Transcript Zarządzanie projektami(1) w przemyśle paliw i energii dr inż. Krzysztof Kwaśniewski

Zarządzanie projektami(1)
w przemyśle paliw i energii
dr inż. Krzysztof Kwaśniewski
Wydział Zarządzania AGH
Kraków, Gramatyka 10
Październik 2005
cel zajęć

poznanie zasad przygotowania i realizacji i kontroli projektów,

nabycie umiejętności oceny efektywności projektów i ocen
ryzyka,

nabycie umiejętności samodzielnego definiowania i analizy
projektów rozwojowych i restrukturyzacyjnych
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
treść zajęć








Metodyka zarządzania projektami, definiowanie celów, cykl życia
projektu, planowanie projektu, organizacja zespołu projektowego,
realizacja i kontrola realizacji projektu.
Zasady budowy modeli kosztowo-finansowych przedsięwzięć
inwestycyjnych, identyfikacja przychodów, kosztów i przepływów
finansowych przedsięwzięć
Jakościowe i ilościowe metody oceny efektywności przedsięwzięć,
metody oceny ryzyka operacyjnego i finansowego
Źródła finansowania projektów rozwojowych, optymalizacja struktury
kapitału, finansowanie typu ESCO, programy pomocowe UE i warunki
korzystania z tych programów
Planowanie i kontrola projektu, techniki organizatorskie,
informatyczne narzędzia harmonogramowania i kontroli realizacji
projektów
Źródła i techniki pozyskiwania informacji, techniki badania rynku i
konkurencji
Metodyka przygotowania studium wykonalności, przedsięwzięcia
komercyjne i finansowane ze środków pomocy publicznej
Studium przypadku – ćwiczenia projektowe
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
zalecana literatura
1.
2.
3.
4.
5.
6.
M. Trocki i inni, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003
Z. Łucki, Ocena inwestycji i podejmowanie decyzji w górnictwie
naftowym i gazownictwie, PFPK, Kraków 1995
S.A.Ross i inni, Finanse przedsiębiorstw, Dom Wydawniczy ABC 1999
W. Behrens, P.M.Hawranek, Poradnik przygotowania przemysłowych
studiów feasibility, UNIDO, 1991
Analiza kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych – Przewodnik
funduszy strukturalnych, Jednostka d/s ewaluacji, Komisja
Europejska 1997
K. Kwaśniewski – case study, materiały nie publikowane
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
projekt
Projekt jest przedsięwzięciem o charakterze jednorazowym, które
ma zdefiniowane cele, początek i koniec, budżet oraz wymogi
jakościowe
Jest to proces zaplanowany i kontrolowany, mający doprowadzić do określonego
skutku, tworząc nową jakość, w odróżnieniu od procesów produkcyjnych - ciągłych i
powtarzalnych, projekty cechuje okresowość i inowacyjność
Przykłady projektów to:
przygotowanie oraz wprowadzenie na rynek nowego produktu lub usługi,
opracowanie i wdrożenie nowego systemu zarządzania, planowania itp.,
budowa nowego obiektu lub instalacji nowego procesu produkcyjnego,
……….
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
zarządzanie projektem
1.
Zarządzanie projektami to umiejętne użycie dostępnych technik w celu
uzyskania określonych rezultatów, zgodnie z ustalonym standardem w ramach
założonych budżetów i założonego harmonogramu (czas).
2.
Ogólnie oznacza to planowanie, organizowanie i śledzenie realizacji projektu.
3.
Zarządzając projektem należy pamiętać, że określone cele (jakość, czas)
powinny być realizowane w możliwie efektywny sposób (przy ograniczaniu
ryzyka).
4.
Podstawowym narzędziem do zarządzania projektem jest plan projektu.
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
warunki efektywnego zarządzania projektem
ELEMENTY METODYCZNE





kompetencje kierownika projektu
metodyka zarządzania projektem
doświadczenie w zarządzaniu projektem
szkolenie i doskonalenie pracowników
dobór członków zespołów
ELEMENTY SOCJO-KULTUROWE




2016-05-23
motywacja uczestników
komunikatywność
umiejętność pracy w zespole
zespoły interdyscyplinarne
Krzysztof Kwasniewski 2005
zagrożenia dla prawidłowej realizacji projektu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
konflikty osobiste między pracownikami
walka o władzę
myślenie w kategoriach robienia kariery
klasyfikowanie pracowników zaangażowanych w zespole
projektowym (np. wg hierarchii organizacyjnej)
Brak umiejętności pracy w zespole
brak „wspólnego języka”, różnice w stosowanej terminologii
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
„złote” zasady przy realizacji projektu

zadawaj trafne pytania

niczego nie przyjmuj za pewnik

precyzuj problem nie przestawaj pytać o cel

zidentyfikuj skutki wewnętrzne i zewnętrzne
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
etapy procesu zarządzania projektem
1.
definiowanie i organizacja projektu
2.
tworzenie planu projektu
3.
śledzenie i dozorowanie projektu
4.
zamykanie projektu
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
definiowanie i organizacja projektu

