Transcript Planning pour VLVnT08, Palais Neptune, Toulon; 22-24 avril 2008

Planning pour VLVnT08,
Palais Neptune,
Toulon; 22-24 avril 2008
Reunion # 1 le 10 janvier 2008
Ordre de jour – le 10 janvier 2008
(1) Introduction a la VLVnT ==> Greg
Palais Neptune... acces, salles, espace exposants
Etat Actuel des pages web
Inscriptions
Local Organizing Committee
Scientific Advisory Committee
Programme previsionelle scientifique
Publication des Procedings
(2) État du contrat avec le Palais Neptune ==>
Quel sont les prestations commandes
(3) Bilan de Finacement ==> Angelique
Bilan previsionel
état/retours des demandes de subvention PACA, Var, Ville de Toulon, Ville de La Seyne sur mer
proposition pour les frais de participation:
Banquet
Visite ANTARES
(4) Exposants: sociétés contactées, retours/statut , possibilités de
sponsorship ==> Greg
(5) Besoins informatiques pour le congres:
multiprises pour 1 prise par siège, wifi pour 100 personnes en simultanée...
(6) Evolution des pages web
(paiement des frais, telechargement des abstracts, talks, manuscripts)
(7) Planning avec bulletins 2 et 3, date jalons telechargement des abstracts, talks, papiers
(8) AOB
Location du centre de congres
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Le Centre de Physique des Particules de Marseille (CPPM) organisera un congrès de physique pendant trois
jours pour 120/150 personnes en mars ou avril 2008, aux alentours de Toulon (83).
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Le CPPM voudra recevoir des offres de prix détaillées pour la location d’un centre de conférence et les services
liés à cette location, comme détaillé ci-dessous :
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Période : entre le 1 mars et le 30 avril 2008
Jours de la semaine : 3 jours pleins (mardi, mercredi, jeudi), arrivée, enregistrement et apéritif d’accueil lundi
soir, départ jeudi après-midi
Besoins :
Salles de conférence : Deux salles de conférence ; salle 1 avec une capacité 100 personnes et salle 2 (plénière)
avec une capacité de 150 personnes, les deux salles disponibles les trois jours, et chaque salle équipée avec
rétroprojecteur branchable sortie vidéo/écran PC, grande écran de projection et système microphones ;
Exposition : dégagement minimum 60m2 proche des salles de conférences pour exposition industrielle mardi et
mercredi ;
Informatique : réseau ADSL avec capacité suffisante pour branchement d’env. 100 PC portables lap top, liaison
wifi simultanée ;
Apéritif d’accueil : pour 100 personnes le soir de l’arrivée (lundi soir) entre 17h et 20h ;
Pauses café/thé : 2 pauses /jour chaque jour 120 personnes ;
Déjeuners : buffet pour 120 personnes tous les trois jours ;
Banquet : banquet le mardi ou mercredi soir pour 120 personnes ;
Date limite pour offres : vendredi 8 juin 2007 à 17h00
Structure des offres : offres structurées sur une base de 120 personnes suivant les sept éléments mentionnés
ci-dessus, avec le prix de chaque élément détaillé séparément.
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Reponses les plus fiables (83):
Palais Neptune (Toulon) et Golf le Fregate (Bandol)
Prestations Palais Neptune
(Guy)
Récapitulatif de la réunion de cet après-midi:
(1) Marielle Orsini de Palais Neptune nous a récemment demande le statut de notre commande.
Historique:
- Palais Neptune a été retenu après le passage et réception des réponses du PUMA;
- En réunions entre G.H., P.C., M-A.D., et A.P., nous avons developpe un budget prévisionnel et
nous avons demande les subventions de PACA, la Ville de Toulon et la Ville de La Seyne.
