Transcript De papierloze directiekamer: MN`s inzet voor meer

Case Study
De papierloze directiekamer:
MN’s inzet voor meer
duurzaamheid
MN is een ervaren pensioenuitvoerder en
vermogensbeheerder met ruim 60 jaar ervaring op het
gebied van begrijpelijke en betaalbare pensioenregelingen.
Het bedrijf is een belangrijke speler op de pensioenmarkt met
meer dan 1000 werknemers in Nederland en het Verenigd
Koninkrijk. Ze beheren een vermogen van ruim € 90 miljard
en de pensioenfondsen van twee miljoen werknemers in
Nederland.
Stan Steeghs
Secretaris Hoofddirectie
Stan Steeghs is secretaris van de Hoofddirectie van MN en
als zodanig verantwoordelijk voor de 25 jaarlijkse
directievergaderingen en de talrijke vergaderingen van de
Raad van commissarissen. In 2012 is het hoofdkantoor
verhuisd van Rijswijk, een buitenwijk van Den Haag, naar het
centrum van de stad. De nieuwe locatie past bij het streven
van MN naar duurzaamheid en transparantie: open ruimten
met op de muren een verzameling planten die over alle
verdiepingen van het kantoor doorlopen. Het kantoor is
bovendien nu vrijwel papierloos.
DE UITDAGING
MN heeft de verhuizing naar een nieuwe locatie aangegrepen om hun nieuwe doelstelling
van een papierloze werkomgeving te verwezenlijken. Men besloot bovenaan in de
organisatie te beginnen: bij de board. De overgang naar een digitale werkwijze zal
bovendien leiden tot een soepelere informatie-uitwisseling, verbeterde
gegevensbescherming en meer flexibiliteit. Daarnaast past deze stap in hun strategie
van voortdurende innovatie. Het personeel van het secretariaat van MN was altijd veel
tijd kwijt met de papieren documenten omdat ze diverse bewerkelijke taken moesten
uitvoeren: documenten printen, nieten en het binden van de boeken, die vaak honderden
bladzijden dik waren. Eenmaal geproduceerd, moest het boardmateriaal vervolgens per
diligent.com
The paperless boardroom: A reflection of MN’s commitment to sustainability
Case Study
koerier worden verzonden - een kostbaar, tijdrovend en niet altijd veilig
proces. Zoals Steeghs het formuleert, “De administratieve processen rondom
onze boards bleven achter bij de rest van het bedrijf. We zaten vast in een
verouderde aanpak die een belemmering vormde voor ons op het secretariaat,
en een last voor de boardleden die de zware papieren rapporten met zich
mee moesten zeulen.”
DE OPLOSSING
In het kader van het streven naar duurzaamheid en innovatie is MN op zoek
gegaan naar een oplossing voor de board die past in de doelstellingen van
een papierloze kantooromgeving, zou zorgen voor tijds- en kostenbesparing
en zou leiden tot een beter draagbare optie dan de papieren pakketten.
Steeghs onderzocht een aantal dienstverleners, vergeleek hen op basis van
een lijst gewenste functionaliteiten en koos uiteindelijk voor de Diligent
BoardsTM - oplossing. Wat gaf de doorslag? “Er zijn twee belangrijke redenen.
Diligent versloeg andere aanbieders op het gebied van beveiliging, een zeer
belangrijk aspect voor ons als pensioenbeheerders,” aldus Steeghs. “En ze
bieden meer functionaliteit. We wilden een intuïtieve benadering. Een die is
afgestemd op onze eigen manier om rapporten te beheren, zonder het
bijbehorende gedoe.” Dit kwam er op neer dat het bedrijf op zoek was naar
functionaliteit die overeenkwam met papieren rapporten, dus functies zoals
het toevoegen van gele Post-it memo’s en het markeren van belangrijke
passages in een rapport.
RESULTATEN
Momenteel gebruikt MN de Diligent Boards-oplossing voor alle RvB en RvC
vergaderingen; in totaal 40 gebruikers. De aanpak heeft bijgedragen aan het
realiseren van de duurzaamheidsdoelstelling van het bedrijf om het
papierverbruik te verminderen en men verwacht dit resultaat de komende
jaren zelfs nog te verbeteren.
“De administratieve
processen rondom het
bestuur van onze boards
bleven achter bij de rest
van het bedrijf. We zaten
vast in een verouderde
aanpak die een
belemmering vormde
voor ons op het
secretariaat, en een
last voor de boardleden,
die de zware papieren
rapporten met zich mee
moesten zeulen.”
Zoals alle Diligent klanten geniet MN 24/7 ondersteuning en zijn de gebruikers
grondig getraind. Maar, zoals Steeghs opmerkt, de oplossing is zo intuïtief
dat de trainingsbehoeften minimaal zijn. “We kregen ondersteuning
aangeboden maar de applicatie is zo gemakkelijk in het gebruik dat de
meeste boardleden het direct oppakten. Zo eenvoudig is het.” Uiteindelijk
leverde het MN een naadloze overgang naar Diligent op.
Diligent Boards en Diligent zijn geregistreerde handelsmerken van Diligent Corporation.
Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve bedrijven. ©2015
Diligent Corporation. Alle rechten voorbehouden.
Voor meer informatie of om een demo
aan te vragen, neem vandaag nog
contact met ons op:
E-mail: [email protected]
Bel: +31 (0) 621 552 222
Ga naar: www.diligent.com
CS0019_NL