Transcript Hoe « AEO » worden? Handleiding PHOTO FOTO
PHOTO FOTO
Raymond Marchal Gewestelijk directeur Diensten van Algemene Controle en Organisatie Administratie der Douane en Accijnzen
Hoe « AEO » worden?
Handleiding
• • • • • • •
Aanpak Klantenbeeld Auditmethodologie Aflevering van een certificaat: proces Praktijk :
–
Aanvraag AEO certificaat
–
Informatie
– –
Vragenlijst Analyse marktdeelnemer Timeline Inlichtingen
•
Aanpak
Basis :
–
Verordeningen 648/2005 en 1875/2006
–
Gecertificeerde bedrijven gids (« Guidelines AEO »)
•
Praktische leidraad om interpretatie van wetgeving toe te lichten
•
Vragenlijst met aandachtspunten en daaraan gerelateerde risico’s
–
Door EG aanbevolen auditmethodologie: COMPACT
•
Gebaseerd op principes van :
–
Vertrouwensrelatie tussen marktdeelnemer en douane
–
Betrouwbare gegevens
– –
Transparantie in gegevensuitwisseling Partnership
•
Gebaseerd op twee concepten :
–
Klantenbeeld
–
Auditmethodologie
Klantenbeeld
• • •
Aan elke marktdeelnemer wordt risicoprofiel toegekend Enkel intern gebruik door douane Elementen die het risicoprofiel bepalen
–
Marktdeelnemers
•
Type onderneming
– – • • • • • • •
Producten … « Compliance » Douane
•
Douanevergunningen Relatie met douane Inbreuken … Certificatie
•
Bestaande certificaten Interne controle …
–
Keuze gebruik self assessment
–
Auditresultaten van marktdeelnemer om certificaat te bekomen
1. Perform AEO Application Assessment 2. Develop Audit Plan 3. Perform Pre-audit 4. Conclude on Certification 5. Develop Control Plan 6. Perform Control Plan
• •
Assess legal requirements AEO Application Communicate with applicant
• • •
Understand the applicant’s activities and environment Determine type of stakeholder in an international supply chain Determine scoping and risk matrix
• •
Design effectiveness (DE) assessment Operational effectiveness (OE) testing (if required)
• • • • •
Assess remaining risk Conclude whether an AEO certificate can be granted Perform Quality review Obtain representation letter Grant AEO certificate
• • •
Develop control plan (CP) Schedule monitoring audits and custom controls Plan resources
• •
Perform monitoring AEO audits Perform custom controls
Aflevering van een certificaat: proces
Evaluatie self assessment Design effectiveness (DE) assessment Ja OK ?
Neen Operational effectiveness (OE) testing Ja OK ?
Afgifte certificaat
Indien self assessment
Neen Weigering certificaat Aanvraag AEO certificaat
Zonder self assessment
Bepalen risico’s door operator Design effectiveness (DE) assessment Ja Operational effectiveness (OE) testing OK ?
Afgifte certificaat Neen Weigering certificaat Controleplan Opvolging
• • •
Praktijk : Aanvraag AEO certificaat
• •
Beschikbaar op website AEO Aanvraag op papier sturen naar adres vermeld op website AEO + eventueel e mail naar [email protected]
Analyse van aanvraag Evaluatie van wettelijke voorwaarden van aanvraag AEO Contact tussen administratie en aanvrager
–
Door Starterscoördinator
– –
Opmerkingen over aanvraag Inzicht in activiteiten en sector van aanvrager
– –
Vaststellen van plaats van aanvrager in internationale toeleveringsketen Aanvrager informeren over evaluatievragenlijst van self assessment
Aanvraag van een AEO -certificaat EUROPESE GEMEENSCHAP
.1.
Aanvrager
2.
Rechtsvorm van de aanvrager
4.
Adres
Bestemd voor de douane
Federale Overheidsdienst FINANCIEN BELASTINGEN EN INVORDERING Administrati e der douane en accijnzen
3.
