Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures - 2008

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EuropeAid/G7

RESUME DES MODIFICATIONS DU PRAG

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Chapitre 1, Introduction

o

10ième FED – Modification de l’annexe IV de l’accord de

Cotonou: alignement avec les procédures applicable aux projets financés par le Budget général de la CE •

Chapitre 2, Règles de base

o o o o Modes de géstion/méthodes de mise en œuvre: des éléments essentiels de la décision de financement Eligibilité FED: les experts engagés par les soumissionaires peuvent être de toute nationalité FED: achats sur le marché local jusqu’au €60.000

Conseil supplémentaire pour la vérification des cértificats d’origine

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Chapitre 2, Règles de base (suite)

o Critères d’exclusion: clarifications concernant des entités qui, du fait de ses o o o o o o o natures, ne peuvent pas tomber dans certains des cas d’éxclusion; clarifications rélatives aux personnes physiques comme réprésentants des personnes morales Mesures de visibilité: s’appliquent également en coopération déléguée Clarification de l’usage de la clause suspensive (Budget/FED) Conservation des documents: rappel de délais de conservation Greener AIDCO action plan: aspects environnementeaux FED: procédures de passation de marchés et des seuils alignés aux ceux applicable au budget géneral Dialogue compétitif: Le seul critère d'attribution est celui de l'offre économiquement la plus avantageuse = le meilleur rapport qualité/prix.

Modifications: rappel qu’aucune modification de contrat ne peut altérer les conditions d'attribution

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Chapitre 2, Règles de base (suite)

o Annulation de la procédure: éclarcissement que si la procédure est o o o o o divisée en lots, un seul lot peut être annulé Voie de recours: rappel des recours hierarchiques FED: introduction de la vérification de dépenses dans les contrats de services Termes de référence/spécifications techniques: rappel des considérations environnementales + assurance de leur neutralité. La stratégie de la cooperation technique: approbation du pays beneficiaire de TdR/spéc.téchn, participation dans les comités d’évaluation (système centralisé) Règles de procédure sur la conciliation et l'arbitrage : rappel de règles pour le budget général Designation des membres des comités d’évaluation en système decentralisé ex-post

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Chapitre 3, Marchés de service

o FED: alignement avec les procédures et seuils applicable aux ceux applicable o o o o o pour le budget général La stratégie pour la cooperation technique: Les marchés d’assistance technique sont généralement conclus par le pays bénéficiaire; approbation de dossier d’appel d’offres et les experts (remplacements inclus) par le pays bénéficiaire; membre votant du pays bénéficiaire; l’entretien avec les expert principaux par téléphone Procédures négociées: référence à la nouvelle annexe sur les situations de crise et d’urgence; clarification des procédures contrat cadre infructueux Les critères de sélection doivent pouvoir être démontrés par le soumissionaire FED: la procédure est possible même si le nombre de candidats est inférieure à 4 FED: la guarantie de préfinancement demandée au dessus de €150.000

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Chapitre 3, Marchés de service (suite)

o Le comité d’évaluation: référence à la section 2.8

o o o o o o Evaluation technique: des conseils supplémentaires Variantes: le cadre pour l’évaluation des variantes Contrats-cadres: recommandation d’étendre le délai de 14 jours afin de permettre une meilleure qualité des offres Procédure négociée concurrentielle: rappel de la possibilité d’utiliser le dossier d’appel d’offres simplifiée; FED: une seule offre valable suffit pour la procédure Modification des contrats: clarifications & références introduites, prestations complémentaires peuvent se faire soit par un avenant soit par un nouveau contrat Experts: éclaircissement sur l’évaluation des experts

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Chapitre 4, Marchés de fournitures

o o o o FED: alignement avec les procédures et les seuils pour le budget général de la CE Procédures négociées: référence à la nouvelle annexe sur les situations de crise et d’urgence; Pays bénéficiaires; approbation du dossier d’appel d’offres et membre votant (gestion centralisée) Référence aux variantes supprimées (ne peut être utilisée que là où le critère d’attribution est ”l’offre économiquement la plus avantageuse” tandis que le critère d’attibution pour les fournitures est ”le prix le plus bas”)

