Transcript lihat isi ppt - official bem fkm ua

BIDANG : KESEKRETARIATAN
PEMBAHASAN :
1. Kesekretariatan
2. Aset dan Kelembagaan
1. KESEKRETARIATAN
1.1 Administrasi Surat Menyurat
1.1.1 Jenis Surat
1.1.2 Kearsipan
1.2 Sertifikat
1.2.1 Jenis Sertifikat
1.2.2 Ketentuan
1.3 Perizinan
1.3.1 Alur Perizinan
1.3.2 Alur Perizinan Dept. HIMA K3
1.3.3 Kelanjutan Alur Surat Peminjaman Tempat dan Peralatan
1.3.4 Alur Surat Undangan Kegiatan
1.4 Ketentuan Alur Pertanggungjawaban
1.4.1 Alur Pertanggungjawaban
1.4.2 Alur Pertanggungjawaban HIMA K3
1.5 Proposal
1.6 Pertanggugjawaban
2. ASET DAN
KELEMBAGAAN
2.1 Sekretariat BEM
2.2 Alur Peminjaman Barang
2.3 Penggunaan Aset
Administrasi Surat Menyurat
• Seluruh kegiatan surat menyurat BEM FKM UA dibawah koordinasi
dan tanggung jawab sekretaris.
• Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada
BEM FKM UA harus dilaporkan kepada sekretaris BEM FKM UA.
• Surat yang keluar dari BEM FKM UA dibuat oleh masing-masing
departemen/kepanitiaan terkait, dengan sepengetahuan sekretaris
BEM FKM UA, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar BEM
FKM UA.
• Surat dianggap sah bila terdapat kop surat BEM FKM UA, tanda
tangan ketua BEM FKM UA serta stempel BEM FKM UA.
• Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di
buku surat keluar BEM FKM UA.
• Segala bentuk proposal dan surat-surat kegiatan, diajukan minimal
2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan (kecuali untuk kegiatan
insidental seperti pendelegasian)
Alur Premosesan Surat Masuk
Masing-masing Sekretaris
Departemen
Surat Departeman
(surat jawaban fakultas)
Kemahasiswaan
Surat BEM
HUMAS
Kesekretariatan
Kesekretariatan
Konfirmasi ke
pihak terkait
Konfirmasi
Nomor Surat
• Nomor surat keluar dipegang oleh sekretaris I
BEM (jika meminta nomor surat lewat sms
maka harus juga dicantumkan perihal surat,
lembaga/departemen/biro
yang
mengeluarkan, nama kegiatan, serta nama pj).
• Nomor surat untuk kegiatan departemen/biro
dikeluarkan oleh sekretaris I BEM melalui
sekretaris departemen.
TTD dalam Surat
• Departemen, ttd oleh :
• Sekretaris Departemen
• Ketua Departemen
• Ketua BEM
• WD I
• HIMA K3 :
• Sekretaris HIMA K3
• Ketua Departemen
• Ketua BEM
• Ketua Program Studi Hiperkes dan Keselamatan Kerja
• WD I
• Komunitas oleh:
• Sekretaris Komunitas
• Ketua Komunitas
• Ketua BEM
• WD I
• Kegiatan umum BEM (big event,ospek etc)
• Sekretaris Umum
• Ketua BEM
• WD I
Lembar Pengesahan
Proposal Kegiatan
• Departemen, pengesahan oleh :
• Ketua Panitia
• Ketua Departemen
• Ketua BEM
• WD I
• HIMA K3 :
• Ketua Panitia
• Ketua Departemen
• Ketua BEM
• Ketua Program Studi Hiperkes dan
Keselamatan Kerja
• WD I
• Komunitas oleh:
• Ketua Kegiatan
• Ketua Komunitas
• Ketua BEM
• WD I
• Kegiatan umum BEM (big event,ospek etc)
• Sekretaris Umum
• Ketua BEM
• WD I
Dengan catatan :
Penandatanganan sebagaimana ketentuan
sebelumnya dapat diwakili oleh :
• Wakil dari pihak terkait sesuai dengan SK
Dekan. (ex : Ketua BEM oleh Wakil Ketua
BEM)
• Pengurus yang mendapat limpahan
wewenang dari pihak terkait dengan
sepengetahuan Ketua BEM dan atau Wakil
Ketua BEM.
PENGGUNAAN ASET
KELEMBAGAAN
Tugas kesekretariatan BEM terkait kerumahtanggan
meliputi pengelolaan fasilitas dan sarana, inventarisasi
aset, mengatur kebijakan untuk menjaga kebersihan
serta keindahan dan kenyamanan senat.
• Tata tertib penggunaan senat serta perizinan
penggunaan senat dikelola oleh Kesekretariatan BEM
FKM UA.
• Untuk Stempel BEM yang ada di senat, tidak boleh
keluar dari senat. Stempel yang boleh dipinjam atau
dialih tangankan adalah stempel yang dibawa oleh
sekretaris 2 sesuai dengan kesepakatan
• Peminjaman inventaris BEM harus disertai form
peminjaman barang yang telah disediakan