Transcript 3. PP 자료(시설기준)

지방기록관리혁신연구
- 시설 및 장비 인프라 구축 -
2006. 11. 17
한국외대 기록관리연구팀
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목차
1. 기록물관리 시설 및 장비 기준의 이해
1-1 지방기록물관리기관과 기록관
1-2 기록물관리기관 시설 및 장비 기준
1-3 기록물관리 업무활동의 공간, 시설, 장비
Ⅰ.
2. 기록물관리 인프라 혁신방안
2-1 혁신정책과 혁신사업
2-2 법정 기준과 표준의 연계 운용
2-3 인프라 심사제 및 평가등급제
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1. 기록물관리 시설 및 장비 기준의 이해
1-1 지방기록물관리기관 및 기록관
“공공기록물관리법”은 “기록물의 안전한 보존과 효율적 활용”을 목적으로 제정
“기록물관리기관”은 “일정한 시설 및 장비”를 갖추어 기록물관리 수행
특히, “지방기록물관리기관”은 지방 기록물의 “영구보존을 위한 시설과 장비” 구비 의무
지방의 기록물관리기관
지방기록물관리기관
기
록
관
 소관 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여,
 당해 기관 및 기록관 없는 관할 기관의 기록물을
광역자치단체에 의무적으로 설치하고, 각급
관리하기 위해 당해 기관의 기획, 정보화 및 총무 등
지방자치단체 및 광역교육청도 설치 가능
기관 업무의 총괄부서에 설치 의무
지방기록물관리의 역량강화 및 혁신토대 구축
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기록관 : 구 법령의 자료관과 거의 동일
자치단체 및 교육청 등에 기록관 의무적 설치
- 각급 자치단체 산하기관 등 기록관 설치대상의 확인 필요
기관 단위의 기록관리 효율화 장점, 기록자치의 독립성 결여 단점
- 초기단계 기록물관리에 적극 개입하고 시설‧장비 등 경량화하여 효율적 수행 필요
- 지방기록물관리기관 설치 자치단체의 기록관 병행설치 여부 재검토 필요
지방기록물관리기관으로부터의 업무상 지도‧감독‧지원
지방기록물관리기관 : 지방 영구기록물관리기관 의무화
광역자치단체에는 지방기록물관리기관 설치 의무화
- 국가로부터 지방기록물관리기관 설치 및 운영 경비 보조
기초자치단체 및 광역교육청(지역교육청 제외)은 지방기록물관리기관 설치 선택
- 법령 취지상 지방기록물관리기관 설치 권고의 의미로 해석
광역 및 기초자치단체간 협력에 의해 공동의 지방기록물관리기관 설치 가능
- 자율적 의지와 협력에 의해 다양한 방식의 설치 형태 가능
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1-2 기록물관리기관 시설‧장비 기준 (구법령)
기 록 관
서고시설
소화설비 : 가스식 휴대형
전산장비
- 주전산기, 통신 및 열람장비
마이크로필름 판독복사기
지방기록물관리기관
서고시설
공기조화시설
자기온습도계
소화설비 : 가스식 자동시설
보안장치
탈산처리 및 소독처리장비
전산장비
- 주전산기, 광디스크 관련 장비,
통신 및 열람장비
시청각기록물 보존시설 및 장비
사무환경수준 보존공간 및 전산장비
기본수준 보존환경 및 보존처리장비
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중
국
“당안관 각종 업무공간 면적 규정”
- 서고, 열람공간, MF작업실, 전산실, 보존처리실, 시청각실, 사무실
인수실, 기타 부속공간
“당안관 온습도 관리 임시규정”
- 종이당안서고, 필름 및 MF실, 기타 작업공간 온습도 기준
“당안관 건축 설계 규범”
- 4개등급 구분, 각종 공간별 설계 기준 (시설 포함)
- 각종 공간별 설계 기준, 전기 및 조명, 급수 및 배수, 공조시설 등
“당안 보존서고 관리기술 임시규정”
- 온습도 통제, 방충, 방진, 방화, 보안, 조명 조절, 보존상태점검 등
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기록물관리기관 시설‧장비 기준 (국제)
ISO 11799
영국 / 미국 / 호주
서고 위치 및 건축 관련 사항
서고 위치 및 건축 관련 사항
재난대비책
재난대비책
공기품질 기준
공기품질기준
매체별 온도 및 습도 기준
전자매체 온도 및 습도 기준
- 국내 법령과 다소 상이
-영구 및 호주, 다소 상이함
- 전자매체 기준 없음
화재예방
화재예방
분진제거, 미생물처리
조명 (서고 및 전시관)
분진제거, 미생물처리
소독탈산처리
복원처리
조명 (서고 및 전시관)
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기록물관리기관 시설 및 장비 기준 개선방향
