Transcript Driftsmodeller i AAB

‘Driftsmodeller i Boligforeningen AAB
og beboerdemokratiets rolle’
- Kundechef Pia Skov
BL 1. kreds
Lørdag den 1. februar 2014
Om Boligforeningen AAB
• Boligforeningen AAB blev stiftet 1912, som Danmarks første
• Ca. 19.000 boliger i Storkøbenhavn, de ca. 13.000 i Københavns
kommune
• Ca. 280 erhvervslejemål
• Ca. 55.000 medlemmer
• Ca. 2.600 fraflytninger årlig
• Beboerdemokratiet er altafgørende
Myter ?
• Hvad ved I om AAB?
Politisk organisation
Repræsentantskab
Organisationsbestyrelse
(OB)
Afdelingsbestyrelse 1
Afdelingsbestyrelse 2
Afdelingsbestyrelse 3
Afdelingsbestyrelse
∞
Administrativ organisering
Organisations
bestyrelse
Direktør
Afdelinger
Økonomi
Kundeservice
Sekretariat
Byg
IT
Beboerdemokratiets kerne (LAB KAP 2)
• Boligtagerne i en almen boligafdeling kan på et
afdelingsmøde vælge en afdelingsbestyrelse til at udøve
medindflydelse.
• Der må ikke tillægges afdelingsbestyrelsen vederlag for dens
virksomhed.
• Et afdelingsmøde kan beslutte at uddelegere
afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en
række områder til en eller flere beboergrupper.
Afdelingsbestyrelsens beboerdemokratiske opgaver
(LAB KAP 2)
• Afdelingsbestyrelsen:
• godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen
• forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse.
• forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af
arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til
godkendelse, forinden disse iværksættes.
• påser at der er god orden i afdelingen
• skal orienteres om ledelsens ansættelse og afskedigelse
af ejendomsfunktionærer.
AAB’s særlige forvaltningsmodel
Det ‘decentrale forvaltningskoncept’
En række af de opgaver, der i andre bolig-organisationer er tillagt
inspektører og andet administrativt personale, er i AAB henlagt til
afdelingsbestyrelser i henhold til en uddelegeret fuldmagt fra
direktøren (Bent Haupt Jensen).
AAB’s vedtægter, kap. 5 ‘Administration’
§19. Organisationsbestyrelsen kan beslutte, at visse
administrative opgaver optaget i en forretningsorden kan
uddelegeres til afdelingsbestyrelserne. Opgaverne varetages
under ansvar over for Boligforeningens direktør.
Stk. 2. Et medlem af afdelingsbestyrelsen kan ikke pålægges at
udføre administrative opgaver efter stk. 1.
§ 20. Organisationsbestyrelsen kan efter indstilling fra
direktøren fratage en afdelingsbestyrelse de administrative
opgaver, hvis afdelingsbestyrelsen forsømmer eller ikke udfører
opgaverne på betryggende vis.
‘Demokratiske tilstande’
• Bestyrelsesløse afdelinger
• Parlamentariske afdelinger
- afdelinger hvor bestyrelsen alene varetager de opgaver, der er
defineret i almenboligloven (25% af afdelingerne)
- administrative opgaver løses af administrationen
• Administrative afdelinger
- afdelinger, hvor bestyrelsen påtager sig at løse
administrative opgaver, dvs. opgaver, der lægger udover de
beboerdemokratiske opgaver i almenboligloven.
Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens
virksomhed (1/2)
• Indberetning til
lønbehandling
• Betaling af kreditorer
• Klassekladder
• Afstemning af likvide
midler
• Inventarlister
• Centralvarme,
indgåelse af
servicekontrakter,
varsling af ændring af
aconto-bidrag samt
evt. udformning af
varmeregnskab
• Budgetudkast- og opfølgning
• Varsling af huslejestigninger
på basis af budget
• Rekvirering af håndværkere
• Vedligeholdelse og
materialeindkøb, herunder
tilbudsindhentning,
disponering og
regningsgodkendelse
• Ansættelse og afskedigelse
af ejendomsfunktionærer, løs
hjælp mv.
