Transcript Document 7455773

De tijd te snel af?
VSDV
18 september 2007
1
Waarom aan timemanagement doen?

Klassieke benadering
-om effectiever en productiever te zijn
-om vervelende taken sneller af te handelen
-om gestructureerder te werken
2
Waarom aan timemanagement doen?

Vandaag steeds meer
-om rustiger te staan in je job
-om meer vat op de dingen te hebben
-om bewuster om te gaan met tijd
-om je arbeidsvoldoening te vergroten
3
Wat is timemanagement?





4
Goed leren omgaan met je tijd door je te
richten op je kernactiviteiten én je
prioriteiten: je takenhiërarchie
Meer vat krijgen op elementen die voor
afleiding en verlies van effectiviteit zorgen
Een goede planning maken die overzicht
biedt, en je kernactiviteiten in het vizier houdt
Aandacht hebben voor je eigen werkritme
Taken delegeren waar mogelijk
In deze vorming





5
Weinig theorie
Een aanzet geven tot reflectie bij eigen
tijdsbesteding: wat remt af, wat stimuleert?
Handvaten om je tijd onder de loupe te
nemen en gericht te blijven op de essentie
Praktische en nuttige tips
Uitwisseling van ‘goede praktijken’
Verhaal van de keien:

6
Welke keien wil jij zeker in je job?
( wat maakt voor jou je job de moeite
waard?)
‘Ik ben vandaag constant druk bezig geweest, en
ik heb het gevoel dat ik niets heb gedaan.’
7
De (kerst)boom
TWIJGEN:
TAKKEN:
Wat zijn mijn
resultaatgebieden of
objectieven?

Wat wil ik realiseren
binnen welke termijn, met
welk resultaat?
Welke taken dragen
direct bij tot het realiseren
van mijn doelstellingen?

Wat zijn mijn
hoofdactiviteiten?


STAM
Waarom ben ik hier?
Wat is mijn
kernopdracht?

8
BLAADJES:
kleine taken
Keien versus kernresultaatgebieden
-Is er voldoende overeenstemming
tussen wat je ‘wil’ en wat je ‘moet’?
9
De (kerst)boom lineair
K
E
R
N
O
P
D
R
A
C
H
T
10
D
O
E
L
S
T
E
L
L
I
N
G
E
N
Hoofdtaken/activiteiten
Hoofdtaken/activiteiten
Hoofdtaken/activiteiten
Hoofdtaken/activiteiten
Praktische bij-neventaken
Praktische bij-neventaken
Praktische bij-neventaken
Hoofdtaken/activiteiten
Hoofdtaken/activiteiten
Hoofdtaken/activiteiten
Hoofdtaken/activiteiten
Praktische bij-neventaken
Praktische bij-neventaken
Praktische bij-neventaken
Proactieve/Reactieve hoofdtaken


11
Proactieve taken
de kerntaken die direct verband houden
met de doelstelling die je wil bereiken
Reactieve taken
de courante dagdagelijkse routinetaken
om dingen draaiend te houden
Het pareto-principe:
80/20 regel
Activiteiten
Focus
triviaal
Resultaten
20%
80%
Resulteert in
Focus
essentie
12
80%
20%
20% van de activiteiten leveren 80% van de resultaten op!


13
Wat is je kernopdracht? Welke doelstellingen
en kernactiviteiten hangen hiermee samen?
Wat wil je bereiken?
Waar gaat je reële tijd naartoe?
Wat valt op: P/R taken? 20-80 regel?
Plan dagelijks 20% van je tijd zorgvuldig,
zodat 80% van je kernactiviteiten
gerealiseerd is
Spendeer 20% aan proactieve taken
Maak je geen zorgen over de andere 80%
Waak over die 20%.
14
De prioriteitenmatrix
+
BELANGRIJKHEID
-
DRINGENDHEID
+
-
15
Belangrijk én dringend
Belangrijk, niet dringend
Dringend, niet belangrijk
Niet dringend, niet belangrijk
De prioriteitenmatrix: voorbeelden
+
BELANGRIJKHEID
DRINGENDHEID
+
-
16
belangrijke problemen, crisis
projecten met deadlines
40 %
planning op lange termijn
voeling houden met wat leeft
pauzes
informeel leren
15 %
-
telefoontjes
post en info doornemen
dingen draaiend houden
‘zomaar’ bezoekjes
40 %
uitnodigingen
nieuwsbrieven doornemen,
handleiding telefoontoestel
5%
De prioriteitenmatrix: evaluatie
+
DRINGENDHEID
+
-
18
BELANGRIJKHEID
Mensen die veel tijd
besteden aan deze taken,
worden gezien als heel
taakgericht
Mensen zijn geneigd deze
taken op de lange baan
te schuiven omdat ze
niet dringend zijn
-
Mensen die veel tijd besteden
aan deze taken willen voldoen
aan de verwachtingen van
anderen
Mensen kiezen spontaan
voor deze taken
omdat ze weinig stressvol
en weinig inspannend zijn
De prioriteitenmatrix: de juiste actie
+
BELANGRIJKHEID
DRINGENDHEID
+
-
19
Deze opdrachten
prioritair behandelen
Deze taken concreet
plannen en opvolgen
-
Kan je delegeren?
Wat te plannen is, plannen
Als er tijd over blijft
DELLE
Stel prioriteiten en delegeer
A-taken
= dringende, moeilijke en
belangrijke taken vereisen
een hoog energiepeil
C-taken
= niet dringende
onbelangrijke taken
uitvoeren als er tijd
voor is
B-taken
= nemen het grootste
deel van de dag in
beslag
20
Je energiecurve
7
6
Late voormiddag piek:
ideaal voor A-taken
5
4
Late namiddag piek:
ideaal voor B-taken
3
2
1
0
8 u.
-1
9 u.
10 u.
11 u.
12 u.
13 u.
14 u.
15 u.
16 u.
17 u.
18 u.
19 u.
-2
-3
-4
-5
21
Dieptepunt na de lunch:
ideaal voor C-taken
Energieniveau daalt:
tegen eind van de dag


