Transcript Document 7340143

HOÏC VIEÄN HAØNH CHÍNH
QUOÁC GIA
Moân hoïc:
QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN
TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC
ThS. Nguyeãn Xuaân Tieán
Tel: 0913 968 965
Email: [email protected]
1
Các chủ đề nghiên cứu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Organizational culture
Max Weber – Bureaucracy – Bureaucrat
Impersonality
Lines and staffs
Organization chart
Matrix (structure)
Task force (structure)
Organisation life-cycle
Span of control
2
10. Song trùng lãnh đạo – Trực thuộc hai đầu
11. Trách nhiệm (responsibility) và trách nhiệm giải trình
(accountability)
12. Participative
13. Hiệu lực (Effectiveness) & Hiệu quả (Efficiency)
14. Abraham Lincoln: “government of the people, by the
people, for the people”
15. Referendium
16. Democratic centralizm
3
17. NT Tập quyền (centralisation), NT Phân quyền
(decentralisation), NT Tản quyền (deconcentralisation)
18. Tổng thống chế - Nghị viện chế (Presidential and
parliamentary systems)
19. Cabinet, government.
20. ministry
21. independent agencies
22. The city-manager
23. Mô hình chuyên viên trực tuyến
24. Mô hình chính quyền đô thị
25. OD. Organization Development
4
Nội dung môn học
Chương 1. Lý luận cơ bản về tổ chức
Chương 2. Tổ chức hành chính nhà nước
Chương 3. Tổ chức hành chính nhà nước trung
ương
Chương 4. Tổ chức hành chính nhà nước ở địa
phương
Chương 5. Thiết kế tổ chức các CQHCNN
Chương 6. Hiệu quả TCHCNN
Chương 7. Phát triển TCHCNN
5
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÀ NƯỚC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
6
Sơ đồ hệ thống các cơ quan thực thi quyền hành pháp của nước CHXHCN Việt Nam
Chính phủ
Bộ & Các CQ
ngang Bộ
Các CQ thuộc
CP
Các TC tư vấn –
liên ngành
UBNDTỉnh
Các CQ
chuyên môn
UBNDHuyện
UBND Xã
Các CQ
chuyên môn
Các TC tư vấn –
liên ngành
Các TC tư vấn –
liên ngành
Các chức danh chuyên môn
7
Sơ đồ hệ thống các cơ quan thực thi quyền hành pháp của nước CHXHCN Việt Nam
Chính phủ
Bộ & Các CQ
ngang Bộ
Các CQ thuộc
CP
UBNDTỉnh
Các CQ
chuyên môn
Chuù thích
Quan heä caáp
treân tröïc tieáp
UBNDHuyện
UBND Xã
Các CQ
chuyên môn
Các chức danh chuyên môn
Quan heä chæ ñaïo
chuyeân moân,
nghieâp vuï
8
Chương V: Thiết kế tổ chức các cơ quan hành
chính nhà nước
I. Khái niệm, quan điểm thiết kế tổ chức các cơ
quan hành chính nhà nước
II. Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chức
III. Các phương pháp, hình thức thiết kế tổ chức
IV. Định biên
9
I. Khái niệm, quan điểm thiết kế tổ chức các
cơ quan hành chính nhà nước
1. Khái niệm về thiết kế tổ chức
1.1. Khái niệm
1.2. Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến việc lựa
chọn cơ cấu tổ chức (8 yếu tố, chú ý yếu tố 4 )
2. Quan điểm thiết kế tổ chức
2.1. Quan điểm chung
2.2. Các quan điểm riêng đối với các cơ quan
hành chính nhà nước
10
• Cơ cấu tổ chức là một trong những vấn đề ảnh
hưởng đến hoạt động của tổ chức, và không có
một cơ cấu tổ chức nào chung nhất cho mọi tổ
chức.
• Các tổ chức tồn tại dưới nhiều dạng cơ cấu (Mô
hình tương tác tương đối ổn định).
• Cơ cấu tổ chức: Mô hình tương tác tương đối
ổn định giữa các nhóm để cùng theo đuổi mục
tiêu chung.
11
1.1. Khái niệm về thiết kế tổ chức
• Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng mới
hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức để thích ứng với
điều kiện mới.
• Một cách chi tiết hơn, thiết kế tổ chức là sự phân
chia các hoạt động, hình thành các bộ phận và
xác định các mối quan hệ, cơ chế phối hợp giữa
các bộ phận đó với nhau.
• Sản phẩm cuối cùng của thiết kế tổ chức là tạo ra
cơ cấu tổ chức: đó chính là một sơ đồ bố trí các
bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với
nhau.
12
1.
