Transcript Onderbouwing ISO26000 Gul 2016

MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Datum: 19 april 2016
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
1  42
INHOUD
1 Aanleiding
4
2 Inleidende vragen
5
3 Zelfonderzoek
3.1
Vraag 1
3.2
Vraag 2
3.3
Vraag 3
3.4
Vraag 4
3.5
Vraag 5
3.6
Vraag 6
3.7
Vraag 7
3.8
Vraag 8
3.9
Vraag 9
3.10
Vraag 10
3.11
Vraag 11
3.12
Vraag 12
3.13
Vraag 13
3.14
Vraag 14
3.15
Vraag 15
3.16
Vraag 16
3.17
Vraag 17
3.18
Vraag 18
3.19
Vraag 19
3.20
Vraag 20
3.21
Vraag 21
3.22
Vraag 22
3.23
Vraag 23
3.24
Vraag 24
3.25
Vraag 25
3.26
Vraag 26
3.27
Vraag 27
3.28
Vraag 28
3.29
Vraag 29
3.30
Vraag 30
3.31
Vraag 31
3.32
Vraag 32
3.32.1
Vraag 32a
3.32.2
Vraag 32b
3.32.3
Vraag 32c
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
6
6
7
8
10
11
12
13
13
13
14
15
16
16
17
17
18
18
19
19
19
20
20
21
21
22
22
22
23
23
24
25
25
25
26
26
Kenmerk: Gul2015/090/sd
2  42
3.33
3.34
3.35
3.36
3.37
3.38
3.39
3.40
Vraag 33
3.33.1
Vraag 33a
3.33.2
Vraag 33b
Vraag 34
Vraag 35
Vraag 36
Vraag 37
3.37.1
Vraag 37a
3.37.2
Vraag 37b
Vraag 38
Vraag 39
Vraag 40
26
26
26
27
27
28
28
28
29
30
30
30
4 Zelfverklaring
31
Bijlage 1 Gul Beleidsverklaring
32
Bijlage 2 Gul Integriteitscode
34
Bijlage 3 Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen
Bijlage 4 NPR 9026, bijlage C ingevuld door Gul
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
39
41
Kenmerk: Gul2015/090/sd
3  42
1
AANLEIDING
Gul B.V. (Gul) is een jonge organisatie (september 2014) die naast de serviceverlening aan haar
opdrachtgevers nog volop in ontwikkeling is. Na het behalen van het ISO 9001 en VCA certificaat in februari
2015, staat voor februari 2016 de jaarlijkse audit gepland. Dan wordt ook geaudit op ISO 14001. Deze zijn
met goed resultaat afgerond.
Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) zijn onlosmakelijk verbonden met de
manier waarop we werken. Daarom laten we nu al zien dat wordt gewerkt volgens ISO 26000 ondanks het
feit dat we nog niet alles kunnen ‘bewijzen’. Om die reden hebben wij de ‘MVO zelfverklaring’ ingevuld als
leidraad hoe wij duurzaamheid en MVO integreren in de bedrijfsvoering van onze organisatie. We hebben
daarbij de handleiding van NEN gebruikt.
We hebben ervoor gekozen om deze rapportage te laten beoordelen door DNV GL gelijktijdig met de
certificeringsaudit voor het ISO 14001 certificaat. DNV GL onderzoekt of onze beweringen in deze
rapportage kloppen. Dit is niet gelijk aan certificering: verificatie zegt niet per definitie iets over of een
organisatie het 'goed' doet – het is een onderzoek naar de waarheid van het beweerde.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
4  42
INLEIDENDE VRAGEN
2
Hieronder hebben wij de inleidende vragen opgenomen uit paragraaf 4.2 van de NPR 9026 die in de scope
van de Zelfverklaring ISO 26000 zijn aangegeven.
Vraag a) Wat is de naam van de organisatie?
De bedrijfsnaam is Gul B.V.
Vraag b) Wat zijn de belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de
organisatie?
Gul is een facilitaire serviceverlener die multi services oplossingen levert aan haar opdrachtgevers. De
scope bestaat uit het leveren, uitvoeren en coördineren van facilitaire services.
Vraag c) In welke landen is de organisatie actief?
De serviceverlening door Gul vindt in Nederland plaats.
Vraag d) Wat is de locatie van de het hoofdkantoor van de organisatie?
Het hoofdkantoor is gevestigd in Utrecht, Atoomweg 282-286 (3542 AB).
Vraag e) Heeft de organisatie andere divisies, werkmaatschappijen, dochterondernemingen, enz.?
Nee. Gul is een 100% dochteronderneming binnen de ADG dienstengroep.
Vraag f) Op welke onderdelen van de organisatie heeft de toepassing van NEN-ISO 26000 betrekking
en is de zelfverklaring van toepassing (alleen hoofdkantoor, vestiging(en) in Nederland, enz.)?
De toepassing van NEN-ISO 26000 heeft betrekking op de gehele bedrijfsvoering van Gul en de serviceverlening die ze levert aan haar opdrachtgevers. Gul heeft haar hoofdkantoor in Utrecht (geen gebouweigenaar, maar huur) en onze medewerkers werken vanuit de diverse locaties van opdrachtgevers
verspreid over Nederland. Gul heeft geen panden in eigendom.
Directeur
HR manager
HR medewerker
Operationeel directeur
Financieel manager
Service manager
Teamleiders
Management & sales
assistent
Receptie
Huismeester
Document
services
Operationele medewerkers voor
Opdrachtgevers: Arcadis, Enexis, Essent, EY,
Van Lanschot Bankiers
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Multi services
Henkel, Netapp, P&G
Preventiemedewerkers
Kenmerk: Gul2015/090/sd
5  42
3
ZELFONDERZOEK
Hieronder hebben we de vragen opgenomen. Iedere vraag is een paragraaf. We hebben ervoor gekozen
om van de subvragen (a, b, c) een subparagraaf te maken.
3.1
VRAAG 1
Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het
milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven?
Toelichting/voorbeelden:
In onze beleidsverklaring hebben wij vastgelegd wat de effecten zijn van onze bedrijfsvoering op onze
omgeving: wat we doen, hoe we dat doen en waarmee we rekening houden op het gebied van people,
planet en prosperity. We hebben de meest actuele versie van onze beleidsverklaring opgenomen in bijlage
1.
De wijze waarop Gul ‘zaken doet’ is gebaseerd op de basishouding van gastgerichtheid.
Performance
Hierbij volgt Gul de zes principes van Hostmanship:
gerelateerd
1. Het geheel willen zien (en niet alleen je eigen werkterrein) en anticiperen.
2. In gesprek zijn met je omgeving, vragen stellen.
Flexibiliteit
Transparantie
3. Onvoorwaardelijk willen helpen.
Hostmanship
4. Zorgzaam zijn, zonder waardeoordelen.
5. Kennis verwerven en delen.
6. Verantwoordelijkheid nemen, als iets niet goed gaat bij voorkeur zelf
Efficiency
Gastgericht
oplossen of anderen vragen.
Wij zien iedereen waarmee we in contact komen als gast: uiteraard onze collega’s en opdrachtgevers maar
ook hun medewerkers en bezoekers. Het is ons streven gastvrijheid uit te stralen en we hebben daarom
afgesproken elkaar hierop te coachen; opbouwende terugkoppeling bij verbeterpunten maar ook het geven
van complimenten. Daarnaast wordt het functioneren van iedere individuele medewerker formeel
besproken in het jaarlijkse waarderingsgesprek. Tussentijds vindt een evaluatiegesprek plaats en naar
behoefte zal het functioneren uiteraard ook in een persoonlijk werkoverleg aan de orde komen. De
medewerkers kiezen zelf jaarlijks de meest gastvrije collega per jaar.
De effecten van onze bedrijfsvoering monitoren we in een register, geheten het milieu aspecten register. Dit
register is raadpleegbaar via ons intranet.
Omdat we kwaliteit willen leveren hebben we in onze processen een verbetercyclus ingebouwd die is
gestoeld op de PDCA cirkel (plan, do, check, act). Dit helpt ons om de goede dingen minstens zo goed te
blijven doen. Als blijkt dat we niet goed hebben gepresteerd, helpen de evaluatiemomenten die we in onze
processen hebben ingebouwd ons te verbeteren om zodoende herhaling van mogelijke negatieve effecten
te voorkomen.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
6  42
3.2
VRAAG 2
Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving.
Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven?
Waar is deze informatie te vinden?
Op de website van Gul hebben we voor met name
onze externe stakeholders (benoemd in het business
plan) omschreven waar Gul voor staat en wat we
doen. We beschrijven ook dat we onderdeel
uitmaken van de ADG dienstengroep (100%) en wat
onze positie is binnen de groep ten opzichte van
zusterbedrijven Asito B.V. en AAFM Facility
Management B.V. omdat we met deze twee
organisaties nauw samenwerken.
Voor de besturing van de organisatie en de
besluitvorming is een management team ingesteld
waarin de volgende functionarissen zitting hebben:
directeur, operationeel directeur, financieel manager,
HR manager, service manager, drie teamleiders en de marketing en sales assistent. Dit gremium komt
minimaal eens per maand bijeen. De procuratiebevoegdheden van deze functionarissen zijn vastgelegd in
het Handelsregister.
