Transcript Document 7323003

Chapter 4: Data Management
Prepared by
Yudhi Herliansyah
Trisakti University
Data
Data Secara luas didefinisikan sebagai
komponen yang saling berkaitan, meliputi :
Data Models, memberikan struktur data:
File Orientation
Data-base Orientation
Data values
Tindakan atas data merupakan proses
konversi input menjadi output
Rangkaian terkait tugas yang harus
dilakukan utk memproses data disebut
prosedur.
Fungsi utama dalam
mengelola sumberdaya data
Menciptakan catatan dan penyimpanannya.
(Record & Repository, Creation)
Memelihara catatan melalui aktivitas seperti
menambahkan catatan baru atau update data.
(Repository Maintenance through additions and
updates)
Mendapatkan/menampilkan data yang sudah
disimpan (Data Retrieval)
Melakukan pengarsipan dan penghapusan data
(Data Archival and Removal)
Data ttg Entities
 Entity adalah suatu object, person, atau event dimana
perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data
 Characteristics dari Entities merupakan Attributes
 Masing-masing attribute didalam system disebut Data
Element
Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara attributes dan
data elements
Secara luas attribute memiliki beberapa spesifik attributes dan
seluruhnya termasuk data elements, seperti alamat yang terdiri
atas:
Street Address
City
State
Zip Code
Country
Field Length, adalah jml/banyaknya posisi
tertentu yang dibutuhkan utk menyimpan
suatu elemen data. Besarnya ditentukan
oleh jml karakter yang dinginkan dan
value field yang sesuai dengan atribut
yang akan diisi.
Data Type, adalah tipe elemen data
berdasar pd kelas data yang disimpan
dalam field tertentu.
Data Models
Files
File
Record
Data Element
Figure 4-1
Data Models
Data bases
-
Data base
Data-sets (or Tables)
Record
Data Element
Hirarkhi Data pd
sistem berorientasi file
Pengelolaan dan penyimpanan data
terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal
yang harus diikuti. Sistem berorientasi file
adalah aplikasi yang hanya dapat dioperasikan
untuk menggunakan suatu data tertentu saja.
Setiap recorded attribute dari suatu entity
merupakan suatu data element
Field Length: Merupakan banyaknya atribut atau
simbol yang dibutuhkan untuk menyimpan suatu
data element
Hirarkhi Data pd
sistem berorientasi Data base
Sistem berorientasi pada data base adalah
sistem atau aplikasi yang diterapkan
dimana user aplikasi dapat menggunakan
dan mengelola banyak data
Data Type:
Character
Numeric
Date
Raw
Data Value, adalah data yang disimpan
yang memiliki atribut tertentu.
Some Specifics
Field 1 Field 2 Field 3
{
File
Field 1 Field 2 Field 3 Records
Field 1 Field 2 Field 3
4 tipe data file
 1. Master Files, memuat catatan mengenai entity
tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti pelanggan,
kantor dan produk.
 2. Transaction Files, memuat catatan mengenai
peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti
penjualan atau penerimaan barang.
 3. History Files, memuat catatan mengenai transaksi
yang telah selesai, misal penjualan yg telah terjadi
 4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk
melakukan perhitungan atau pemeriksaan ketepatan
input, seperti harga produk, nama pelanggan.
Klasifikasi Arsip
(Master Files)
Master files: Berisi data (catatan) permanent
tentang entities (people, places, and things).
Contoh MF dalam Akuntansi:
General and Subsidiary ledgers
General ledger master file
Customer/Accounts Receivable master file
Vendor/Accounts Payable master file
Inventory master file
Employee/Payroll master file
Open WIP master file
Standard cost master file
Klasifikasi Arsip
(Transaction Files - I)
Transaction files: Berisi catatan-catatan
berkaitan dengan events (peristiwa) yang
diproses, seperti sales, receipts of goods, dll.
Transaction files termasuk transaction data rinci.
Transaksi file berisi general atau special journals
dalam sistem manual
Secara periodik, data transaksi diposting
kedalam master file dan kemudian simpan atau
diarsip
Klasifikasi Arsip
(Transaction Files - II)
Accounting terkait transaction files
adalah:
General/Special journal file (General ledger)
Sales/Cash receipts file (Accounts receivable)
Receiving/Purchases file, Cash disbursements
file (Inventory, Accounts payable)
Inventory issuance file/shipment file/sales
file/adjustments file (Inventory)
Payroll/Cash disbursements (Payroll)
Klasifikasi Arsip Lain - I
 Reference files: Berisi tabel atau daftar data yg
dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk
memeriksa akurasi data input . Contoh; tabel harga
product , daftar pelanggan, dll.