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Chapitre 4, Marchés de fournitures

o o o o o o Annulation de la procédure d’appel d’offres: renvoi vers 2.4.13

Rappel d’utilisation du dossier simplifié pour les procédures locales et dessous Procédure négociée concurrentielle (compétitive): FED: une offre conforme est suffisante FED: une garantie pour le préfinancement n’est requise que au-dessus de €150.000

Le comité d’évaluation: renvoi vers la section 2.8. introduit Modifications aux contrats: d’autres précisions données pour des livraisons supplémentaires; clarification des instructions administratives pour les variations

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Chapitre 5, Marchés de travaux

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o o o o o FED: alignement avec les procédures et les seuils pour le budget général de la CE Procédures négociées: référence à la nouvelle annexe sur les situations de crise et d’urgence; Référence aux variantes supprimées (ne peut être utilisée que là où le critère d’attribution est ”l’offre économiquement la plus avantageuse” tandis que le critère d’attibution pour les fournitures est ”le prix le plus bas”) Pays bénéficiaires; approbation du dossier d’appel d’offres et membre votant (gestion centralisée) Avis supplémentaires sur les formules de révision des prix

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Chapitre 5, Marchés de travaux

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o o o o FED: une garantie pour le préfinancement n’est requise que au-dessus de €150.000

Le comité d’évaluation: renvoi vers la section 2.8. introduit Annulation de la procédure d’appel d’offres: renvoi vers 2.4.13 Modifications aux contrats: clarifications détaillées relatives aux mesures et révisions de prix, explications dans le cas où une modification du contrat serait nécessaire et par quels moyens, instructions générales vs supplément (addenda), période d’exécution

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Chapitre 6, Subventions

o Clarification de la différence entre subvention et gestion conjointe o o o o o Information complémentaire sur PADOR CRIS module obligatoire pour les appels à propositions pour l’enregistrement des demandes à partir du 1 er janvier 2009 Clarification de l’usage et de l’étendue des exceptions des règles de nationalité Subventions de fonctionnement: rappel que ce sera revu à la baisse lors d’un renouvellement. FED: attribution dans les 6 mois après le début de l’année budgétaire du bénéficiaire Exceptions de la règle de non-profit

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Chapitre 6, Subventions (suite)

o o o o o o Attribution directe: référence aux nouvelles annexes sur les situations d’urgences et de crises Délai de soumission: conseil sur le traitement des inscriptions tardives Information élaborée concernant PADOR Appel à proposition géré par le Siège: les Délégations CE concernées doivent être consultées même si l’assesseur n’est pas utilisé Appel à proposition Régional: le Siège pourrait prendre le rôle de coordinateur pour les commentaires des Délégations CE concernées Assesseur Externe: procédure appropriée à utiliser pour les contrats services

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Chapitre 6, Subventions (suite)

o o o o o Effacé la séparation entre critrère administratif et critère d’éligibilité Rappel que l’Autorité Contractante a le droit de ne pas rendre de note d’évaluation si cela est justifié La justification des dépenses doivent être attachées au rapport final pour les subventions supérieures à €100.000

Clarification de la différence entre subventions et gestion conjointe Elaboration des subventions aux organisations internationales

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Chapitre 7, Relations avec les organisations internationales, Etats membres, pays bénéficiaires et autres donateurs: coopération déléguée et cofinancement

o Le chapitre a été entièrement retravaillé; il souligne les règles applicables et fourni les lignes directrices détaillées sur la coopération déléguée et le cofinancement •

Chapitre 8, Bases légales

o Adapté au nouveau cadre légal FED (10 ème FED + annexe IV révisée de l’Accord révisé de Cotonou)

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Chapitre 9, Liste des annexes

o Nouvelles annexes: • Lignes directrices (situations de crise, rédaction de spécifications techniques des appels d'offres de matériel informatique, de mobilier de bureau et de voitures) • FED: règlement de procédure de conciliation et d'arbitrage • Avis de marché résumé pour les appels d’offres locaux (services) • Termes de référence pour les marchés à prix forfaitaire • Dossiers d’appel d’offres simplifiés (services & fournitures) • Convention de délégation (conditions particulières et générales) • Convention de transfert