Voor onze interne organisatie is een intranet
omgeving ingericht. Op dit platform delen wij
bedrijfsinformatie in de meest brede zin met
onze medewerkers, zoals:
 de nieuwspagina: bestaande uit actuele
(bedrijfs)informatie;
 de HR pagina: voorziet in alle
noodzakelijke informatie over
personeelsaangelegenheden
(arbeidsvoorwaarden, vacatures, HR
nieuwsbrieven, ondernemingsraad, etc.);
 de pagina met processen: geeft informatie over onze primaire (gecertificeerde) processen,
werkprocessen en bovendien alle informatie op het gebied van Kwaliteit, Arbo en Milieu (toolboxen,
RI&E’s, taak-/risico-analyses, werkplekinspecties, etc.).
Via (social) media geven wij openheid van zaken over de ontwikkelingen van Gul. Persberichten kunnen
diverse onderwerpen behandelen, als verwerven van nieuwe opdrachtgevers, in dienst treden van
medewerkers op sleutelposities, behalen of verlengen van certificaten, etc.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
7  42
Bij alle communicatie naar stakeholders, denken we na over de inhoud en de ontvanger van de boodschap
die we willen overbrengen. Door hier bewust over na te denken, zijn we ervan overtuigd dat we onze
stakeholders op een juiste en begrijpelijke manier benaderen. We nemen in alle communicatie onze
contactgegevens op, zodat onze contactpersonen gemakkelijk bereikbaar zijn voor aanvullende vragen
en/of informatie.
Toelichting/voorbeelden:
Gul is een jonge organisatie. Bij onze serviceverlening denken we na over de effecten ervan op het milieu
en omgeving. Met andere woorden wij vinden duurzaamheid en MVO belangrijk en het maakt onderdeel uit
van ons werk. Aangezien het afgelopen jaar de focus heeft gelegen op de processen, hebben we
bestaande initiatieven op dit moment nog niet zodanig gebundeld dat we die op de website kunnen
publiceren.
Omdat we het belangrijk vinden dat iedereen in Nederland mee kan doen, hebben we ons als doel gesteld
om minstens 5% van de opdrachtwaarde in te zetten voor ‘social return’. We streven er dus naar om met
mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt een plek te binnen Gul te geven. Op onze website
hebben we benoemd welke groep we als kwetsbaar beschouwen.
Voor wat openheid over onze activiteiten en financiën betreft, volgen wij minimaal de verplichtingen ten
aanzien van publicatie van die gegevens die gelden voor een besloten vennootschap. Gul rapporteert haar
(financiële) resultaten per maand aan de holding ADG dienstengroep waar deze worden geconsolideerd.
Bijzondere resultaten of behaalde doelstellingen communiceren we via pers-/nieuwsberichten, op de
nieuwspagina van de website en intern op de nieuwspagina van ons intranet.
3.3
VRAAG 3
Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling
aan dit principe te geven?
Toelichting/voorbeelden:
“Gul wil bijdragen aan de performance van haar opdrachtgevers in de facilitaire markt door het leveren van
betrouwbare, kostenefficiënte en klantgerichte facilitaire services in het kader van een lange-termijn
partnership.” Onze kernwaarden zijn open, co-creatie en optimistisch. Hiermee geven wij dagelijks invulling
aan onze gastvrijheid.
Binnen Gul hebben we ethisch handelen gekoppeld aan normen en waarden waar we ons aan
committeren. Deze zijn vastgelegd in de Gul Integriteitscode die we als bijlage 2 hebben bijgevoegd.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
8  42
Hieronder volgt een opsomming van de onderwerpen die in de gedragscode zijn opgenomen:
 de verplichtingen van Gul aan: opdrachtgevers, aandeelhouders en medewerkers
 privacy
 de verplichtingen van de medewerker
 ongewenste intimiteiten en ander onwettig gedrag
 drugs en alcohol
 beperkt privégebruik van bedrijfsmiddelen
 elektronische communicatie
 het onderhouden van een gezonde en veilige werkomgeving
 specifieke verplichtingen
 contracten afsluiten en ondertekenen namens Gul
 het naleven van de gedragscode
Daarnaast is Gul in het bezit van een gedragsverklaring aanbesteden voor de rechtspersoon. Deze
gedragsverklaring is een verklaring die wordt uitgegeven door Justis waarin staat dat uit een onderzoek is
gebleken dat er geen bezwaren zijn dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon inschrijft op een
overheidsopdracht, speciale-sectoropdracht, concessieovereenkomst voor openbare werken of prijsvraag.
Justis raadpleegt daartoe het Justitieel Documentatie Systeem en gaat na of sprake is van relevante
beschikkingen van de Autoriteit Consument en Markt of de Europese Commissie. Deze verklaring heeft een
geldigheid van twee jaren.
Iedere medewerker die in dienst komt, krijgt van de leidinggevende tijdens zijn/haar introductie informatie
over onze organisatie, onze kernwaarden, gedragscodes, visie, strategie, etc. De indeling van het
introductieprogramma is als volgt opgebouwd:
 Eerste werkdag
 Algemene onderwerpen
 Inzicht in eigen functie
 Inzicht in opdrachtgever
 Inzicht in contract en service partner/service leverancier (indien van toepassing bij de functie)
 Evaluatiegesprek met de leidinggevende
Ons management systeem is ISO 9001 gecertificeerd en voldoet aan de regels voor het voorkomen van
belangverstrengeling bij bijvoorbeeld de financiële processen. Wij werken continu aan ‘het verlagen van
drempels’ om allerhande zaken bespreekbaar te maken binnen de niveaus die Gul kent. Dit doen we door
voorbeeldgedrag te tonen op management niveau en het kwetsbaar opstellen ten aanzien van het eigen
functioneren door het geven van terugkoppeling op ons gedrag aan te moedigen.
Onze organisatie heeft korte lijnen en geen vergadercultuur. De juiste mix van formeel en informeel
ontmoeten, draagt bij aan de manier waarop wij willen samenwerken en elkaar aanspreken
(complimenterend en bijsturend) op ons gedrag. We houden daarbij altijd in gedachten hoe we zelf
behandeld willen worden en hierop baseren we onze interactie met onze gasten.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
9  42
Medewerkers van Gul die onverhoopt te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen op het werk
kunnen contact opnemen met onze externe vertrouwenspersoon. De contactgegevens zijn op ons intranet
opgenomen op de personeelspagina onder ziekteverzuim. Voorbeelden van onderwerpen die met de
vertrouwenspersoon besproken kunnen worden, zijn discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, pesten
of integriteitskwesties (als je ziet dat iemand misbruik maakt van eigendommen van Gul of de
opdrachtgever). De gesprekken zijn vertrouwelijk: gezamenlijk wordt eerst gezocht naar een informele
oplossing. Biedt dit niet het gewenste resultaat dan kan de vertrouwenspersoon helpen bij de begeleiding
naar een formele oplossing, zoals het indienen van een klacht.
We benadrukken dat we onze medewerkers niet aansprakelijk stellen voor commercieel verlies als gevolg
van de naleving van de gedragscode. Medewerkers ondervinden geen nadelige gevolgen van het melden
van een (vermeende) schending van de code.
3.4
VRAAG 4
Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten
onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven?
Toelichting/voorbeelden:
Op basis van de onderzoeken die zijn verricht bij het opstellen van het business plan voor Gul, zien wij de
volgende interne en externe stakeholders die in meer of mindere mate belangrijk zijn voor Gul.
 Interne stakeholders:
 Aandeelhouder (de ADG dienstengroep) en zusterorganisaties (onder andere Asito en AAFM)
 Gul medewerkers
 Ondernemingsraad
 Vertrouwenspersoon (extern)
 Externe stakeholders:
 Opdrachtgevers, hun organisatie en over te nemenmedewerkers (zowel gecontracteerde
opdrachtgevers als potentiële opdrachtgevers)
 Service partners (service leveranciers van facilitaire serviceverlening waarmee we een
partnership hebben opgebouwd)
 Overige service leveranciers
 Intermediairs (veelal consultants die door potentiële opdrachtgevers worden ingeschakeld bij de
begeleiding van de uitbesteding van hun facilitaire services en die wij apart hebben opgenomen
in onze marktkansenlijst)
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
10  42




Media (vakbladen in het facilitaire werkveld die zijn opgenomen in onze perslijst)
Werkzoekenden
Concurrenten
Overige geïnteresseerden in Gul die zich bijvoorbeeld melden via de website
Wij houden periodiek een tevredenheidsonderzoek onder onze belangrijkste stakeholders: de
opdrachtgevers en onze medewerkers om de waardering ten aanzien van hun belangen te meten,
evalueren en te kunnen verbeteren.
Wij hechten daarnaast aan adequate communicatie en denken daarbij altijd na
in termen van boodschap (inhoud), doelgroep (ontvanger) en medium (middel).
Daarom kan het zijn dat we de bovengenoemde hoofdgroep stakeholders
verder verbijzonderen om te zorgen dat we de juiste doelgroep benaderen met
de juiste boodschap. Daarnaast zorgen we dat we bereikbaar en vindbaar zijn
(website met mogelijkheid om contact te leggen) voor onze stakeholders, zodat
interactie mogelijk is. Voldoen aan wet- en regelgeving is randvoorwaarde voor
goed ondernemerschap.
3.5
VRAAG 5
Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw
organisatie om invulling aan dit principe te geven?
Toelichting/voorbeelden:
De bedrijfsvoering van Gul wordt getoetst aan de hand van de jaarlijkse externe audit voor het ISO 9001
certificaat. Tussentijds voeren we interne audits uit om ons ervan te verzekeren dat we onder andere
voldoen aan wet- en regelgeving. Deze interne audits zijn één jaar vooruit gepland en gepubliceerd op de
agenda van Gul op de homepage van intranet.
