Transcript Dit artikel wordt u aangeboden door HR Rendement

N I E U W S
E N
A D V I E S
O V E R
P E R S O N E E L S Z A K E N
Dit artikel wordt u aangeboden door HR Rendement
HR Rendement is hét nieuws- en adviesmagazine voor human resources professionals bij
(middel)grote, kennisintensieve organisaties. De insteek is: hoe kan een HR-manager, unitmanager of
HR-specialist bijdragen aan een beter rendement van de factor arbeid in zijn organisatie. HR
Rendement behandelt voornamelijk de 'harde' kant van human resources, zoals wijzigingen in wet- en
regelgeving, ontwikkelingen in het arbeidsrecht, fiscaal voordelige beloningsvormen, werktijden en
arbeidsomstandigheden, kosten van opleidingen en werving & selectie, implementatie van
personeelsinformatiesystemen.
HR Rendement biedt u:
 veel signalerend nieuws over veranderende wet- en regelgeving;
 beknopte artikelen met veel tips die de lezer direct in de dagelijkse praktijk kan gebruiken;
 elke keer een gedegen vergelijkend warenonderzoek onder HR- dienstverleners;
 wekelijkse e-mailservice met het allerlaatste HR-nieuws;
 een aanvulling op de inhoud van elke uitgave met praktische, online tools.
Kijk voor meer informatie of een proefabonnement op www.rendement.nl/hrblad
© 2016 Rendement Uitgeverij. Alle rechten voorbehouden.
Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en
onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.
HRM
Aandachtspunten bij opstellen van interne klokkenluidersregeling
Laat het niet aan de
grote klok hangen
Een organisatie waar zaken zoals fraude en klantenmisleiding
schering en inslag zijn: dat vindt de wetgever allesbehalve wenselijk. Het kabinet en parlement hebben daarom het standpunt
ingenomen dat mensen die het lef hebben om misstanden in
organisaties aan te kaarten, meer hulp moeten krijgen. Voor
deze ‘klokkenluiders’ is de Wet Huis voor klokkenluiders opgetuigd. Begin maart ging de Eerste Kamer akkoord met de wet.
D
De Wet Huis voor klokkenluiders (WHvK)
moet regelen dat werknemers die misstanden melden, beter worden geholpen
en beschermd. Een belangrijk uitgangspunt is dat werknemers een misstand
eerst intern melden. Om te zorgen dat
de melding goed wordt opgepakt en om
te voorkomen dat de melder wordt benadeeld, is een goede interne meldregeling
onmisbaar. De WHvK stelt deze meldregeling daarom vanaf 1 juli 2016 verplicht
voor alle organisaties met vijftig werknemers of meer. De belangrijkste onderdelen van een goede meldregeling zijn:
1
1 Recht op adviseur
Maak in de interne meldregeling duidelijk bij wie een werknemer advies kan
inwinnen als hij vermoedens heeft van
een misstand. Volgens de WHvK heeft
de werknemer het recht om met een adviseur te spreken. De adviseur is iemand
die vanwege zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft, zoals een advocaat, een
jurist van een vakbond of rechtsbijstandsverzekeraar of een bedrijfsarts. Ook de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders – een organisatie die is opgericht
als onderdeel van de nieuwe wet – kan in
dit kader optreden als adviseur.
Verder kan een vertrouwenspersoon de
rol van adviseur vervullen, op voorwaarde
dat de werknemer hem in vertrouwen
kan raadplegen. Als de vertrouwenspersoon informatie over een mogelijke
misstand intern moet doorgeven, is
hij meer een intern meldpunt. Kiest u
daarvoor, dan moet u werknemers daarvan duidelijk op de hoogte brengen.
2
2 Meldregeling voor alle werkenden
De WHvK stelt dat de meldregeling moet
openstaan voor alle werkenden die aan
uw organisatie verbonden zijn. Daaron-
Tools voor interne regeling
Kijk ook op rendement.nl/hrtools naar
het traject Klokkenluidersregeling en op
adviespuntklokkenluiders.nl/modelregeling. Daar vindt u informatie over het
opstellen van een klokkenluidersregeling
en over de stappen die u moet nemen
bij het vermoeden van een misstand.
der vallen werknemers met een dienstbetrekking, maar ook andere werkenden,
zoals zzp’ers, stagiairs en vrijwilligers.
