전자문서시스템은 지방
BRM의 체계에 맞게 조정이 불가피함.
○ 또한 법령 개정사항을 적용하기 위해서는
도입예정인 지방 업무관리시스템과 현재
운영중인 시도행정정보시스템 등의 각종
지방 기록생산시스템에 대한 적용방안도
함께 검토되어야 할 것임
10
3.생산현황통보와 이관 프로세스
영구기관
설립후
현재
-중앙기록물관리기관으로 통보․이관
-지방기록물관리기관으로 통보․이관
생산현황통보의 대상 및 방법 규정
○ 지방의 영구기록물관리기관이 설립되면 생산현황보고 대상과 방법을 지방에 맞게
재정의할 필요성이 대두
○ 이외에도, 국가기록원에서 범 정부적인 현황 파악 및 계획수립을 위하여
생산현황통계자료를 요청시 지방에서 협력 제공하는 프로세스 발생
(법 11조 ‘지방기록물관리기관’의 7항.)
11
4.기록관 프로세스
현재
영구기관
설립후 -기존 국가기록원과의 연계업무가 지방기록물관리기관
-중앙부처 기록관 표준
대상으로 변경
프로세스와 동일하게 운영
-영구기관 설립으로 본연의 기록관 업무에 충실할 수 있게 됨
지방 기록관의 표준 업무프로세스의 정립
○ 공공기관의기록물관리에관한법률 전부개정 법률(2006. 10. 4. 공포)과 현재 입법예고중인
시행령 전부개정령(안) 입법예고안(2006. 11. 14. 공고)등 법적 제도화 방안을 적시에
수용하여 신규 업무모델을 수립하고 기존 업무와의 연계사항을 조정하여 단계적으로 운영
12
5.영구기록물관리기관 프로세스
현재
-해당사항 없음
영구기관
설립후
국가기록물관리체계 내에서
지방기록물관리기관의 역할 정립
○ 과거 지방의 영구기록물관리기관의 역할을
대행해 오던 국가기록원과의 업무이양 및
추후 중앙기록물관리기관과의 협력 관계 구축
○ 설립될 지방의 영구기록물관리기관(최소
16개 광역자치단체가 설립)간 지방차원의
공동 협력사항에 대한 파악 및 협력 관계 구축
-법령 및 국가기록원 표준 프로세스에 근거하
여 프로세스 확립 및 운영
지방기록물관리기관의 운영에 관한
각종 관리정책의 마련
○ 서고배치 운영방안: 지방의
기록물관리기관은 거의 유사한 분류체계를
가진 기록물 중에서 영구물이 넘겨온다는
점이 중앙의 경우와 상이한데 이를 어떻게
운영할 것인가
13
6.검색활용 프로세스
현재
-기관내 검색활용
영구기관
설립후
지방 내 통합검색 활용체계의 마련
○ 지방기록물관리기관이 관리하고 있는
소장기록물에 대한 통합검색활용체계 마련
○ 지방 영구기관별 통합검색활용 체계의
마련, 지방영구기관들을 통합하는 범지방적인
통합 네트워크의 개발(이를 염두에 둔
검색활용 메타데이터의 개발 및 운영)
-지방기록물관리기관간 통합활용을 도모
(광역, 기초, 교육청, 지역교육청 등)
지방의 공개열람서비스 활성화 방안
○ 지방기록물관리기관의 성공적인 지방
정착화를 달성하기 위한 전략으로서
공개열람 서비스의 개발전략을 마련 (지방
이용자, 서비스 환경 등을 고려한 전략 수립)
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제3부
유형별 개선방향
1. 지방기록물관리기관 프로세스의 유형
2. 일반형
3. 통합형
Ⅰ.
4. 설치기관별 프로세스 모형
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1.지방기록물관리기관 프로세스의 유형
조직형태
기록관 설치
광역단위 영구기관
설치
기록관리 체계
처리과-> 기록관->지방기록물관리기
관
공동설치 영구기관
기초단위 영구기관
일
반
형
설치
영구기관이 수행
처리과-> 지방기록물관리기관
통
합
형
(시행령 개정안 제 10조 1항)
ㅇ 교육청은 광역단위 영구기관에 포함.