Mô hình cơ cấu tổ chức hành chính theo
Max Weber
Mô hình cấu trúc dọc
13
1. Mô hình cơ cấu tổ chức hành chính theo Max Weber
Mô hình cấu trúc ngang
14
1. Mô hình cơ cấu tổ chức hành chính theo Max Weber
Mô hình cấu trúc hình chóp
15
Mô hình cấu trúc hình chóp do kết cấu chắc => khả năng thích
ứng môi trường thấp – thông tin dưới lên trên qua nhiều trung
gian => màng lọc => độ chính xác thấp
16
Mô hình cấu trúc của tổ chức ngày nay có xu hướng chuyển
theo chiều ngang
17
18
2
4
8
Tầm hạn quản lý = 2
4 cấp: 1,2,4,8
19
Tầm hạn quản lý = 4
3 cấp: 1, 4, 16
20
21
Lãnh đạo cao nhất
CN 1
CN 2
CN 3
DA
A
DA
B
DA
C
22
Tổng giám đốc Công
ty đóng tàu
Quản
đốc PX
mộc
Quản
đốc
DA A
Quản
đốc
DA B
Quản
đốc
DA C
Quản
đốc PX
sắt
Quản
đốc PX
điện
Tàu cá
1/7/2006
Tàu chiến
01/10/2006
Tàu du lịch
31/12/2006
23
Sơ đồ tổ chức hình tháp
24
Mô hình hoá cơ cấu chức năng
Chức năng A
Chức năng B
Cấp thi hành trực tiếp
25
UBND TP HCM
Sở taøi
nguyeân moâi
tröôøng
UBND quận A
UBND phường X
26
Mô hình hoá CC trực tuyến-tham mưu
Tham mưu
Tham mưu
27
28
Các nguyên tắc quan trọng trong thiết kế tổ chức
- Phân
công lao động: đó là quá trình hình thành
những công đoạn khác nhau để thực thi một công
việc, tạo ra sản phẩm và các công đoạn đó được
trao cho một người hay một nhóm người cụ thể
với mức độ chuyên môn hóa cao.
- Thống nhất chỉ huy (Direct): mỗi cấp dưới chỉ
nghe mệnh lệnh trực tiếp của một cấp trên trực
tiếp và chỉ có một người trực tiếp phải báo cáo và
chịu trách nhiệm trước người đó.
29
Các nguyên tắc quan trọng trong thiết kế tổ chức
- Quyền
hạn và trách nhiệm: đó là quyền hạn của
từng vị trí trong tổ chức (được quyền làm để đưa
ra các quyết định) và những người khác phải tuân
thủ. Trách nhiệm là những gì mà một người ở vào
một vị trí nhất định phải làm.
- Không gian kiểm soát (Controling): khả năng kiểm
soát hoạt động của các đầu mối cấp dưới.
- Phân chia thành các bộ phận: là sự phân chia
thành cách bộ phận tùy thuộc vào mục đích, chức
năng, sản phẩm, khách hàng.
30
Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến việc lựa
chọn cơ cấu tổ chức
- Yếu tố môi trường và sự biến đổi của môi trường: sự
biến đổi của nhu cầu sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức
cung cấp và các yếu tố đầu vào của tổ chức. Môi trường
bên trong (con người, công nghệ, nhiệm vụ và cơ cấu tổ
chức); môi trường bên ngoài (kinh tế-chính trị, văn hóatổ chức…). Môi trường thay đổi => cơ cấu tổ chức phải
có những thay đổi phù hợp.
- Chiến lược phát triển tổ chức: nếu chiến lược phát triển
tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cần phải thay đổi
(mục tiêu: sản phẩm mới, chuyên môn hóa, cắt giảm chi
phí, các mục tiêu dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn).
31
Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến việc lựa
chọn cơ cấu tổ chức (tt)
- Quy mô tổ chức: số lượng người, số lượng sản
phẩm, tổng doanh thu, phạm vi không gian sẽ
quyết định cơ cấu tổ chức hợp lý (lớn/nhỏ).
- Yếu tố công nghệ: công nghệ, mỗi tổ chức sử
dụng các loại công nghệ khác nhau => sản phẩm
khác nhau => cơ cấu tổ chức cũng khác nhau.
Đặc biệt là công nghệ thông tin cũng làm thay
đổi cơ cấu tổ chức.
- Yếu tố quyền hạn của tổ chức: quyền hạn của tổ
chức được phân bổ với mức độ như thế nào sẽ
ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức.
32
2. Quan điểm thiết kế tổ chức
2.1. Quan điểm chung
2.1.1. Phân tích mục tiêu phát triển tổ chức
2.1.2. Quy nhóm các hoạt động
• Các hoạt động mang tính chu trình của TKTC
(Các bước cần thiết để thiết kế tổ chức)
2.1.3. Cách tiếp cận kết hợp
2.2. Các quan điểm riêng
33
2. Quan điểm thiết kế tổ chức
2.1. Quan điểm chung
2.1.1. Phân tích mục tiêu phát triển tổ chức
Xác định mục tiêu, phương hướng phát triển, các yếu
tố của cơ cấu tổ chức và những hoạt động cụ thể.
(đối với các tổ chức đang hoạt động):
– Thiết kế nhằm cải tiến, hoàn thiện, đổi mới tổ chức
hiện có.
– Thiết kế khi có nhu cầu sáp nhập, hợp nhất, nâng
cấp, hạ cấp các tổ chức hiện hành.
– Thiết kế chia tách hoặc chuyển đổi tổ chức hiện
hành thành các tổ chức với chức năng, nhiệm vụ
mới.
34
2. Quan điểm thiết kế tổ chức
2.1. Quan điểm chung
2.1.2. Quy nhóm các hoạt động
Áp dụng cho việc thiết kế tổ chức mới. Các hoạt động mang
tính chu trình.
– Xác định mục tiêu của tổ chức
– Xác định nhiệm vụ để thực hiện mục tiêu
– Phân nhóm các nhiệm vụ, hình thành nên chức năng chính
của tổ chức
– Xác định cơ cấu phối hợp các nhóm chức năng
– Xác định nhu cầu về các nguồn lực và các tiêu chuẩn cần có
để thực hiện các chức năng.
– Xác định các nguyên tắc vận hành tổ chức theo hướng thực
hiện mục tiêu.