Verder moet de regeling openstaan voor
werknemers van andere organisaties.
3
3 Keuze voor persoon misstandmelding
Bied werknemers ruimte om te kiezen
bij wie ze de melding doen. Volgens de
WHvK kunnen werknemers melding
doen bij een leidinggevende of via de vertrouwenspersoon (als die er is). Fungeert
de vertrouwenspersoon ook als adviseur,
dan moet duidelijk zijn dat het aan de
werknemer is om te beslissen of hij ook
echt een melding wil doen. Daarnaast
kan de werkgever in de regeling andere
functionarissen aanwijzen die meldingen
kunnen ontvangen. Laat de werknemer,
afhankelijk van de ernst en omvang van
de kwestie en van wie daarbij betrokken
zijn, zelf afwegen bij wie hij de melding
doet. Ook is het slim om ervoor te zorgen
dat als de hoogste leidinggevende bij
de vermoede misstand betrokken is, de
werknemer de melding bij het interne
toezichtsorgaan kan doen (als dat er is).
Denk aan een raad van toezicht, raad van
commissarissen of stichtingsbestuur.
4
4 Onderwerpen zwart-op-wit
Leg vast waarover een melding kan gaan.
Werknemers moeten volgens de WHvK
in elk geval melding kunnen doen van
een vermoeden van een misstand. De definitie van vermoeden van een misstand
in de meldregeling moet in ieder geval
voldoen aan de definitie in de WHvK.
▶▶▶
HR RENDEMENT 6-2016
21
Neem in de meldregeling voorbeelden
op van misstanden, zodat werknemers
weten waarover ze zoal kunnen melden.
Denk aan fraude, corruptie of gevaar
voor het milieu of de volksgezondheid.
5
5 Regeling ook voor ‘kleinere’ misstanden
Stel de interne meldregeling ook open
voor het melden van onregelmatigheden.
Daarbij gaat het om fouten van algemene,
operationele of financiële aard. Denk aan
schending van interne regels of afspraken. Bij zo’n onregelmatigheid gaat het
om een kwestie die niet zo ernstig is dat
het maatschappelijk belang in het geding
is, maar die wel buiten de normale werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid
van de direct leidinggevende overstijgt.
Als werknemers die onregelmatigheden
vermoeden intern nergens terechtkunnen, bestaat het risico dat informatie over
‘kleinere’ misstanden niet (tijdig) bij de
leiding van de organisatie terechtkomt.
Bovendien kan twijfel over de vraag of de
kwestie wel een misstand is, ertoe leiden
dat werknemers afzien van een melding.
6
6 Vertrouwelijke behandeling
Waarborg een vertrouwelijke omgang
met de melding en de identiteit van de
melder. Als leidinggevenden of collega’s
weten wie de melding heeft gedaan
en hem dit kwalijk nemen, kan dat leiden tot benadeling in de vorm van het
mislopen van een promotie, schorsing,
overplaatsing, pesten en bedreigingen.
Daarom is het van groot belang dat de
groep personen die weet wie de melder
is, niet groter is dan noodzakelijk. Ook
moet uw organisatie de informatie over
de melding vertrouwelijk behandelen.
Deze informatie mag alleen toegankelijk
zijn voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
7
7 Onaf hankelijk onderzoek naar melding
Het uitgangspunt van de WHvK is dat de
werknemer de melding eerst intern doet.