Onze afdeling HR houdt aandacht voor de veranderende regelgeving op het gebied van arbo wetgeving,
arbeidsrecht en sociale en pensioensverzekeringen in het algemeen en de Wet Overgang van
Onderneming in het bijzonder door vakbladen, trainingen en seminars. Kennis van relevante wetgeving
wordt binnen de ADG groep maar ook binnen Gul zelf met betrokken medewerkers gedeeld.
Daarnaast houden we onze kennis van aanbestedingsregels, administratieve regels en milieuregels
actueel.
Via ons intranet en het uitgeven van digitale nieuwsbrieven houden we onze medewerkers op de hoogte
van eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving.
Op ons intranet is een aparte pagina gereserveerd voor registers. We hanteren een ongevallen- en
incidentenregister, het milieu aspecten register met een directe link naar het RDMG register.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
11  42
Uitleg/citaat website RDGM register:
“De basis van onze dienstverlening wordt gevormd door de Databank Milieu en de Databank Arbo. Deze
bevatten tezamen ruim 52.000 verschillende documenten die door onze eigen redactie dagelijks worden
geactualiseerd. Onze databanken zijn een uitstekend hulpmiddel voor elke professional die gebruik maakt
van juridische informatie op het gebied van Milieu, Arbeidsomstandigheden en Veiligheid. Onze databanken
bevatten ook de meest voorkomende wetten en regels aangaande bouw en ruimtelijke ordening. WABObreed dus.
Onze databanken bevatten de volgende informatie:
 Nationale wetgeving (wetten, besluiten, regelingen, inclusief toelichtingen, bijlagen en wijzigingen)
 Europese wetgeving (richtlijnen, verordeningen, besluiten en beschikkingen)
 Internationale wetgeving (protocollen en verdragen)
 Provinciale wetgeving en beleidsplannen
 Nederlandse en Europese jurisprudentie
 Beleid (kamerstukken, ontwerpwetgeving, convenanten en meerjarenafspraken)
 Pseudo-wetgeving (aanbevelingen, BREF, handleidingen, PGS- en CPR-richtlijnen etc.)
 Praktijkinformatie (brochures, rapporten etc.)
 Checklijsten
De informatie in de databanken wordt dagelijks bijgewerkt aan de hand van gepubliceerde wijzigingen. U
bent ervan verzekerd dat u altijd met de meest actuele informatie werkt. Doordat wij gepubliceerde
wijzigingen direct verwerken, zijn wij in staat u ook te laten zien welke wijzigingen nog in werking moeten
treden. Zo kunt u dus daadwerkelijk anticiperen op toekomstige wetgeving.”
Onze medewerkers informeren we met periodieke nieuwsbrieven over formele en informele
aangelegenheden. Ook kunnen zij zelf onderwerpen voor deze nieuwsbrief aandragen.
Veiligheidsbewustzijn wordt actief gepromoot in onze toolboxen die ook naar alle medewerkers gaan. Deze
dienen op persoonsniveau voor gelezen te worden afgetekend.
3.6
VRAAG 6
Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw
organisatie om invulling aan dit principe te geven?
Toelichting/voorbeelden:
Gul is alleen werkzaam in Nederland maar heeft wel multi-nationals als opdrachtgever. Hoewel we voor
deze opdrachtgevers dus alleen in Nederland werken, kijken we wel over de grenzen heen en houden
voeling met de grensoverschrijdende gedragsnormen. Ook houden we de Europese regelgeving
nauwlettend in de gaten om te kunnen blijven voldoen aan de meest actuele wet- en regelgeving.
In de contracten met onze service partners voegen we onze verklaring Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen bij omdat we het belangrijk vinden dat zij onze visie op MVO kennen en ook op die manier
werken.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
12  42
3.7
VRAAG 7
Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten
onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven?
Toelichting/voorbeelden:
Universele mensenrechten hebben een directe relatie met wet- en regelgeving, onze Gul Integriteitscode en
MVO. Hoewel Gul niet buiten Nederland werkt, hebben we wel met medewerkers te maken uit allerlei
culturen. We houden zoveel mogelijk rekening met de cultuurverschillen en stellen alles in het werk om hen
hun eigen identiteit te laten behouden, zolang dit niet in strijd is met onze geldende normen en waarden. De
wijze waarop wij maatschappelijk verantwoord willen werken, hebben wij opgenomen in het
beleidsdocument Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen dat we als bijlage 3 hebben bijgevoegd.
Wanneer medewerkers zich in dit opzicht onjuist bejegend voelen, kunnen zij contact opnemen met onze
vertrouwenspersoon.
Onze service partners zijn allemaal minimaal ISO 9001 en 14001 gecertificeerd. Daarnaast hechten zij ook
aan duurzaamheid en MVO. Gezamenlijk hebben we de genoemde doelstelling ten aanzien van Social
Return vastgesteld.
Op initiatief van de ADG dienstengroep wordt jaarlijks een Nationaal
Integratie Diner georganiseerd om mensen met elkaar te verbinden zodat
meer begrip voor elkaar ontstaat. De verbinding ontstaat op deze manier
tussen de medewerkers van opdrachtgever en leverancier. Dit is
inmiddels zodanig gegroeid dat dit een jaarlijks terugkerend landelijke
evenement is geworden. Zie www.nationaalintegratiediner.nl.
3.8
VRAAG 8
Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm
geraadpleegd)?
Bij het opstellen van het business plan van Gul is nagedacht wie de stakeholders van Gul zijn. Deze lijst
met stakeholders is als basis genomen en wordt zo nodig aangepast als er nieuwe stakeholders zijn (zie
ook het antwoord op vraag 4 in paragraaf 3.4). Zo is recent de ondernemingsraad aan de lijst met
stakeholders toegevoegd omdat Gul met ingang van 1 oktober 2015 een eigen ondernemingsraad heeft
geïnstalleerd.
3.9
VRAAG 9
Wie zijn de stakeholders van uw organisatie?
De geïdentificeerde stakeholders hebben we opgenomen in het antwoord op vraag 4 in paragraaf 3.4.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
13  42
3.10
VRAAG 10
Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier
waarop uw organisatie dat heeft gedaan)?
Stakeholder opdrachtgever
Een belangrijke stakeholder van Gul is uiteraard de opdrachtgever en haar organisatie omdat hier het
bestaansrecht van Gul mee samenhangt. Klanttevredenheid is essentieel voor een goede samenwerking.
Daarom gaan we de dialoog aan op diverse niveaus binnen de organisatie van onze opdrachtgevers en
houden we klanttevredenheidsmetingen. Voor zover het mogelijk is gebruiken we de uitkomsten daaruit om
onze serviceverlening te verbeteren en onze medewerkers te ontwikkelen en te stimuleren om steeds dat
stapje extra te doen. En dit past op de wijze waarop we onze medewerkers waarderen en evalueren.
De frequentie van het periodiek overleg met onze opdrachtgevers is contractueel vastgelegd (meestal eens
per kwartaal). Dit vindt op plaats op het: hoogste niveau opdrachtgever (vaak de facilitair manager aan
opdrachtgeverszijde), maar ook met middenkader (afdelingshoofden) en eindgebruikers. Onderwerpen die
op de agenda staan zijn onder andere: de ontwikkelingen binnen het facilitaire werkveld, hoe dit past op de
serviceverlening en niet onbelangrijk de ontwikkelingen binnen de organisatie van de opdrachtgever. Dit
laatst is voor Gul van groot belang om flexibel te kunnen meebewegen met de ontwikkelingen aan
opdrachtgeverszijde.
Stakeholder medewerker
De basishouding van iedere Gul medewerker is gebaseerd op het uitstralen van gastvrijheid richting
iedereen waarmee hij/zij contact heeft. Een Gul medewerker ziet iedereen in zijn/haar omgeving als gast en
acteert daar naar. Inlevingsvermogen is daarbij onontbeerlijk; we houden daarbij in ons achterhoofd dat we
anderen behandelen zoals we zelf graag behandeld willen worden. De gastvrijheidstraining die iedere Gul
medewerker volgt, geeft hier handvatten voor. Daarnaast is het een vast onderwerp in de functionerings- en
waarderingsgesprekken zodat ook de medewerker zo nodig om advies kan vragen.
Stakeholder aandeelhouder
Wij leggen rekenschap af over onze bedrijfsvoering aan onze aandeelhouder, de ADG dienstengroep.
Samen met onze zusterorganisaties Asito en AAFM benaderen we de markt (potentiële opdrachtgevers).
De periodieke overleggen worden elk kwartaal gebruikt om hierover in dialoog te gaan.
Stakeholder potentiële opdrachtgever
Bij aanbestedingen besteden we veel aandacht aan het inleven in de behoeften en cultuur van de
potentiële opdrachtgever. Wanneer een potentiële opdrachtgever niet voldoet aan onze MVO
doelstellingen, kan dat een reden zijn voor Gul om niet deel te nemen aan een aanbesteding. Mogelijke
imagoschade kan hierin bepalend zijn.
Stakeholder service partners en service leveranciers
Met onze service partners hebben wij raamovereenkomsten afgesloten waarbij de Gul Beleidsverklaring, de
Gul Integriteitscode en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen vaste onderdelen zijn. Onze service
partners minimaal ISO 9001 en 14001 gecertificeerd.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
14  42
Met service leveranciers wordt de operationele serviceverlening periodiek geëvalueerd. Daarnaast is op
directieniveau overleg over ontwikkelingen in de markt, facilitaire trends, MVO, etc.