35
2. Quan điểm thiết kế tổ chức
2.1. Quan điểm chung
2.1.3. Cách tiếp cận kết hợp
Cách tiếp cận kết hợp là sự kết hợp một cách hợp lý
quan điểm thứ nhất và quan điểm thứ hai. Bắt đầu
từ việc định hướng nhằm hình thành hoặc hoàn
thiện tổ chức với một cơ cấu tổ chức tổng quát, sau
đó tiến hành nghiên cứu, phân tích chi tiết cho từng
bộ phận trong cơ cấu.
36
2. Quan điểm thiết kế tổ chức
2.2. Các quan điểm riêng đối với các cơ quan hành
chính nhà nước
1. Các cơ quan hành chính nhà nước được thành
lập trên cơ sở pháp lý, do hệ thống văn bản
pháp luật nhà nước quy định. Không có một cơ
quan nào thành lập mà không có một cơ sở pháp
lý quy định.
2. Phân công, phân cấp hoạt động quản lý hành
chính nhà nước được pháp luật quy định, do đó
chức năng, nhiệm vụ của từng loại cơ quan
cũng được pháp luật quy định.
37
2. Quan điểm thiết kế tổ chức
2.2. Các quan điểm riêng đối với các cơ quan hành
chính nhà nước
3. Nhân sự của cơ quan hành chính nhà nước chịu
tác động của nhiều yếu tố mang tính chính trị.
4. Mục tiêu của các tổ chức hành chính nhà nước
nói riêng và các tổ chức nhà nước nói chung
thường khó cụ thể; khó đo lường.
38
Các bước cần thiết để thiết kế tổ chức
Bước 1. Xem xét lại hệ thống các mục tiêu của tổ chức
Bước 2. Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được các
mục tiêu của tổ chức (hoạt động tiếp thị, hoạt động cung
ứng dầu vào, hoạt động cung cấp thông tin…).
Bước 3. Phân các hoạt động thành các nhóm. Các hoạt động
giống nhau được nhóm thành từng nhóm.
Bước 4. Thiết lập các mối quan hệ quyền hạn và trách
nhiệm giữa các yếu tố cấu thành của tổ chức (tôi là ai, tôi
phải làm gì, tôi phải báo cáo cho ai và nhận báo cáo của
ai? Ai là người tham mưu giúp việc..).
Bước 5. Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức và điều chỉnh lại.
39
II. Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chức
1. Lý thuyết quản trị khoa học - Taylor
2. Lý thuyết các mối quan hệ con người - Barnard
3. Lý thuyết tổ chức thư lại (quan liêu) –
Bureaucracy – Max Weber
4. Lý thuyết quyền lực và mâu thuẫn 5. Lý thuyết công nghệ
6. Lý thuyết hệ thống
7. Lý thuyết thể chế
40
41
1. Lý thuyết quản trị khoa học
• Nền tảng khoa học thiết kế tổ chức là học thuyết
về quản trị khoa học của F.W.Taylor. Theo lý
thuyết này, mục tiêu duy nhất của tổ chức là
hiệu quả. Để đạt được hiệc quả, tổ chức cần có
những nguyên tắc khoa học trong việc phân tích,
mô tả từng công việc để bố trí và phân công lao
động cho hợp lý.
42
1. Lý thuyết quản trị khoa học
• Tổ chức được mô tả trong lý thuyết Taylor như
là một hệ thống, trong đó sự phối hợp giữa các
bộ phận và con người với trình độ văn hoá,
phong tục, tập quán, kiến thức và kỹ năng hoàn
toàn khác nhau. Song, một điều đáng tiếc là các
tổ chức của Taylor hoạt động như những cỗ
máy. ở đây, yếu tố con người hoàn toàn bị lãng
quên trong khi người ta chỉ chú trọng đến lập kế
hoạch, công tác kế toán, phân công lao động,
kiểm tra và đánh giá kết quả thực thi.
43
44
HAØNH
CHÍNH
Laø hoaït
ñoäng trong
lónh vöïc
TOÅ
CHÖÙ
C
QUAÛ
N LYÙ
Caùc Hoaït ñoäng
kinh teá – xã hoäi
ÑIEÀU
HAØN
H
45
Chức năng của Henry Fayol được hai nhà khoa học
L. Gulick và L.Urwick hoàn thiện vào năm 1937
Kế
hoạch
Tổ
chức
Nhân
sự
Chỉ
huy
Phối
hợp
Báo
cáo
Ngân
sách
Tính nguyên tắc, qui tắc, thủ
tục, trình tự “cứng nhắc” của
Hành chính truyền thống
46
Quy trình hoạt động chủ yếu (các chức năng) của
QLHCNN
Quy hoạch, kế hoạch (planning)
Tổ chức bộ máy hành chính nhà nước (organizing)
Sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức (staffing)
Ra các quyết định hành chính và tổ chức thực hiện
quyết định (decision-making, directing)
5. Phối hợp (coordinating)
6. Sử dụng nguồn tài lực (budgeting)
7. Giám sát, kiểm tra, báo cáo, tổng kết, đánh giá
(reporting, reviewing, evaluating)
1.
2.
3.
4.