Het doel daarvan is om de (leiding van
de) organisatie de kans te geven om de
eventuele misstand zelf te onderzoeken
en op te lossen. De interne meldprocedure moet daarom waarborgen dat
onafhankelijke en onpartijdige onderzoe22
HR RENDEMENT 6-2016
Betrek OR bij regeling
Betrek de ondernemingsraad (OR) bij
de interne meldregeling. De OR heeft
namelijk instemmingsrecht op het opstellen, intrekken of wijzigen hiervan. U
kunt de regeling in principe dus niet invoeren zonder de medewerking van dit
medezeggenschapsorgaan. Bovendien
kan de OR op basis van het initiatiefrecht zelf een voorstel doen voor zo’n
klokkenluidersregeling.
kers met voldoende bevoegdheden het
onderzoek naar de misstand uitvoeren.
8
8 Benut informatie melder
Vaak beschikt de melder over meer informatie dan hij in de melding heeft opgenomen, al is het alleen maar om praktische redenen. Bied hem daarom de kans
om zijn verhaal persoonlijk aan de onderzoekers over te dragen en op het (concept)onderzoeksrapport en het standpunt
van de werkgever te reageren. Een sterk
intern onderzoek verkleint bovendien het
risico dat de melder zich genoodzaakt
voelt om de melding extern te doen.
9
9 Bescherming voor alle melders
Regel bescherming voor alle melders van
en betrokkenen bij misstanden en onregelmatigheden. In de wet staat een benadelingsverbod voor werknemers met een
arbeidsovereenkomst. De Eerste Kamer
heeft in een motie ook aangedrongen op
een benadelingsverbod voor andere werkenden, zoals zzp’ers, stagiairs en vrijwilligers. Op basis van goed werkgeverschap
moet u ook andere betrokkenen beschermen. Denk aan de adviseur, vertrouwenspersoon, onderzoekers en werknemers
die behulpzaam zijn bij het onderzoek.
10
10 Voldoende bescherming
Alleen een benadelingsverbod in de
meldregeling is niet genoeg. Een groot
deel van de melders die contact opnemen
met het Adviespunt Klokkenluiders, geeft
aan dat ze benadeling ervaren vanwege
de melding. Vooral als de melding betrekking heeft op handelen van collega’s
of leidinggevenden en zij kunnen vermoeden wie de melder is, is het risico op
benadeling erg groot. Heb hier oog voor
en neem zo nodig preventieve maatregelen. Verder is van belang dat de melder
bij iemand terechtkan als hij benadeling
ervaart. Denk aan een vertrouwenspersoon, een speciaal contactpersoon of
een leidinggevende. Zolang het maar
iemand is die het vertrouwen heeft van
de melder en die ervoor kan zorgen dat
op korte termijn maatregelen worden
genomen om de benadeling op te heffen. Tot slot is het slim om de melder de
optie te geven om een verzoek te doen
tot intern onderzoek naar benadeling.
11
11Informatievoorziening externe melding
Bied duidelijkheid in de interne meldregeling over wanneer en waar werknemers een externe melding kunnen doen.
Deze optie moet er zijn als de melder
niet tevreden is over de afhandeling van
zijn interne melding. Of direct, als het
doen van een interne melding moeilijk
is. Bijvoorbeeld bij een acuut gevaar of
als de hoogst verantwoordelijke binnen
de organisatie bij de vermoede misstand
betrokken is. Een externe melding doet
de werknemer bij de inspectie of toezichthouder die daarvoor het meest in
aanmerking komt. Welke dat is, hangt
af van de misstand. De afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders
onderzoekt een melding alleen als er
geen inspectie of toezichthouder bevoegd
is of als die instantie de melding niet
of niet naar behoren heeft behandeld.
12
12Externe melding bij derde
De vrijheid van meningsuiting brengt
mee dat een werknemer onder omstandigheden ook een melding moet kunnen
doen bij een externe derde, zoals een minister, Tweede Kamerlid of maatschappelijke organisatie. In het uiterste geval kan
de melder het recht hebben het vermoeden van een misstand in de openbaarheid
te brengen, bijvoorbeeld via de media.
Merijn Goeman, senior adviseur bij Adviespunt Klokkenluiders, tel. (070) 722 24 00,
e-mail: [email protected],
adviespuntklokkenluiders.nl
HR RENDEMENT 6-2016
23