Transcript 06-45953662 Uitnodiging Algemene Ledenvergadering

secretariaat (tijdelijk):
Henry Meijer
Daalbree 6
7631KG Ootmarsum
tel: 06-45953662
Uitnodiging Algemene Ledenvergadering
(gewijzigde versie 9.4.2016)
Ootmarsum, 26 maart 2016
Geachte leden.
Het bestuur nodigt u hierbij uit voor de Algemene Ledenvergadering, te houden op maandag 11 april
2016 om 20:00 uur in het clubgebouw aan de Alleeweg.
Op de agenda staan de volgende onderwerpen:
1. Opening (en eventueel sluiting eerste vergadering)
Op grond van de statuten (artikel 16, lid 3) kan een algemene vergadering slechts dan geldige besluiten
nemen indien tenminste een/vijfde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is.
Indien dit aantal niet aanwezig is, moet binnen veertien dagen daarna een tweede algemene vergadering
met dezelfde te behandelen onderwerpen worden bijeengeroepen, die alsdan geldige besluiten kan
nemen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
Die besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen.
Het kan gebeuren dat in de eerste vergadering, waarvoor u hierbij bent uitgenodigd, niet voldoende
stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Om te voorkomen dat verdere vertraging in de noodzakelijke
besluitvorming ontstaat, is het houden van die tweede algemene vergadering op de kortst mogelijke
termijn gewenst.
Daarom nodigt het bestuur u hierbij uit voor de tweede algemene ledenvergadering, als bedoeld in
artikel 16, lid 3, van de statuten, te houden op maandag 11 april 2016 om 20:15 uur in het clubgebouw
aan de Alleeweg.
1. Opening
2. Toe te voegen agendapunten
Eventueel door leden in te brengen agendapunten, voor zover die niet vallen onder Rondvraag.
3. Mededelingen en ingekomen stukken
4. Vaststelling van de notulen van de algemene ledenvergadering van 4 maart 2015
De notulen zijn geplaatst op de website (www.TCOotmarsum.nl), per e-mail aan de leden
toegezonden en, voorzover leden geen e-mailadres hebben (opgegeven), aan die leden per post
toegezonden of aan huis bezorgd; de notulen liggen bovendien een half uur voor aanvang van de
vergadering ter inzage in het clubgebouw.
5. Commissie inrichting clubgebouw
De commissie inrichting clubgebouw, bestaande uit Alita Engbersen, Daniela Piekartz, Ellen Stroot,
Esther Rikmanspoel, Eef Beld, Lex Vermeulen en Tonnie Pikkemaat, heeft zich tijdens en na de
bouw van de clubaccommodatie met enthousiasme en deskundigheid geworpen op de verdere
aankleding. Inmiddels zijn die werkzaamheden afgerond. Het bestuur stelt voor de commissie te
ontbinden onder dankzegging voor de bewezen diensten.
6. Eindafrekening bouw clubaccommodatie
Hiervoor wordt verwezen naar het Financieel jaarverslag 2015 en Begroting 2016.
7. Vaststellen van het Financieel jaarverslag 2015 en verslag kascommissie
Bijgevoegd
8. Benoeming kascommissie
9. Vaststellen van de begroting 2016
Bijgevoegd
10. Vaststellen van de contributie voor het jaar 2016
Voor de onderbouwing wordt verwezen naar de Begroting 2016
11. Bardiensten
Zoals aangekondigd heeft het bestuur een werkwijze voor de bardiensten opgesteld.
De bedoeling is op zeer korte termijn de kantine te openen en bemensen, zodat spelers er terecht
kunnen, een drankje kunnen drinken of een versnapering kunnen nemen, voorwaarden om vooral
ook de gezelligheid weer terug te brengen.