22
Wanneer ben jij het meest produktief
(A-taken)?
Hoe probeer jij je op te laden in de
werksituatie? Wat geeft je energie?
Je werk plannen





23
Elke werkdag zou een mix moeten zijn van A-, Ben C-taken.
Maak een realistische selectie van de taken die uit
te voeren zijn zonder de werkdag te verlengen.
Stel een to do-lijst op en wissel periodes van sterke
concentratie (A- taken) af met minder veeleisend
werk (B- en C-taken).
Vergeet geen tijd te reserveren voor onverwachte
gebeurtenissen (+ 10 tot 15% tijd erbij rekenen)
Sta 1 keer per week stil bij je tijdsbeheer (focus op
je doelstellingen of 20% P-taken)
Houd een taak voor ogen bij het doorlopen van de matrix
Reflecties?
Is de opdracht dringend
JA
EN belangrijk?
Is de deadline voor deze
JA
opdracht vandaag?
NEE
Is de opdracht dringend
A – TAAK : doe deze opdracht
meteen
NEE
JA
Is er een deadline?
JA
OF belangrijk?
B – TAAK : plan de opdracht in
je agenda
NEE
Is deze taak voor jou een
NEE
B – TAAK : bepaal een
JA
routineopdracht?
realistische deadline en
plan de opdracht in je agenda
NEE
C – TAAK : bepaal voor jezelf
Bevordert deze taak de
JA
efficiëntie van je werk?
wanneer je de opdracht
zal volbrengen
NEE
Is het noodzakelijk dat je
deze opdracht volbrengt?
Schrap de opdrachten van
je to do-lijst
24
NEE
JA
C – TAAK : bewaar de opdracht
voor als je tijd over hebt
DATUM:
TIJD
0803
0
0900
0930
1000
1030
1100
1130
1200
25
ACTIVITEIT
DOEL
P/R
TE PLANNEN
ACTIVITEIT
GESCHAT
TIJD
TIJROVERS
b
26
1. Bepaal je doelen



27
Wat wil je bereiken?
Focus je op wat ‘de klant’ wil
Bepaal objectieven (SMART)
2. Bepaal (veranderings)doel
Huidige situatie
28
Verkennen opties
Wat behouden
Welke opties zijn
Wat veranderen
mogelijk
Waarom
Keuze
3. Maak je doelen uitvoerbaar





29
Wat wil je bereiken?
Binnen welke tijdspanne?
Wie is betrokken-verantwoordelijk?
Wanneer evalueren of we goed zitten?
Wat is er nodig?
4. Implementeer je plan


30
Voer uit
Stuur plan of de uitvoering bij
-als de acties doelgericht zijn
-het doel is gewijzigd
-onvoorziene problemen



31
Hoe tijdsefficiënt werk je?
Via de zelfbeoordelingstest ontdek je hoe je
doorgaans met je tijd omgaat, waar je
tijdsverlinders liggen
Waar liggen je sterktes? Waar val jij spontaan
op terug om bewuster je tijd te beheersen?
Waar liggen je tijdrovers? Heb je hier greep
op? Hoe probeer je ermee om te gaan?
Tijdsverslinders

Externe factoren





32
Onaangekondigd bezoek
Telefoon en e-mail
Vergaderingen die uitlopen
Overvloed aan informatie
Slordig bureau, zoeken naar dingen
Tijdsverslinders

Interne factoren






33
Geen ‘neen’ kunnen zeggen en te veel
willen doen
Uitstellen
Verschuiving van of gebrek aan prioriteiten
Niet of slecht delegeren
Besluiteloosheid
Gebrekkige communicatie
De 4 D’s bij het behandelen
van informatie




34
DUMP: vraag je af wat je echt moet
bijhouden
DELEGEER: beslis aan wie, geef uitleg bij de
taak, geef een duidelijke deadline en beloon
DOE LATER: als je een taak zelf wil/moet
uitvoeren, beslis dan wanneer
DOE NU: deze (kleine) taken doe je beter
onmiddelijk