Aujourd'hui nous avons regarde l'offre Palais Neptune (malheureusement j'avais oublie 2 lignes (présence 'techniciens'
Palais Neptune dans mon synthèse (5 et 7 ci-dessous), qui sont heureusement déjà inclus dans le budget prévisionnel, désole:)
Voici les modalités de notre commande (j'ai liste les prix HT; a corriger comme nécessaire)
(1) Location des salles: 8990 Euros*
*y compris l'espace expositions pour jours 1 et 2
(rappel: exposants payent seulement location de leurs stands)
(2) Nettoyage 170 Euros
(3) Projecteurs Vidéo/PC: 2744 Euros
(4) Location microphones : 870 Euros
(5) Techniciens A/V Palais Neptune: 2280 Euros
(6) Location ADSL (3 jours, adresse IP seulement): 270 Euros
(7) Technicien de surface (pendant exposition): 340 Euros
(8) Pauses Café (6 pauses@ 120 personnes): 1584 Euros
(9) Apéro d'accueil (100 personnes): 1090 Euros
(10) Banquet (120 personnes): 4080 Euros
(11) Déjeuners*#
Nota:
*Probable décroissance en nombre de clients;
Hypothèse: 80 pers jour 1, 40 pers. jour 2, 40 pers jour 3: 2800 Euros
# Si on peux spécifier pendant le congres, tant mieux: C'est difficile de donner
(12) Hôtesse au niveau 0: incluse dans le prix, en plus payant a 23.50 Euros/heure
Nota:
Nous avons 24 heures @ 23,50 Euros /hr prévues dans le budget previsionnel,mais ça me semble luxe:
Peut etre on peux demander quelques heures d'hôtesse pour l'apero (si nécessaire). Je présume que l'inscription
se fera par nos soins... Donc. peut-être on n'a pas besoin d'hôtesse...
Total avec le banquet, mais sans les déjeuners, hôtesse: 22418 Euro
Personnel du CPPM formera le noyau du L.O.C..
Inscriptions (du 9/01/08) : 38 personnes (page 1)
Family name
First name
Institution
AMELI
Fabrizio
INFN - Sez. Roma1
BASA
Stéphane
LAM
BERTIN
Vincent
CPPM
BEURTHEY
Stéphan
CPPM
BRUNNER
Jurgen
CPPM
BUSTO
Jose
CPPM
CARR
John
CPPM
COYLE
Paschal
CPPM
CURTIL
Christian
CPPM
DE WOLF
Els
Nikhef
DORNIC
Damien
CPPM
ELOSTA
FATHI
GENERAL EDUCATION
ERNENWEIN
Jean-Pierre
Université de Haute Alsace
ESCOFFIER
Stephanie
CPPM
GENSOLEN
Fabrice
CPPM
GOJAK
Carl
CNRS-INSU
HALL
KEVIN
SEA CON (europe) Ltd
HALLADJIAN
Garabed
CPPM
HALLEWELL
Greg
CPPM
JALILKHANY
Mansoureh
Azzahra University
Inscriptions (du 9/01/08) : 38 personnes (page 2)
KALEKIN
Oleg
ECAP, University Erlangen
KATZ
Ulrich
Erlangen Center for Astroparticle Physics, Univ. Erlangen
KATZ
Ulrich
Erlangen Center for Astroparticle Physics, Univ. Erlangen
KLEIN
Spencer
LBNL
LO PRESTI
Domenico
I.N.F.N. Catania - Italy
LOUCATOS
Sotiris
DAPNIA-CEA-Saclay
MAZURE
ALAIN
LAM/CNRS
MELISSAS
MAXIMILIEN
CPPM
MOSCOSO
Luciano
CEA
PAYRE
Patrice
CPPM
PEPE
Angelique
CPPM
RACCA
Chantal
IPHC/DRS Strasbourg
SHANIDZE
Rezo
ECAP, University of Elangen
TASCA
Lidia
Laboratoire d\'Astrophysique de Marseille
VALLAGE
Bertrand
DAPNIA/CEA/SACLAY
VAN DER STEENHOVEN
Gerard
Nikhef
VAN ELEWYCK
Véronique
APC
XING
Zhi-zhong
Institute of High Energy Physics, Chinese Academy of Sciences
Envoyé a CG83 suite à une demande
de précisions le 20 décembre 2007
