Transcript Dienstverleningsdocument 2016

Topic Partners en Topic Pensioen Consultancy
Dienstverleningsdocument
Inleiding
Hierbij ontvangt u het dienstverleningsdocument van Topic Partners en Topic Pensioen Consultancy.
Dit document heeft als doel inzicht te geven in onze dienstverlening en in hetgeen u van ons mag
verwachten. Tevens staat vermeld op welke wijze wij daarvoor ‘beloond’ worden.
Op grond van de Wet Financieel Toezicht (WFT) zijn wij verplicht u voorafgaand aan de
totstandkoming van een financiële overeenkomst aangaande het adviseren en/of bemiddelen in
financiële producten dit dienstverleningsdocument te verstrekken met als doel u zo volledig mogelijk
te informeren.
Dit dienstverleningsdocument is derhalve een informatief document.
Dat betekent dat u door dit document op geen enkele wijze verplicht bent diensten van ons kantoor
af te nemen of een bepaalde overeenkomst met betrekking tot een financieel product te sluiten.
In volgorde informeren wij u hierna over:
- ons kantoor;
- onze dienstverlening;
- onze werkwijze;
- onze beloningsstructuur;
- de klachtmogelijkheden.
Topic Partners
Softwareweg 9N
Postbus 2765
3800 GJ Amersfoort
Telefoonnummer: 033 4552725
Faxnummer: 033 4558377
Website: www.topicpartners.nl
E-mailadres: [email protected]
Inschrijvingsnummer handelsregister KvK:
32110707
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
Topic Pensioen Consultancy
Softwareweg 9N
Postbus 2765
3800 GJ Amersfoort
Telefoonnummer: 033 4560707
Faxnummer: 033 4558377
Website: www.topicpensioen.nl
E-mailadres: [email protected]
Inschrijvingsnummer handelsregister Kvk:
32163161
1/9
Ons kantoor
Topic Partners biedt haar diensten aan de ondernemer (IB en DGA), bedrijven en hun personeel aan.
Wij zijn niet alleen objectief, onafhankelijk en deskundig, maar wij streven ook naar volledige
transparantie aangaande de verdiensten en het beloningsmodel van Topic Partners. Over dit laatste
leest u straks nog meer in dit dienstverleningsdocument.
Topic Partners is sinds 2007 vanuit Amersfoort actief.
De statutaire naam is Topic Risk B.V. en de handelsnaam is derhalve Topic Partners.
Topic Pensioen Consultancy is opgericht door Topic Partners en de pensioeneconoom David Bakker,
die leiding geeft aan de organisatie. Topic Pensioen Consultancy adviseert u over pensioenen in de
meest brede zin des woords.
Topic Partners en Topic Pensioen Consultancy worden hierna ook tezamen genoemd:
Topic Partners.
De missie van Topic Partners is voor de ondernemer en zijn bedrijf de persoonlijke en bedrijfsmatige
risico’s inzichtelijk en beheersbaar te maken.
De insteek is om complexe zaken op een duidelijke en eenvoudige wijze te presenteren. Persoonlijk
contact staat daarbij voorop.
Uitgangspunt is een helder en goed advies en uiteraard alleen verzekeren wat echt noodzakelijk is.
Topic Partners staat voor:
Transparant
Objectief
Professioneel
Innovatief
Competent
(de dingen laten zien zoals ze zijn)
(integer, eerlijk en betrouwbaar handelen)
(de goede dingen doen)
(maatwerk, out of the box denken, pionieren)
(de dingen goed doen)
Partners:
iedere klant is ook een netwerkpartner waarmee kennis, ervaringen en contacten
gedeeld kunnen worden die tot wederzijds voordeel strekken.
Topic Partners valt als financieel dienstverlener onder de WFT.
Ons kantoor heeft volgens de WFT een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) onder
nummer: 12015696.
De AFM houdt toezicht op onze deskundigheid, integriteit, betrouwbaarheid en onze zorgplicht
richting onze klanten. Het register van vergunninghouders kunt u raadplegen op www.afm.nl.
