Transcript prezentacją - Ministerstwo Finansów

WDROŻENIE SYSTEMU OCEN ZEWNĘTRZNYCH
AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
W FORMIE NIEZALEŻNEJ WALIDACJI
W JEDNOSTKACH W DZIALE ADMINISTRACJI
RZĄDOWEJ - SPRAWIEDLIWOŚĆ
Justyna Marszałek
Audytor wewnętrzny
MF, QA Validator
Samodzielne Stanowisko do spraw
Audytu Wewnętrznego
Ministerstwo Sprawiedliwości
Marek Januszczyk
Audytor wewnętrzny,
CIA, CGAP, CISA, MF, QA Validator
Sąd Okręgowy w Białymstoku
Ministerstwo Finansów
28 sierpnia 2014 r.
Plan spotkania:
•
•
•
•
•
Charakterystyka resortu
Oceny zewnętrzne wg. Standardów IIA
Założenia koncepcji
Wdrożenie koncepcji
Praktyczny aspekt przeprowadzania walidacji
Audyt wewnętrzny w dziale
sprawiedliwość prowadzony jest w:
• Ministerstwie Sprawiedliwości;
• Prokuraturze Generalnej;
• Sądach apelacyjnych i okręgowych oraz w
prokuraturach apelacyjnych i okręgowych – od
01.01.2010 decyzja MS;
• Sądach rejonowych – po przekroczeniu progów
• Centralnym Zarządzie Służby Więziennej
• Biurze Emerytalnym Służby Więziennej
• Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury
Struktura zatrudnienia audytorów
wewnętrznych w resorcie sprawiedliwość
Grupa jednostek w dziale
Liczba jednostek
Liczba audytorów
wewnętrznych
Sądy
62
70
Prokuratury
57
58
Służba więzienna
3
4
KSSiP
1
1
Razem
123
133
Stan na dzień 31.12.2013 r.
Wielkość komórek audytu:
• W 9 jednostkach – dwuosobowe komórki audytu
• W 114 jednostkach – jednoosobowe komórki audytu
83 jednostki w resorcie przystąpiły do koncepcji
przeprowadzania ocen zewnętrznych jakości
audytu w formie niezależnej walidacji.
Dlaczego walidacja a nie pełna ocena?
• Wielkość komórek audytu w jednostkach w dziale.
• Jednolite podejście do oceny (identyczny zakres i sposób dokonania
samooceny oraz jej walidacji) zapewni odpowiednią jakość i
porównywalność wyników dokonywanych ocen pomiędzy jednostkami.
• Znajomość organizacji jednostek w dziale. Audytorzy z resortu posiadają
jednocześnie wiedzę nt. specyfiki jednostek resortu, co pozwala na
ograniczenie czasochłonności przygotowań do przeglądu oraz ułatwia
ocenę spełniania standardów w odniesieniu do działalności
merytorycznej (ogranicza obawy prezesów sądów i środowiska
sędziowskiego przed naruszeniem niezależności sądownictwa).
• Bezpłatne dokonanie oceny zewnętrznej. Jedynym kosztem jest
delegacja audytora do ocenianej jednostki.
•
Kwalifikacje audytorów, potwierdzone międzynarodowymi
standardami.
Argumenty przeciw walidacji:
• Audytorzy wewnętrzni resortu z reguły się
znają, co wiąże się z ryzykiem braku
obiektywizmu przy walidacji (stąd liczne
rozwiązania wprowadzające ograniczenia tego
ryzyka).
• Mniej czasu przeznaczone na realizację zadań
audytowych (co ma znaczenie zwłaszcza w
jednostkach zatrudniających audytorów na
część etatu).
• Mając na uwadze wymagania dotyczące
profesjonalizmu, obiektywizmu i niezależności, w
opracowaniu koncepcji udział wzięli audytorzy
posiadający odpowiednie kompetencje i
doświadczenie.
• Metodologia przeprowadzenia samooceny z
niezależną walidacją w resorcie sprawiedliwość
została oparta na metodologii oceny jakości audytu
wewnętrznego zalecanej przez Międzynarodowe
Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA.
Standard 1300 – Program zapewnienia
i poprawy jakości
• 1311 Oceny wewnętrzne (bieżące
monitorowanie działalności AW; samoocena)
• 1312 oceny zewnętrzne muszą być
przeprowadzone co najmniej raz na pięć lat przez
wykwalifikowaną, niezależną osobę lub zespół
spoza organizacji. Zarządzający audytem
wewnętrznym musi omówić z radą:
 Potrzebę częstszych ocen zewnętrznych;
 Kwalifikacje i niezależność osoby lub zespołu
oceniającego, w tym wszelkie potencjalne
konflikty interesów.