47
Các chức năng hành chính nhà nước
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Quy hoạch, kế hoạch
Tổ chức bộ máy hành chính
Quản lý nhân sự và nguồn nhân lực
Ra quyết định hành chính
Điều hành hướng dẫn thi hành
Chức năng phối hợp
Chức năng tài chính
Chức năng theo dõi, giám sát, kiểm tra, báo cáo
Hoạt động báo cáo, sơ kết, tổng kết, đánh giá
48
Quaûn lyù
Khaùi nieäm: quaûn lyù laø söï taùc ñoäng coù toå chöùc, coù höôùng
Ñích thöïc cuûa chuû theå quaûn lyù ñeán ñoái töôïng quaûn lyù
nhaèm ñaït ñöôïc muïc tieâu ñaõ ñònh tröôùc.
Caùc chöùc naêng quaûn lyù:
•
Chöùc naêng Keá hoaïch (Planing).
•
Chöùc naêng Toå chöùc (Organizing).
•
Chöùc naêng Laõnh ñaïo, ñieàu khieån (Leading).
•
Chöùc naêng Kieåm soaùt (Controling).
•
Chöùc naêng Ngaân saùch (Budget).
•
Chöùc naêng Ñaùnh gía (Evaluate).
•
Chöùc naêng Caùn boä (Staff).
49
CAÙC CHÖÙC NAÊNG CÔ BAÛN CUÛA QUAÛN LYÙ
(POLC)
• Chöùc naêng Keá hoaïch (Planing).
• Chöùc naêng Toå chöùc (Organizing).
• Chöùc naêng Laõnh ñaïo, ñieàu khieån (Leading).
• Chöùc naêng Kieåm soaùt (Controling)
50
CAÙCH PHAÂN LOAÏI THÖÙ HAI CUÛA CHÖÙC NAÊNG
QUAÛN LYÙ
(POLE)
• Chöùc naêng Keá hoaïch (Planing).
• Chöùc naêng Toå chöùc (Organizing).
• Chöùc naêng Laõnh ñaïo, ñieàu khieån (Leading).
• Chöùc naêng Ñaùnh gía (Evaluate).
51
CAÙC CHÖÙC NAÊNG CUÏ THEÅ CUÛA QUAÛN LYÙ
(PODSCOB)
•
•
•
•
•
•
Chöùc naêng Keá hoaïch (Planing).
Chöùc naêng Toå chöùc (Organizing).
Chöùc naêng Chæ huy (Direct).
Chöùc naêng Nhaân söï (Staff).
Chöùc naêng Kieåm soaùt (Controling).
Chöùc naêng Ngaân saùch (Budget).
52
2. Lý thuyết các mối quan hệ con người.
• Thất bại của thuyết Taylor trong việc động viên,
thúc đẩy mọi người trong tổ chức đã được phân
tích và giải đáp khá rõ ràng trong những giả
thuyết về tổ chức từ góc độ các mối quan hệ con
người.
• Ngay từ những năm 30, Chester Barnard - một
nhà kinh doanh đã rút ra kinh nghiệm từ công
việc kinh doanh của mình rằng tổ chức là một
cộng đồng, trong đó, mọi người đều có những
mối liên hệ khăng khít và phối hợp với nhau
chứ không phải chỉ như là một cỗ máy. =>
53
2. Lý thuyết các mối quan hệ con người.
• => Con người trong tổ chức, vì thế, cần phải
được thuyết phục để cùng đạt được mục đích
chung. Quyền lực không phải nằm trong tay cấp
trên mà xuất phát từ quần chúng trong tổ chức.
Theo lý thuyết này thì các nhóm không chính
thức trong một tổ chức cũng đóng những vai trò
vô cùng quan trọng. Chúng ảnh hưởng không
nhỏ đến bầu không khí tâm lý, đến văn hoá và
hiệu quả của tổ chức. Trường phái này kêu gọi
các nhà quản lý phải đặc biệt chú trọng đến trái
tim và khối óc của mọi người trong tổ chức nếu
muốn đạt được hiệu quả quản lý cao.
54
3. Lý thuyết tổ chức thư lại (quan liêu)
• Max Weber viết về tổ chức quan liêu ở Đức từ 1910, song cho
tới những năm 40 cuốn sách của ông mới được dịch sang tiếng
Anh và đã gây nên những cuộc tranh luận gay gắt ở Mỹ và các
nước nói tiếng Anh lúc bấy giờ.
• Max Weber đã mô tả khá tỷ về hệ thống mô hình của một tổ
chức thư lại. Ông khẳng định sự cần thiết của nó trong bất kỳ
một xã hội nào. Theo ông, tất cả các tổ chức đều phải cần đến
những bộ phận quan liêu như vậy. Trong tổ chức quan liêu (thư
lại) bao giờ cũng tồn tại: một hệ thống thứ bậc rõ ràng; sự phân
công lao động có hệ thống; và mọi hoạt động trong tổ chức đều
tuân theo các điều luật, qui tắc, qui định rõ ràng. Đây là một lý
thuyết hấp dẫn về tổ chức, một lý thuyết bảo vệ một mô hình tổ
chức mà trong đó tất cả các thành viên đều quan tâm đến vị trí
của mình, thích làm việc trong phạm vi trách nhiệm của mình và
thụ động tuân theo các nguyên tắc, luật lệ.