Topic Partners heeft van de AFM de volgende vergunningen ontvangen:
• Bemiddelen Hypothecair krediet
• Bemiddelen Levensverzekeringen
• Bemiddelen Schadeverzekeringen
• Bemiddelen Spaarrekeningen
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
2/9
Onze dienstverlening
Topic Partners levert in hoofdzaak de hierna volgende diensten:
Ondernemersadvies
Bij zowel de IB-ondernemer als bij de DGA gaat het om de juiste afstemming tussen fiscaliteit,
pensioenopbouw, voorzieningen bij overlijden, arbeidsongeschiktheid, hypotheek en
vermogensopbouw.
Wij geven geen eenmalig advies, maar wij gaan regelmatig met de ondernemer om de tafel om te
kijken waar hij/zij op dat moment met zijn/haar bedrijf staat. Tijdens dergelijke gesprekken toetsen
wij of de omstandigheden zijn gewijzigd en waar nodig sturen wij bij.
Waar het ons om gaat, is het spreken van dezelfde taal als de betreffende ondernemer en een
heldere advisering die gebaseerd is op kwaliteit en continuïteit.
Verzekeringen
Ons uitgangspunt is:
Verzeker alleen wat echt noodzakelijk is. Niets meer en niets minder.
Niet alleen wat verzekerd wordt is belangrijk, maar ook de manier waarop en bij welke
maatschappij(en). De prijs is uiteraard belangrijk, maar de meerwaarde van een verzekering blijkt
meestal pas na een schade.
Naast de kennis die wij hebben van alle in de Nederlandse markt voorkomende producten,
ontwikkelen wij ook zelf innovatieve maatwerkoplossingen.
Daarnaast helpen wij na de totstandkoming van verzekeringen bij het opzetten van de verschillende
procedures zoals administratie, mutaties en schademelding.
Het uiteindelijke doel van Topic Partners bij deze dienstverlening is het verlagen van de totale kosten
die te maken hebben met risico’s en verzekeringen en het geven van gemak. Dus niet alleen het
verlagen van de premie, maar ook het verkleinen van uw eigen administratieve lasten.
Topic Partners biedt u deskundig advies op het gebied van onder andere:
■ Bedrijfsverzekeringen (bedrijfsschadeverzekeringen, aansprakelijkheidsverzekeringen)
■ Ziekteverzuimverzekeringen
■ Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen
■ Overlijdensrisicoverzekeringen
■ Particuliere verzekeringen
Daarnaast treden wij dus op als bemiddelaar bij het afsluiten van bovengenoemde, financiële
producten/diensten.
Het grote voordeel hiervan is, dat wij goed inzicht hebben in de polissen die bij de klant lopen.
Hierdoor kunnen wij op hoog niveau beheer voeren (zie hierna).
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
3/9
Arbeidsvoorwaarden
Topic Partners staat werkgevers terzijde bij het opzetten van allerlei personele voorzieningen zoals
pensioenregelingen, arbeidsongeschiktheidsaanvullingen, zorgverzekeringen, etc. met vooral het
accent op fiscale, juridische begeleiding. Tevens dragen wij zorg voor een efficiënt beheer en
onderhoud van deze voorzieningen. Daarnaast verzorgen wij heldere communicatie richting
personeel, zodat de voordelen van een doordacht arbeidsvoorwaardenbeleid ook daadwerkelijk
worden begrepen.
Hypotheken
Topic Partners verstrekt hypotheekadvies, met name voor de ondernemer.
Een dergelijk advies kan een nieuwe hypotheek betreffen, maar bijvoorbeeld ook de vraag wanneer
de rentevast periode afloopt.
Het verstrekken van hypotheekadvies is een vak apart en vereist een goede kennis van de
hypotheekaanbieders en hun voorwaarden. Topic Partners beschikt over deze kennis en kunde,
welke wij graag inzetten voor onze eigen relaties.
Juridische dienstverlening
Een ondernemer komt vanzelf in aanraking met tal van juridische aangelegenheden die een grote
impact kunnen hebben op de continuïteit van zijn/haar bedrijf, maar ook op de privé-situatie.