Wymogi standardów
• Standard 1312 - Czas
przeprowadzenia
ocen zewnętrznych:
raz na 5 lat
Rozwiązania koncepcji
• Raz na 5 lat (licząc od 30 czerwca 2006
r., kiedy to zaczęły obowiązywać
Standardy IIA) tj. termin upłynął 30
czerwca 2011 r. przy czym dopiero
zmiana Standardów, które obowiązują
od 19 lutego 2009 wprowadziły zapis,
że oceny zewnętrzne „muszą” być
przeprowadzone (poprzednio było
użyte słowo „powinny”), czyli okres 5
lat minął w lutym 2014 r.
• Zakłada się, że ocena jakości AW we
wszystkich jednostkach resortu
zostanie przeprowadzona w ciągu 2 lat
tj. w latach 2013-2014.
•
•
•
•
Kwalifikacje osób
przeprowadzających ocenę
zewnętrzną:
Wykwalifikowana osoba lub zespół
posiadają kompetencje w dwóch
obszarach: praktyce audytu
wewnętrznego i procesie oceny
zewnętrznej. Kompetencje mogą
wynikać z połączenia doświadczenia i
wiedzy teoretycznej.
Doświadczenie zdobyte w
organizacjach podobnych pod
względem wielkości, złożoności,
specyfiki lub sektora lub branży jest
cenniejsze niż doświadczenie zdobyte
w innych organizacjach.
Posiadać co najmniej 3 letnie
doświadczenie na stanowisku
kierowniczym (samodzielnym) w
audycie wewnętrznym lub
pokrewnym doradztwie.
•
•
•
•
•
Kwalifikacje osób przeprowadzających walidację
w resorcie:
Udział w szkoleniu audytorów resortu:
– z przeprowadzenia kompleksowej
samooceny jakości audytu wewnętrznego
zgodnie ze Standardami oraz wg jednolitego
dla wszystkich jednostek resoru zakresu i
sposobu.
– z dokonywania walidacji samooceny zgodnie
ze Standardami i Poradnikami oraz wg
jednolitego dla wszystkich jednostek resoru
zakresu i sposobu
Szkolenie 4 dniowe w IV kwartale 2012 r.
przeprowadzone przez audytorów z resortu,
którzy posiadają szkolenia specjalistyczne w tym
zakresie potwierdzone dokumentem (np.
szkolenia z oceny jakości audytu organizowane
przez IIA lub równoważne)
Oceny są przeprowadzane przez dwuosobowe
zespoły.
Przynajmniej jedna osoba z zespołu musi
posiadać co najmniej trzy letnie doświadczenie
na stanowisku kierowniczym w audycie.
• Niezależność osoby lub
zespołu oceniającego
oznacza, ze nie występuje
rzeczywisty lub
domniemany konflikt
interesów i osoby te nie
są częścią ani nie
pozostają pod kontrolą
organizacji, której audyt
wewnętrzny jest
oceniany.
•
•
Zabezpieczenie niezależności Zespołu:
Zespoły 2-osobowe, wg zgłoszonych potrzeb jednostki
ocenianej mogą być zespoły 3 osobowe. Zespoły powinny
(mogą) się składać z audytorów z różnych grup jednostek (np.
sąd i prokuratura)
•
Audytor z sądu okręgowego nie może dokonywać oceny
jakości AW w nadrzędnym Sądzie Apelacyjnym (jako że
kierownik jednostki w której zatrudniony jest audytor
oceniający podlega kierownikowi jednostki ocenianej).
•
Audytor apelacyjny nie może dokonywać oceny w jednostce
podległej na terenie apelacji. Natomiast nie ma przeszkód, by
audytor z apelacji X przeprowadził ocenę w jednostce z
apelacji Y
•
Każda relacja oceniającego z jednostką w której
przeprowadzana jest ocena jakości AW, a mogąca rodzić
rzeczywisty bądź domniemany konflikt interesów powinna
zostać ujawniona i stanowić podstawę wyłączenia z zespołu
oceniającego.
•
W celu potwierdzenia niezależności od jednostki ocenianej
członkowie zespołu przeprowadzającego ocenę będą musieli
złożyć stosowne oświadczenia.