Datum van oprichting
5.
Plaats waar de voornaamste activiteiten worden uitgeoefend
6.
Contacpersoon (naam, telefoon, fax, e-mail)-
8.
BTW -nummer
9.
Identificatienummer bedrijf
7.
Correspondentieadres
10.
Wettelijk registratienummer
11.
Soort certificaat dat wordt aangevraagd
AEO -Certificaat – Douanevereenvoudigingen AEO -Certificaat - Veiligheid 12. AEO -Certificaat – Douanevereenvoudigheden/Veiligheid
Economische sector
13.
Lidstaat/lidstaten waar worden uitgeoefend douanegerelateerde activiteiten
14.
Douanekantoren van grensoverschrijding
15.
Reeds toegekende vereenvoudigingen of faciliteiten, certificaten als bedoeld in artikel 14 duodecies, lid 4
16.
Kantoor waar douanedocumenten worden bew aard
17.
Kantoor dat alle douanedocumenten kan bezorgen
18.
Kantoor waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden
19.
Handtekening :
…………………………….… …………
N aam :
………………………………………………..
Datum :
…………………………………
Aantal bijlagen
……………
:
……………………………………
Aanvraag AEO + toelichting
AEO
/ / /
EUROPESE GEMEENSCHAP TOELICHTINGEN BETREFFENDE DE AANVRAAG VOOR EEN AEO -CERTIFICAAT Federale Overheidsdienst FINANCIEN BELASTINGEN EN INVORDERING Administratie der douane en accijnzen
Deze nota werd uitgewerkt om de aanvrager te helpen de aanvraag voor een AEO – certificaat in te vullen. De aanvraag moet verplichtend de in het aanvraagformulier en de in de bijlagen 1 tot 10 gevraagde inlichtingen bevatten.
Algemene opmerkingen
1.
De aanvrager moet alle gevraagde inlichtingen verstrekken. Indien nodig kunnen bepaalde in het aanvraagformulier gevraagde inlichtingen eveneens onder de vorm van lijsten, tabellen, enz. worden verstrekt. Die bijlagen moeten duidelijk verwijzen naar het vak van het aanvraagformulier waarop ze betrekking hebben. 2.
Het verstrekken van onduidelijke of onvolledige inlichtingen kan enkel de toekenning van het AEO – certificaat vertragen of in gevaar brengen. 3.
Het verstrekken van valse inlichtingen kan, zonder voorafgaande kennisgeving noch schadeloosstelling, de weigering van het AEO- certificaat of de intrekking van een bestaand certificaat met zich meebrengen. 4.
Iedere in België ingediende aanvraag moet worden opgesteld overeenkomstig de Belgische taalwetten. Terzake zijn de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 18 juli 1966 houdende de coördinatie van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken (M.B. van 2 augustus 1966) van toepassing. 5.
Indien inlichtingen worden verstrekt in een andere taal dan die van de aanvraag, dient een vertaling van die inlichtingen in de taal van de aanvraag te worden bijgevoegd. 6. De aanvrager, die nog vragen zou hebben voor het opmaken van de aanvraag, kan zich wenden tot de ambtenaren die zijn aangeduid op de website van de Administratie der douane en accijnzen die speciaal met betrekking tot de AEO-certificering werd geopend.
Praktijk : informatie Inzicht in activiteiten en sector van aanvrager
•
Inzicht in activiteiten :
•
Type goederen
•
Activiteitenbranche in economie
• • •
Grootte van onderneming : Grote Onderneming, KMO Solvabiliteit Bij douane reeds beschikbare informatie
•
Inzicht in sector :
•
Keuze om self assessment te doen
• • • •
Afdeling interne audit Veiligheidscoördinator Douanevergunningen Bestaande certificaten : ISPS, ISO, Sarbanes & Oxley Act, C-TPAT, IMO, UNECE, ICAO
Praktijk : informatie
•
Vaststellen plaats van aanvrager in internationale toeleveringsketen
Type aangevraagd AEO certificaat
−
Douane
−
Veiligheid
−
Douane/veiligheid
•
Soort activiteiten in de logistieke keten
•
Inzicht in « flows » van logistieke ketens
−
In-flow : van waar komen goederen ?