Denk aan vennootschapsovereenkomsten, leveringsvoorwaarden, arbeidscontracten, commerciële
contracten, managementovereenkomsten, testamenten, een samenlevingsovereenkomst, huwelijkse
voorwaarden, etc.
Topic Partners adviseert ondernemers over alle relevante juridische zaken en biedt ondersteuning bij
het opstellen en up to date houden van juridische documenten. Wij werken hierbij samen met een
betrouwbare en deskundige notaris die – indien nodig – zorg draagt voor het passeren van de
vereiste notariële akte.
Risicomanagement
Welke risico’s (intern en extern) bedreigen uw ondernemingsdoelstellingen?
Wat – en tegen welke investering – kunt u doen om deze risico’s acceptabel en beheersbaar te
maken en vervolgens ook zo te houden?
Dat zijn de kernvragen van de risicomanagement-benadering van Topic Partners.
Als ondernemer of als verantwoordelijke binnen een onderneming, krijgt u door middel van onze
analyse een goed inzicht in de aanwezige risico’s en de eventuele gevolgen hiervan. Vervolgens
dragen wij u praktische oplossingen aan om deze calamiteiten te voorkomen, te beperken, te
verzekeren of zelf te dragen.
Voor het onderbrengen van verzekeringen, hypotheken en dergelijke werken wij met door ons
zorgvuldig geselecteerde financiële instellingen (banken, verzekeringsmaatschappijen,
pensioenfondsen).
Wij baseren onze adviezen en bemiddeling op onze ervaringen met deze aanbieders en op een
gedegen analyse van de uiteenlopende, financiële producten.
Daarnaast beschikt Topic Partners over een sterk netwerk met partners uit verschillende disciplines,
zoals fiscalisten, accountants en juristen. Waar nodig kan dit netwerk worden aangesproken en kunt
u in alle vertrouwen worden doorverwezen.
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
4/9
Pensioen
Wij (met name Topic Pensioen Consultancy) adviseren u onder andere over:
■ Individuele pensioenen
■ Collectieve pensioenregelingen
Individuele pensioenen
Naast het opzetten, implementeren en fiscaal en juridisch begeleiden van pensioenregelingen voor
individuele werknemers kunnen wij u van dienst zijn ten aanzien van de volgende onderwerpen:
DGA-pensioen
- het maken van pensioenberekeningen eigen beheer
- het opstellen van pensioenbrieven, financieringsovereenkomsten, overdrachtsakten,
lijfrente-overeenkomsten (stakingswinstlijfrente, goudenhanddrukstamrecht)
- het adviseren omtrent de afdekking van risico’s (vooroverlijdensrisico,
arbeidsongeschiktheidsrisico)
- het optimaliseren van de pensioenregeling: inkoop dienstjaren, invoeren eigen bijdrage
Ontslag- en echtscheidingszaken
- advisering over pensioenproblematiek en gouden handdrukken bij arbeidsconflicten en
ontslagzaken
- advisering omtrent pensioenverdeling bij echtscheiding
- het bieden van ondersteuning bij rechtszaken in geval van arbeidsconflicten en
echtscheidingen
Lijfrente- en inkomensvoorzieningen
- het berekenen van de fiscale lijfrente-aftrek (jaarruimte, reserveringsruimte)
- het adviseren over en het begeleiden bij het opzetten van lijfrenteoplossingen
- het adviseren over arbeidsongeschiktheidsverzekeringen
Collectieve pensioenen
Het aandachtsgebied collectieve pensioenen houdt onder ander in:
- het opzetten en implementeren van collectieve pensioenregelingen voor bedrijven
- het adviseren bij omzettingen en verlengingen van collectieve pensioencontracten
- het adviseren over dispensatie van deelname aan verplicht gestelde
bedrijfstakpensioenregelingen
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
5/9
Onze werkwijze
Of het nu gaat om ondernemersadvies, verzekeringen, arbeidsvoorwaarden, pensioenen,
hypotheken, juridische dienstverlening of risicomanagement; onze aanpak is in hoofdlijnen dezelfde.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Eerst inventariseren we de feitelijke situatie (inventarisatie).