• Czas
• Rozwiązania koncepcji:
przeprowadzania
• Ocena przeprowadzona będzie
walidacji:
na podstawie materiałów
• Według wskazówek
przesłanych drogą elektroniczną
dokonywania ocen
oraz bezpośredniej wizyty
zewnętrznych IIA
walidatorów w jednostce.
walidacja samooceny • W trakcie walidacji wyniki
powinna zająć 2-3 dni samooceny zostaną
zweryfikowane wg próby losowej
kluczowych aspektów realizacji
audytu wewnętrznego oraz
ankiet i wywiadów z
kierownictwem.
• Czas przeprowadzenia oceny ok.
2-4 dni.
• Wyniki oceny wg.
poradników:
• Ostateczne sprawozdanie
z samooceny z niezależną
walidacją jest
podpisywane przez
zespół, który dokonał
samooceny i przez
wykwalifikowaną,
niezależną zewnętrzną
osobę (y) oceniającą.
Kierownik komórki
audytu przekazuje
sprawozdanie
kierownictwu.
• Rozwiązania koncepcji:
• Sprawozdanie (raport)
sporządzone przez
walidatora, w którym
odnosi się do zawartości
raportu audytora z
samooceny, wskazuje
potencjalne rozbieżności i
propozycje programu
poprawy jakości zależne
od wyników oceny.
• Zakres oceny wg. poradników • Rozwiązania koncepcji:
i Podręcznika oceny jakości IIA: • Badanie w ramach samooceny
• Zawiera całe spektrum prac
pełnego zakresu zgodności
zapewniających i doradczych
działalności audytu z definicją
wykonywanych przez audyt
audytu wewnętrznego, Kodeksem
wewnętrzny w tym opinie na
etyki oraz Standardami audytu
temat zgodności audytu
wewnętrznego, z uwzględnieniem
wewnętrznego z Definicją
Praktycznych poradników
audytu wewnętrznego oraz
stosowania Standardów.
Kodeksem etyki i Standardami. • Weryfikacja dokonana przy użyciu
opracowanych jednolitych dla
jednostek resortu kwestionariuszy,
opartych na narzędziach oceny
wymaganych przez IIA, w tym na
Podręczniku procedur.
• Okres objęty oceną powinien
obejmować co najmniej roczny cykl
audytu w rozumieniu zaplanowania
działalności rocznej, jej wykonania
oraz sprawozdania z działalności.
Definicja audytu
• Wg. Standardów IIA:
• Audyt wewnętrzny jest działalnością
niezależną i obiektywną, której
celem jest przysporzenie wartości i
usprawnienie działalności
operacyjnej organizacji. Polega na
systematycznej i dokonywanej w
uporządkowany sposób ocenie
procesów: zarządzania ryzykiem,
kontroli i ładu organizacyjnego i
przyczynia się do poprawy ich
działania. Pomaga organizacji
osiągnąć cele dostarczając
zapewnienia o skuteczności tych
procesów, jak również poprzez
doradztwo
• Wg. ustawy o fin. publ.:
• Art. 272. 1. Audyt wewnętrzny jest
działalnością niezależną i
obiektywną, której celem jest
wspieranie ministra kierującego
działem lub kierownika jednostki w
realizacji celów i zadań przez
systematyczną ocenę kontroli
zarządczej oraz czynności doradcze.
• 2. Ocena, o której mowa w ust. 1,
dotyczy w szczególności
adekwatności, skuteczności i
efektywności kontroli zarządczej w
dziale administracji rządowej lub
jednostce.
• Koncepcja zakłada:
• Ponowienie oceny
• Coroczne dokonywanie
• Standard 1312 określa,
samooceny AW.
że zarządzający
audytem musi omówić z • Walidacja samooceny
co najmniej raz w ciągu
kierownikiem jednostki
5 lat od poprzedniej
potrzebę częstszych
oceny lub częściej.
ocen (częściej niż raz na
• Kolejne oceny
5 lat).
zewnętrzne w formie
samooceny z niezależną
walidacją uzależnione
będę od potrzeb, po
dokonaniu oceny
realizacji koncepcji.