• Arbejdsledelse og
personaleadministration
• Fast ugentlig kontortid
Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens
virksomhed (2/2)
• Modtagelse og
viderebringelse af
opsigelsesblanketter
• Deltagelse i
synsforretninger
• Adgang – fremvisning af
flytteboliger
• Istandsættelse af
flytteboliger
• Kontrol og
regningsgodkendelse
• Lave flytteopgørelser
• Udlevere nøgler
• Udlejning af bi-lejemål –
kontrakter og opsigelser
• Udlejning af fælleslokaler
• Forsikringssager, anmeldelse
og udbedring
• Administration af råderet
• Vaskeridrift og regnskab for
samme
• Behandling af
husordensproblemer
• Andre opgaver der fremmer
AABs administrative
målsætning
For løsning af disse administrative opgaver ydes et beskedent
honorar, der fordeles mellem medlemmer i bestyrelsen
AAB’s forvaltningskoncept - styrker
•
•
•
•
•
•
•
Boligforening = ‘beboernes’ ikke ‘administrationens’
Lokalforankring og engagement i boligafdelingen
Beboerindsigt i opgaveløsning
Ansvarlighed hos beboerne overfor afdelingen
Ansvarlighed overfor beboerdemokratiet
Visse opgaver kan løses uden for ‘normal åbningstid’
Kontinuitet - historisk høj grad af driftssikkerhed
AAB’s forvaltningskoncept - udfordringer
‘Eksterne trusler’
• Individualiseret
samfundsudvikling –
foreningstanken er under
pres i civilsamfundet
• Sektoren udfordres generelt:
øgede krav om
professionalisering til f.eks.
it-understøttelse, udbud,
personaleledelse osv.
• Ukendskab til
kompetencefordelingen i
AAB
Interne ‘trusler’
• Svært at rekruttere
• ”Mutering” hvor
kompetencefordelingen
mellem afdelingsbestyrelser,
lokalt ansatte og den
centrale administration er
generelt uklar, skaber risiko
for dårlig opgaveløsning og
arbejdsvilkår for alle parter.
• Risiko for sammenblanding
af beboerdemokratiets
opgaver og løsning af
administrative opgaver
100 år - fremtidssikring af AABs forvaltningsmodel
Forudsætning:
AAB ønsker at udgangspunktet for et fremtidigt driftskoncept er
en bevarelse af afdelingsbestyrelsens rolle, der ligger udover det,
der er nævnt i Almenboligloven, men som samtidig
imødekommer de udfordringer, der er ved den nuværende model
og praksis.
Egne krav til fremtidens forvaltningsmodeller
• Lægge vægt på lokalt ejerskab og forankring
• Være administrativt håndterbare
• Indeholde en tydelig definition af opgave- og
kompetencefordelingen mellem administration, lokale
medarbejdere og afdelingsbestyrelser
• Have klare principper for finansieringen
• Understøtte, at afdelingsbestyrelserne har fornødne
kompetencer og værktøjer til rådighed
• Have indbyggede mekanismer til sikring af overholdelse af
lovgivningen samt af, at der ikke skabes tvivl om
afdelingsbestyrelsernes habilitet
• Have fokus på kvalitet i opgaveløsningen
• Kunne rummes indenfor lovgivningens rammer
Forvaltningsmodeller fra 2015
• Parlamentariske afdelinger
• Administrative afdelinger – ‘Classic’
• Administrative afdelinger – ‘Light’
• Bestyrelsesløse afdelinger
Administrative afdelinger – ‘classic’
Servicepakke: Basis
Decentrale administrative opgaver
Servicepakke: Udvidet
Udlejning af familie-, ældreungdomsboliger samt erhvervslejemål
Katalog over administrative opgaver,
som lokale lokalt af
afdelingsbestyrelser med reference til
direktøren og mod honorar.