Vervolgens analyseren we deze (analyse).
Samen met u bepalen wij de wensen en doelstellingen.
Vervolgens presenteren wij u een plan van aanpak (advies).
Indien u dit wenst, voeren wij het plan uit (implementatie).
Wij onderhouden de gekozen oplossingen en adviseren u pro-actief over wetswijzigingen en
andere invloeden die uw wensen en doelstellingen kunnen bedreigen (beheer).
Inventarisatie
Wij beginnen met een inventarisatiegesprek.
Het doel van dit gesprek is het uitgebreid in kaart brengen van uw situatie en die van uw
onderneming.
Daarbij kijken we tevens naar uw wensen voor de toekomst.
We maken gebruik van een inventarisatieformulier en het klantrisicoprofiel, zodat de bestaande
situatie en voorzieningen voor ons inzichtelijk worden.
Analyse
Nadat wij ons een goed beeld hebben gevormd van de huidige situatie en de reeds bestaande
regelingen gaan wij de gegevens analyseren. Aan de hand hiervan maken wij een eerste selectie van
oplossingen die bij uw situatie passen, waarbij wij rekening houden met uw wensen en doelstellingen
die wij met u hebben besproken in het inventarisatiegesprek.
Advies
Op basis van onze inventarisatie en de hiervoor genoemde analyse komen wij met een concreet
advies. Op basis van dit advies maakt u de keuze voor de oplossing die het beste bij u past.
Implementatie
Wij zorgen er voor dat, indien u dit wenst, na het adviestraject de nieuwe of aangepaste regeling
wordt ondergebracht bij de gekozen verzekeraar. Wij dragen zorg voor opmaak en completering van
alle benodigde documenten.
Daar waar het regelingen ten behoeve van de werknemer betreft, zullen wij hen, na overleg met u,
informeren.
Dan wel verzorgen wij het contact met de notaris voor het opmaken en passeren van de benodigde
notariële akte.
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
6/9
Beheer
Na de implementatie van de gekozen oplossing komt het beheertraject. Dit beheer zien wij als de
belangrijkste pijler van onze dienstverlening.
Onder beheer verstaan wij :
• dat wij minimaal één maal per jaar persoonlijk contact hebben om alle bestaande zaken met
u door te nemen en u te informeren over wijzigingen, trends, etc.;
• het zorg dragen dat polissen actueel blijven en aan uw persoonlijke situatie en aan uw
wensen en doelstellingen blijven voldoen;
• het verzorgen van mutaties, zoals bijvoorbeeld adreswijzigingen, wijzigingen van het
verzekerd bedrag, in- of uitdiensttredingen, echtscheiding, geboorte, etc.;
• het geven van informatie zodat u bij verandering van wet- en regelgeving weer de juiste
keuze kunt maken en goed op de hoogte bent;
• dat wij u op de hoogte houden wanneer er andere aanbieders (verzekeraars) zijn met een
lagere premie en of een betere kwaliteit;
• dat wij u bij een schade alle werkzaamheden uit handen nemen en dat wij beschikken over
veel kennis en ervaring zodat de schade snel afgehandeld kan worden;
• het verzorgen van onderhoudsgesprekken met uw medewerkers. De noodzaak en frequentie
van deze onderhoudsgesprekken worden in overleg met u als klant afgesproken;
• het controleren en administreren van polissen;
• dat u altijd uw vaste aanspreekpunten heeft bij Topic Partners die u kent en die u kennen,
hetgeen prettig communiceert.
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
7/9
Onze beloningsstructuur
Topic Partners kent drie vormen van beloning of een combinatie daarvan:
- Beloning op uurbasis
- Beloning op basis van fixed fee
- Beloning door provisie
Beloning op uurbasis
Ons uurtarief bedraagt € 125,00 (*exclusief BTW). Afhankelijk van de werkzaamheden kunnen wij
hiervan afwijken en wordt dit vooraf met u besproken. Van tevoren zullen wij met u doornemen
hoeveel uur wij denken te besteden aan uw adviesvraagstuk. Het uiteindelijk aantal uren kan zowel
minder als meer zijn. Voor implementatie en beheer gelden dezelfde tarieven als voor het
verstrekken van advies.