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Annexes générales

o A1 glossaire: glossaire enrichi o o o o A2 éligibilité aux programmes: cadre légal FED modifié; liste OCDE CAD relative aux pays en voie de développement mise à jour (d’application à partir du 1er janvier 2009) A8 lettre de notification: suppression des pièces justificatives si elles ont déjà été soumises dans le cadre d’une autre procédure et délivrées max 1 an avant; langue des pièces justificatives; copie des documents; déclaration lorsque le soumissionnaire ne se trouve pas dans l’un des cas d’exclusion; rappel : la mise en œuvre des tâches ne peut débuter avant la signature du contrat A10 rapport de négociation: en gestion décentralisée, le SAP doit être vérifié par la Commission européenne Nouvelles annexes: lignes directrices, conventions de délégation et de transfert, etc.

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TERMES DE REFERENC E

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Services

o Fusion des annexes FED et Budget o o o o Nouvelle annexe b2_b – avis de marché résumé b2 avis de marché: instructions plus élaborées et clarifications concernant les critères de sélection; exemples de critères pour les personnes physiques b3 formulaire de demande: inclusion d’aspects environnementaux; clarifications apportées aux soumissionnaires qui sont des entités de droit public; copie peut être soumise; rappel quant à la soumission des preuves; clarification concernant les éventuelles pénalités financières b5 rapport de liste restreinte: en gestion décentralisée, le SAP doit être vérifié par les services de la Commission européenne

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TERMES DE REFERENC E

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Services (suite)

o b7 lettre aux candidats qui n’ont pas été retenus: suppression de ”et o o votre capacité économique et financière est d'un niveau inférieur à celle des candidats retenus” b8 grille de conformité administrative: experts principaux ne peuvent être mentionnés comme tels que dans une seule offre b8 conditions générales: définitions désormais incluses dans l’annexe A1; cessionnaires ne peuvent pas se trouver dans l’un des cas d’exclusion; sous-traitants ne peuvent confier des prestations à des tiers sauf accord du pouvoir adjudicateur; nouvelles obligations générales ”pour des questions non régies par le contrat ”; augmentation du nombre de sanctions administratives et financières possibles; nouvelle disposition relative aux erreurs, irrégularités ou fraude; droits de propriété intellectuelle et industrielle;

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TERMES DE REFERENC E

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Services (suite)

o b8 conditions générales (suite): accord du pouvoir adjudicateur en cas de remplacement des experts; clarification apportée aux modifications du contrat; droits aux congé pour un marché à prix unitaires; temps de déplacement, par le trajet le plus court et pour les besoins du contrat, peuvent être intégrés dans le temps ouvré; clarification apportée aux rapports à soumettre; soumission de la facture pour le coût du rapport de vérification; clarifications apportées aux conditions pour la vérification des dépenses; clarifications apportées au calendrier des paiements et aux intérêts pour retard de paiement; libération de la garantie financière; clarification apportées au recouvrement; cas supplémentaire de suspension et de résiliation; introduction d’une disposition générale de résiliation du contrat;

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TERMES DE REFERENC E

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Services (suite)

o b8 conditions générales (suite): clarification apportée au cas de force o majeure; règlement des différends plus élaboré b8 termes de référence; plus d’orientation sur la manière de spécifier les besoins concernant les experts (par ex. expertise locale, exigences minimales vs préférées); suppression de la distinction entre les experts à court et à long terme; clarification apportée sur la manière de budgéter le personnel administratif; clarification apportée sur les dépenses accessoires (par ex. acceptation des coûts de la compensation C02 pour les missions réalisées pour les besoins du contrat; clarification apportées aux rapports à soumettre et à leur approbation par le pouvoir adjudicateur; introduction de considérations environnementales; modèle spécifique de termes de référence pour les marchés à prix forfaitaire