Harmonogram działań
• Marzec 2012 szkolenie AW z ocen zewnętrznych
• Kwiecień 2012 – pismo do Komitetu Audytu z informacją o obowiązku
przeprowadzenia ocen zewnętrznych
• Kwiecień 2012 - Powołanie zespołu składającego się z 9 audytorów
wewnętrznych resortu do opracowania szczegółów koncepcji oraz
dokumentacji
• Maj 2012 – opracowanie koncepcji
• Wrzesień 2012 – opracowanie kwestionariuszy
• Listopad 2012 – akceptacja koncepcji przez Komitet Audytu
• Grudzień 2012 – szkolenie audytorów resortu
• Luty 2013 – złożenie deklaracji przystąpienia do koncepcji (uczestnictwa)
• Czerwiec 2013 – zatwierdzenie przez KA harmonogramu walidacji
• Lipiec 2013 – grudzień 2014 – przeprowadzenie ocen zewnętrznych w formie
niezależnej walidacji; bieżący monitoring wykonania harmonogramu (w tym
aktualizacja harmonogramu)
• I kw. 2015 – podsumowanie i przedstawienie wyników KA
PRAKTYCZNE ASPEKTY
PRZEPROWADZANIA WALIDACJI
Samoocena
• Kwestionariusze pomocnicze:
 Kierownictwa (w sądach prezes sądu i dyrektor),
 Klientów audytu (kierownicy komórek audytowanych w
okresie objętym samooceną i walidacją),
 Samooceny audytu w zakresie etyki (kwestionariusze
wypełniają wszyscy audytorzy wraz z kierującym AW)
Samoocena
• Kwestionariusz główny samooceny zgodności ze
Standardami i z Kodeksem Etyki
Standard
Kluczowe Kryteria Zgodności
Dowody, właściwe
praktyki i inne ustalenia
1000 – Cel,
uprawnienia i
odpowiedzialność
1000.A1
1000.C1
Istnieje karta audytu zawierająca cel,
uprawnienia i odpowiedzialność AW
Karta jest okresowo weryfikowana i
zatwierdzona przez kierownictwo
Karta określa rodzaj usług
zapewniających i doradczych
Karta audytu i jej
zawartość
Dokumentacja zmian
Wywiady
1000 – Cel, uprawnienia i odpowiedzialność
GZ
CZ
NZ
Samoocena
Skala samooceny
• „Generalnie Zgodne” - oznacza, że audyt wewnętrzny w jednostce
ma odpowiednią strukturę, zasady oraz funkcjonujące procedury jak
również procesy, w których są one stosowane zgodnie ze
Standardami pod wszystkimi istotnymi względami.
• „Częściowo zgodne” – oznacza, że przy ocenie zauważono
odchylenia od Standardów, ale braki te nie wykluczają, że audyt
wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w sposób zadowalający.
• „Niezgodne” – oznacza braki lub niedociągnięcia w działalności
audytu wewnętrznego, które są na tyle istotne, aby poważnie
zaszkodzić lub uniemożliwić działalność audytu wewnętrznego w
wykonywaniu obowiązków odpowiednio w całości lub w istotnych
obszarach.
Samoocena
• Raport z samooceny zawiera: informacje ogólne, w
tym okres objęty samooceną, opinię co do zgodności
ze Standardami wg przyjętej skali, zakres i metodykę,
spostrzeżenia i rekomendacje oraz załącznik z oceną
poszczególnych stanadardów.
• Przekazanie samooceny Kierownictwu następuje
zgodnie z zasadami Procedur Zapewnienia i Poprawy
Jakości AW obowiązujących w Jednostce lub przyjętej
praktyki – najczęściej bezpośrednio po dokonaniu
samooceny, w pierwszym kwartale po roku objętym
samooceną.
Przygotowanie walidacji
• Uzgodnienie dogodnego terminu walidacji,
• Zaproszenie (pismo do kierownictwa
jednostek zatrudniających walidatorów),
• Niezwłoczne złożenie oświadczeń przez
walidatorów po otrzymaniu zaproszenia,
• Przesłanie walidatorom skanów części
dokumentacji (m.in. raport samooceny, karta
audytu, procedury audytu, plan audytu i
sprawozdanie z jego wykonania).
Przygotowanie walidacji
• Pomoc walidatorom w znalezieniu noclegu,
• Przesłanie w wersji edytowalnej
kwestionariusza samooceny wypełnionego
przez ocenianego audytora z dołożoną
kolumną na czynności walidatorów,
• Przygotowanie listy dokumentów, o które
Zespół poprosi audytora na miejscu,
• zarezerwowanie odrębnej sali w jednostce,
żeby móc przejrzeć swobodnie dokumenty.
Przygotowanie walidacji
• Wstępny podział zadań pomiędzy członków
zespołu walidującego,
• Weryfikacja w kwestionariuszu tych
standardów, które można ocenić na podstawie
przesłanych skanów dokumentów,
• Zapoznanie się z treścią kwestionariusza
wypełnionego przez Kierownictwo przed
spotkaniem otwierającym.