법령 유지대상 :
- 최소 수준에서의 기준 유지
- 서고면적 계산식, 소화설비
- 종이매체 및 시청각기록 등 보존환경
- 통신 및 열람 전산장비, 마이크로필름 관련 장비
법령 보완대상 :
- 기록관도 공기조화설비, 보안장치 최소 수준에서 구비
- 기록관도 광디스크 저장 및 입력장치 구비
- 영구보존 위한 전자매체 보존환경 및 공기질, 조명도 등의 기준 보완
- 특수규격 기록물 위한 특수서가 등 구비
추가 검토대상 :
- 서고 건축 및 운영 관련 사항의 기준
- 열람실, 전시실 등 이용 시설, 장비, 환경 기준
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1-3 기록물관리 업무활동의 공간, 시설, 장비
사무공간
집무실
작업공간
인수실
보존공간
특별서고
이용공간
열람실
- 임시서고
- 박물류, 귀중본
- 목록검색
회의실
등록실
- MF실, 시청각실
- 접수등록
- 비밀기록
- 상담 및 자문
교육장
보존처리실
사무실, 연구실
자료실
- 집진, 소독, 훈증
- 수리복원
- 보존매체수록
- 보존도구 재편성
전산실
일반서고
- 자체보존
- 이관대상
- 일반열람
- 특별열람
- 시청각열람
- 복사
전시실
휴게실
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지방기록물관리기관 보존공간 면적 추산법 (종이기록)
국가기록원
보존분
자체
보존분
연간이관분
연간수집분
대체보존분
폐기분
국가기록원 보존분 : 국가기록원에 이관하여 보존하고 있는 해당 지방기록물
자체보존분 : 기존의 자료관에서 보존해온 (준)영구 기록물
연간이관분 : 관할 신규 이관 (준)영구 + 30년 보존 (+ 본 기관 기록물)
연간수집분 : 향토사 자료 등의 신규 수집분
대체보존분 : 준영구 폐기 기록물 및 가치평가 3등급 대체보존 기록물
폐기기록물 : 보존기간 종료되어 폐기되는 유한보존 기록물
(준) 영구보존 : (기보존 + 신규 수집)-( 전자기록 + 준영구 및 대체보존 폐기분)
유한보존 : (30년 보존 이관 + 폐지기관 유한)- ( 전자기록 + 폐기분)
본 기관 기록물 : (준)영구 + 30년보존 + 유한보존
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기존 보존량 (국기원 보존분 + 관할 자체보존 이관대상분)
구분
단독설치
분리설치
( 행정 / 교육 )
구분
단독설치
서울
1,023,018
821,552
강원
369,416
353,293
16,123
경기
1,858,227
1,663,855
194,372
경남
337,003
312,257
24,746
경북
588,254
546,286
41,968
부산
470,464
426,421
201,466
44,043
분리설치
( 행정 / 교육 )
대구
712,521
651,970
60,551
인천
281,710
233,422
48,288
전남
462,742
418,962
43,780
울산
145,852
110,812
35,040
전북
284,263
266,916
17,347
대전
122,611
114,923
7,688
제주
73,013
67,975
5,038
충남
576,564
522,164
54,500
충북
189,891
157,224
32,667
광주
109,644
93,488
16,156
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2004년 기준 2034년 종이기록물 생산량
구분
연간생산량
(권)
전자율
(%)
종이기록량
(권)
(준)영구 연간이관 기관평균
+20년(%)
(권)
(권)
30년분
(권)
광역
자치
3,061,477
80
167,401
6.28
10,513
657
19,710
기초
자치
18,757,917
82.5
1,002,231
8.98
90,000
385
11,550
광역
교육
2,221,654
74.9
126,375
3.90
4,929
308
9,240
지역
교육
6,243,933
63.9
411,971
4.01
16,520
91
2,730
※ 연간생산량 : 2004년 연간생산량 + 증가율 환산량 + 분류표영향 증가율 환산량
(2005. 8 서울시립대 도시과학연구원 연구보고)
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기록물관리기관의 문제점 및 개선방향
(1) 실태 및 문제점
공간 : 자료관 수준의 공간 확보도 미흡, 지방기록물관리기관 공간 확보 시급
시설 및 장비 : 공간 줄이기 위한 모빌렉 시급, 전산화 장비 활용 필요
(2) 개선방향
공간 :
- 기본수준의 기록관 및 지방기록물관리기관 공간 필수적으로 확보