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TERMES DE REFERENC E •

Services (suite)

o b8 garantie financière: substitution temporaire possible en gestion o o o o décentralisée b8 tdr pour la vérification des dépenses: clarifications et modification suite à une évaluation effectuée par l’unité G2 b8 projet de contrat: intérêts pour retard de paiement b8 lettre d’appel d’offres: référence au calendrier et à l’adresse dans les instructions aux soumissionnaires b8 instructions aux soumissionnaires: nombre de pénalités financières; précisions à la sous-traitance; considérations environnementales; clarification quant à l’exclusivité des experts principaux; experts soumis à l’approbation du pouvoir adjudicateur; prise en considération uniquement de l’expérience prouvée; clarifications apportées aux preuves documentaires;

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Terms of Reference

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Services (suite)

o b8 instructions aux soumissionnaires (suite): devise du contrat = o devise de paiement; budget pour la vérification des dépenses et pour les dépenses accessoires doit être pré-rempli; orientations sur les variantes; date limite de soumission doit être spécifiée; interviews (par téléphone) est une pratique standard; suspension/annulation en cas d’irrégularités, fraude, etc.; référence à l’environnement simplifié transféré dans le modèle de dossier d’appel d’offres simplifié; référence au PRAG pour les recours b8 formulaire de soumission: copie autorisée; considérations environnementales; situations d’exclusion clarifiées et éventuelles sanctions financières; précisions apportées à la déclaration d’exclusivité et de disponibilité (expert principal, temps partiel, conflit d’intérêt, etc.)

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TERMES DE REFERENC E •

Services (suite)

o b11 rapport d’évaluation: en gestion décentralisée, le SAP doit être o o o vérifié par les services de la Commission européenne; règles des préférences FED b12 grille d’évaluation: toute révision des scores doit être justifiée dans le rapport d’évaluation b14 avis d’attribution de marché: informations supplémentaires à fournir b8 dossier d’appel d’offres simplifié: mis à jour en fonction des modifications apportées au modèle standard

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Fournitures

o Fusion des annexes FED et Budget o o c2 avis de marché: instructions détaillées et éclaircissements du texte standard relatif au critères de sélection; exmples de critères pour les personnes physiques; changements mineurs à publier sur internet c4 conditions générales: définitions incorporées dans l’annexe A1; les cessionnaires ne peuvent se trouver en situation d’exclusion; ajout d’obligations générales concernant ”des affaires non régies par le contrat”; provisions pour le régime fiscal et douanier à prévoir dans les conditions spéciales; clarification de la durée de mise en oeuvre en cas de lots/même contractant; clarification des recouvrements et taux d’intérêts; vaste élaboration du règlement de littiges; nouvelle clause couvrant les erreurs, irrégularités ou fraudes; clause générale de résilation; ajout d’une série de sanctions administratives et financières;

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Fournitures (suite)

o c4 grille d’évaluation: rappel du fait que les critères de sélection o doivent être évalués avant de faire l’évaluation technique c4 instructions aux soumissionnaires: un texte d’instruction détaillée des fournitures; là où le prix est le critère d’attribution, les variantes sont supprimées; clarification des critères d’exclusion; precisions concernant la sous-traitance; la devise dans le contrat = devise du paiement; clarification de la période de validité; clarification sur la langue dans laquelle les offres (et tout document relatif) sont soumises; introduction de considérations environnementales; texte référant au contexte simplifié est transferé vers le dossier simplifié; le contractant doit respecter les normes de travail; suspension/annulation en cas d’irrégularités, fraude etc. référence au PRAG en cas d’appel

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• Fournitures (suite) o c4 garantie de performance, garantie de pré-financement: gestion décentralisée: le chef d’unité doit contresigner les demandes de paiement; substitution temporaire par la o o c4 conditions spéciales: formule de révision de prix (si applicable); régime fiscal et douanier; retarde de paiement; règlement delittiges c4 formulaire de soumission: acceptation de copies; considérations environnementales; clarification des situations d’exclusion et des o sanctions éventuelles; c5 liste de contrôle pour l’ouverture : l’obligation pour les représentants soumissionnaires de signer la liste de présence a été ajoutée.