55
1. Mô hình cơ cấu tổ chức hành chính theo Max Weber
Mô hình cấu trúc dọc
56
1. Mô hình cơ cấu tổ chức hành chính theo Max Weber
Mô hình cấu trúc ngang
57
1. Mô hình cơ cấu tổ chức hành chính theo Max Weber
Mô hình cấu trúc hình chóp
58
Mô hình cấu trúc hình chóp do kết cấu chắc => khả năng thích ứng môi trường thấp – thông
tin dưới lên trên qua nhiều trung gian => màng lọc => độ chính xác thấp
59
Mô hình cấu trúc của tổ chức ngày nay có xu hướng chuyển
theo chiều ngang
60
61
4. Lý thuyết quyền lực và mâu thuẫn
• Vào những năm 50, khi nghiên cứu chính quyền ở thung lũng
Tennessee (Mỹ), Philip Selznick đã nhận thấy rằng các tổ chức
đều không thuận lợi như chúng ta tưởng. Trong mỗi tổ chức,
theo ông, đều tồn tại những bộ phận với những mục tiêu và lợi
ích khác nhau và họ luôn luôn có xu hướng đâú tranh bảo vệ
chúng. Vì vậy, khi nghiên cứu, phân tích một tổ chức người ta
cần chú trọng tới quá trình ra các quyết định của tổ chức bởi
trong các quyết định của tổ chức bao giờ cũng thể hiện những
biện pháp giải quyết các mâu thuẫn và cân bằng quyền lực,
quyền lợi giữa các bộ phận và các nhóm khác nhau. Mỗi một tổ
chức đều có những tiếng nói riêng và những đặc thù riêng thông
qua các phương thức giải quyết các mâu thuẫn và đưa ra các
quyết định.
62
5. Lý thuyết công nghệ
• Sự áp dụng công nghệ trong công việc đã tạo ra sự
khác nhau lớn giữa các tổ chức. Các hoạt động mang
tính chất thụ động, máy móc, dập khuôn và ít linh hoạt
thường phù hợp với những tổ chức quan liêu hơn là
những hoạt động mang tính chất năng động và trong
môi trường luôn thay đổi.
• Cách tiếp cận này đặc biệt nhấn mạnh tới vai trò của
môi trường tổ chức và kết luận rằng một môi trường ổn
định cần một tổ chức quan liêu trong khi một môi
trường luôn biến động lại cần một kiểu tổ chức linh
hoạt để dễ dàng đối phó với những thay đổi.
63
6. Lý thuyết hệ thống
• Cách tiếp cận này xem các tổ chức như những
hệ thống mở. Hệ thống này huy động tất cả các
nguồn lực của tổ chức, xử lý và thay đổi chúng
nhằm phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.
• Theo thuyết hệ thống, tất cả các sự vật đều liên
quan và gây ảnh hưởng lẫn nhau. Mỗi một hệ
thống đều nằm trong một hệ thống lớn hơn và
tất cả đều không thể tồn tại một cách riêng biệt.
Cũng giống như cách tiếp cận trên, cách tiếp
cận này đặc biệt nhấn mạnh vai trò của môi
trường tổ chức.
64
7. Lý thuyết thể chế
• Các nhà xã hội học và nhân chủng học đã khẳng định rằng mỗi
một tổ chức là một mô hình tế bào của lịch sử. Mỗi một tổ chức
đều tồn tại trong một môi trường đặc thù riêng với những mục
đích và phong cách hoạt động riêng.
• Theo lý thuyết này, các tổ chức, về bản chất đều không phải là nơi
cộng tác và hợp lực tự giác. Vì thế chúng rất cần các luật lệ hành
chính. Tuy nhiên, không phải nhờ vậy mà các tổ chức trở nên
thuận lợi hơn bởi mỗi một con người khác nhau thì nhìn nhận sự
vật theo lối riêng của mình và họ có những ưu tiên, những lựa
chọn khác nhau.
• Văn hoá tổ chức được trường phái này đặc biệt quan tâm. Họ
khẳng định rằng các tổ chức đều có các phương thức và phong
cách làm việc riêng, tất nhiên chúng đều không phải là duy nhất
và tối ưu nhất. Điều quan trọng là chúng phù hợp với sự tồn tại và
phát triển của tổ chức.
65
Kết luận (p.250)
• Các trường phái lý thuyết trên đều có thể trở thành
những căn cứ quan trọng để thiết kế các tổ chức. Mỗi
một tổ chức được thiết kế phải phù hợp với môi trưòng,
loại hình hoạt động, chức năng và nhiệm vụ mà nó phải
gánh vác, vì vậy không phải tất cả các tổ chức đều
mang đầy đủ các yếu tố bản chất như đã nêu trong các
trường phái lý thuyết trên, ví dụ , các tổ chức hành
chính thì mang nhiều tính chất từ lý thuyết 3, 4, 7 ...
trong khi các tổ chức doanh nghiệp lại thiên về những
tính chất từ lý thuyết 1, 2. Tuy nhiên, dù tổ chức là hành
chính hay kinh doanh, chính thức hay phi chính thức thì
thuyết hệ thống, các mối quan hệ con người, và công
nghệ đều phải được xem là những căn cứ khoa học khi
thiết kế và hoàn thiện thiết kế tổ chức.
66
III. Các phương pháp, hình thức thiết kế tổ chức
1. Các phương pháp thiết kế tổ chức
1.1. Phương pháp tương tự
1.2. Phương pháp phân tích
2. Các hình thức thiết kế tổ chức
2.1. Thiết kế tổ chức mới
2.2. Thiết kế hoàn thiện tổ chức
2.3. Thiết kế sáp nhập tổ chức
2.4. Thiết kế chia tách tổ chức
67
2.1. Thiết kế tổ chức mới
Bước 1. Luận chứng sự cần thiết khách quan sự
hình thành tổ chức mới. Đây là bước quan trọng
chứng minh được sự hợp lý của việc hình thành
tổ chức mới. Cần trả lời những câu hỏi như: xã
hội có nhu cầu thực không? Tổ chức ra đời là để
giải quyết những vấn đề bức xúc nào?