- 광역 수준의 지방기록물관리기관은 기본적으로 별도의 독립적 공간 필요
- 지방기록물관리기관 대상은 원본의 보존량 최소화 하기 위한 재분류 및 대체보존 실행
- 교육장, 특별서고, 전시장, 열람실, 휴게실 등 전문기능 수준의 공간 확보
시설 및 장비 :
- 기록관의 시설 및 장비 기준은 최소수준으로 유지
- 공기, 조명, 전자매체환경은 법령 보완, 기타 시설 및 장비 기준은 표준으로 확정
- 지방기록물관리기관은 단계적 확충 모색 불가피
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2. 기록물관리 인프라 혁신방안
2-1 혁신정책과 혁신사업
(1) 지방기록물관리 혁신정책
지방의 기록물관리 주관 체계 정립 및 독자성 보장 : 국가기록원 -> 광역자치단체
국가의 지방 기록물관리 지원 및 감독 · 평가체계 확립
- 광역 등 지방기록물관리기관 설립 기준 마련, 영구기록물관리 교육 및 지원
- 지원의 합리적 근거 확보 필요 : 정기적 평가에 의한 차등 지원 등
(2) 지방기록물관리 혁신사업
광역자치단체를 중심으로 지방기록물관리체계 정비
- 맞춤형 컨설팅 수용하여 기초조사 등 수행, 최적의 관리체계 수립
인프라 확충을 위한 단계적 전략 구축
- 지방기록물관리기관 설립 -> 기록관 정비 -> 지방기록물관리기관 확충
지방기록물 총정리 사업 추진
- 공간 확보 -> 시스템 구축 -> 이관 및 총정리 -> 시설 및 장비 확충
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2-2 법정 기준과 표준의 연계 운용
(1) 법정 기준과 표준의 성격
법정 기준은 기록의 안전보존 위한 기본수준에서 보완, 유지
- 기록물관리기관의 최초 설립 요건으로 운영
국가 표준은 국제기준 및 발전기준 수준으로 정립
- 기록물관리기관의 업무활동 및 서비스품질 보장 요건으로 운영
(2) 법정 기준과 표준의 적용
법정 기준은 의무화 대상으로서 기록물관리기관의 승인여부에 반영
- 기록관은 단위기관 내부의 기록정보화 및 유한보존에 적합한 최소 수준으로 적용
국가 표준은 업무평가 등에 의한 기록물관리기관의 품질등급으로 반영
- 설계, 공간, 시설 및 소요 장비 등 업무품질 보장
- 이용서비스를 위한 공간 및 시설, 장비 등 서비스품질 보장
법정 기준 우선하여 설립 추진하고, 향후 업무 및 서비스 품질 평가
- 예산 및 업무수행의 낭비 등 손실 최소화 하도록 지도, 감독
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2-3 인프라 심사제 및 평가등급제
(1) 인프라 심사제
국가기록원은 광역자치단체 등 지방기록물관리기관에 대한 인프라 심사 수행
- 초기 설립을 위한 기본요건 충족 여부를 엄격히 실시 (적절한 지원비율 보장)
- 예비단계 : 지방기록물관리기관 설립 준비단계 (계획 제출 ~ 3년)
설립추진계획 제출요건 (기본설계, 법정 기본공간, 기본시설, 기본장비 등)
- 설립승인단계 : 예비단계 개시 3년 이내에 설립 인가 심사
법정 기준의 충족 및 추진계획 사양의 충족 여부 심사
광역 지방기록물관리기관은 관할 기록관에 대한 인프라 심사 수행
- 초기 설립을 위한 기본요건 충족 여부 심사 (의무이행 감독)
- 국가기록원이 수행하던 교육, 지도, 감독, 지원 실시
- 연차보고 및 실사 등의 심사 통해 핸디캡 부여 (이관접수 거절 등)
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(2) 인프라 평가등급제
구 분
기록관
지방기록물관리기관
1급 (우수)
예비영구보존
국가표준 충족
- 포상 / 기본지원
- 포상 / 장려지원
법정기준 충족
법정기준 충족
- 승인 / 장려지원
- 승인 / 장려지원
2급 (표준)
3급 (예비)
기준 미달
- 지원 없음
- 이관 거부 등 핸디캡
비 고
지방기록물관리기관의
지도·감독·지원
예비단계
- 기본지원
국가기록원의
지도·감독·지원
※ 설립계획 평가 -> 3년내 설립 (승인평가) -> 5년 주기적 평가 및 평가 신청 (1급)
※ 기타 업무체계, 업무성과 등과 함께 기록물관리기관의 종합 평가등급제로 수행 필요
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주요 쟁점사항 논의
1. 조직 및 인력 모형
2. 프로세스 및 시스템
3. 시설 기준
4. 전문 요원, 기타
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주요 쟁점사항 논의
1. 조직 및 인력 모형
2. 프로세스 및 시스템
3. 시설 기준
4. 전문 요원, 기타
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