Narada otwierająca
•
•
•
•
Pierwszy dzień wizyty na miejscu, z rana,
Audytor tylko przedstawia gości i nie
uczestniczy w spotkaniu (ok. pół godziny),
Przedstawienie celu oceny audytu oraz
podkreślenie niezależności i obiektywizmu
Zespołu Walidującego,
Poinformowanie kierownictwa o przebiegu i
organizacji czynności walidacyjnych (wizyty
na miejscu 2-3 dni robocze).
Narada otwierająca
•
Omówienie celu przeprowadzenia walidacji:
 ocena funkcji audytu (nie audytora), zgodności z definicją
audytu, Standardami i Kodeksem Etyki,
 podkreślenie wagi opinii kierownictwa w ocenie AW
•
•
Podkreślenie zachowania poufności przez
walidatorów co do informacji uzyskanych w trakcie
weryfikacji samooceny
Rozmowa z kierownictwem nt. roli audytu w
jednostce, pozycji, zasad współpracy przy
planowaniu rocznym i w pracy bieżącej, itp.
Czynności walidacyjne
• Wizyta walidacyjna może odbywać się w trakcie
dwóch oddzielnych spotkań:
 pierwsza wizyta, w czasie której następuje spotkanie z
kierownictwem oraz podstawowe czynności walidacyjne,
 druga wizyta, oddzielona okresem ok. tygodnia, na
podsumowanie walidacji i przekazanie raportu.
• Dwie wizyty są wskazane w przypadku większej
komórki audytu oraz ilości spostrzeżeń; ponadto daje
to czas na spokojne przeanalizowanie wyników i
sporządzenie raportu z walidacji oraz zapoznanie z
jego projektem audytora ocenianego.
Czynności walidacyjne
• Ustalenie podziału pracy – omówienie wspólnie tylko kwestii
wątpliwych,
• Bieżące wypełnianie kwestionariusza walidacji (np. poprzez
wpisywanie sygnatury dokumentu który potwierdza spełnienie wymaganego
kryterium),
• Ocena warunków pracy komórki audytu,
• Szukamy potwierdzenia zgodności z kluczowymi kryteriami, a
nie jakichkolwiek niezgodności ze standardami (poprzez
weryfikację dowodów na jakich oparto samoocenę, w razie
potrzeby sięgając do dokumentacji i źródeł dodatkowych),
• Raport oraz cała dokumentacja z walidacji zostaje w
jednostce ocenianej (nie kserujemy dokumentów także w trakcie walidacji),
Podsumowanie – spotkanie
zamykające
• Udział bierze kierownictwo i szef audytu,
• Na spotkaniu zamykającym podkreślamy rolę
kierownictwa jednostki dla skutecznego
funkcjonowania audytu oraz dziękujemy za
współpracę (kierownictwu i audytorom),
• Omawiamy spostrzeżenia i rekomendacje,
podkreślając zauważone dobre praktyki (Progress
Through Sharing – dodatkowa korzyść walidacji),
• Wskazujemy na potencjalne możliwości
wykorzystania funkcji audytu dla wsparcia
kierownictwa w zarządzaniu jednostką.
Podsumowanie – raport z walidacji
• Sporządzamy i pozostawiamy w jednostce
Oświadczenie niezależnego walidatora po dokonaniu
weryfikacji samooceny audytu wewnętrznego,
• Raport z walidacji w 2 egz. (kierownictwo i audyt)
zostaje w jednostce ocenianej,
• Raport z walidacji zawiera m.in. odniesienie do
wyników samooceny, spostrzeżenia i rekomendacje
oraz opinię nt. zgodności ze Standardami.
Korzyści z realizacji koncepcji:
1. Wypełnienie wymogów przeprowadzenia oceny
zewnętrznej w jednostkach resortu;
2. Wymiana doświadczeń;
3. Promocja audytu;
4. Dodatkowa motywacja dla audytorów do przeglądania
treści standardów i ich interpretacji oraz praktycznych
poradników;
5. Rekomendacje i spostrzeżenia walidatorów dotyczą
działania funkcji audytu w organizacji tj. zarówno
zależnych od kierującego audytem jak i od kierownictwa
jednostki.
Dziękujemy za uwagę!
Justyna Marszałek
tel. 22 23 90 527, e-mail: [email protected]
Marek Januszczyk
tel. 085 7459-203, e-mail: [email protected]