−
Process-flow : wat doet aanvrager met goederen ?
−
Out-flow : wat gebeurt vervolgens met goederen ?
Self assessment of niet ?
Praktijk : informatie
•
Self assessment is niet verplicht => keuze aan marktdeelnemer = Marktdeelnemer evalueert zelf toepasselijke AEO risicocriteria
• •
Concreet
–
Aanvrager wil zijn risico’s identificeren
–
Is in staat maatregelen te nemen om risico’s in te dekken Positief element voor zijn Klantenbeeld Tijdswinst voor marktdeelnemer Mogelijkheid certificaat te bekomen zonder on-site bezoek van douane Voorstel nieuw artikel in MCC => Artikel 116
–
Self assessment
Praktijk : informatie Self assessment of niet ?
•
Vragenlijst
–
Gebaseerd op Guidelines EG => 5 hoofdstukken
–
Excel werkblad
– – –
Handleiding Van toepassing op 7 activiteitensectoren gedefinieerd door EG Beschikbaar op website AEO
•
Werkdocument om :
–
Aanvrager te analyseren en te evalueren
– –
Restrisico’s te bepalen Maatregelen op te stellen om risico’s in te dekken
Vragenlijst
Hoofdstuk 1 : Informatie over het bedrijf Aandachtspunten Omschrijving risico Bestaande of te organiseren controleactiviteiten Referentie 0 1 Evaluatie 2 3 4 5 Afdeling 1.2 : Informatie betreffende de douaneactiviteiten 1 Geef een lijst van de belangrijkste landen buiten de EG waarmee u regelmatig handel drijft. (5 landen te klasseren volgens aflopend risico) 1.1
Evaluatie 1.2
2 1.3
1.4
Aandachtspunten 0 = geen beheersmaatregelen toegepast 1.5
1 = bedrijfsprocessen zijn ad hoc en ongeorganiseerd Beschikt u over gedocumenteerde procedures om de juistheid van de douaneaangiften na te gaan, inclusief deze die voor uw rekening worden opgesteld door een derde (douaneagent, transporteur, enz.) ? Deze procedures zouden de volgende aspecten moeten dekken: 2 = bedrijfsprocessen kennen een vast patroon
Onjuist of onvoldoende toepassing van de procedures
2.1
2.2
De wijze waarop u uzelf verzekert van de exhaustiviteit, de echtheid en het naleven van de termijnen voor de douaneaangiften en de bijgevoegde u door een derde
Omschrijving
Het bijhouden van de gegevens van personen (intern) en van derden (extern) die uw douaneaangiften vervolledigen en de criteria waarop deze personen en derden gekozen zijn voor deze functie (geloofwaardigheid, geschiktheid voor de functie, controle van de competenties, ...)
