Transcript Vortrag der Infoveranstaltung - Landkreis Rhön

Ablauf der Inventur
beim Landkreis Rhön-Grabfeld
Allgemeines zur
Inventur
Warum wird eine Inventur durchgeführt?
Die Verpflichtung zur Inventur ergibt sich aus §§ 70, 71 KommHV-Doppik, aus § 240
Handelsgesetzbuch (HGB) i.V.m. §§ 140 und 141 der Abgabenordnung (AO). Nach diesen
Vorschriften sind aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen eine kommunale
Eröffnungsbilanz und darauffolgende Abschlüsse zu erstellen. Die ordnungsgemäße
Inventur ist eine Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
Allgemeines zur
Inventur
Landratsamt
Außenstellen des Landratsamtes
Wer ist von der Inventur betroffen?
Schulen
Bauhöfe
Kreiseigene Galerien, Museum
Unterlagen
Vorarbeiten
Die Anlagenverwaltung muss im Vorfeld einer jeden Inventur folgende Unterlagen erstellen
bzw. aktualisieren:
• Allgemeine Folgeinventurrichtlinie mit Bewertungsleitfaden für alle Verwaltungseinrichtungen, Schulen und sonstige kommunale Einrichtungen des Landkreises RhönGrabfeld
•
Sachplan
•
Zeitplan
•
Personalplan
•
Zähllisten
Diese Unterlagen, Zähllisten nur als Blankovordruck, sind jederzeit im Intranet
„www.rhoen-grabfeld.int“ unter „Intranet Landkreis und Kommunen“ - „Informationen“ „Doppik Landkreis“
oder im Internet „www.rhoen-grabfeld.de“ - „Service und
Einrichtungen“ - „Einrichtungen“ - „Bildung“ - „Schulen A-Z“ - „Doppik“ abrufbar.
Unterlagen
Sachplan
Im Sachplan werden die Inventurfelder nach örtlichen und/oder sachlichen Gesichtspunkten festgelegt.
Auszug aus dem Sachplan
Inventur-Nr.
Inventurbereich
Verantwortlicher des
Inventurbereiches
(Aufnahmeleiter)
Ansprechpartner für die
Anlagenverwaltung,
dieser bekommt
sämtliche Unterlagen
genaue Bestimmung
des Inventurbereichs
Unterlagen
Zeitplan
Im Zeitplan wird der zeitliche Ablauf der körperlichen Inventur festgelegt und gemeinsam
mit dem Personalplan an die Inventurbereiche verschickt.
Ganz wichtig ist der
INVENTURZEITRAUM! Die
körperliche Inventur MUSS in
diesem Zeitraum durchgeführt
werden.
Legt fest, bis wann
der Personalplan
zurückgegeben
werden muss.
Bis zu diesem Datum sind die
bearbeiteten Zähllisten an die
Anlagenverwaltung
zurückzugeben. Nach
Absprache ist eine
Verlängerung möglich.
Unterlagen
Personalplan
Der Personalplan wurde bereits mit dem Informationsschreiben Mitte November
verschickt. Hier werden die Aufnahmeteams eingeteilt.
Tipps
zum
Einteilen
der
Aufnahmeteams:
1. Teilen Sie nicht zu viele
Aufnahmeteams ein!
2. Keine Einteilung nach Fachschaften!
3. Nur 1 Team pro Raum!
Frau Müller
Herr Meier
Herr Kirchner
Frau Schmitt
Frau Huber
Erdgeschoss
Frau Huber
Zimmer 100 - 150
Erst nach Abgabe des ausgefüllten Personalplans erhalten Sie rechtzeitig vor
Beginn des Inventurzeitraumes die Zähllisten!!!
Durchführung
Inventaraufkleber
Die Anlagenverwaltung unterscheidet folgende Inventaraufkleber:
Rote Inventaraufkleber in der alten und neuen Version
12345
12345
Der Gegenstand ist in der AnBu aufgenommen. Der
Aufkleber ist mit der Inventarnummer aus der AnBu
beschriftet.
Hinweis: Sind Inventaraufkleber nicht
mehr lesbar, melden Sie sich bei der
Blaue Inventaraufkleber
Anlagenverwaltung. Im Jahr 2013 wurde
Der Gegenstand, der mit diesem Aufkleber
versehen ist,
wurde geprüft,
ein Etikettendrucker
angeschafft,
der fällt
jedoch unter die Wertgrenze. Er ist
in der AnBu dass
nichtInventaraufkleber
aufgenommen und ist
gewährleistet,
für Inventuren nicht mehr relevant.
Der
blaue Aufkleber
dient als
nicht mehr
verwischen
oder verblassen!
Kennzeichnung hierfür.
142014
Ein Gegenstand der Informationstechnik, der zwar im internen Verzeichnis
der EDV-Stelle enthalten ist, jedoch nicht inventarisiert wurde.
Durchführung
Auftrag an die Aufnahmeteams
1. Prüfen, ob die eingetragenen Vermögensgegenstände auf der Zählliste vorhanden
sind.