Uddannelse af beboervalgte
Fraflytningssyn, syn af råderet og
flytteopgørelser
Varme-, vand-, vaskeri- & antenneregnskaber
Budget og regnskab, herunder årlig
markvandring og DV-plan
Udførelse af drift og
vedligeholdelsesopgaver iht. DV-plan
Tryghedsgennemgang
Behandling af klager og indbringer
sager for klagenævn mv.
Byggesager, herunder
køkkenmodernisering samt mini- og
helhedsplaner
Rådgivning om:
HR og ledelse
Vedtægtsforhold
Boligsociale indsatser
Energi
Visitering af tekniske problemer
Jura inden for almen bolig og lejelov,
samt erhvervslejelov
Rådgivning om jura uden for almen
bolig og lejelov, samt erhvervslejelov
Obligatorisk - administrationsbidrag
Tilkøb efter behov – betaling efter
medgået tid
Administrative afdelinger – ‘light’
Servicepakke: Basis
Decentrale administrative opgaver
Servicepakke: Udvidet
Udlejning af familie-, ældreungdomsboliger samt erhvervslejemål
Beboerservice og information
Uddannelse af beboervalgte
Fraflytningssyn, syn af råderet og
flytteopgørelser
Økonomi
• Budget (herunder DV-budget)
• Regnskab
• Forsikringssager
Varme-, vand-, vaskeri- & antenneregnskaber
Rådgivning om:
HR og ledelse
Vedtægtsforhold
Boligsociale indsatser
Energi og visitering af tekniske
problemer
Jura (almen bolig og lejelov, samt
erhvervslejelov)
Drift og vedligeholdelse i afdelingen
• Varetage daglig drift af afdelingen,
så afdelingen fremstår
velvedligeholdt
• Plan for og opfølgning på drift- og
vedligeholdelse
• Påtale overtrædelse af husorden
Udførelse af drift og
vedligeholdelsesopgaver iht. DV-plan
Tryghedsgennemgang
Behandling af klager og indbringer
sager for klagenævn mv.
Dagligt personaleansvar og - ledelse
Byggesager, herunder
køkkenmodernisering samt mini- og
helhedsplaner
Budget og regnskab, herunder årlig
markvandring og DV-plan
Fraflytning og udlejning
- Istandsættelse
- Fremvisning
- Bi-lejemål
Rådgivning om jura uden for almen
bolig og lejelov, samt erhvervslejelov
Obligatorisk - administrationsbidrag
Afdelingsbestyrelsen bevarer det lokale
driftsansvar og modtager honorar for
dette. Afdelingen kan uddelegere til
lokalt ansat – aflønnes på kt. 114
Tilkøb efter behov – betaling efter
medgået tid
Parlamentariske afdelinger
Servicepakke: Basis
Decentrale administrative opgaver
Servicepakke: Udvidet
Udlejning af familie-, ældreungdomsboliger samt erhvervslejemål
Drift af afd. efter afstemt til afdelingens
forventninger til serviceniveau
Uddannelse af beboervalgte
Fraflytningssyn, syn af råderet og
flytteopgørelser
Arbejdsledelse, lokalt samarbejde og
arbejdsmiljø
Varme-, vand-, vaskeri- & antenneregnskaber
Rådgivning om:
HR og ledelse
Vedtægtsforhold
Boligsociale indsatser
Energi og visitering af tekniske
problemer
Jura (almen bolig og lejelov, samt
erhvervslejelov)
Økonomi:
Budget
Regnskab
- Herunder fremlæggelse på
afdelingsmøde (efter behov)
Inventarlister
Deltagelse ved bestyrelsesmøder
(aftalt niveau)
Flyttesager
– istandsættelse, mangellister og
indflytningsrapporter
Udførelse af drift og
vedligeholdelsesopgaver iht. DV-plan
Tryghedsgennemgang
Behandling af klager og indbringer
sager for klagenævn mv.