Agenda prévisionnel du congrès « VLVNT08 » 22-24 avril 2008 au Palais Neptune, Toulon
Soir du 21 avril 2008
§ Arrivée des participants: enregistrement (1), apéritif de bienvenue
---------------------Jour (1): 22 avril 2008 Séance plénière (1)
§ Enregistrement (2)
§ Séance planaire (1)
09:00 Introduction et message de bienvenue (1+2)
09:30 Status of the ANTARES underwater neutrino telescope M. Circella (INFN Bari)
10:00 Status of the NEMO Km3 underwater telescope project (NEMO)
10:30 Status of the NESTOR underwater neutrino telescope (NESTOR)
11:00 Coffee
11:30 The European Research Fleet J. Binot (IFREMER)
12:00 Current developments in undersea observatories P. Favalli, (INGV)
12:30 Lunch
13:30 Perspectives for high energy neutrino astronomy C. Dermer (Naval Observatory)
14:00 Status of the AMANDA and ICE CUBE polar neutrino telescopes (ICE CUBE)
14:30 Status of the Baikal neutrino telescope (Baikal)
15:00 Status of high energy gamma ray astronomy E. Fernandez (Barcelona)
15:30 Coffee
16:00 Status of studies of extensive air shower studies at Auger (experimentateur)
16:00 Status of the KM3NeT cubic kilometre design study (KM3NeT: Katz, UnivErlangen, Allemagne)
16:30 Présentation (1) sur réseaux d’instrumentation/ observatoires sous-marins
17:00 Présentations (20 réseaux d’instrumentation sous-marins: Prospectives et prioritaires de
recherche pour l'environnement sous-marin.
18:00 Fin de séance
Envoyé a CG83 suite à une demande
de précisions le 20 décembre 2007
Jour (2) 23 avril 2008 Séances Parallèles (1) ==> (4)
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§
Le matin séances parallèles (1) & (2) 09:00=>13:00 avec pause café 1/2 hr
SP (1) Capteurs optiques, acoustiques et radio Photomultiplicateurs
(Participation des fabricants; Photonis, Hamamatsu, Electron Tubes Ltd...+ chercheurs),
tubes hybrides, hydrophones, triangulation acoustique possibilités pour 'surface array' ou
corrélations avec capteurs radio (?)
SP(2) Deep sea engineering Problèmes/solutions de structures non-corrodables,
Connectique électrique, fibre optique et hybride, branchable en grand fond ou a la surface
(Participation des fabricants; SeaCon Europe, Gisma, Ocean design...)
Construction et maintenance des câbles sous-marins
(Participation des fabricants; Alcatel, McCartney, Nexans, France Telecom Marine, IFREMER...)
Projets de grande taille: exploration des champs pétroliers en grande fond...
13:00 Déjeuner
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§
§
L'après-midi séances parallèles 3 & 4 14:00=>17:00 avec pause café 1/2 hr
SP (3) Systems de lecture + protocoles de transfert des données
Présentations chercheurs + experts de l'industrie
SP(4) Quality Control
17:00-18:30 Visite de la salle de contrôle du télescope a neutrinos ANTARES, la Seyne sur mer,
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Envoyé a CG83 suite à une demande
de précisions le 20 décembre 2007
Jour (3) 24 avril 2008 Séance Plénière (2)
§ 09:00-09:45 Pesentation sur ApPEC, le programme FP7 de l'EU, etc..