16
2. 일반형
2-1. 개요
관리체계
처리과
기록관
기록관리
전문인력
기록물관리책임관
기록관의 전문요원
주요기능
관리대상기록의
철저한 기록화
당해 공공기관의
종합적인 기록정보관리센터
비고
시행령 입법예고안
제 28조 기록물관리책임관
현재의
자료관
지방기록물관리기관
지방기록물관리기관의
전문요원
지역의 중요기록유산을
보존 •활용시키는
문화기관
신규설립대상
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2. 일반형
2-2. 프로세스-법적 근거
기록관의 주요기능
지방기록물관리기관의 주요기능
등록관리, 포맷관리, 보존관리,
수집관리, 등록관리, 기록정리, 보존관리,
평가기술, 이관폐기, 기준관리,
보존처리, 서고관리, 재분류평가, 컨텐츠 관리,
공개관리
열람관리, 폐기
법, 시행령의 지방기록물관리기관과 기록관 및 영구기록물관리기관의 업무
기록관의 업무(법 13조 2항 1-7)
지방기록물관리기관의 업무(법 11조 5항 1-8)
1. 당해 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의
수립․시행
2. 당해 공공기관의 기록물의 수집․관리 및 활용
3. 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기
록물관리
4. 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관
5. 당해 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의
접수
6. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도․감독
및 지원
7. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항
1. 관할공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립․시행
2. 관할공공기관의 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작
성․관리
3. 관할공공기관의 기록물관리에 관한 지도․감독 및 지원
4. 관할내 지방자치단체의 기록물관리에 관한 지도(시․도기록
물관리기관에 한한다)
5. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용
및 보존의 분담
6. 관할 공공기관의 기록물관리 종사자에 대한 교육․훈련
7. 관할 공공기관 관련 향토자료 등의 수집
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8. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항
2. 일반형
2-2. 프로세스- 기능개요(『중앙부처 기록관리 ISP 기록관리 단계별 프로세스 재설계』의 내용을 부분 수정함)
처리과
기록관
업무및
기록생산 기록정리 기록이관 분류기준표
등록관리 포맷관리 보존관리 평가기술 이관폐기 기준관리 공개관리
관리
정리
전자문서
시스템 생산
생산현황
보고
행정정보
시스템 생산
이관
분류기준
관리
업무관리
시스템 생산
인수
포맷변환
정리
보존기간
재평가
생산현황
보고
보존기간
관리
기관방문
공개청구
등록
서고관리
공개재분류
이관
기준정보
관리
인터넷
공개청구
품질관리
매체수록
열람범위
변경
폐기
준칙관리
적극적 공개
비전자
기록물 생산
기관간
인계인수
수집
관리
등록
관리
기록
정리
기획
수집
생산현
황관리
기록
정리
매체수
록관리
디지털
화
소독
탈산
서고
배치
정수
점검
공개재분류
(5년)
컨텐츠
기획
컨텐츠
홈페이지
구현
방문
열람
기록
인수
보존포
맷관리
보존상
자제작
M/F
촬영
복원
제본
반출
반입
상태
점검
공개재문류
(30년)
컨텐츠
DB화
컨텐츠
연계관리
인터넷
열람
보존기간
재분류
컨텐츠
개발가공
이용자피드백
분석
기록
등록
보존
관리
영구기록물관리기관
보존
서고
처리
관리
기술
평가
재분류
평가
컨텐츠
관리
열람
관리
폐기
폐기
19
2. 일반형
2-2. 프로세스- 지방기록물관리기관
지방기록물관리기관
업무특성
상시 업무
등록
관리
업무명
재분류
평가
기록
정리
열람
관리
보존
관리
개발 업무
보존
처리
서고
관리
분류체계 관리: 고유업무 보존기간 책정 준칙을 관리하고 신규
단위과제에 대한 보존기간을 책정하는 업무
2.
생산현황 관리: 당해 및 관할 기관의 생산현황을 관리하고 이를
중앙기록물관리기관으로 보고하는 업무
3.
이관: 관할 기록관으로부터 30년 이상 기록물을 인수하는 업무
4.