Umiejętne zadawanie pytań identyfikujących problem,
uwarunkowania i sytuację docelową

Klarowne nazwanie i sprecyzowanie celu (celów) projektu

Wstępny konspekt projektu

Organizacja, skład i kompetencje zespołu projektowego

Wsparcie ze strony wyższego personelu zarządzającego
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
wstępny konspekt projektu










2016-05-23
kluczowe zadania
kwalifikacje potrzebne do wykonania zadań
priorytety
ramy czasowe (kamienie milowe)
budżet
wymagania odnośnie komunikacji
wymagania odnośnie raportów, zatwierdzenia etapowe
odpowiedzialność
efekty i problemy
źródła ryzyka
Krzysztof Kwasniewski 2005
skład i kompetencje zespołu pracującego nad projektem
Hierarchia projektu - obejmuje grupę ludzi oficjalnie zaangażowanych w projekt,
ustanawia się w celu uzyskania pewności, że spełnione zostaną strategiczne
wymagania
Dyrektor projektu
osoba, której wiedza i autorytet pozwalają uruchomić projekt, jest decydentem
projektu i ponosi odpowiedzialność za jego konsekwencje, zaangażowany
jedynie w działanie o charakterze strategicznym
Grupa kontroli jakości
grupa doradców, powołana na czas realizacji projektu, monitorująca projekt
Kierownik projektu
osoba odpowiedzialna za projekt na poziomie taktycznym i opera-cyjnym,
planuje, organizuje, koordynuje i nadzoruje prace nad projektem
Zespół projektowy
osoby wybrane
i kwalifikacje
do
pracy
w
projekcie
ze
względu
na
ich
zdolności
Zespół merytoryczny
osoby wspomagające kierownika projektu w pierwszej fazie złożonego projektu,
są to zazwyczaj fachowcy z obszarów jakie obejmuje projekt
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
konsultanci i kontraktorzy
Korzystanie z usług zakontraktowanego personelu i konsultantów jest
obecnie powszechną praktyką
Nadzór nad pracą konsultantów zawsze powinna sprawować osoba
wyznaczona spośród stałego personelu organizacji
Powodzenie współpracy zależy od klarowności dyspozycji zakresu pracy
konsultanta. Dobry konsultant pomoże ci w identyfikacji potrzeb.
Przygotowanie konspektu dla konsultanta
Wybór konsultanta – jest on na tyle dobry na ile dobra jest jego
ostatnia praca
Kontrakt (sposoby ustalania
„standardowy kontrakt”)
2016-05-23
ceny,
ukryte
Krzysztof Kwasniewski 2005
koszty,
kary,
zmiany,
matrycowa struktura organizacyjna
Dyrektor
NACZELNY
Dyrektor
Projektu
Kierownik
Projekt A
Technologia
Produkcja

Kierownik
Projekt B

Kierownik
Projekt C

Marketing
Finanse



Krzysztof Kwaśniewski ©/2001 Project Management
2016-05-23
Administracja
Krzysztof Kwasniewski 2005

15
tworzenie planu projektu

Sprawdzenie wykonalności i ocena projektu

Planowanie szczegółowe i harmonogram czasowy

Analiza ryzyka i zmian projektowych
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
ograniczenia planu projektu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Wymagane terminy,
Budżet,
Ograniczenia dostępnej technologii,
Wymagania środowiska makroekonomicznego,
Przepisy prawa i regulacje,
Zasoby ludzkie – wiedza i kwalifikacje,
Powiązania z innymi projektami.
8.
Ograniczeń zwykle nie planujemy (poza budżetem), musimy je
tylko zidentyfikować, udokumentować i uwzględnić w całym procesie
planowania
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
podstawowe zasady planowania rezultatów i prac
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2016-05-23
Planowanie na różnych poziomach; cele i rezultaty (poziom
strategiczny), zadania, prace (poziom operacyjny)
Planujemy tylko na tyle szczegółowo na ile jest to konieczne,
Planujemy tak aby można było kontrolować wykonanie,
Dokumentujemy założenia i śledzimy, czy nie uległy zmianie,
Słuchamy innych,
Jeśli mamy nowe informacje odpowiednio weryfikujemy plan.
Krzysztof Kwasniewski 2005
podstawowe elementy planu projektu
Prawidłowo opracowany plan projektu powinien zawierać co najmniej
następujące elementy:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
2016-05-23
Skróty i definicje,
Podstawowe informacje o projekcie,
Kamienie milowe,
Rezultaty projektu,
Zależność z innymi projektami,
Zespół projektowy,
Harmonogram prac (wykres Gantt’a),
Plan zapewnienia jakości,
Plan komunikacji projektu,
Plan zarządzania ryzykiem,
Narzędzia do realizacji projektu.
Krzysztof Kwasniewski 2005
plan projektu
Wejścia
Feasibility study
Wstępne plany
Potrzeby klientów
Zespół projektowy
Kierownictwo projektu
Zakładane efekty
Wymagane terminy
Parametry kontroli
2016-05-23
Wyjścia
Odpowiedzialności
Bilans materiałów (zasobów)
Procedury
Szczegółowe harmonogramy
Plany kont
Budżety
Krzysztof Kwasniewski 2005
sprawdzenie wykonalności i ocena projektu