Overige stakeholders
Er zijn ook stakeholders waarmee een communicatieplanning is vastgelegd. Zo heeft de ondernemingsraad
onderling overleg en periodiek overleg met de bestuurder en ad-hoc bij adviesaanvragen.
3.11
VRAAG 11
Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar:
Eigen activiteiten en besluiten in de dagelijkse bedrijfsvoering worden besproken in het MT overleg. Dit
overleg vindt minimaal maandelijks plaats en heeft naast een vaste agenda een document genaamd BAIR.
Dit staat voor Besluiten, Acties, Issues en Risico’s. Dit document maakt onderdeel uit van ons management
systeem en de werking ervan is getoetst bij de externe audit. In plaats van notuleren, hebben wij ervoor
gekozen om te werken met een actielijst, het standaard eerste agendapunt van het MT overleg. Acties die
zijn afgehandeld worden gesloten maar blijven zichtbaar op de lijst. Pas in het nieuwe opeenvolgende jaar
wordt een nieuwe lijst gemaakt waarin de openstaande acties worden overgenomen. De gesloten acties
blijven gedocumenteerd en opgeslagen onder het voorafgaande jaar. MT besluiten worden opgenomen in
de besluitenlijst. Eventueel kan hieraan nog een actie worden verbonden die dan weer op de actielijst wordt
gezet.
De overlegstructuur bij onze opdrachtgevers is gebaseerd op de wens van de opdrachtgever. De
aangewezen medewerkers van onze service partners maken ook deel uit het van het Gul team op locatie
en zijn aanwezig bij team overleggen (onder andere onze ‘morning meetings’ waarin de dagelijkse gang
van zaken wordt besproken). Daardoor zijn zowel onze medewerkers als die vanuit de service partners zij
op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie van de opdrachtgever en kunnen hier vanuit hun
eigen vakgebied en expertise invloed op uitoefenen.
Naast de formele overlegstructuur, hechten wij veel waarde aan informeel ontmoeten. Daarin willen wij een
zekere mate van spontaniteit en onbevangenheid behouden. Deze zijn dus niet vastgelegd en worden
situationeel bepaald. Is er een verbouwing in een kantoor, dan is het logisch dat vaker contact gezocht
wordt, zeker als dat gepaard gaat met rommel en/of mogelijke invloed op de bedrijfscontinuïteit bij de
opdrachtgever. De terugkoppeling rond deze manier van benaderen is zeer positief gebleken. Ook binnen
de organisatie van Gul overleggen we op deze manier. Een medewerker die iets speciaals heeft gedaan,
krijgt hiervoor de ‘credits’. Deze best practices delen we met collega’s op andere locaties zodat andere
opdrachtgevers hier ook van kunnen profiteren. Daarnaast stimuleren we onderling overleg waarbij Gul
medewerkers uit verschillende regio’s hun collega’s of die bij andere opdrachtgevers werkzaam zijn beter
leren kennen.
We hebben de verbinding gemaakt met bijlage C bij NPR 9026. De ingevulde versie hebben we
opgenomen in bijlage 4. De drie prioriteiten die we gesteld hebben, zijn:
1. Contract en niveaus: opdrachtgever, service partners/service leveranciers, medewerkers
2. Personeel en omgeving
3. Klachten
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
15  42
3.12
VRAAG 12
Welke onderwerpen zijn relevant?
Wij hebben bijlage C bij NPR 9026 ingevuld en opgenomen in bijlage 4 van dit rapport. Daarin wordt
bekeken hoe de relevantie van de onderwerpen passen bij Gul, een organisatie die werkt binnen Nederland
en die hierbij uiteraard de Nederlandse wet- en regelgeving hanteert. In de bijlage hebben de niet-relevante
onderwerpen een ‘Nee’ meegekregen.
Onderwerpen die wij relevant achten zijn:
 Gezonde (financiële) bedrijfsvoering, zowel van opdrachtgever, service partners als van Gul (prioriteit
1 contract en niveaus)
 Werken vanuit een partnership waarbij vanaf de start van de samenwerking wordt gezocht naar
gezamenlijke doelen van alle partijen die betrokken zijn bij het contract (prioriteit 1 contract en
niveaus)
 Goed werkgeverschap omdat dit afstraalt op het welzijn van de medewerkers en daarmee een directe
relatie heeft op het functioneren, de werksfeer en ziekteverzuim. Het is daarom van belang dat goed
werkgeverschap een agendapunt is bij alle contractpartijen (prioriteit 2 personeel en omgeving)
3.13
VRAAG 13
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen?
Het is voor een jonge organisatie als Gul van belang om bij een samenwerking te onderzoeken of
betrokken partijen een gezonde (financiële) bedrijfsvoering hebben maar zeker ook of ze niet betrokken zijn
bij onrechtmatige zaken, die ook wel in aanbestedingen de uitsluitingscriteria worden genoemd. Gul werkt
nog nadrukkelijk aan naamsbekendheid en hecht veel waarde aan onderwerpen die passen bij eerlijk zaken
doen en goed werkgeverschap.
Omdat we een voorstander zijn van een samenwerking op basis van een partnership is het belangrijk dat
de partijen zoeken naar gezamenlijke belangen waarbij de randvoorwaarden vooraf duidelijk dienen te zijn.
Een voorbeeld is het kunnen participeren op mogelijke krimp in locaties van de opdrachtgever.
Bij de aanvaarding van een opdracht is het dus belangrijk voor een opdrachtnemer om dit soort
ontwikkelingen tijdig te weten. Bijvoorbeeld contractueel afspreken dat dit soort wijzigingen alleen met een
opzegtermijn van minimaal 3 maanden van kracht kunnen worden. Dit geeft ons de mogelijkheid om
uitgebreid te bekijken of medewerkers op een alternatieve locatie kunnen worden ingezet of omgeschoold
kunnen worden en in dat geval te herplaatsen. Mocht boventalligheid onverhoopt toch aan de orde zijn, dan
kunnen dienstverbanden op een humane en nette manier worden afgerond en medewerkers adequaat
worden begeleid (goed werkgeverschap). Maar de nodige tijd is ook van belang om de werkzaamheden zo
efficiënt mogelijk af te ronden (beheersing kosten en serviceverlening).
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
16  42
3.14
VRAAG 14
Welke onderwerpen zijn significant?
In onze ogen zijn de onderwerpen die een directe bedreiging vormen voor de gezonde (financiële)
bedrijfsvoering – en daarmee voor de continuïteit van Gul – het meest significant. Op het moment dat één
van de sleutelpartners binnen de samenwerking op financiële gronden moet afhaken, is dat een directe
bedreiging voor het partnership (domino-effect). Daarom is het van essentieel belang om de communicatie
met stakeholders op peil te houden zodat eventuele risico’s tijdig gesignaleerd kunnen worden. Openheid
en vertrouwelijkheid in de onderlinge relatie is daarbij essentieel.
Naast financiële gezondheid is de gezondheid van onze medewerkers van groot belang. Zij zijn de spil van
de organisatie want zij voeren de serviceverlening uit. Gul heeft twee preventiemedewerkers die de
gezondheid en veiligheid op het werk (mede) bewaken. De afdeling HR werkt nauw samen met de
leidinggevenden en de bedrijfsartsen om het ziekteverzuim zo laag mogelijk te houden en om uitval te
voorkomen. Daarnaast bewaakt de afdeling HR het proces rondom en de dialoog tussen medewerkers met
hun leidinggevenden (functionerings- en waarderingsgesprekken). Tijdens deze gesprekken is ook
aandacht voor arbeidsomstandigheden.
Daarnaast wordt jaarlijks een medewerkertevredenheidsonderzoek gehouden waarin medewerkers zich
anoniem kunnen uitspreken. De uitslag is de basis voor de verbeteringsdoelstellingen van de betreffende
leidinggevenden. Gul heeft tevens een externe vertrouwenspersoon aangesteld waar medewerkers zich
kunnen melden in het geval van gevoelige onderwerpen en/of dilemma’s.
Voor nieuwe medewerkers wordt vanuit HR in samenspraak met de direct leidinggevende een
introductieprogramma opgesteld. Hierin zijn onder andere opgenomen de kennismaking met Gul als
organisatie, de processen en systemen, kennismaking met collega’s, maar ook worden ze aangemeld voor
een aantal verplichte trainingen (gastvrijheid) en voor eventuele screenings die vanuit opdrachtgeverszijde
verplicht kunnen zijn om de functie te kunnen invullen. Tijdens de waarderingsgesprekken worden de
wensen ten aanzien van de persoonlijke en/of professionele ontwikkeling besproken.
Onze medewerkers worden VCA gecertificeerd en zijn daardoor op de hoogte hoe zij veilig en
milieuverantwoord moeten werken.
3.15
VRAAG 15
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen?
Eerlijkheid is de basis van alles en staat bij ons bovenaan (zie ook de Gul Integriteitsverklaring in bijlage 2).
Waarbij we ook een directe relatie zien met het kernthema consumentenaangelegenheden. Consumenten
zijn in onze bedrijfsvoering de (potentiële) opdrachtgevers maar ook vinden we de samenwerking met
leveranciers die hieronder passen.