- 09:45-10:30 Présentation sur protocols de transfert des via reseaux fibreoptiques sous-marins
10:30 Pause café
§ 11:00 Conclusions de la conférence, discussion sur l'avenir (1)
13:00 Déjeuner
§ 14 :00 Conclusions de la conférence, discussion sur l'avenir (2)
§ 16:00 Fin de la conférence
A noter: stands d’expositions ouvertes pour les industriels jours (1) et (2)
Professor Zhi-zhong Xing,
Institute of High Energy Physics,
Chinese Academy of Sciences,
P.O. Box 918,
Beijing 100149,
China
Fax +86-10-8823-3085
Mars
Dear Professor Xing,
I have read with great interest your recent publication (Nucl.Phys.Proc.Supp.168:274-276, 2007)
on the use of neutrino telescopes for studies of neutrino mixing, and in this regard would like to draw
your attention to “VNVnT08”, an international workshop on the physics and technology of a Very Large
Volume neutrino Telescope for the Mediterranean Sea. The workshop will be held at the Palais Neptune
Conference Centre, in Toulon, France, between April 22 and 24, 2008.
VLVnT08 will follow on from previous workshops held in Amsterdam and Catania, and will review the
status of studies already under way in a number of European countries on the physics and technology
necessary for the deployment of a cubic kilometre-scale telescope for neutrino astronomy and a platform
for deep-sea sciences in the Mediterranean Sea.
VLVnT08 will welcome scientists, engineers and students from numerous universities and institutes,
including those already involved in the three present Mediterranean neutrino telescope projects; "ANTARES"
(La Seyne, France), "NEMO" (Sicily) and "NESTOR“ (Pylos, Greece), and will also represent a forum for
exhibitions and presentations by industry, notably manufacturers of underwater sensors and infrastructures,
and providers of related underwater services.
I would like to invite you to give an oral presentation of your research on ultrahigh energy neutrino oscillations
and neutrino telescopes, and would be very happy were you able to attend the workshop to make a
presentation on this subject.
I look forward to welcoming you in Toulon.
With best regards,
Publication des Procedings en NIM
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À l’attention de Monsieur Gregory Hallewell
Centre de Physique des Particules de Marseille,
163 Avenue de Luminy, Case 907,
13288 Marseille Cedex09,
FRANCE
Fax : +33 4 91 82 72 99
Mel: [email protected]
De : Gina Walker - Elsevier – Amsterdam, Netherlands
Fax : + 31 20 485 2370
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Réf : Avis no. 19432 ; Publication des Proceedings de la Conférence VLVNT08
Pour confirmer le coût de la publication des Proceedings du VLVNT08 en tant qu’une édition spéciale dans “Nuclear Instruments and
Methods in Physics Research, Section A (NIMA)” ; 450 pages maximum, imprimé en 120 exemplaires ;
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(1) Option 1: édition « softbound » (couverture souple): Prix unitaire par copie 49 € ;
Prix total en 120 exemplaires x 49 € = €5800 h.t.*
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(2) Option 2: édition «hardbound » (couverture dur): Prix unitaire par copie 64 € ;
Prix total en 120 exemplaires x 64 €=€7680 h.t.*
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*l’impôt TVA ne sera pas ajouté au cout de l’option sélectionné si un nombre d’exemption d’impot TVA est fourni par le client.
Le chiffre pour chaque option inclut la livraison finale aux différentes adresses pour chaque participant et en plus 10 copies gratuites pour
les invités ou rédacteurs/ organisateurs.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.
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Gina Walker
Content Development Manager
Elsevier bv
Amsterdam, le 24 octobre 2007
Nous avons accepté option 1
Budget Previsionnel
(Angelique)
Dépenses
Salles
Hotesse d'accueil ( 3 jours x 8 heures x 23,50 €)
TTC
9 855.04
564.00
Recettes
Participation inscription
(120 personnes x 180 €)
Matériels audio
4 657.22
Technicien audio pour les 3 jours (salle 1)
1 363.44
Exposants
Technicien audio pour les 3 jours (salle 2)
1 363.44
(10 exposants x 180 €)
nettoyage
203.32
Technicien de surface
339.69
Frais de secretariat (badges, photocopies..)