2. Kontrolle, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden.
3. Erfassen von weiteren Vermögensgegenständen mit roten Inventaraufklebern in die
Zählliste.
4. Erfassen von Gegenständen ohne Inventaraufkleber.
5. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern n i c h t in die Zähllisten erfassen.
Bitte darauf achten, dass auch Gegenstände der IT (Rechner, Wyse C10LE, Drucker,
Scanner, Faxe etc.) geprüft und ggf. in die Zähllisten aufgenommen werden müssen!
Durchführung
Gegenstände, die nicht in die Zähllisten
aufgenommen werden müssen
Weitere Details finden Sie in der Folgeinventurrichtlinie unter Punkt 2.2.1.3.3, Seite 15
Abfall, Schrott
Gebäudebestandteile
(Aufzug, Klimaanlagen…)
Rollos, Gardinen...
Verbrauchsmaterial
(Kreide, Papier, Stifte...)
selbstentwickelte
Software
Kleine Sportgeräte
Leihgaben &
geleaste Gegenstände
Schülertische- &
stühle
Kleinteile
speziell in Physik, Chemie,…
Klammern, Spulen, Kabel
Kleinere Werkzeuge
Fremdeigentum
Schaufel, Rechen, Besen…
Durchführung
Inventur-Nr. bzw.
Die Zählliste
AOD-Nr.
Inventurbereich
Zähllisten-Nr.
1
Standort , Raum
Vorhandene
Vermögensgegenstände in
der Anbu
Hier können weitere
Vermögensgegenstände
eingetragen werden.
Durchführung
Ablauf
Das Aufnahmeteam erhält vom Aufnahmeleiter die entsprechenden Zähllisten der
zugewiesenen Räumen. Das Aufnahmeteam betritt den Raum und verschafft sich einen
Überblick.
Bevor Sie nun loslegen, denken Sie bitte
an folgendes:
1. Die Eintragungen in den Zähllisten sind
mit dokumentenechten, blauen Stift
durchzuführen!
2. Eine Eintragung mit Bleistift ist
unzulässig.
3. Die Eintragungen in den Zähllisten dürfen
nicht nachträglich entfernt werden.
4. Sind falsche Eintragungen gemacht
worden, so sind diese durchzustreichen
und die Korrektur in einer neuen Zeile
einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass
der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben
muss.
Durchführung
Ablauf
1. Prüfen, ob die werthaltigen
Vermögensgegenstände, die
bereits auf der Zählliste für
den Raum aufgeführt sind,
vorhanden sind.
11516
11517
120432
Regal, Aktenregal,
224,5x80x42, 6 OH
Regal, Aktenregal,
224,5x80x42, 6 OH
PC, Wyse C10LE
Durchführung
a)
Eintragung in die Zählliste
Wenn ja, ist der Gegenstand auf der Zählliste abzuhacken und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit zu prüfen.
1
X
X
X
X
X
X
Die Funktionsfähigkeit
muss nur stichprobenartig
kontrolliert werden, denn
bei Benutzung des
Gegenstandes wird die
Funktionsfähigkeit
vorausgesetzt.
Durchführung
Ablauf
1. Prüfen, ob die werthaltigen
Vermögensgegenstände, die
bereits auf der Zählliste für
den Raum aufgeführt sind,
vorhanden sind.
13865
Handdiktiergerät,
Grundig Sh 10
?
Bitte auch in den Schränken prüfen,
ob sich dort noch werthaltige
Vermögensgegenstände befinden.
Das Handdiktiergerät war defekt und
wurde zum 15.05.2014 ausgesondert.
Durchführung
b)
Eintragung in die Zählliste
Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen.
Möglichkeit 1: Aussonderung
1
X
X
X
X
X
X
Defekt, ausgesondert zum 15.05.14
Durchführung
b)
Eintragung in die Zählliste
Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen.
Möglichkeit 2: Verkauf
1
X
X
X
X
X
X
Verkauf an Fr. Werner, 10 €, 15.05.14
Durchführung
Eintragung in die Zählliste
Melden Sie den Abgang des Handdiktiergerätes bereits mit der nach Punkt 2.2.1.2 der
Folgeinventurrichtlinie erforderlichen Halbjahresmeldung, erscheint das Gerät auf den
Zähllisten nicht.
Die Halbjahresmeldung kann formlos per E-Mail an
[email protected]
oder
mittels dem nun mit dem PC ausfüll- und
speicherbaren
Formular
„Zu-Abgang
u
Standortwechsel_NEU “ gemeldet werden.
Durchführung
b)
Eintragung in die Zählliste
Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen.
Möglichkeit 3: Standortänderung
1
X
X
X
X
Neuer Standort: Zimmer 208
Bei Angabe des Standortes bitte immer die Raumnummer
angeben.X
X
Sie erleichtern uns die Arbeit, wenn Sie bereits bei der
Kontierung auf der Rechnung die Raumnummer angeben.
Durchführung
Ablauf
2. Prüfen, ob sich weitere
Gegenstände
mit
rotem
Inventaraufkleber im Raum
befinden.