Hoewel Gul als organisatie niet als vervuiler kan worden gezien (als je het vergelijkt met een chemische
productielocatie of een kolencentrale) zijn we wel alert op onze milieubelasting. In onze leaseregeling zijn
alleen auto’s opgenomen die de norm van CO2 uitstoot niet overschrijden. Daarnaast zijn we kritisch op
onze zakelijke kilometers. Regelmatig thuiswerken is voor een groep binnen Gul een mogelijkheid.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
17  42
Onze medewerkers zijn ons kapitaal. Daarom hebben we veel aandacht voor arbeidsomstandigheden,
opleiding en training en zijn Gul twee preventiemedewerkers actief binnen Gul. Zoals reeds benoemd heeft
Gul twee preventiemedewerkers. Zoals in onze integriteitscode is aangegeven tolereren we geen
discriminatie.
3.16
VRAAG 16
Welke onderwerpen hebben prioriteit?
Een goed imago is belangrijk voor een duurzame bedrijfsvoering. Onderwerpen die afbreuk kunnen doen
aan het imago zoals het niet voldoen aan wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen geven wij
de meeste prioriteit. Een nieuwe opdracht of opdrachtgever die niet bijdraagt aan het imago of die deze zou
kunnen schaden, accepteert Gul niet. De overweging daarbij is ook het imago van de opdrachtgever, het
product dat het bedrijf levert, maar ook of deze volgens de regels acteert. Een bedrijf met palmolie
plantages (de palmolie industrie vormt een bedreiging voor de regenwouden) en die volgens de regels
handelt en een duurzame bedrijfsvoering heeft, heeft ook facilitaire serviceverlening nodig. In zo’n geval wil
Gul services leveren aan zo’n opdrachtgever. Echter als blijkt dat de oliepalm plantages van die producent
leefgebied van orang-oetangs en tijgers bedreigen dan verbindt Gul zich niet aan zo’n opdrachtgever.
Als we kijken naar bijlage 4 dan hebben we in onze prioriteitsststelling een aantal onderwerpen gebundeld.
Dit ziet er als volgt uit:
 Prioriteit 1: Contract en niveaus
 Gepaste zorgvuldigheid (Mensenrechten)
 Fundamentele principes en arbeidsrechten (Mensenrechten)
 Werkgelegenheid en arbeidsrelaties (Arbeidspraktijk)
 Werkomstandigheden en sociale bescherming (Arbeidspraktijk)
 Gezondheid en veiligheid op het werk (Arbeidspraktijk)
 Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten
van contracten (Consumentenaangelegenheden)
 Prioriteit 2: Personeel en omgeving
 Sociale dialoog (Arbeidspraktijk)
 Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek (Arbeidspraktijk)
 Voorkomen van milieuvervuiling (Het milieu)
 Prioriteit 3: Klachten
 Het oplossen van klachten (Mensenrechten)
3.17
VRAAG 17
Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen?
Gul investeert nu tijd in het voorstellen en presenteren van de organisatie bij het netwerk van Asito. Daarbij
is het de verwachting dat dit op korte termijn leidt tot concrete opdrachten en bijdraagt aan de
naamsbekendheid.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
18  42
Beoordeeld is in hoeverre adverteren in facilitaire media bijdraagt aan naamsbekendheid, in de verwachting
dat Gul wordt uitgenodigd deel te nemen aan aanbestedingen die naar de markt komen. Dit heeft
geresulteerd in (digitale) publicatie van een banner met bedrijfslogo en doorklik mogelijkheid naar de
website op de website van een facilitaire vakorganisatie (Facto). In november 2015 is een artikel over Gul
verschenen in het vakblad Facto te verzorgen in november 2015.
De marktkansen van (Europese) aanbestedingen volgen we via Tenderned, de Aanbestedingskalender en
Tender Guide.
3.18
VRAAG 18
Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn
meegenomen):
Zie ons antwoord op vraag 16.
3.19
VRAAG 19
Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze – u heeft betrokken bij het identificeren van
relevante, significante en prioritaire onderwerpen:
De relevante, significante en prioritaire onderwerpen komen aan de orde bij de overlegmoment dat we
hebben met een aantal stakeholders. De frequentie van de overlegmomenten verschilt per stakeholder. Het
doel van deze overleggen is om in dialoog met elkaar de onderwerpen te bespreken en evalueren en
afspraken te maken en/of acties te bespreken.
 Aandeelhouder (de ADG dienstengroep): kwartaaloverleg
 Zusterorganisaties (Asito en AAFM): naar behoefte op basis van marktkansen
 Medewerkers Gul: werkoverleggen, functionerings- en beoordelingsgesprekken die beide eens per
jaar plaatsvinden
 Gecontracteerde opdrachtgevers en hun organisatie: veelal kwartaaloverleggen, maar kan op verzoek
van de opdrachtgever ook een andere frequentie hebben
 Service partners: kwartaaloverleggen of naar behoefte op basis van marktkansen
 Ondernemingsraad: vast afgestemde frequentie en tussentijds op basis van eventuele ontwikkelingen
en/of adviesaanvragen
 Intermediairs: geen frequentie vastgelegd
3.20
VRAAG 20
Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw
organisatie?
 Brancheorganisaties zoals Vereniging FMN
 Concurrenten (Facilicom, Yask, inFacilities, D&B Facilities, etc.)
 Intermediairs (Twynstra Gudde, Masterkey, Significant, etc.)
 Opdrachtgevers vanuit de diverse sectoren
 De ADG dienstengroep waarvan Gul naast Asito en AAFM Facility Management onderdeel uitmaakt.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
19  42

Service partners zijn Appèl (catering), Asito (schoonmaak) en EBN (beveiliging) en overige service
leveranciers onder andere Uniqcare (sanitaire voorzieningen), Donkergroen (binnen- en
buitenbeplanting), etc.
3.21
VRAAG 21
Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere
organisaties? Geef voorbeelden.
In de raamovereenkomsten die wij met onze service partners hebben afgesloten is standaard ons
beleidsdocument Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen opgenomen. Daarnaast hebben we ons
samen met onze service partners als doel gesteld om minstens 5% van de opdrachtwaarde in te zetten
voor ‘social return’.
Vanuit ons kwaliteitsmanagementsysteem hebben wij ons verplicht om per marktkans een inschatting te
maken of het een reële, passende kans is (go / no go beslissing). Door het invullen van de juiste
formulieren bij de fase in de aanbesteding, denken we niet alleen na over risico’s maar bekijken we ook hoe
we MVO in de opdracht kunnen inpassen en wat de opdrachtgever daarover heeft bepaald. Dit zijn
onderwerpen die standaard in de format van onze autorisatieformulieren zijn opgenomen. Denk aan het
eerder gegeven voorbeeld van de palmolie industrie.
Op dit moment gaat de meeste capaciteit nog uit naar de marktbewerking en het inregelen van processen.
Het is om die reden dat we nog geen concrete voorbeelden kunnen geven van hoe wij graag leidend willen
zijn op het gebied van duurzaamheid en MVO.
In het kader van duurzaamheidsprojecten neemt Gul deel aan de tweejaarlijkse sponsorprojecten die door
de medewerkers AAFM worden geïnitieerd. Bedoeling is om dan met een groot aantal medewerkers in
diverse groepen een project uit te voeren voor een specifieke, vaak kwetsbare doelgroep. Voor meer
informatie zie http://www.aa-fm.com/over-aafm/duurzaamheid/751/sponsorprojecten.html.
3.22
VRAAG 22
Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen
activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie?
Bij de dagelijkse operatie staat de performance op locatie op de agenda van de service manager. Die zorgt
dat eventuele effecten worden besproken in de in te regelen ‘morning meetings’. Daarbij is het doel om zo
veel mogelijk proactief te signaleren; dus voordat iets een klacht of probleem wordt. Dit kunnen acties,
activiteiten, of overige onderwerpen zijn. Geïdentificeerde potentiële, negatieve effecten (risico’s) worden
bijgehouden in de BAIR, het document waarmee Besluiten, Acties, Issues en Risico’s worden vastgelegd.
In geval er risico’s zijn, wordt in een zo vroeg mogelijk stadium nagedacht over mitigerende maatregelen.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
20  42
De BAIR wordt ook gebruikt bij de risico-inschatting van nieuwe marktkansen. Bij succes, als een
overeenkomst wordt aangegaan, wordt deze BAIR overgedragen aan de operatie zodat alle voorgaande
risico’s ook bij de dagelijkse gang van zaken bekend zijn. Naast dit document proberen we om in de
verschillende deelnemers die betrokken zijn bij de verschillende fasen in een acquisitietraject zo min
mogelijk te wijzigen. Omdat het niet altijd mogelijk is om het gehele team bijeen te houden tot en met de
operatie, zorgen we minimaal voor één medewerker die ‘linking pin’ is in het gehele traject.
Bij de uitvoering van het contract (dagelijkse gang van zaken) maken we gebruik van een milieu aspecten
register. Dit register is toegankelijk via ons intranet.
3.23
VRAAG 23
Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en
besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie?
Als dit aan de orde is, heeft dat raakvlakken met de operatie en/of marktbewerking. Ook dan is de BAIR het
middel om het inzichtelijk te maken, te bewaken en zo nodig mitigerende maatregelen te nemen. Daarnaast
gebruiken we in de operatie de meldingen van gasten en eindgebruikers om te verbeteren.