 History files: disebut pula archive berisi catatan
berkaitan semua transaksi yang telah diselesaikan
seperti transaksi penjualan sebelumnya
 Open files: merupakan transaksi yang belum
terselesaikan (incomplete transactions). Contoh: Open
sales order file
Sales transaction file
Klasifikasi Arsip Lain - II
Report files: dihasilkan dari catatan dalam
master atau transaction files. contoh, Laporan
Umur piutang yang dihasilkan secara periodik
merupakan bersumber dari master file Accounts
Receivable.
Backup file: merupakan suatu copy dari file
saat ini dari file yang ada.
Suspense file: kumpulan catatan dari file yang
rusak (erroneous atau questionable data)
Kunci Catatan
(Record-Key)
Record keys: elemen data dalam catatan yang
berfungsi sebgai sort keys. Contoh, customeraccount number
Two types record keys yg sering digunakan
dalam master dan transaction file yaitu primary
key dan secondary keys
Primary key (disebut juga record key) berisi atribut
yang unik (uniquely) mengidentifikasi suatu specific
record. contoh, customer number
Secondary key atribut selain dari primary key yang
merupakan cara alternatif untuk mengakses catatan
dalam file. contoh, nama akhir customer
Flags
Flags merupakan simbol atau karakter
yang digunakan untuk tujuan
pengendalian. contoh, end-of-batch flag.
Logical View Versus Physical
Storage of Records - I
2 cara yang digunakan utk
menggambarkan sistem informasi
khususnya data (File structure) dalam
suatu sistem:
1. “logical view” file structures, berkaitan
dengan cara pandang pemakai terhadap
sistem informasi.
2. “physical view” file structures,
berkaitan dengan pengorganisasian data
Pertimbangan dalam
merancang Record dan File
Siapa usernya
Tujuan penggunaannya
Pengorganisasiannya dan aksesnya
Lama file disimpan
Dll
Semua mempengaruhi aplikasi yang akan
dirancang dan model data.
Dokumentasi data pada
sistem berorientasi file
Ditentukan oleh “record Layout”, yang
menunjukkan masing-masing field dalam
membentuk record dan urutannya
Keuntungan File-oriented
system (flat file)
Lebih efisien digunakan pada pengolahan
data yang masih terbatas jumlahnya.
Masing-masing user menyimpan file
sendiri sehingga keamanan ada ditangan
user.
Sederhana dan mudah penggunaannya.
File-oriented system (flat file)
Dokumentasi data pada
sistem berorientasi Data base
Dalam data base system, data dapat
digunakan secara bersama-sama
(sharing), satu sumber untuk semua user
dan aplikasi.
Fokus pada data sebagai
Tempat penyimpanan data dirancang
sedemikian rupa agar dapat digunakan
oleh berbagai macam aplikasi.
Dokumentasi data pada
data base system
Elemen data yang berhubungan dikelompokkan
ke dalam suatu data base yang
merepresentasikan entitas.
Contoh seorang konsultan adalah entitas,
elemen datanya meliputi; nama, alamat, no telp,
tgl lahir, jumlah pegawai.
Conceptual data model, berarti
mengelompokkan data entitas menurut logika
tertentu.
Data base system
Dokumentasi data pada
data base system
Pemahaman terhadap model data
konseptual melalui 2 dokumentasi:
1. data dictionary
2. entity-relationship diagram
Data Dictionary
Berfungsi sebagai referensi atau
Repository
Berisi fakta suatu elemen data yang
terkandung dalam data base
Entity Relationship (ER)
Diagram…
ER diagram merupakan teknik dokumentasi
utk merepresentasikan hubungan diantara
entitas dalam suatu sistem.
REA adalah salah satu model dalam sistem
Data base
Bentuk ER_Diagram
Entity
Salesperson
Relationship
1
1
Customer
Vendor
M
Assigned
Places
Supply
Entity
1
M
M
Car
Order
Inventory
Contoh REA Data Model
R
Inventory
E
M
Line items
M
A
M
Sales
1
Party to
M
Sales
person
M
1
Pays for
Made to
Customer
1
M
M
1
Cash
Increases
M
Cash
Collections M
Received
from
1
Received
by
Cashier
34
Arus Economic Events dalam
GL (Pemrosesan transaksi)
Manual system
Accounting Records dalam Computer-Based
System
Penjelasan tahapan dalam
Gambar:
1. Bandingkan saldo AR
dalam balance sheet dengan
master file saldo akun control
AR .