68
Bước 2. Xác định tính hợp pháp của tổ chức. Cần
trả lời những câu hỏi sau: Tổ chức ra đời có hợp
pháp không? Những định hướng chính trị, văn
bản pháp lý có liên quan đến lĩnh vực họat động
của tổ chức, đến chế độ chính sách cho việc
thành lập tổ chức mời là gì?
Bước 3. Điều tra, khảo sát, xác định mục tiêu và
thẩm quyền của tổ chức mới. Đây là bước quan
trọng để lựa chọn cơ cấu tổ chức mới.
Bước 4. Xác định cơ cấu tổ chức. Trên cơ sở
những phân tích trên, việc xác định cơ cấu tổ
chức phù hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức
là quan trọng.
69
Bước 5. Dự thảo đề án tổ chức một cơ cấu tổ chức bao
gồm:
* Mục đích, ý nghĩa thành lập tổ chức
* Điều kiện thành lập (nhu cầu khách quan, chủ quan)
* Tên gọi, địa điểm cơ quan
* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm
* Địa vị pháp lý
* Cơ cấu tổ chức, chức danh, định biên
* Cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị
* Tổ chức, bố trí nơi làm việc
* Dự báo hiệu quả chính trị kinh tế, xã hội và văn hóa
* Dự báo thuận lợi, khó khăn khi triển khai thực hiện
* Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền
70
Bước 6. Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan có liên
quan: hội thảo, tọa đàm, trưng cầu ý kiến chuyên
gia.
Bước 7. Chỉnh lý , trình dự án, bảo vệ dự án và
quyết định thành lập do cơ quan có thẩm quyền.
Bước 8. Xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động để
trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
71
Bước 9. Triển khai quyết định thành lập và quyết
định ban hành điều lệ tổ chức. Bao gồm các
công việc: Quyết định nhân sự; đăng ký con
dấu; mở tài khoản; đang ký chữ ký lãnh đạo;
thông báo thành lập đến các cơ quan liên quan;
xây dựng chương trình công tác; lập dự toán
kinh phí; xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm
trang thiết bị; bố trí chức danh, tuyển chọn, đào
tạo nhân sự; xây dựng quy chế, nội quy hoạt
động cho từng lĩnh vực, từng bộ phận; thiết lập
mối quan hệ công tác.
72
2.2.Thiết kế hoàn thiện tổ chức
Bước 1. Tiến hành đánh giá hoạt động của tổ
chức gắn với mục đích đổi mới
• Phân tích chức năng và tình hình thực hiện các
chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng
chức danh. Đánh giá mực độ hoàn thành và
nguyên nhân của tình hình.
• Phân tích khối lượng công việc thực tế mà mỗi
bộ phận và cá nhân đảm nhiệm. Phân loại theo
mức độ khối lượng và xác định nguyên nhân.
• =>
73
2.2.Thiết kế hoàn thiện tổ chức
• Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm,
phân loại mức độ thực hiện quyền hạn, trách nhiệm và
nguyên nhân.
• Phân tích tình hình tăng giảm số lượng công công chức,
mức độ đảm nhiệm khối lượng công tác, phát hiện các
nhân tố tích cực, tiêu cực trong quản lý nhân sự.
• Phân tích trình độ, kỹ năng của công chức so với yêu
cầu đổi mới.
• Phân tích điều kiện và phương tiện làm việc, những
nhân tố tổ chức nằm ngoài sự điều chỉnh và kiểm soát
của cơ quan.
74
Bước 2. Định hướng những mặt, những khía
cạnh cần đổi mới và hoàn thiện tổ chức.
• Xiết chặt chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá
nhân
• Điều chỉnh để cân bằng nhiệm vụ và quyền hạn,
cần phân bổ và phân cấp lại chức năng
• Bổ xung chức năng bị bỏ sót, loại bỏ chức năng
trùng lặp
• Rút gọn thang bậc quản lý, giảm bout đầu mối.
• Điều chỉnh cơ cấu tổ chức hiện có đối với một số
bộ phận không còn khả năng thích nghi với sự
thay đổi nhiệm vụ hay môi trường.
75
Bước 3. Chuẩn bị văn bản quyết định đổi mới tổ
chức, kế hoạch triển khai
• Nội dung văn bản gồm những vấn đề thuộc
thẩm quyền cơ quan, quyết định rõ những nội
dung đổi mới tổ chức, dự tính những mặt có lợi
và những hậu quả và các giải pháp cần áp dụng.
76
2.3.Thiết kế sáp nhập tổ chức
Bước 1. Xác định rõ chức năng nhiệm vụ của các
đơn vị đang tồn tại trước khi sát nhập.
Bước 2. Xác định rõ mục tiêu của việc sát nhập
Bước 3. Xây dựng chức năng, nhiệm vụ của tổ chức
mới
Bước 4. Những loại chức năng, nhiệm vụ nào từ các
đơn vị trước khi sát nhập được chuyển vào tổ chức
mới.
Bước 5. Cơ cấu tổ chức đơn vị mới: bao nhiêu
phòng ban…
77
2.3.Thiết kế sáp nhập tổ chức
Bước 6. Các đầu mối từ các tổ chức trước sát nhập
được chuyển sang.
Bước 7. Xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng
đầu mối.