3.24
VRAAG 24
Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef
voorbeelden van de invulling):
Ook hier vervult de BAIR, die specifiek gemaakt wordt per marktkans en/of opdrachtgever, een belangrijke
rol. Het document maakte integraal deel uit van onze activiteiten omdat het gedeeld wordt in gezamenlijke
overleggen. En het wordt na iedere fase overgedragen aan het team dat de volgende fase uitvoert. De
zorgvuldigheid zit met name in het feit dat de BAIR standaard op de agenda staat en in alle fasen van een
traject wordt overgedragen van het ene team op het volgende team. Om zo min mogelijk verstoring te
hebben door het overdragen van informatie van het ene team op het andere, streven we ernaar om zo veel
mogelijk te starten met een team van medewerkers die uiteindelijk de opdracht moet gaan uitvoeren, dus
met minimale wijzigingen.
MVO thema’s maken vast onderdeel uit van de risico-inventarisatie en daarmee borgen we dat dit ook op
de agenda staat.
Naast de BAIR gebruiken voor contractimplementaties een generieke implementatieplanning die we per
opdrachtgever aanpassen op de behoeften en de contracteisen. Door te starten met een generiek format,
als een checklist, minimaliseren we niet alleen het risico dat er implementatie-onderdelen tussen de wal en
het schip vallen maar het verkleint ook de kans op ‘re-work’ (zaken die na een implementatie opnieuw
ingeregeld moeten worden). Elke contactimplementatie heeft een evaluatie waarmee we kunnen blijven
verbeteren.
Het milieu aspecten register speelt vanuit de dagelijkse operatie weer een belangrijke rol.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
21  42
3.25
VRAAG 25
Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie
geïdentificeerd?
Dit kunnen wij splitsen in de effecten die we zien in de uitvoering van de facilitaire serviceverlening
bijvoorbeeld agressieve reinigingsmiddelen, strooimiddelen, bestrijdingsmiddelen in de groenvoorziening,
ongediertebestrijdingsmiddelen, etc. Onze service partners zijn minimaal ISO 14001 gecertificeerd.
Daarnaast kijken we ook naar onze eigen bedrijfsvoering en potentiële negatieve effecten op de
maatschappij, milieu en economie. Zo kijken we naar de (CO2) uitstoot van ons wagenpark, we zijn kritisch
op onze reisbewegingen en onze printers zijn standaard ingesteld op dubbelzijdig printen.
Verder werken we aan het toepassen van effectief resource management waaraan we actief werken.
Daarbij kijken we naar de eigen serviceverlening en zien we services waarvan we nu al merken dat deze
qua bezetting in de nabije toekomst minder worden. Op lange termijn verwachten we dat services als repro
en post door technische vooruitgang min of meer gaan verdwijnen. Dit heeft zijn weerslag op het aantal
medewerkers die we dit vakgebied op termijn nodig hebben. We werken nu al aan opleiding van deze
groep medewerkers zodat zij in de toekomst breder inzetbaar zijn (bijvoorbeeld als huismeester) en
perspectief op werk behouden.
3.26
VRAAG 26
Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid:
Gul heeft in haar beleidsverklaring en integriteitscode met gedragscode vastgelegd wat zij verwacht van
haar medewerkers. In de visie en missie (benoemd in het business plan Gul) heeft zij haar eigen
verantwoordelijkheden vastgelegd. Het document Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen beschrijft hoe
Gul kijkt naar haar service partners.
In nieuwe opdrachten kijken we ook naar MVO- en duurzaamheidsaspecten van de potentiële
opdrachtgever. Dit is een standaard onderdeel in de autorisatieformulieren die we hanteren voor het nemen
van het besluit om al dan niet deel te nemen aan een aanbesteding. Bijvoorbeeld een slecht imago op het
gebied van MVO van een potentiële opdrachtgever is een reden om niet aan een aanbesteding deel te
nemen.
3.27
VRAAG 27
Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid –
binnen én buiten de organisatie?
Aangezien Gul zich nog in de pioniersfase bevindt, is dit nog volop in ontwikkeling. In de al vaker
genoemde beleidsverklaringen neemt MVO een prominente plaats in samen met hoe Gul verwacht dat haar
medewerkers zich gedragen. Dit borgen we door dit voor onze medewerkers op te nemen in het traject van
gastvrijheidstrainingen dat alle medewerkers doorlopen. Op deze manier bouwen we dat in de
bedrijfscultuur van Gul.
In de communicatie naar medewerkers over onderwerpen op het gebied van maatschappelijke
verantwoordelijk (maar het is zeker niet beperkt tot dit soort onderwerpen) gebruiken we de Gul nieuwsbrief
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
22  42
en toolboxen met specifieke onderwerpen. De opzet van de nieuwsbrief is zodanig dat het eenvoudig is om
een speciale editie uit te brengen. Zo kan bijvoorbeeld bij de communicatie van een nieuw sponsorproject
hiervoor een speciale editie worden uitgebracht.
De verwachting is dat Gul actief naar buiten treedt zodra het binnen de interne organisatie als ‘gewoon
goed’ is aangenomen. Extra aandacht verwachten we te besteden aan het onderwerp Social Return in het
kader van de Participatiewet. Daarbij willen we perspectief bieden aan mensen die wel willen werken maar
een achterstand hebben tot de arbeidsmarkt. Deze groep bestaat uit mensen met beperkingen (lichamelijk
en/of geestelijk of herintreders).
3.28
VRAAG 28
Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van
maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel buiten de organisatie?
De waarderingssystematiek wordt toegespitst op de wijze waarop Gul haar medewerkers wil motiveren,
stimuleren en ontwikkelen. De waardering en beloning ten aanzien van de benodigde competenties voor
Gul medewerkers maakt daar onlosmakelijk deel van uit. De nieuwe waarderingssystematiek ligt bij de
Ondernemingsraad ter instemming, waarna deze kan worden geïmplementeerd zodat de eerste
beoordelingsronde vanuit Gul met een systematiek kan worden uitgevoerd die past bij onze visie op
serviceverlening.
In de samenwerking van onze partners verwachten we van deze organisaties ook dat zij hun
maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen voor de serviceverlening die zij uitvoeren en waarin zij de
expert zijn.
3.29
VRAAG 29
Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in
haar besturingsprocessen, systemen en procedures?
Toelichting:
Gul heeft haar primaire processen vastgelegd. Deze zijn in februari 2015 gecertificeerd met het ISO 9001
certificaat. Het is voor Gul noodzaak om ook de ISO 14001 certificering te verkrijgen. De voorbereidingen
voor de certificeringsaudit zijn direct na het behalen van het ISO 9001 certificaat gestart. De externe audit
door DNV GL vindt begin februari 2016 plaats. De primaire processen, die inmiddels verder zijn ontwikkeld,
worden dan opnieuw getoetst. Daarnaast vindt Gul MVO zo belangrijk dat het gelijktijdig met de
milieucertificering deze MVO Zelfverklaring heeft opgesteld.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
23  42
3.30
VRAAG 30
Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening
met de volgende criteria?
Toelichting:
Onze communicatie, ongeacht de ontvanger voor wie het is bedoeld, kenmerkt zich door begrijpelijk
taalgebruik, is compleet, nauwkeurig en actueel, toegankelijk en evenwichtig.
Dit geldt zeker ook voor onze offerteteksten waarbij we nadrukkelijk de belangen van de potentiële
opdrachtgever in het oog hebben.
De populatie van Gul bestaat voor het grootste deel uit operationele medewerkers in de uitvoering. Een
veelvoorkomend probleem in communicatie is het veelvuldig gebruik van (vak)jargon en Engelse termen.
Bij Gul proberen we dit juist in de communicatie naar medewerkers te voorkomen. De Gul nieuwsbrief die
minimaal eens per twee maanden uitkomt (meer frequent als daar de noodzaak toe is) bevat zo min
mogelijk jargon en Engelse termen en instructies worden zo veel mogelijk voorzien van afbeeldingen die de
te volgen stappen verduidelijken.
Extra lastig in de communicatie naar medewerkers is dat zij werken vanaf locaties van onze
opdrachtgevers. Zij gebruiken vaak een e-mailadres vanuit die klantorganisatie. Om te voorkomen dat zij
continu moeten overschakelen tussen de verschillende systemen hebben we een instructie gemaakt
waarmee ze hun Gul e-mail kunnen doorsturen naar het systeem waarin ze het meeste werken.
Bij de start van Gul hebben we omwille van het bereik van onze communicatie naar medewerkers de
nieuwsbrieven naar de huisadressen gestuurd. Nu de instructie van het doorsturen van e-mails bekend is
bij onze medewerkers, is het niet meer noodzakelijk om papieren versies te sturen. De nieuwsbrief wordt nu
alleen nog digitaal verstuurd.
Op iedere locatie is een KAM map beschikbaar. Daarin is een tabblad opgenomen voor nieuwsbrieven. De
persoon die de KAM map actueel houdt, zorgt er ook voor dat de nieuwsbrief erin wordt opgenomen. Dit
doen we specifiek voor medewerkers die minder goed toegang hebben tot een PC en die liever vanaf
papier lezen. Door dit in een centrale map op te slaan besparen we op papier.
In externe communicatie neemt onze website een prominente rol in. Ook hier is goed nagedacht over wat
de boodschap is en hoe die begrijpelijk over moet komen op de doelgroep. We hebben ons als doel gesteld
om in de externe berichtgeving concreet en eerlijk te zijn. Het gebruik van social media als Twitter, Linkedin
en Facebook moet ons helpen om verschillende doelgroepen te bereiken.
Persberichten bevatten diverse onderwerpen zoals het Gul concept, het winnen van een nieuwe
opdrachtgever, het benoemen van (nieuwe) medewerkers op sleutelposities, certificeringen, etc. Deze
worden via de website en social media gedeeld en via ons intranet met eigen medewerkers worden
gedeeld. Persberichten worden alleen digitaal verspreid en niet op papier of via post.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
24  42
3.31
VRAAG 31
Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid?