140122
16703
Drucker, Kyocera
FS-4100DN
Stuhl, Bürodrehstuhl
m. Armlehnen, Bezug
schwarz
Durchführung
a)
Eintragung in die Zählliste
Weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufklebern in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“
aufführen!
1
140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808
1
09.03.14
545,02
16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen
1
15.11.14
391,31
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Neuer Standort: Zimmer208
Durchführung
Ablauf
3. Gegenstände
mit
blauen
Inventaraufklebern, die sich im
Raum befinden.
festeingebauter Wandschrank
wurde als Gebäudebestandteil
bewertet
Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern
werden nicht in die Zähllisten eingetragen.
Die Gegenstände wurden bereits durch die
Anlagenverwaltung geprüft und fallen
entweder unter die Wertgrenze oder die
Nutzungsdauer ist überschritten.
Der blaue Inventaraufkleber dient als
Kennzeichnung dieser Gegenstände.
Besucherstuhl
AKH unter 150,00 € netto
Beistelltisch
AKH unter 150,00 € netto
Schreibtisch
Anschaffung vor 2009. Bei der
Erstbewertung lag die Grenze
der AHK bei > 500,00 € netto.
130456
Bildschirm
AKH unter 150,00 € netto
Telefon
Anschaffung vor 2009. Bei der
Erstbewertung lag die Grenze
der AHK bei > 500,00 € netto.
Durchführung
Ablauf
4. Prüfen, ob sich Gegenstände
ohne Inventaraufkleber im
Raum befinden.
2 Stück
Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH
Durchführung
a)
Eintragung in die Zählliste
Gegenstände ohne Inventaraufkleber in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen!
1
140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808
1
09.03.14
545,02
16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen
1
15.11.14
391,31
2
23.07.14
343,95
Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Neuer Standort: Zimmer208
Hinweis: Bei Gegenständen
ohne Inventaraufkleber bitte
eine aussagekräftige
Beschreibung und soweit
möglich Anschaffungsdatum,
evtl. –wert, ggf. die
Seriennummer angeben.
Durchführung
Ablauf
5. Prüfen, ob sich Gegenstände
im Raum befinden, die
gespendet oder geschenkt
wurden.
Spenden und Geschenke müssen
immer belegt werden! Daher bitte
eine Rechnung oder ein sonstiges
Dokument beilegen aus dem der
Wert des Gegenstandes und das
Anschaffungsdatum hervorgehen.
Diese Gegenstände sind wie
Vermögensgegenstände
ohne
Inventaraufkleber zu behandeln
und in die Zählliste einzutragen.
Durchführung
Ablauf
6. Prüfen, ob sich Gegenstände
im Raum befinden, die nicht
Eigentum des Landkreises
Rhön-Grabfeld sind.
Gegenstände, die Eigentum von
Kollegen
oder
anderen
Institutionen sind, sollten vom
Eigentümer
gekennzeichnet
werden.
Durchführung
Ablauf
7. Wurden
geprüft?
alle
Gegenstände
Durchführung
Zählliste abschließen
1
X
X
X
X
X
X
X
1 15.11.14 391,31
Bürodrehstuhl m. Armlehnen
X
Die Zählliste ist vom Aufnahmeteam
2 zu
23.07.14
Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH
343,95
sofort
unterschreiben.
X
X
X
X
Freie Zeilen sind zu entwerten.
140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN
16703
S2ELD808
Herr Straub
07.01.2015 Straub
1
09.03.14
545,02
Frau Werner
07.01.2015 Werner
Neuer Standort: Zimmer208
Die Aufnahmeleitung
unterschreibt nur die
Zähllisten, die sie
stichprobenartig geprüft
hat.
Herr Miller
07.01.2015 Miller
Durchführung
I50
Zählliste abschließen
Büro 1.0, 2.0, 3.0, 4.0, 2.1
2
NES, Landratsamt, Hauptgebäude, Zimmer 209, 1. OG
Auch leere Zähllisten sind zu
entwerten und zu unterschreiben.
Es
müssen
immer
zwei
Unterschriften
pro
Zählliste
getätigt werden.
Herr Straub
07.01.2015 Straub
Frau Werner
07.01.2015 Werner
Durchführung
Sonderfall: Serverraum
Nach Absprache mit der EDV-Stelle
wurde eine „Inventarliste Serverraum“
entwickelt, die von den Kollegen der
EDV-Stelle am Serverschrank oder Tür
zum Serverraum angebracht wurde. Die
EDV-Stelle trägt die Veränderungen
während des Jahres in die Liste ein. Die
Zählliste bitte mit der Liste abgleichen
und unterschreiben und eine Kopie der
„Inventarliste
Serverraum“
den
Inventurunterlagen beilegen.
Durchführung
Neuer Raum
Nachdem der Raum fertig ist und die Zähllisten abgeschlossen wurden, erfolgt
der Wechsel in einen neuen Raum.
Unklarheiten?
Wenden Sie sich an die Anlagenverwaltung!
Herr Straub 09771 94-210
Frau Werner 09771 94-205
Wir wünschen Ihnen
viel Erfolg bei der
Inventur.