2. Rekonsiliasikan AR
pengendali dengan total akun
AR subsidiary .
3. Pilih sample jurnal yg
update AR subsidiary ledger
dan trace transaksi ini dalam
sales journal (archive file).
4. Dari jurnal ini, identifikasi
sumber documen yangdapat
ditarik dari file dan lakukan
verifikasi, konfirmasi sumber
dok ini dengan pelanggannya.
Audit Trail
Source
Document
Journal
Financial
Statements
General
Ledger
General
Ledger
Journal
Financial
Statements
Source
Document
Akuntan harus mampu tracing kedua arah.
Sampling dan konfirmasi adalah 2 teknik yg biasa digunakan
Flowcharting
 Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata (narasi) dari suatu
aktivitas dalam sistem pendokumentasian.
 1. System Flowchart, menggambarkan hubungan diantara proses,
menggambarkan sistem secara keseluruhan, atau suatu bagian
sistem yg luas. Misal Sistem upah secara manual.
 2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses tahapan logis
dalam program komputer, atau yang dilakukan oleh komp
 3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen yang diproses
dari suatu aktivitas dalam sistem, prosedur atau transaksi.
 4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan aktivitas dalam
sistem dengan cara sederhana.
Data-Flow Diagrams
Suatu data-flow diagram
menunjukkan arus fisik dan logika
dari data melalui sistem pemrosesan
transaksi
Physical devices dari data yg
ditranformasikan tidak digunakan dalam
diagram logika
4 simbol yg digunakan
Simbol yg digunakan dalam
Data Flow Diagrams (DFD)
Merepresentasikan sumber data external
atau destinasi data .
 mengindikasi entity atau suatu proses yg
mengubah atau mentransformasi data
Representasikan suatu penyimpanan atau
repository data
Mengindikasi arah data
Symbol pada Flowcharts
Terminal menunjukkan sumber
atau destinasi dari dokumen
Dan laporan
Dok sumber atau
laporan
total yang dihitung
(menghitung)
connector antar
halaman
penangananManual
connector halaman
penutup
File utk menyimpan dok sumber
Dan laporan
Catatan akuntansi
(journals, registers,
ledgers)
Diskripsi proses
atau komentar
Arus Dokumen
Systems Flowchart
Remittance
Advices
Online Terminal
Update AR
Cash Receipts
Listing
AR
Master
File
Sales Department
Customer
Customer
Order
Prepare
Sales
Orders
Credit Department
Shipping Department
A
Sales
Order #1
Sales
Order2
Checks
Credit
Credit
Records
Picks
Goods
Stock
Records
Sales
Order 4
Sales
Order3
Signed Sales
Order #1
Customer
Order
Sales
Order
#1
Sales
Sales
Order #1
OrderSales
#1
Order #1
N
Warehouse
Sales
Order2
Picks
Goods
Sales
Order 4
Sales
Order3
Signed Sales
Order #1
Sales
Order2
Distribute
SO and
File
Customer
Sales
Order
Signed Sales
Order 4
Order #1
Sales
Order3
Sales
N
Order2
A
Customer
Document Flowchart
N
Program Flowchart
Start
Read
Trans
(T)
Read
Master
(M)
Yes
M=Mamount+
Tamount
Write
To new
Master?
No
T=M?
T<M?
Data Flow Diagram
Payroll Data
Process
Payroll
Data
Timekeeping
Payroll
Data
Payroll Data
Data Flow Diagram
for Payroll Processing
Paychecks
Employees
Payroll Details
A Context Diagram
Process bubble
Customer
Payment
Dataflows
(Interfaces)
This is a flow connecting a system
with its environment
Relevant Environment
comprised of External Entities
Cash
(border between a
Receipts }Boundary
system and its environment)
Process
Deposit
Bank
A Physical DFD
Customer
Cash
Sales
Clerk
1.0
Form 66W
Sales
information
BookKeeper
3.0
1. Bubbles are labeled
with nouns
2. Data flows & files have
physical descriptions
Order &
register
tape
Cashier
2.0
Verified
register tape
Deposit slip
& cash
Blue sales book
Bank
A Logical DFD
1.0
Customer Payment Receive
Payment
1) Bubbles are labeled with
verbs that describe the activity
taking place
2) Data flows & files have logical
Receipts &
descriptions
receipts summary
Verified receipts
Sales record
Sales data
Sales Journal
2.0
Compare
Cash &
Tape
Verified receipts
4.0
Record summary
Sale
3.0
Prepare
Deposit
Deposit
Bank
Latihan Kelompok
Soal_1. Identifikasi: Primary key, dan list
2 secondary key, tipenya, dan contoh data
values:
a. GL
e. Cash receipt
b. A/R
f. Purchase orders
c. A/P
g. Cash disbursements
d. Inventory
Latihan Kelompok
Soal_2. Buatlah document flow chart
perusahaan pengecer (grosir) untuk
sistem pembayaran hutang, dan narasikan
document flowchart yang dibuat tersebut.