(geef voorbeelden)
In de diverse werkoverleggen die binnen Gul bestaan worden ook onderwerpen op het gebied van Kwaliteit,
Arbo en Milieu gedeeld (afdeling KAM). Hiervoor bestaat een standaard agendapunt. Eén belangrijk
onderwerp is het maken en delen van toolboxen die over allerlei onderwerpen kunnen gaan. De toolboxen
worden gepubliceerd op intranet en er is een procedure zodat we kunnen borgen dat de informatie uit
toolboxen wordt gelezen door alle medewerkers van Gul. Vanaf 1 januari 2015 tot heden zijn naast de
instructie voor toolboxen de volgende toolboxonderwerpen verschenen:
 2015-01 Toolbox procedure
 2015-02 Toolbox persoonlijke beschermingsmiddelen
 2015-03 Toolbox tillen en dragen
 2015-04 Toolbox milieu management
 2015-05 Toolbox RSI
 2015-06 Toolbox pesten op het werk
 2015-07 Toolbox Uitglijden, vallen en struikelen
 2015-08 Toolbox Wat te doen in geval van nood
 2015-09 Toolbox Feestverlichting
 2015-10 Toolbox Opslag in technische ruimten
 2016-01 Toolbox Incidenten- en ongevallenregister
In de overleggen met onze service partners is MVO ook een onderwerp van gesprek en onze verklaring
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is een bijlage bij het contract met service partners. Maar in de
operatie komt het vaker aan de orde en is het vast onderdeel van het werkoverleg omdat het een direct
raakvlak heeft met de operationele serviceverlening.
Het is de bedoeling om Gul in de toekomst meer te profileren via externe communicatie, ook ten aanzien
van hoe we omgaan met MVO onderwerpen.
3.32
VRAAG 32
3.32.1
VRAAG 32A
Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand
verslag)?
Ja
Nee (ga door naar vraag 33a)
De rapportage bestaat uit het publiceren van deze MVO zelfverklaring op het Publicatieplatform ISO 26000.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
25  42
3.32.2
VRAAG 32B
Geef aan of in uw maatschappelijk verslag informatie staat over:
In deze MVO zelfverklaring hebben wij onze doelstellingen en kernthema’s opgenomen. We benoemen
onze stakeholders en bekijken per stakeholder hoe de communicatie het beste tot stand kan komen. Ons
management systeem bevat evaluaties waarmee we continu werken aan verbetering.
3.32.3
VRAAG 32C
Heeft u bij het opstellen van uw maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende
overwegingen?
Gul is een jonge organisatie en dat komt terug in deze MVO zelfverklaring. Wij vinden het belangrijk om
voor ons zelf concreet te maken welke MVO initiatieven we hebben, hoe we erover nadenken en naar
handelen. We hebben ervoor gekomen om dit te beschrijven aan de hand van voorbeelden in plaats van
procesbeschrijvingen met detailinformatie. Het resultaat een verklaring die prettig leesbaar is.
3.33
VRAAG 33
3.33.1
VRAAG 33A
Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders?
Ja, namelijk
Nee
3.33.2
VRAAG 33B
Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen?
Voorkomen is beter dan genezen! Gul is een jonge organisatie met korte lijnen die we koesteren. We zijn
alert op bureaucratie die kan ontstaan als een organisatie groeit. We willen de directheid die hoort bij het
hebben van korte lijnen graag behouden. Door het geven van specifieke en constructieve feedback en het
elkaar professioneel aan te spreken op verantwoordelijkheden voorkomen we conflicten. Het
leiderschapsteam wordt hier structureel op getraind.
In de operatie, die per opdrachtgever zijn eigen karakteristieken kent, zijn we gewend om een
klachtenprocedure te hebben. Deze wordt bijgehouden via ons FMIS: een systeem waarin klachten, zowel
gemeld door klanten als eigen medewerkers, geregistreerd kunnen worden en waarin ook kan worden
gemonitord of ze worden opgelost. Door dit systeem, is het mogelijk om historie te gebruiken als basis voor
verbeteringen. We trainen onze medewerkers om bij klachten niet in de verdedigingsmodus te gaan, maar
om een klacht te zien als een middel tot verbetering. We nemen alle klachten serieus en doen het maximale
om tot een bevredigende oplossing te komen.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
26  42
Omdat de veiligheid van onze medewerkers hoge prioriteit heeft, zijn wij alert op klachten waarbij onze
medewerkers zich door klagende gasten geïntimideerd of agressief benaderd voelen. In die gevallen
kunnen medewerkers zich wenden tot hun direct leidinggevende.
In de integriteitscode hebben we opgenomen dat medewerkers allerhande zaken kunnen melden, zonder
dat represailles volgen. Mocht een medewerker een dilemma hebben, dan kan hij/zij zich wenden tot onze
(externe) vertrouwenspersoon, die helpt met het bepalen van een vervolg.
3.34
VRAAG 34
Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en
onderwerpen?
Zoals al eerder gemeld, is Gul een organisatie met korte lijnen. Hierdoor is het mogelijk om activiteiten die
aandacht behoeven direct aan de orde te stellen of op te lossen en is daarmee in lijn met de omvang en het
belang van de activiteiten. Binnen de klantorganisatie werken we vanuit het FMIS van de opdrachtgever.
Daar staat tegenover dat we ook een eigen FMIS hanteren. Op deze manier kunnen we de meldingen op
onze activiteiten monitoren. En doordat het via één systeem wordt bijgehouden levert de monitoring
resultaten die betrouwbaar en tijdig beschikbaar zijn, in begrijpelijke taal.
Vanuit het Gul concept, is per opdrachtgever een service team op locatie aanwezig dat wordt aangestuurd
door een service manager met beslissingsbevoegdheid. Vanuit het team worden ‘morning meetings’
gehouden waarin de prioriteiten van die dag worden bekeken, maar waarin ook wordt teruggekeken naar
de dag van gisteren, zodat leermomenten kunnen worden meegenomen.
De service manager heeft frequent contact met de opdrachtgever en dat contact leent zich goed om
feedback te vragen op de performance. Dit soort contactmomenten zijn voor iedere opdrachtgever specifiek
naar behoefte vastgelegd in het contract. Als een samenwerking een echt partnership is, dan blijkt dat uit
de manier waarop ook informeel en tussentijds feedback naar elkaar wordt gegeven. Wij zijn er voorstander
van om samen activiteiten te verbeteren.
Om de serviceverlening naar opdrachtgevers (stakeholder) naar behoefte en helder vast te leggen worden
momenteel SLA’s per service opgesteld (receptie, huismeester en document services). De SLA’s bestaan
uit een generieke versie die per opdrachtgever op maat wordt gemaakt op basis van de contractafspraken.
3.35
VRAAG 35
Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s en onderwerpen beoordeeld?
Via het ISO 9001 certificaat is het management systeem beoordeeld en met het ISO 14001 certificaat het
milieu management systeem. De certificeringsaudit voor ISO 14001 voor Gul is begin februari 2016 gepland
gelijktijdig met de hercertifiicering van het ISO 9001 en VCA certificaat.
De beantwoording van de hieronder opgenomen vragen maken onderdeel uit van de certificeringsaudit:
 Zijn de beoogde doelen behaald?
 Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen?
 Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen?
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
27  42



Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet?
Wat hadden we beter anders kunnen doen?
Zijn alle relevante personen erbij betrokken?
Bij de ISO 9001 certificering in februari 2015 is Gul voor het eerst beoordeeld. Een aantal zaken waren nog
in ontwikkeling en daarvan konden we op dat moment nog niet de werking aantonen. Deze zaken zijn
opgepakt en lopen inmiddels. Deze komen bij de hercertificering in februari 2016 aan de orde.
Ons management systeem is gebaseerd op de PDCA cirkel (Plan, Do, Check, Act) waarmee we continu
onze processen monitoren en verbeteren.
3.36
VRAAG 36
Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke?
De stakeholders die bij de ISO certificering betrokken waren/zijn, bestaan voornamelijk uit eigen
medewerkers. Directie, stafmedewerkers en operationele medewerkers. Naast de beoordeling van Gul op
strategisch niveau hebben ook locatiebezoeken bij de opdrachtgever plaatsgevonden. Uiteraard maken de
service leveranciers die Gul voor de betreffende opdrachtgever inschakelt onderdeel uit van
certificeringsaudits.
Bij de certificering voor het ISO 14001 certificaat geldt hetzelfde.
Zoals hierboven al genoemd, is er frequent contact met service leveranciers over de serviceverlening (dus
vanuit de operatie). Maar omdat we werken met service partners is er minimaal eens per jaar ook een
ontmoeting met de directies van deze service partners. Daarin staan onder andere de algehele
performance (klanttevredenheid, voldoen aan KPI’s en SLA’s) van de service partner en ontwikkelingen
binnen het vakgebied zoals onder andere innovaties en MVO en/of duurzaamheidsontwikkelingen op de
agenda. Dit zien wij als de ontwikkeling en evaluatie van het partnership.
Daarnaast willen we voor het komende jaar nadrukkelijker met onze stakeholder opdrachtgever van
gedachten wisselen over welke onderwerpen uit bijlage 4 bij dit document zij vinden dat Gul prioriteit moet
geven.
3.37
VRAAG 37
3.37.1
VRAAG 37A
Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt?