Bước 8. Xác định kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực
của tổ chức (người nào tiếp tục, người nào thuyên
chuyển, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng )
Bước 9. Xác định địa điểm chính của tổ chức mới
Bước 10. Làm các thủ tục liên quan đến việc đang
ký tổ chức mới. (dấu, tài khoản, chữ ký,…).
78
2.4. Thiết kế chia tách tổ chức
Bước 1. Xác định việc chia tách chức năng, nhiệm
vụ
Bước 2. Xác định chức năng nhiệm vụ của từng tổ
chức mới
Bước 3. Xác định cơ cấu tổ chức của đơn vị mới
Bước 4. Xác định chia tách nhân sự, tài sản.
Bước 5. Xác định nhu cầu nhân sự
Bước 6. Xác định địa điểm đóng cơ quan
Bước 7. Xác định các thủ tục cho tổ chức hoạt
động (tài khoản, dấu, chữ ký…)
79
2.4. Thiết kế chia tách tổ chức
Trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, việc tách một cơ
quan hành chính nhà nước (Bộ, UBND tỉnh,…) thành hai hay
nhiều cơ quan mới (ngang cấp) thường chú ý:
1. Một trong hai tổ chức tách ra thường giữ nguyên địa điểm (thủ
phủ trước khi tách trở thành thủ phủ tỉnh mới).
2. Xây dựng địa điểm làm việc mới cho đơn vị mới tách (như Văn
phòng Bộ, thị xã mới UBND tỉnh đóng…).
3. Giải quyết vấn đề nhân sự.
4. Giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức.
5. Đối với các đơn vị hành chính lãnh thổ khi chia tách cần chú ý
về mặt địa giới hành chính.
6. Các thủ tục cần thiết để các đơn vị mới hoạt động (tài khỏa,
dấu, chữ ký, trụ sở, trang thiết bị…).
80
IV. Định biên
1. Định nghĩa
2. Vị trí của công tác định biên trong thiết kế tổ
chức
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên
4. Một số nguyên tắc cơ bản xác định định biên
cho các cơ quan QLHCNN
5. Quy trình xác định định biên
81
1. Định nghĩa định biên
• Định biên: là xác định số lượng và cơ cấu
nguồn nhân lực cần cho một tổ chức hoạt động
đạt hiệu quả cao nhất.
• Định biên phải trả lời các câu hỏi sau:
– Tổ chức cần bao nhiêu người (số lượng).
– Loại người nào (chất lượng, chuyên môn, nghề
nghiệp).
– Cơ cấu của nguồn nhân lực (bao nhiêu CV, CVC,
CVCC, Cán sự, nhân viên,…).
82
1. Định nghĩa định biên
• Định biên = Định số lượng + Định cơ cấu
cán bộ, công chức cho một tổ chức, một cơ
quan
• Cơ cấu:
– Loại: A (đại học trở lên); B (THCN, cao đẳng);
C (sơ cấp); D (dưới sơ cấp).
– Ngạch: chỉ chức danh công chức (chức, cấp về
chuyên môn nghiệp vụ) Thí dụ Chuyên viên,
chuyên viên chính.
– Bậc: Chỉ số tiền lương trong ngạch:1,2,3…9
83
2. Vị trí của công tác định biên trong thiết kế tổ
chức Hình 5.3
Định việc
(định chức
năng, nhiệm
vụ)
Định tổ chức
(định cơ cấu
tổ chức)
Định người
(định biên)
84
Cách vẽ khác
Định việc (định
chức năng,
nhiệm vụ của tổ
chức, cơ quan)
Định tổ chức (định cơ
cấu tổ chức, cơ quan)
+ Mô hình cơ cấu tổ
chức?
+ Số cấp, số phòng,
ban, tổ, đội.
Định người
(định biên)
+ Số lượng
+ Cơ cấu cán
bộ, công chức
85
Định biên là cơ sở quan trọng của quản lý nguồn nhân lực
cơ quan hành chính nhà nước
• Quyết định biên chế cán bộ, công chức
• Kế hoạch ngân sách, tiền lương, kinh phí hành
chính
• Kế hoạch tuyển dụng công chức
• Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
• Quy hoạch cán bộ, công chức
• Phân cấp quản lý cán bộ, công chức
86
• Định biên gắn liền với phân cấp quản lý nhân
sự trong các cơ quan nhà nước. Hằng năm, từng
tổ chức nhà nước nói chung và các cơ quan
hành chính nhà nước nói riêng đều phải xem
xét, đề nghị lại nguồn nhân lực của tổ chức
mình để trên cơ sở đó xác định lại định biên
cần thiết và tùy thuộc vào sự phân cấp quản lý
để xây dựng kế hoạch bổ sung.
87
Những nhược điểm của công tác định biên của ta
hiện nay
• Tính pháp lý, tính thống nhất thấp
• Tính bình quân, chia đều, san bằng là phổ biến
• Chưa chú ý cơ cấu cán bộ, công chức
88
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên
• Trong thiết kế tổ chức, mục tiêu là nền tảng cơ
bản cho việc thiết kế một cơ cấu chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và số lượng con
người. Xác định định biên phụ thuộc vào các
yếu tố sau:
1. Quy mô hoạt động của tổ chức: được xác định
trên phương diện không gian lãnh thổ và quy
mô hoạt động.
2. Điều kiện công nghệ ứng dụng: công nghệ tiên
tiến; công nghệ lạc hậu, thủ công. Sự thay đổi
công nghệ đã tạo ra đào thải người và đòi hỏi
lao động có chất lượng cao hơn.