Beloning op basis van fixed fee
Indien u liever vooraf precies wilt weten wat u moet betalen, dan kunt u voor deze variant kiezen.
Het is echter afhankelijk van de soort dienstverlening die u van ons verlangt.
Het bedrag dienen wij dan ook nader overeen te komen.
Beloning door provisie
Ondanks dat wij graag werken met zogenaamde netto tarieven (zonder provisie) ontvangen wij in
voorkomende gevallen van de verzekeringsmaatschappij waar uw verzekering gesloten is een
vergoeding die onderdeel vormt van de premie die bij u in rekening wordt gebracht, de zogenaamde
provisie. Wij zullen deze vergoeding aan u inzichtelijk maken, zodat u weet hoeveel wij verdienen aan
de dienstverlening. Dit geldt zowel voor eenmalige als voor doorlopende vergoedingen.
Deze beloning kan per maatschappij en per product verschillend zijn. Indien u besluit om na een
adviestraject geen verzekering via ons kantoor te sluiten zullen wij echter aan u de gemaakte uren of
een vaste vergoeding in rekening brengen.
Beloningsovereenkomst
Alvorens wij voor u aan het werk gaan zullen wij in een separate overeenkomst vastleggen voor
welke beloningsvorm er is gekozen en de hoogte van deze beloning. De duur van de overeenkomst
duurt in ieder geval zolang de polis in de administratie van Topic Partners loopt.
Bij afwezigheid van een beloningsovereenkomst c.q. wanneer er geen beheer wordt gewenst zal
zolang de polis in de administratie van Topic Partners loopt, een jaarlijkse administratievergoeding
van toepassing zijn van € 100,- per polis.
*BTW
Mogelijk is onze factuur belast met BTW. Wanneer de intentie van het advies het tot stand komen
van een hypotheek, levensverzekering of schadeverzekering betreft, zal onze nota niet zijn belast met
BTW. Indien het advies een second opinion of een financieel plan van aanpak betreft, dan zijn wij
verplicht om BTW in rekening te brengen.
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
8/9
De klachtmogelijkheden
Uiteraard doen wij onze uiterste best u zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Indien u echter een klacht heeft over een afhandeling of onze werkwijze in het algemeen of over
gebrekkige informatie over de wijze van onze dienstverlening, verzoeken wij u ons daar zo spoedig
mogelijk over te informeren.
Wij zullen er vervolgens alles aan doen uw klacht zo snel mogelijk te verhelpen.
Mocht u van mening zijn dat wij niet adequaat op uw klacht hebben gereageerd, of in het geval wij
gezamenlijk niet tot een bevredigende oplossing komen, kunt u met uw klacht terecht bij:
Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KIFID)
Postbus 93257
2509 AG Den Haag
Telefoonnummer: 0900 3552248
Website: www.kifid.nl
E-mailadres: [email protected]
Ons kantoor is aangesloten bij KIFID onder aansluitnummer 300.010635.
U kunt zich tevens tot de Burgerlijke Rechter wenden.
Ombudsman Pensioenen
De Ombudsman Pensioenen behandelt klachten over de uitvoering van pensioenregelingen.
De Ombudsman Pensioenen opereert onafhankelijk. Een klacht wordt pas in behandeling genomen
als eerst een klacht- of beroepsprocedure is doorlopen bij de pensioenuitvoerder zelf.
Bent u niet tevreden over het resultaat, kunt u uw klacht (kosteloos) voorleggen aan:
Ombudsman Pensioenen
Postbus 93560
2509 AN Den Haag
Telefoonnummer: 070 3338965
Website: www.ombudsmanpensioenen.nl
Beroepsaansprakelijkheid
Wij streven er naar u goed en zorgvuldig van dienst te zijn. Toch kan er wel eens wat fout gaan.
Voor die gevallen zijn wij verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid.
Wij danken u hartelijk voor uw vertrouwen en zijn u graag van dienst.
Topic Partners Dienstverleningsdocument 2016
9/9