Deze vraag is voor Gul, in de fase waarin ze als organisatie nu verkeert, moeilijk te beantwoorden. Eén
succes dat al genoemd kan worden, heeft betrekking op de inzet van medewerkers die per 1 januari 2015
zijn overgekomen van AAFM Facility Management naar Gul.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
28  42
De reden dat deze medewerkers naar Gul zijn overgekomen, is de heroverweging van de strategie van
AAFM geweest. Een uitkomst daarvan was dat de medewerkers die in de operationele serviceverlening
werkzaam waren, niet pasten bij AAFM dat een management organisatie is. De pool met operationele
medewerkers is voortgekomen uit de klantwens bij nieuwe opdrachtgever om het gehele
personeelsbestand, betrokken bij de facilitaire serviceverlening, uit te besteden. Om aan deze wens
tegemoet te komen, zijn daarmee alle medewerkers overgenomen door AAFM.
Met de start van Gul (september 2014) en de strategische heroverweging, leek het logischer dat de
operationele medewerkers zouden overgaan naar zustermaatschappij Gul. De eerste drie maanden van
2015 zijn besteed aan het in kaart brengen van de activiteiten die die medewerkers uitvoeren. Het kritisch
bekijken van de huidige werkzaamheden ten opzichte van de contractafspraken, heeft geresulteerd in een
besparingspotentieel voor de opdrachtgever (AAFM). Bij het realiseren van de gevonden
besparingsmogelijkheden wordt ook gekeken naar de personele consequenties. Het doel is om eigen
medewerkers zo veel mogelijk in te zetten ten laste van de externe inhuur (resource management). Ook
wordt structureel bekeken of medewerkers ontwikkeld kunnen en willen worden zodat ze breder inzetbaar
worden.
Bij de transitie is ook een aantal zieke medewerkers overgenomen. Het ziekteverzuim was relatief hoog en
het is blijvende prioriteit dit terug te dringen. Dit onderwerp vindt Gul zo belangrijk dat het is opgenomen in
de Business Balanced Score Card. Ieder kwartaal wordt hierover gerapporteerd. Het verzuim is sinds begin
2015 door alle inspanningen aanzienlijk gedaald van 5,54% naar 3,89% per einde jaar 2015, waarmee de
doelstelling van < 4% is behaald.
Daarnaast heeft Gul goed gescoord in het medewerkertevredenheidsonderzoek, dit ondanks de transitie
van de medewerkers van AAFM naar Gul.
De vacatures binnen Gul in 2015 zijn voor een groot deel ingevuld vanuit AAFM, waardoor binnen AAFM
doorgroeimogelijkheden ontstonden.
3.37.2
VRAAG 37B
Welke doelen zijn nog niet bereikt?
Gul heeft een eigen gastgerichtheidstraject opgezet. Hiervoor zijn directie, staf en teamleiders bij elkaar
geweest in een drietal bijeenkomsten waarin is bepaald wat Gul wil met de gastvrijheidsbeleving. De start
van de training is een gezamenlijke bijeenkomst voor een groep van 102 medewerkers die op 13 november
2015 heeft plaatsgevonden en is afgesloten met een informeel deel om elkaar beter te leren kennen.
Daarna worden de medewerkers volgens een opleidingsplanning enige tijd individueel op locatie getraind.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
29  42
3.38
VRAAG 38
Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel?
Gul moet nog additionele MVO initiatieven en eventueel bijbehorende instrumenten benoemen. Dat wil niet
zeggen dat er niets gebeurt. Door de nauwe samenwerking met zusterorganisatie AAFM wordt zo veel
mogelijk aandacht besteed aan duurzaamheids- en MVO initiatieven. Een voorbeeld van een concrete
samenwerking is het sponsorproject dat al eerder genoemd is.
3.39
VRAAG 39
Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief?
Gul hecht veel waarde aan MVO en duurzaamheid. Het is onze ervaring dat veel zaken die geregeld zijn
als ‘normaal’ worden beschouwd. Met deze MVO zelfverklaring willen we het bewustzijn van ons handelen
meer aandacht geven. Naar onszelf (Gul en haar medewerkers), naar onze partners en uiteraard ook
richting de markt. Want zonder een gezonde opdrachtenportefeuille is er geen bestaansrecht; voor geen
enkele organisatie.
Gul bestaat voor een groot deel uit medewerkers die vanuit AAFM zijn overgekomen naar Gul. Zij waren al
bekend met het sponsorproject. Door het vertrek van de medewerkers van AAFM naar Gul (bijna 100
medewerkers) slonk de AAFM populatie en zou het project niet meer in dezelfde omvang als de
voorgaande projecten opgezet kunnen worden. En Gul is te klein om zelf een initiatief als het opzetten van
sponsorprojecten op te starten. Daarom zijn de krachten gebundeld om het sponsorproject voor 2016
gezamenlijk te op te zetten. Een kernteam heeft het voortouw genomen om projecten te inventariseren.
Hieruit zijn twee projecten geselecteerd waarop medewerkers van AAFM en Gul konden stemmen via hun
intranet. Inmiddels is een project gekozen. Bedoeling is om voor een kleine ‘dorpje’ in Zuid-Afrika een soort
prefab huisjes te maken die bij een opleidingsproject gebruikt worden om de cursisten tijdelijk te huisvesten.
Het maken van de prefab producten gebeurt vanuit Nederland. De kosten worden vanuit sponsoring
opgebracht.
3.40
VRAAG 40
Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief?
Wij verwachten dat we na de voorbereiding voor de ISO 14001 certificering en in oktober 2015 uit te voeren
certificeringsaudit een lijst te kunnen samenstellen met concrete MVO acties die we dan vervolgens in een
planning met actiehouders kunnen opnemen.
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
30  42
4
ZELFVERKLARING
Ondertekende, Gea Everards, directeur Gul B.V.,
verklaart NEN-ISO 26000:2010, Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties toe te passen bij
Gul B.V. zowel op haar eigen locatie in Utrecht als op de locaties waar Gul medewerkers hun
serviceverlening uitvoeren voor opdrachtgevers, en dit te hebben onderzocht en beoordeeld aan de hand
van het proces beschreven in NPR 9026+ C1:2012.
Gul B.V. verklaart de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000:2010 toe te passen en te borgen en dat
dat dit bij voortduring het geval zal zijn. In het kader van deze zelfverklaring wordt dat minimaal jaarlijks
onderzocht en beoordeeld.
Gul B.V. geeft met deze zelfverklaring een onderbouwing en uitwerking van de gemaakte keuzes ten
aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende gebieden:
1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO.
2. Identificeren en betrekken van stakeholders.
3. De zeven MVO kernthema’s en 37 MVO onderwerpen.
4. Integratie van MVO binnen de organisatie.
De resultaten van het onderzoek zijn te vinden in een tweetal bijlagen bij deze zelfverklaring en op de
website van Gul B.V. (www.gulvooru.nl).
Getekend te Utrecht, 20 januari 2016
Gul B.V.
Gea Everards
Directeur
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
31  42
BIJLAGE 1 GUL BELEIDSVERKLARING
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
32  42
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
33  42
BIJLAGE 2 GUL INTEGRITEITSCODE
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
34  42
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
35  42
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
36  42
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
37  42
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
38  42
BIJLAGE 3 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD
ONDERNEMEN
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
39  42
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
40  42
BIJLAGE 4 NPR 9026, BIJLAGE C INGEVULD DOOR GUL
Onderwerp
Relevantie
Significantie
Prioriteit
Bestuur van de organisatie
Mensenrechten
Gepaste zorgvuldigheid (‘due diligence’)
Ja
Laag
1
Ja
Middel
3
Ja
Laag
Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten
Nee
Vermijden van medeplichtigheid
Nee
Het oplossen van klachten
Discriminatie en kwetsbare groepen
Burger- en politieke rechten
Nee
Economische, maatschappelijke en culturele rechten
Nee
Fundamentele principes en arbeidsrechten
Ja
Middel
1
Werkgelegenheid en arbeidsrelaties
Ja
Hoog
1
Werkomstandigheden en sociale bescherming
Ja
Hoog
1
Sociale dialoog
Ja
Middel
2
Gezondheid en veiligheid op het werk
Ja
Hoog
1
Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek
Ja
Middel
2
Ja
Laag
2
Hoog
1
Arbeidspraktijk
Het Milieu
Voorkomen van milieuvervuiling
Duurzaam gebruik van hulpbronnen
Nee
Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering
Nee
Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van
Nee
natuurlijke leefgebieden
Eerlijk zakendoen
Anti-corruptie
Nee
Verantwoorde politieke betrokkenheid
Nee
Eerlijke concurrentie
Nee
Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in
Nee
de waardeketen
Respect voor eigendomsrechten
Nee
Consumentenaangelegenheden
Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie
Ja
en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten
De beschermen van de consumentengezondheid en
Nee
-veiligheid
Duurzame consumptie
Nee
Serviceverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen
Nee
van klachten en geschillen
Privacy en gegevensbescherming van consumenten
Nee
Toegang tot essentiële voorzieningen
Nee
Voorlichting en bewustzijn
Nee
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
41  42
Onderwerp
Relevantie
Significantie
Prioriteit
Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap
Betrokkenheid bij de gemeenschap
Nee
Opleiding en cultuur
Nee
Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van
Nee
vaardigheden
Ontwikkeling en toegang tot technologie
Nee
Creëren van welvaart en inkomen
Nee
Gezondheid
Nee
Maatschappelijke investeringen
Nee
MVO zelfverklaring van Gul B.V.
Versie: definitief
Kenmerk: Gul2015/090/sd
42  42