Uitgangspunten voor de regeling bardiensten zijn:
• alle seniorleden draaien bardienst
• er is bardienst ’s avonds op de werkdagen, van 19:00 tot 22:00 uur
• in de maanden juli en augustus (zomervakantie) is er geen bardienst
• bardienst bij toernooien wordt afzonderlijk geregeld
• bardienst bij competitie wordt verzorgd door team(s)
• aangewezen vertegenwoordiger van teams die overdag tennissen krijgt toegang met KNLTBpasje
• bardienst kan worden afgekocht voor €15 per dienst
• boete bij niet komen opdagen bedraagt €20
• bestuur kiest er vooralsnog voor afkoopbedrag en boete achteraf te innen( (ipv dit bij de
contributie op te tellen en in voorkomend geval terug te storten)
• zolang de kantine niet kan worden geopend met het KNLTB-pasje zal de sleutel bij Tonnie
Pikkemaat kunnen worden afgehaald en teruggebracht, alsook de opbrengst van de
desbetreffende dienst
• deze opzet wordt na 1 jaar geëvalueerd.
Het bestuur stelt voor in te stemmen met deze werkwijze, waarna het dienstschema spoedig zal
worden toegezonden.
12. Bestuursverkiezing
Volgens de statuten dient het bestuur te bestaan uit een oneven aantal leden met een minimum van
7 personen. Op dit moment zijn er 5 gekozen bestuursleden.
Tot voor kort werden de vergaderingen van het bestuur bijgewoond door een vertegenwoordiger van
de commissie(s), in de rol van adviseur, overeenkomstig het besluit van de ALV van 27 februari
2013. In de praktijk betrof dit alleen de Jeugdcommissie. De leden van deze commissie zijn per 1
januari jl. gestopt, zonder dat zich opvolgers hebben aangediend.
Het rooster van aftreden is als volgt:
Naam
Berto
Functie
voorzitter
Aangetreden
maart 2015
Henry
maart 2015
Sanne
algemeen lid,
secretaris a.i.
algemeen lid,
techn zaken
penningmeester
Bas
algemeen lid
maart 2015
Mike
maart 2015
maart 2015
Aftredend
maart
2016
maart
2016
maart
2018
maart
2018
maart
2018
Herkiesbaar
nee
nee
aftredend 2016
aftredend 2016
Volgens het rooster van aftreden zijn Berto en Henry aftredend. Zij hebben in de ALV van 4 maart
2015 aangegeven tot uiterlijk begin 2016 te willen aanblijven om de laatste werkzaamheden aan de
clubaccommodatie te begeleiden en de gesprekken met de gemeente over enkele nog lopende
zaken af te ronden.
Intussen zouden zich kandidaten voor de functie van voorzitter en secretaris kunnen melden en
eventueel al worden ingewerkt. Aangezien zich in de laatste ALV geen kandidaten hebben gemeld,
heeft Henry sinds het vertrek van Esther de rol van secretaris op zich genomen.
Niet alleen de vacatures in het bestuur moeten worden vervuld. Ook de Jeugdcommissie heeft sinds
1 januari jl. uitsluitend opengevallen plaatsen.
Daarnaast dienen, als t.z.t. het Beleidsplan wordt aangenomen door de ALV, ook in andere
commissies functies te worden ingevuld.
Er ligt dus een zware verantwoordelijkheid bij de leden in deze situatie te voorzien door zich
kandidaat te stellen.
De zoektocht naar nieuwe bestuursleden heeft uiteindelijk resultaat opgeleverd.
Het bestuur stelt voor de volgende personen te kiezen in het bestuur en voor zover het de functies
van voorzitter, secretaris en penningmeester betreft, in functie te benoemen:
Robert Harperink, voorzitter, Daniëlle Silderhuis, secretaris, Mike Loman, penningmeester, en als
algemeen bestuursleden: Alita Engbersen, Cindy Broekhuis, Monique Peters en Nancy Stroot.
Daarmee is het TCO-bestuur sinds lange tijd weer op volledige sterkte.
Sanne Heesink en Bas Olde Juninck treden vervroegd af.
13. Rondvraag en sluiting
Het bestuur van TCO,
Berto Eertman, voorzitter
Henry Meijer, secretaris a.i.