보존관리: 소장 기록물에 대해 영구보존 형태를 유지하고 전문
적으로 관리하면서 기록관리스케쥴에 따라 필요한 조치를 취해
주는 업무(매체수록, 공개재분류, 서고관리, 탈산소독 등)
5.
평가관리: 30년이상 공개재분류, 보존기간 30년인 기록물에 대
한 폐기심사 업무
6.
정리기술: 기록물기술(Description) 규칙에 의거하여 기술을
작성하는 업무(중요 시리즈에 대하여 선별하여 단계적으로 실
시)
7.
컨텐츠
관리
폐기
1.
주요 내용
수집
관리
서비스: 소장기록물에 대한 활용 제공 업무
1.
기획수집: 수집대상을 선
별하고 직접 수집활동을
수행하는 업무(소장기록
물을 보완하고 중요 지방
기록을 전략적으로 확보)
2.
컨텐츠 관리: 소장기록물
을 중심으로 전문적인 내
용정보 제공하는 서비스
를 기획•구현•배포하는
활동과 관계된 업무(지방
기록에 대한 소재지 정보
서비스 등)
20
2. 일반형
2-2. 프로세스- 기록관/지방기록물관리기관 업무내용 비교
업무 내용
기록관
지방기록물관리기관
정책수립 기능
당해 공공기관의
기록물관리
관할 공공기관의
기록물관리
주요 업무 연계 대상
처리과
기록관
주요 관리대상
유한보존기록물
영구보존기록물
보존기간 재분류
보존기간 만료시 보존 평가
보존기간 30년, 준영구, 영구 각각 보존평가 진행
열람범위 재분류
실시
실시 안함
공개재분류(5년)
모든 기록물 대상
보존기간 30년 이상
(+30년 경과기록에 대한 공개재분류)
보존처리
보존포맷변경 업무 분담
소독, 탈산, 복원 처리 진행
활용
정보공개청구 접수•제공
소장기록물 및 전문 컨텐츠 기획 제공
21
2. 일반형
2-3. 시스템
처리과
기록관
지방기록물관리기관
전자기록 생산 시스템
기록관 시스템
지방기록물관리기관
시스템
전자문서시스템, 행정정보시스템,
업무관리시스템 등이 해당
(사무관리규정 제 3조 12-14호 및
시행령 개정안 제 2조 5항)
현재의 자료관 시스템과
일정기간 병행운영이
불가피
국가기록원의
영구기록물관리기관 시스템 기능을
토대로 신규 설계•구현
22
3. 통합형
3-1. 개요
관리체계
처리과
기록관리
전문인력
기록물관리책임관
주요기능
관리대상기록의
철저한 기록화
비고
지방기록물관리기관
지방기록물관리기관의
전문요원
당해 공공기관의
종합적인 기록정보관리센터
지역의 중요기록유산을
보존 •활용시키는
문화기관
신규설립대상인 영구기관이 기존 자료관의
역할을 통합하여 수행
23
3. 통합형
3-2. 프로세스
처리과
지방기록물관리기관
유
한
보
존
대
상
기록생산
기록정리
기록이관
영
구
보
존
대
상
포맷관리
등록관리
평가기술
이관/폐기
보존관리
공개관리
보존관리
보존관리
수집관리
기록정리
보존처리
폐기
등록관리
서고관리
재분류
평가
ㅇ 일반형과 기능은 동일하나 영구보존대상의 처리시점이 이관시점으로 앞당겨진 것이 큰 특징 24
ㅇ 유한보존과 영구보존대상을 한꺼번에 이관 받아, 유한보존과 영구보존관리를 동시병행 처리
3. 통합형
3-3. 시스템- 개요
처리과
지방 기록물관리기관
전자기록 생산시스템
기록관 시스템
일
반 1
형 안
과
시
스
템
개
발
별
도 2
의 안
통
합
:
영구기록물관리기관
통합 시스템
공
동
사
용
:
영구기록물관리기관
시스템
장점
단점
시스템 개발 시 고려사항
1
안
2개의 시스템을 개별적으로 이용
하므로 일반형에서 사용하는 시스
템을 그대로 사용 가능하며 예산
이 절감됨
통합된 업무프로세스 관련
사항을 시스템 기능으로 반
영되지 않았거나 어려움
일반형 시스템 개발시 유한, 영구