652.37
Apéritif d'accueil
1 303.64
Repas de midi (1 jour)
2 784.28
Pauses café (3 jours)
1 894.46
Proceedings (77,74 € x 120)
9 328.80
Banquet LES PINS (120 x 70 TTC)
8 400.00
Transport Bus
470.00
Navette bateau (6 € par personne)
720.00
Rafraichissement à Pacha
TTC
21 600.00
1 800.00
Subvention de la région PACA
5 000.00
Subvention du Conseil Général du Var
5 000.00
Subvention du CNRS/In2p3
5 000.00
Subvention de la ville de Toulon
5 000.00
Subvention de la ville de la Seyne/Mer
2 000.00
1 500.30
(120 personnes x 12,07 TTC + 2*25,95 serveursTTC)
Total
45 400.00
Total
45 400.00
Demandes du Subvention
faites au:
PACA
GC83
Ville de Toulon
Ville de La Seyne sur Mer
par Angelique
GC83: ont demande encore des
précisions: on attend leur réponse
PACA: pas de réponse
Ville de Toulon +
Ville de La Seyne sur Mer…
problème…
De: Marie-Helene Monjol
[[email protected]
]Date: mar. 11/12/2007 17:00
À: Angelique Pepe
Bonjour,
Comme convenu, je vous adresse
la version scannée du formulaire de
demande de subvention transmis
par la Communauté d'Agglomération
Toulon Provence Méditerranée,
accompagné de leur bordereau d'envoi.
Les exemplaires originaux suivent
par courrier.
Cordialement
Marie-Hélène Monjol
Companies for VLVNT08
Contacted 21/12/2007
Local (French) Companies
Contact
Var
Foselev
[email protected]
IFREMER Toulon
[email protected]
France Telecom Marine [email protected]
BMTI
Claudine Bodet, Eric Pierron
Osean
Olivier Philippe
Other PACA
Comex
[email protected]
Euroceanique (MacArtney)Ronan Lochouarn
Cybernetix
[email protected]
Geocean
[email protected]
Ixsurvey (La Ciotat)
[email protected]
Other France
IFREMER Brest
[email protected]
Alcatel
[email protected]
Photonis
[email protected]
Hamamatsu Fr
[email protected]
IXSEA Brest
[email protected]
European
NSW
Seaproof
[email protected]
SeaCon Europe
[email protected]
Electron Tubes
[email protected]
Nautilus/Schott
Gerald Abich
Gisma
[email protected]
US
Ocean Design
Perry Wright / Dave Hillbeck
Reply
Exhibitor? Sponsor?
YES
YES
Waiting
YES
YES
NO
YES
Waiting
Waiting
YES
YES
Prob
YES
Waiting
Waiting
[email protected]
Planning des bulletins,
dates jalons
Proposition du planning
 Bulletin 2: Fin Janvier  2me sem fev au plus tard
 Deadline pour telechargement des abstracts
 Chiffre pour les frais de participation
+ prix pour paiement ponctuel/retardaire…
 Methodes de paiement:
statut du secure serveur de la delegation?
Compte bancaire pour les paiements interlaboratoire

Programme scientifique plus detaille

Titres des seances paralleles
 Bulletin 3 (final): Mi-fin mars: tout boucle…?
Repartition des taches parmi la L.O.C.
• Liaison avec la delegation: paiements,
subventions, aide politique…
• Besoins informatique/wifi, adress IP, prises
220V a Palais Neptune?
• Evolution des pages web • Indico pour permettre les participants de
telecharger/modifier seulement leurs
contributions (mot de passe CERN nice
necessaires…? a la RICH2007)
Autres questions?
• Navettes Marignane  Toulon (nonprevus)
• Lettres d’invitation aux participants ayant
besoin de visa?
• Recommandation de un ou 2 hotels: tafifs
preferentiels jusqu’a une date jalon..?