89
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên
3. Mức độ chuyên môn hóa: mức đọ càng cao thì
đòi hỏi cơ cấu nhân sự càng chi tiết, khả năng
thay thế khó hơn.
4. Tính ổn định của tổ chức: tổ chức càng ổn định
càng có ít cơ hội để xác định lại, bổ sung thêm
biên chế.
90
4. Một số nguyên tắc cơ bản xác định định biên
cho các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
1.
2.
3.
4.
5.
Nguyên tắc pháp luật
Nguyên tắc có việc mới cần người
Nguyên tắc tương đồng thống nhất
Nguyên tắc có tính đến yếu tố đặc thù
Nguyên tắc khoa học
91
5. Quy trình xác định định biên của tổ chức
hành chính nhà nước
• Quy trình chung để xác định định biên của một tổ chức
bao gồm:
– Làm rõ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.
– Trên cơ sở thiết kế cơ cấu tổ chức, phân tích, mô tả công việc
của từng vị trí trong tổ chức theo cơ cấu tổ chức đảng có.
– Phân tích nguồn nhân ljc hiện có của tổ chức để tìm ra thừa
thiếu.
– Xác định định biên chung cho tổ chức và định biên cho từng
nhóm công việc.
– Xác định các chính sách cần thiết dể đáp ứng định biên cho
tổ chức.
– Xác định dịnh biên tương lai của tổ chức tren cơ sở phát triển
tổ chức.
92
5. Quy trình xác định định biên của tổ chức
hành chính nhà nước
•
Quy trình vĩ mô xây dựng định biên cho một
cấp hành chính bao gồm:
1. Xác định định biên chung cho một tổ chức
hành chính nhà nước cấp tỉnh.
•
•
…
…
2. Xác định hệ số định biên cho từng đơn vị
trong cùng một cấp
•
•
…
…
93
Phương pháp luận xác định định biên
• Định biên cho lao động khu vực hành chính nhà nước
khó khăn, phức tạp hơn so với khu vực sản xuất – kinh
doanh
• Dùng phương pháp phân tích, so sánh, thực nghiệm
• Tính toán các nhân tố ảnh hưởng đến số lượng và cơ
cấu cán bộ, công chức, thí dụ:
–
–
–
–
–
–
–
Quy mô và phạm vi quản lý
Số lượng dân cư, mật độ dân cư, diện tích, đặc điểm địa hình
Trình độ đô thị hóa
Tốc độ phát triển kinh tế-xã hội
Thực trạng hạ tầng cơ sở
Mức độ áp dụng các phương tiện hiện đại
…
94
Một thí dụ: Định biên số lượng cán bộ, công chức
cấp tỉnh cho Tây Ninh
• Tổng số cán bộ, công chức QLNN cấp tỉnh của cả
nước theo thống kê năm 2000 là 110.412 người.
• Bình quân một tỉnh (định biên chung) là 110.412 / 61
tỉnh thành = 1.810 người
• Nếu tính đến nhân tố dân số:
– Dân số bình quân 1 tỉnh :77 triệu / 61 = 1.262.300 người
– Tây Ninh có dân số 965.240 người
– Vậy hệ số của nhân tố dân số cho Tây Ninh là:
965.240 / 1.262.300 = 0,77
95
Một thí dụ: Định biên số lượng cán bộ, công chức
cấp tỉnh cho Bến Tre
• Tổng số cán bộ, công chức QLNN cấp tỉnh của cả
nước theo thống kê năm 2000 là 110.412 người.
• Bình quân một tỉnh (định biên chung) là 110.412 / 61
tỉnh thành = 1.810 người
• Nếu tính đến nhân tố dân số:
– Dân số bình quân 1 tỉnh :77 triệu / 61 = 1.262.300 người
– Bến Tre có dân số 1.296.914 người
– Vậy hệ số của nhân tố dân số cho Bến Tre là:
1.296.914 / 1.262.300 = 1,027
96
• Nếu tính đến nhân tố diện tích:
– Diện tích bình quân 1 tỉnh :326.000 km2/ 61 =
5.344 km2
– Tây Ninh có diện tích 4.028 km2,
– Vậy hệ số của nhân tố diện tích cho Tây Ninh là:
4.028 / 5.344 = 0,75
• Tương tự cho các nhân tố khác. Nếu chỉ tính 2 nhân tố
trên, có thể xác định định biên cho Tây Ninh như sau:
97
• Nếu tính đến nhân tố diện tích:
– Diện tích bình quân 1 tỉnh :326.000 km2/ 61 =
5.344 km2
– Bến Tre có diện tích 2.271 km2,
– Vậy hệ số của nhân tố diện tích cho Bến Tre là:
2.271 / 5.344 = 0,42
• Tương tự cho các nhân tố khác. Nếu chỉ tính 2 nhân tố
trên, có thể xác định định biên cho Bến Tre như sau:
98
Số lượng
định biên
của tỉnh
Số lượng
định biên
của tỉnh
Tây Ninh
=
Định biên
chung
X
Các hệ số
=
1.810 x 0,77 x 0,75
=
1.045 người
99
Số lượng
định biên
của tỉnh
=
Số lượng
định biên
của tỉnh Bến
=
1.810 x 1,027 x 0,42
=
780 người
Tre
Định biên
chung
X
Các hệ số
100
Chương VI. Hiệu quả tổ chức hành
chính nhà nước
I. Quan niệm về hiệu quả tổ chức
II. Các yếu tố xác định một tổ chức
hiệu quả.
101