Analiza strategiczna

Analiza marketingowa

Analiza techniczno-technologiczna

Analiza organizacyjno-prawna

Analiza logistyczna

Analiza finansowa – ocena projektu
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
planowanie szczegółowe i harmonogram czasowy -1
 identyfikacja zadań i ich wykonawców
 szeregowanie zadań w logicznym porządku
(wykresy Gantta, metody CPM, PERT)
 badanie implikacji (powstanie innych projektów
bądź nakładanie się zadań z zadaniami podjętymi
w innym projekcie)
 oszacowanie wymaganych zasobów (ludzie, czas,
środki finansowe, materiały itp.)
 wprowadzenie ograniczeń zadań
 określenie struktury kosztów  budżety
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
planowanie szczegółowe i harmonogram czasowy -2

opracowanie systemu organizacji i kontroli projektu




2016-05-23
określenie kto podejmuje i jakie decyzje
co należy monitorować i kontrolować (koszty, jakość
prac,
dotrzymanie terminów, dostępność
zasobów itp.)
w jaki sposób projekt ma być poddawany kontroli
(kanały komunikacji, charakter i częstotliwość
spotkań, rodzaj, zawartość i terminy raportów)
jak oceniać pracowników
Krzysztof Kwasniewski 2005
analiza ryzyka i zmian projektowych
Analiza ma za zadanie uświadomić kierownictwu
projektu niebezpieczeństwa wynikające z zagrożeń
jakie mogą pojawić się w pewnych sytuacjach
występujących podczas realizacji.


2016-05-23
Analiza ryzyka obejmuje:
 identyfikację źródeł ryzyka (wewnętrznych i zewnętrznych)
 określenie i ocenę wpływu
 określenie sposobu redukcji ryzyka
 sterowanie zidentyfikowanym ryzykiem
W jej wyniku powstaje lista:
 zadań związanych z bieżącym śledzeniem przebiegu prac
 trudności/zagrożeń
 prawdopodobieństw wystąpienia
 ewentualnych działań zapobiegawczych
Krzysztof Kwasniewski 2005
uruchomienie, monitorowanie i kontrola projektu

Decydując o uruchomieniu przedsięwzięcia, jego monitorowaniu
i kontroli musimy być przekonani o jego wykonalności oraz zgodności
celów z założeniami

Pomimo zatwierdzenia plan musi pozostać „elastyczny”

Co należy monitorować i kontrolować:

Sprawozdania; szczegółowo określić format, terminy i kto sygnuje
raporty

Strategia komunikowania się
2016-05-23





postęp prac i terminy
koszty w odniesieniu do budżetu i przepływ środków
jakość prac
możliwość dotrzymania terminów
dostępność zasobów
Krzysztof Kwasniewski 2005
zarządzanie kosztami projektu

planowanie przychodów- np. na podstawie oceny ekspertów

estymację kosztów - szacowanie inżynieryjne, modelowanie
parametryczne itp.

opracowanie budżetu - alokacja kosztów do poszczególnych zadań
i przedziałów czasowych.

kontrolę kosztu -monitoring w celu określenia odchyleń,
dokumentowanie zmian, zabezpieczenie przed wprowadzeniem
niewłaściwych lub nie zatwierdzonych zmian, informowanie o
zmianach
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
krzywa kosztów projektu
Koszt rzeczywisty
Koszt planowany
Koszt
planowany
Koszt
rzeczywisty
1
2
3
4
5
6
7
8
planowany czas
zakończenia
projektu
Krzysztof Kwaśniewski ©/2001 Project Management
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
9
rzeczywisty czas
zakończenia
projektu
24
zamknięcie projektu – raport końcowy
1.
2.
porównaj plan z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń w zakresie
zadań, terminów, zasobów
czy wykazane wyniki odpowiadają oczekiwaniom
i planom?
3.
określ gdzie są różnice i dlaczego
4.
dokonaj podsumowania przyczyn, przeanalizuj problemy
5.
zarchiwizuj plany i sprawozdania
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005
typowe problemy zarządzania projektami
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Niejasna definicja celów, sprzeczne priorytety,
Brak jasnej strategii,
Brak zgodności wśród zainteresowanych stron,
Niewystarczające zasoby,
Niewystarczające rozeznanie technologii,
Złe zarządzanie, zły przepływ informacji,
Brak przywództwa
2016-05-23
Krzysztof Kwasniewski 2005