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Fournitures (suite)

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o o o o c7 rapport d’évaluation: tableau pour les remises et pièces détâchées; Vérification EWS dans la gestion décentralisée: à vérifier avec la CE; règlement préférentiel pour FED c8 lettre aux soumissionnaires non retenus: la garantie de soumission en version originale est renvoyée c9 award notice: informations supplémentaires à fournir c4 dossier simplifié: mise à jour de quelques changements par rapport au dossier d’appel d’offrs standard

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• Travaux o Fusion des annexes Budget et FED o o d2 avis de marché: petites modifications à publier sur internet d4 offre financière: ajout d’une ventilation du prix détaillée o o o d4 grille administrative et d’évaluation : désormais deux documents séparés d4 instructions aux soumissionnaires: revu et restructuré entièrement d4 garanties de performance-, de pre-financement- et de retenue: o gestion décentralisée: le chef d’unité doit contresigner les demandes de paiements; substitution temporaire par la Commission d4 conditions spéciales: alignement avec les nouvelles conditions générales; formule de révision des prix; retards de paiements; règlement des litiges; origine

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• Travaux (suite) o d4 conditions générales: révision détaillée basée sur la version EX-FED (e.g parties de texte des ITT/Conditions spéciales déplacées vers les Conditions Générales); définitions déplacées vers annexe A1; clarification d’ordres administratifs; les sous-traitants et subcontractors et cessionnaires ne peuvent se trouver en situation d’exclusion; clarification du délai pour la soumission de documents, la garantie, le programme pour la mise en oeuvre des travaux et l’approbation de ceux-ci; intégration des exigences de l’UE en matière de visibilité; respect des normes de travail; acompte pour les contrats de construction et conception; adresse du représentant du contractant; une entité émettrice d’une garantie bancaire n’est pas dans l’obligation de respecter les règles d’égibilité du contrat; libération de la garantie de bonne exécution; ventilation détaillée des prix; plans du maître d’oeuvre approbation et changements;

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Travaux (suite)

o d4 conditions générales (suite): chevauchement de contrats; o clarification de la période de mise en oeuvre dans le cas où plusieurs lots sont attribués au même maître d’oeuvre; prolongation de la période de la mise en oeuvre des tâches; clarification des modifications du contract; origine et qualité des ouvrages et matériaux; paiements; libération de la retenue de garantie; relevé final de compte; date d’achèvement; clause de résiliation; pertes ou dommages limités à 10% du motant global du contrat; règlement des litiges; clauses éthiques; sanctions administratives et financières; nouvelle clauses couvrant les erreurs, irrégularités ou fraudes; contrôle et vérification; d4 techofferform 4.4: données financières des 3 dernières années à fournir

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Travaux (suite)

o o o o d4 formulaire de soumission: les copies sont désormais admises; considérations environnementales; clarification des situations d’exclusion et des possibles sanctions d7 rapport d’évaluation: Contrôle EWS dans la gestion décentralisée doit être vérifié avec la CE; règlement préférentiel pour le FEreferential rules for EDF d8 letter to unsuccessful tenderer: return of the original tender guarantee c9 award notice: extension of information to be provided

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Travaux (suite)

o o o o d4 formulaire de soumission: les copies sont désormais admises; considérations environnementales; clarification des situations d’exclusion et des possibles sanctions d7 rapport d’évaluation: Contrôle EWS dans la gestion décentralisée doit être vérifié avec la CE; règlement préférentiel pour le FED d8 lettres aux soumissionnaires non-retenus: renvoi de la garantie originale c9 avis d’attribution: informations supplémentaires à fournir

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Subventions

o e3a lignes directrices:rappel que les textes standards ne sont pas modifiables sans une dérogation; remarque sur les appels ouverts/restreints; clarification et cohérence de la terminologie; précisions concernant les subventions en cascade; nombre de requête, approfondissement de PADOR en y incluant les documents de supports; contenu de la note de concept; contrepartie environnementale; recevabilité des requêtes; information aux demandeurs durant la procédure (site web); introduction de la durabilité environnementale dans l'évaluation; points de pénalité automatiquement retirés en cas de non partenariat; référence au PRAG pour les appels.