Daglig telefontid og beboerinformation
Byggesager, herunder
køkkenmodernisering samt mini- og
helhedsplaner
Budget og regnskab, herunder årlig
markvandring og DV-plan
Administration af bi-lejemål og
fælleslokaler
Rådgivning om jura uden for almen
bolig og lejelov, samt erhvervslejelov
Obligatorisk - administrationsbidrag
Løses af administrationen mod forhøjet
administrationsbidrag
Tilkøb efter behov – betaling efter
medgået tid
Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2)
• Sikre forsvarlig og effektiv
drift inden for lovens rammer
• Redegøre for driftskonceptets
økonomi ift. ”traditionelt”
koncept.
• Forretningsgange og tilsyn
• Sikre, at AAB’s varetagelse af
administrative opgaver, er
lige så kompetent som en
professionel medarbejder
• Forretningsgange og
‘bestyrelseskørekort’
• Boligafdelingerne skal være
økonomisk og socialt
velfungerende og fysisk
fremstå i god og tidssvarende
stand
• Tilstandsregistrering, ajourførte
DV-planer og henlæggelsesniveau samt balance i
budgetterne rapporteres til OB
• OB kommer til at følge med via
ledelsesrapportering
Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2)
• Politikker indenfor nøgleområder
som arbejdsledelse, indkøb og
udbud, m.fl.
• OB godkender/reviderer alle
politikker inden 2015
• Lave forretningsgange, der sikrer,
at afdelingsbestyrelsen ikke bliver
inhabil eks. i forbindelse med
deltagelse i syn, indkøb,
arbejdsledelse, udlejning o. lign.
• Eftersyn/nye forretningsgange,
som understøtter politikker.
Fokus på IT-understøttelse og
værktøjer til
afdelingsbestyrelserne
• Gennem kontrol og
sikkerhedsprocedurer, sikre at
afdelingerne overholder loven,
AAB’s vedtagne politikker og
administrationens
forretningsgange.
• Tilsyn/kontrol bliver en del af de
konkrete forretningsgange. En
eller anden form for
afrapportering til OB.
AAB Parlamentarisk – serviceres af administrationen
Opgaver
Ledelse
Økonomi
-
-
-
Aftale om serviceniveau
Ansættelse og afskedigelse
Arbejdsledelse, personaleadministration,
lønindberetning
Personalemøder, MUS og APV
Kontortid og besvarelse af beboersager
Behandling af husordenssager
Deltagelse i afdelingsmøder og
bestyrelsesmøder efter behov
Betaling af kreditorregninger
Kassekladde
Inventarlister mv.
Indgåelse af serviceaftaler
Budgetudkast og –opfølgning
Håndtering af forsikringssager
Drift og vedligeholdelse
Til- og fraflytning
-
-
-
Vaskeridrift
Udlejning af bi-lejemål og fælleslokaler
Administration af råderet
Vedligeholdelse og materialeindkøb,
herunder tilbudsindhentning, disponering
og regningsgodkendelse
Rekvirering af håndværkere
Deltager evt. i flyttesyn
Forestår flyttesyn i ældre- og plejeboliger
Fremvisning af (tomme) flytteboliger
Istandsættelse af flytteboliger
Kontrol og regningsgodkendelse
Kladde til flytteopgørelser
Udlevering af nøgler
Indflytningssyn
Modtagelse og gennemgang af
mangellister
Afrunding
• AAB afdelingsbestyrelser løser ‘mindst’ samme opgaver som andre
afdelingsbestyrelser
• AAB har tilladelse til at køre vores forvaltningskoncept, hvis
opgaveløsningen sker frivilligt. Tilladelse er ikke en dispensation, men
en vurdering af, at AAB kan uddelegere adm. opgaver indenfor lovens
rammer.
• AABs afdelinger kan vælge selv at løse udvalgte administrative
opgaver
• Modellen kræver accept af forskellighed: beboerne vælger selv
serviceniveauet i boligafdelingen.
• Stiller krav til administrationen om at stille redskaber og rådgivning til
rådighed for afdelingsbestyrelser
• 2014….et spændende år!
Tak for opmærksomheden
Kontaktoplysninger:
Kundechef Pia Skov
E-mail: [email protected]
Tlf.: 23200411
BL 1. kreds
Lørdag den 1. februar 2014