FORMULIR DOKUMEN
Transaksi perush adalah penggerak krn
sebagai input untuk diproses dalam suatu
sistem.
Untuk menjadi input sistem, transaksi hrs
direkam kedalam dokumen perusahaan
Dokumen dapat berbentuk hardcopy
dapat pula berbentuk softcopy.
Formulir (dokumen)
Dokumen yang terdapat dalam perusahaan
dapat berasal:
-internal
-eksternal
Formulir internal digunakan dalam sistem
informasi akuntansi.
Formulir eksternal digunakan sebagai
pendukung form internal dalam sistem informasi
akuntansi.
Peranan Formulir
Dasar kegiatan untuk memulai (start),
mencatat, atau menyelesaikan transaksi.
Mengurangi kesalahan dalam pencatatan
Mengirim data dari satu pihak kepihak lainnya
Merekam transaksi atau meminta dilakukannya
suatu kegiatan.
Alat tanggung jawab, melibatkan pihak yg
menyetujui, melaksanakan dll
Contoh formulir
Faktur (invoice), alat perekam transaksi.
Permintaan pembelian (purchase
requisition), adalah alat yang digunakan
untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan.
Prinsip perancangan Form
Minimalisasi form asli.
Menggunakan lembar duplikat (tembusan)
Sederhana dan ringkas.
Desain formulir memudahkan pencatatan
Terkandung unsur internal check
Dapat dimanfaatkan utk kepentingan statistik
Memudahkan proses audit eksternal (audit trail)
Faktor yg mempengaruhi
desain form
Jumah pihak yang membutuhkan formulir
dokumen, jml pihak menentukan jml form.
Pihak yg terlibat menggunakan sbg alat
pengambilan keputusan dan utk suatu tindakan
tertentu
Jenis formulr lain yg memiliki muatan yang
hampir sama contoh, faktur dapat digunakan
sebagai surat pengantar barang, slip
pembungkus, dan kadang sebagai bukti
penerimaan dan tagihan.
form
Cara pengerjaan, manual atau komputer
Cara penyimpanan, form hardcopy yang
disimpan dalam suatu tempat
penyimpanan mis ordner haruslah
berbahan kuat agar tidak mudah rusak.
Prinsip pembuatan
Form yg ditujukan ke pihak luar hrs diberi
nama perusahaan (logo) serta alamat dll
Judul formulir harus jelas, agar
penggunaanya mudah dipahami
Sebaiknya memiliki nomor petunjuk, tgl.
Jika memiliki tembusan sebaiknya
menggunakan warna yg berbeda.
Flowchart
Flowchart adalah suatu diagram simbol yg
menampilkan arus data dan dokumen dan
rangkaian kegiatan dari tahapan
operasional dalam suatu sistem.
Simbol flowchart
Basic symbol (simbol dasar)
Specialized input/output sybol (simbol
input-output tertentu
Specialized process symbol (simbol proses
tertentu)
Additional symbol (simbol tambahan)
Basic symbol (simbol dasar)
Terdiri dari:
1. simbol input/output
2. simbol proses
3.simbol garis arus
4. Simbol anotasi atau komentar
Basic symbol (simbol dasar)
Input/output
Simbol proses
Simbol garis arus
Simbol anotasi atau komentar
Symbols Input/Output
Keying Operation
Punch Card
Can also be output.
These are rarely
used nowadays.
Manual Input
Document
Also output as
reports
Display
General Purpose
Input-Output
File
System Flowcharting
Symbols Processing
Manual Operation
Processing
Collate
Auxiliary
Operation
Sorting
Extract
Merge/file
Also known as off-line process
thanks