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Subventions (suite)

o e3b formulaire de candidature: contrepartie environnementale; o harmonisation et cohérence de la terminologie; disparition de la séparation entre critère administratif et d'éligibilité, et clarification d'évaluation de ceux-ci; proposition complète: introduction d'une page de garde, l'information déjà fournie dans la note de concept n'a pas besoin d'être répétée; adaptations à PADOR (famille/entité réseau, secteurs, expérience durant les 7 dernières années).

e3h 1 conditions spéciales: période d'exécution spécifiée; clarification quant au financement de l'action (coût total de l'action et coûts éligibles); subvention en cascade selon les règles de nationalité du contrat; éligibilité de la TVA; exceptions aux règles de non-profit.

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Subventions (suite)

o e3h_2 conditions générales: les définitions se trouvent désormais dans le glossaire de l'annexe A1, suppression de phrase dans l'art. 1.2 "Le CA ne reconnaît aucun lien…", extended information to be published ex-post, clarifications concernant les amendements au contrat; cas additionnels pour les résiliations de contrats (ex: irrégularités et fraudes); coûts pouvant bénéficier d'une aide: clarifications des coûts encourus; traitements bruts; une contribution en nature peut-être acceptée comme cofinancement mais n'est pas un coût pouvant bénéficier d'une aide; approbation des rapports et suspension de limite dans le temps pour les approbations; référence au ToR pour les vérifications de dépenses; rapport de vérification des dépenses requis pour les rapports finaux dans le cas de subvention au-delà de €100.000; vérification de l'auditeur pour les recettes de l'action;

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Subventions (suite)

o e3h_2 conditions générales (suite): clarification des échéanciers de o o paiements et intérêts de préfinancement; contrôle technique et financier; ajout d'un auditeur externe "autorisé par les Autorités Contractantes"; clarification des coûts totaux et des coûts pouvant bénéficier d'une aide; clarifications concernant les notes de débit.

e3h 3 procédures d'attribution: alignement des seuils d'approvisionnement du Budget par rapport au FED.

e3h 5 rapport intermédiaire: introduction d'un document de synthèse; rapport sur les activités planifiées non engagées; liens vers les indicateurs logframe.

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Subventions (suite)

o e3h 6 rapport final: introduction d'un document de synthèse; rapport o o o o sur les activités planifiées non engagées; liens vers les indicateurs logframe; matériels produits.

e3h 8 vérification des dépenses: clarifications.

e5a note de concept sur la grille d'évaluation: "applicable si" ajouté pour les partenaires.

e5b proposition de grille d'évaluation: "applicable si" ajouté pour les partenaires; suppression automatique des points de pénalité s'il n'y a pas de partenariat; introduction de la durabilité environnementale en tant que critère.

e6a ouverture de rapport: séparation entre critère administratif et critère d'éligibilité; justification si recommandation de ne pas engager la note de concept pour l'évaluation.

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Subventions (suite)

o e6b concept de rapport d'évaluation: EWS contrôle dans le o o o o management décentralisé: doit être vérifié avec la CE.

e6d rapport d'évaluation final: EWS contrôle dans le management décentralisé: doit être vérifié avec la CE; séparation entre critère administratif et critère d'éligibilité.

e9a_lettre de soumission contrôle admin: ajout de ” ceci est sans préjudice d’une possible exclusion de votre demande qui peut être établie au cours des étapes ultérieures de la procédures.” e9b_lettre de présélection et e9c lettre négative: nouveau projet suivant l’application PADOR.

e11 publication: extension de l’information à fournir.

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Organisations Internationales , Etats membres et autres donneurs

o f1 accord de contribution, conditions générales: suppression de o ”L’autorité contractante reconnait n’avoir aucun lien entre...”; publication ex-post des bénéficiaires; coûts pouvant bénéficier d’une aide: provisions en accord avec les règles comptables de l’organisation dans le cas d’un management conjoint; bénéfice des intérêts et règle comptable dans le cas d’une action à donneurs multiples; clarifications concernant les notes de débit.

f1 accord de contribution, conditions spéciales: clarification de management conjoint et actions à donneurs multiples; réference à l’application de l’accord-cadre; clarifications du financement de l’action;

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International organisations, Members States and other donors

o o Nouvelle annexe f4 accord délégation (conditions générales et spéciales) Nouvelle annexe f5 accord de transfert