risico 3 = bedrijfsprocessen zijn beschreven en bekend 4 = bedrijfsprocessen worden intern gecontroleerd 5 = 'best practices' worden toegepast 2.3
De richtlijnen of contracten die de bevoegdheden (verantwoordelijkheden) verduidelijken, inbegrepen het soort vertegenwoordiging (direct of indirect)
2.4
De wijze waarop u duidelijke instructies geeft aan de verantwoordelijke persoon(-onen) voor uw douaneaangiften en de te ondernemen stappen door deze persoon(-onen) als de instructies dubbelzinnig zijn
2.5
2.6
Het beheer van de rechtvaardigingsstukken die horen bij uw douaneaangiften (licenties, certificaten, enz.), daaronder is ook begrepen: de overdracht ervan aan de personen belast met de douaneaangiften en aan de douaneautoriteiten, de bewaring en de teruggave na de aangifte bij de douane De manier waarop u de persoon(-onen) van uw douaneaangiften op de hoogte stelt van vergissingen in de gecommuniceerde gegevens voor de dedouanering of aangebrachte wijzigingen van deze gegevens
2.7
De spontane kennisgeving van vergissingen of onregelmatigheden aan de douaneautoriteiten
Bestaande of te organiseren controleactiviteiten Referenties
Praktijk : analyse marktdeelnemer
•
Design effectiveness (DE) assessment (1/2) = Nagaan of risico’s gedekt zijn door gepaste controleactiviteiten Uitgevoerd door Senior Coördinator Bedrijfsrisico bijgestaan door analisten
•
Type controleactiviteiten :
–
periodiek
occasioneel
– –
preventief
manueel
IT detectief
•
2 mogelijkheden :
–
Self assessment door aanvrager
–
Geen self assessment
Praktijk : analyse marktdeelnemer
Design effectiveness (DE) assessment (2/2)
• •
Ingeval self assessment uitgevoerd door aanvrager : => Vragenlijst vervolledigd door aanvrager en aan douane bezorgd
–
DE : off-site Activiteiten :
•
Verifiëren of alle risico’s m.b.t. aanvrager in self assessment zijn opgenomen
•
Verifiëren of controleactiviteiten genomen om bepaald risico in te dekken voldoende gedocumenteerd zijn Beslissing : Certificaat of OE testing nodig ?
Ingeval géén self assessment uitgevoerd door aanvrager :
–
DE en OE : on-site door douane zelf
–
Activiteiten :
•
Onderzoeken elementen risicobepaling
• •
Observeren eventuele controleactiviteiten Analyseren van documentatie
–
Beslissing : Certificaat of niet ?
Praktijk : analyse marktdeelnemer Operational effectiveness (OE) testing (if required)
= Verifiëren :
–
Of geïdentificeerde controleactiviteiten operationeel zijn en
–
Of persoon verantwoordelijk voor die controleactiviteit over autoriteit en hoedanigheid beschikt om deze effectief uit te voeren
•
Uit te voeren testen :
–
Welke: bepaald tijdens DE
–
Categorieën:
• •
Bevestigend onderzoek Onderzoek documentatie
• •
Observatie Herhaalde controleactiviteit
– –
Timing Steekproef
Praktijk : analyse marktdeelnemer
Analyse restrisico’s Opmaken controleplan (CP) Plannen monitoring et controles = Risico’s die niet gedekt zijn door gepaste en operationele controlemaatregelen
•
Inzicht verwerven in risico’s en hun impact evalueren Definiëren van controleactiviteiten om deze risico’s in te dekken of te minimaliseren
−
Hetzij door marktdeelnemer
−
Hetzij door douane => controleplan
• •
Controleplan op maat van marktdeelnemer Opgemaakt bestaande uit 2 delen:
–
Opvolgingsaudits : nagaan of AEO criteria nog voldaan
–
Controles : nagaan of douanewetgeving correct wordt toegepast
Timeline
Timelines AEO vanaf 1/01/2010 van 1/01/2008 tot 31/12/2009 Aanvaarding aanvraag Indienen aanvraag Informatie andere LS Dag x + 30 kd + 5 wd + 10 wd + 35 kd + 70 kd Antwoord LS + 90 kd (+ 30 kd) + 300 kd (+ 30 kd) Aanvraag audit aan andere LS 60 kd 120 kd Afsluiting audit andere LS Certificaat van kracht Mededeling afgifte certificaat Afgifte certificaat + 5 wd + 10 wd
Overgangsperiode
• Website AEO • Adres voor aanvraag www.aeo-oea.be
• E-mailadres voor aanvraag [email protected]
Inlichtingen
Administratie der Douane et Accijnzen