보존 통합관리를 위한 추가 기능
구현이 필요함
2
안
기록관 통합형에 적합한 프로세스
를 반영하였으므로 업무 효율성을
증대시킬 수 있음
별도의 개발 예산이 필요
일반형 시스템과의 원활한 연계기
능을 고려하여 개발
25
3. 통합형
3-3. 시스템- 개발안 기능 비교
1안: 일반형과 공동사용
2안: 별도의 통합 시스템
개발
시스템 주요 기능
기록관 기능
영구기관 기능
생산현황 통보
처리과로부터 통보
기록관으로부터 통보
처리과로부터 통보
기록관에서 영구 이관
처리과에서 유한,영구 이관
영구기관으로 취합,통보
이관
처리과에서 유한,영구 이관
영구기관으로 이관
보존기간 재분류
20년 이하 대상
30, 준영구, 영구 대상
통합 운영가능
보존포맷 변경
준영구 이상 포맷 변환
준영구 이상 포맷 변환
준영구 이상 포맷 변환
이관시기 도래하면,
관리용 메타데이터 갱신
관리, 활용 메타데이터 갱신 관리 메타데이터 업무 감소가능
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4. 설치기관별 프로세스 모형
4-1. 광역자치단체 기록관리 프로세스 모형
처리과
광역 자치단체 기록관
기초 자치단체 기록관
광역기록물관리기관
이관
지역 및 광역 교육청
기록관
ㅇ 광역자치단체의 경우, 지방영구기관 설치가 의무사항
ㅇ 관할 기록관 중에서 영구기관을 설치하지 않은 기초자치단체 기록관 및 교육청 기록관에서는
광역 기록물관리기관으로 기록물을 이관하여야 함
ㅇ 현 시행령에서는 영구기관이 설치되고 있을 경우, 기록관급을 따로 두지 않도록 되어 있으나
입법예고안에서는 기초자치단체만이 해당사항으로 광역자치단체에서는 반드시 광역 기록관과
광역 기록물관리기관을 별도로 설치하도록 개정방향이 잡혀있음(시행령 입법예고안 10조 1항)
27
4. 설치기관별 프로세스 모형
4-2. 기초자치단체 기록관리 프로세스 모형
1안: 시도급 통합체제
처리과
기초 자치단체 기록관
광역 자치단체
영구기록물관리기관
2안: 기초자치단체별 통합체제
처리과
기초 자치단체 영구기록물관리기관
ㅇ 1안: 기초자치단체가 시도급 통합체제에 편입되는 형태. 기초자치단체가 지방영구기관을 설
치할 수 있으나, 미설치시 광역으로 기록물을 이관해야 함(시행령 입법예고안 제 8조)
ㅇ 2안: 생산기관에서 영구기록물관리기관으로 바로 연계되는 형태로서 기록관과 영구기록물
관리기관 통합 유형임, 행정편제별로 기록생산-관리-영구보존의 일체형 모형으로 각 기관이 완
결된 관리구조를 갖는 이상적인 형태라고 볼 수 있음
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4. 설치기관별 프로세스 모형
4-3. 교육청 기록관리 프로세스 모형
처리과
광역 및 지역 교육청
광역 기록물관리기관
처리과
광역 및 지역 교육청
기록관
광역 교육청
기록물관리기관
1안: 시도급 통합체제
2안: 광역 교육청별 통합체제
주요내용
1안
현재의 자료관체계를 유지하면서 영구기록물관리기관을 중앙-> 지방으로 이동
2안
광역교육청에서 지방기록물관리기관을 설립하는 형태. 그러나 광역교육청 예산의 75%가 교부금
이며 그중 인건비의 비율이 65%로 의지만으로 설치가능성은 희박
처리과
광역 및 지역 교육청
기록관
교육청 통합 영구기관
기타안: 계통별 통합체제
이 외에도, 교육청 계통에 단일 영구기관을 설치하여 총괄하는 체제를 고려해볼 수 있음. 이는 계
통을 존중할 수 있는 방안이 될 수 있으나 현재의 법체계 내에서는 실현가능성이 어려움.
29
감사합니다.
30