35
Wat is volgens jou belangrijk bij
delegeren (gasgevers)?
Welke hinderpalen ervaar je soms bij
jezelf (gasremmers)?
Delegeren







36
Bepaal duidelijk welke taken je wil delegeren
aan wie, tegen wanneer, waarom
Schat capaciteit van de persoon én
complexiteit van de taak in, en pas ‘stijl’ aan
Delegeer óók bevoegdheid en omkadering
Besef dat de taak invloed heeft op de agenda
van de persoon. Bekijk samen de prioriteiten
Spreek tijdslimieten af
Geef waardering voor goede resultaten
…
Briefwisseling en informatie






37

Gooi alles meteen weg wat weg kan, of
traceer naar de juiste persoon
Leg direct mappen aan om info in te
klasseren
Behandel alles wat vandaag antwoord of
opvolging nodig heeft (prioriteitenmatrix)
Geef korte en snelle antwoorden
Houd een map ‘interessant’ bij voor later
moment
Klasseer e-mails in mappensysteem
…
Bezoekjes en tussendoor overleg






38
Plan je overlegtijd in en houd rekening met
lokatie + eigen productiviteit of werkrimte
Zoek alternatieven om geïnformeerd te zijn
Je deur sluiten (afgesproken met collega’s)
Ga naar bureau van de andere ipv
omgekeerd, indien overleg snel kan gaan
Sta eventueel recht, wanneer het overleg kort
kan
…
Werkgewoonten en organisatie







39
Voorzie in een dagelijks routine voor
terugkerende zaken (post, telefoons, mails)
Doe complexe dingen op momenten waarop
je het meest alert bent (energieverloop)
Doe ding per ding en werk af
Plan tijd om je tijdrovers te analyseren (hoe
vaak? te voorzien? vat op? alternatieven?)
Stel geen onaangename taken uit
Clean desk
…
Planning






40
Hanteer een voor jou gebruiksvriendelijke
manier om afspraken of taken te plannen en
op te volgen
Schat de tijd realistisch in (+ 10% tot 15%)
Houd rekening met 20-80 regel + je A-B-C
taken
Houd een systeem bij om nog te plannen
zaken op te volgen
Registreer je tijdsbestedig en check 20-80
Voorzie tijd voor pauzes, lunch, informeel
overleg
Vergaderen

41
Voor de vergadering
-kies een passend tijdstip (routine,
energieverloop)
-bepaal de doelstelling
-zijn er alternatieven voor de vergadering?
-is het nodig dat jij erbij bent? alternatieven
om geïnformeerd te blijven?
-lees agenda vooraf en moedig anderen aan
…

Tijdens de vergadering
-start en eindig op tijd
-blijf bij de agenda
-zorg dat er duidelijke afspraken zijn en een
planning (wie, wat, wanneer)
-evalueer de doelstelling
-…
42
Inrichten van je werkruimte




43
Gebruik geen losse post-itjes: ze zijn niet
overzichtelijk en gaan makkelijk verloren
Koop een agenda waar je graag mee werkt
en zorg dat je hem steeds bij hebt
Leg op je bureau alleen die zaken waar je op
dat moment mee bezig bent
Ruim elke dag op en vermijd dat post zich
opstapelt



44
Leg documenten niet lukraak op
stapels, maar gebruik een
klasseersysteem
Klasseer geen nutteloze documenten,
gooi ze meteen in de papiermand of in
een ‘nog nodig?’-map
Leeg de ‘nog nodig?’-map regelmatig
Tot slot: in een notendop
45
Kernactiviteiten
Kerstboom
Doelstellingen bepalen
SMART
Focus op proactieve taken
80/20 regel van Pareto
Prioritaire opdrachten
Prioiteitenmatrix
eerst aanpakken
Energiecurve
Een persoonlijke planning
PDCA + agenda
Delegeren
Aandachtspunten
Praktische wenken
Vergaderen, bureau,
onderbrekingen, routine
Samengevat




46
Bekijk opdrachten vanuit de kerstboom en de
prioriteitenmatrix en orden je to do’s
Maak een goede planning, rekening houdend
met je doelstellingen, je kernactiviteiten en je
energieverloop
Analyseer waarom je soms tijd verliest of
deadlines niet haalt, en beweeg jezelf tot
verandering
Denk aan relevante praktische tips rond
werkgewoonten, vergaderen, je energie,
informatiebeheer, overlegmomenten,…


47
Wat leerde ik vandaag in het bijzonder?
Wat ga ik op een andere manier doen?
Je timemanagement
optimaliseren



48
Controleer regelmatig of je je persoonlijk plan
volgt
Plan 1x/week een analyse van je tijdsbeheer
in. Na verloop van tijd:1x/maand
Zeg dus niet: ‘ timemanagement klinkt
allemaal heel leuk in theorie, maar ik heb
geen tijd om het in praktijk te brengen’…
Wees mild voor jezelf




49
Maar ga er voor!
Denk aan de 21-dagen regel
Zoek steun
Beloon jezelf