Transcript Ernst Göhner Stichting gebruikt boardportal om haar
Case Study
Ernst Göhner Stichting gebruikt boardportal om haar liefdadigheidswerk kracht bij te zetten.
De nalatenschap van de stichting zet zich voort nu bestuur en secretariaat beter in staat zijn hun taken te stroomlijnen.
De Ernst Göhner Stichting zocht naar een digitale oplossing voor de communicatie met hun verschillende commissies en de voorbereiding en verspreiding van hun vergaderdocumenten. Een systeem dat documenten en rapporten snel kan verwerken en dat bovendien een einde kan maken aan het eindeloos kopiëren van stapels papieren documenten, waarbij het niet mogelijk is tot op het laatste moment wijzigingen door te voeren. Een digitale aanpak waarmee zowel tijd als kosten van de fysieke distributie bespaard zou worden.
LIEFDADIGHEID EN ONDERNEMERSACTIVITEITEN — DE ERNST GÖHNER STICHTING
De Ernst Göhner Stichting is gevestigd in Zug, Zwitserland en beheert de nalatenschap van zakenman Ernst Göhner. Ieder jaar wordt een substantieel deel van de inkomsten die voortkomen uit de zakelijke ondernemingen van de Stichting, ingezet voor liefdadigheidsdoeleinden. De Stichting steunt projecten in verschillende sectoren, zoals cultuur, milieu, educatie en wetenschap. Het hoofdbestuur van de Stichting is een commissie van negen leden die eens per kwartaal vergadert en gezamenlijk de informatie, aanvragen en rapporten van de verschillende subcommissies doorneemt. Om goede besluitvorming te kunnen garanderen, moet een keur aan informatie beschikbaar zijn voor de verschillende leden van het Bestuur.
DIGITALE BESTUURSDOCUMENTEN VERVANGEN STAPELS FYSIEKE DOCUMENTEN
Bestuurssecretarissen stellen een uitgebreid pakket van documenten samen en verspreiden deze tijdig aan degenen die aanwezig zullen zijn bij de vergadering. Het verwerken van stapels papier van honderden geprinte A-4tjes bleek steeds gecompliceerder te worden. Volgens Lucia Tellenbach, Bestuurssecretaris van de Ernst Göhner Stichting: “Voorheen nam het afdrukken van rapporten en documenten en het verspreiden ervan een hele werkdag per kwartaal in beslag. En dat betrof dan alleen het verwerken van de documenten.” Daarnast bleek het versturen van de pakketten per post een tweede uitdaging te zijn. Vanwege hun gewicht moesten de rapporten verdeeld worden over verschillende pakketjes, ook om de verzendkosten in de hand te houden.
diligent.com
Ernst Göhner Stichting gebruikt boardportal om haar liefdadigheidswerk kracht bij te zetten.
Case Study
EEN OPLOSSING WAAR IEDEREEN BLIJ VAN WORDT
De Stichting zocht naar een nieuwe oplossing, die een einde zou maken aan de urenlange kopieersessies. Nadat de Stichting via haar bestuursleden geïnformeerd was over de applicatie Diligent Boards TM , werd besloten een test te doen.
Deze verandering heeft tot enorme voordelen geleid. De bestuursleden hebben nu via hun iPads op ieder moment, op iedere locatie, veilig toegang tot alle documenten. Met de makkelijk te gebruiken Dilligent Boards oplossing, kunnen documenten gelezen worden, kunnen notities worden gemaakt en kan er op de inhoud gereageerd worden. Bovendien zijn de executives eerder in het bezit van de benodigde bestanden en hebben ze dus meer tijd deze door te nemen.
Tellenbach voegt toe, “We hebben als overgang één bestuursvergadering gehouden waarbij we zowel gebruik hebben gemaakt van papieren documenten als van Diligent Boards. Vanaf de daarop volgende vergadering was het al duidelijk dat we niet langer met papier hoefden te werken. Iedereen wilde alleen nog maar met de digitale oplossing werken. Zelfs diegenen die zich in eerste instantie sceptisch opstelden, waren snel overtuigd.”
MAAK DOCUMENTEN AAN IN SLECHTS EEN PAAR CLICKS
Dankzij Diligent Boards functioneert de Stichting nu vele malen efficiënter. In slechts een paar minuten worden de vergaderstukken bijeengebracht door Lucia Tellenbach en haar team. Tellenbach verspreidt de informatie aan de commissieleden op een uiterst veilige, elektronische manier als volledig versleutelde bestanden De veiligheidsrisico’s die het werken met fysieke documenten met zich mee bracht, zijn daarmee aanzienlijk afgenomen. Zelfs in het geval dat een iPad waarop de applicatie is geïnstalleerd wordt gestolen, zijn de documenten beschermd door middel van versleuteling en wachtwoordbeveiliging. De organisatie is daarnaast erg onder de indruk van de service die zij van Diligent heeft ontvangen: “Voor mij als beheerder duurde de volledige training slechts drie uur,” merkt Tellenbach op. “De handleiding is eenvoudig, maar ik heb die niet meer dan twee keer nodig gehad sinds we met het systeem werken. Als er zich iets urgents voordoet, bel ik onze accountmanager of het support team en wordt er altijd binnen enkele minuten een oplossing gevonden.” De Diligent boardportal maakt het dagelijks werk van de Ernst Göhner Stichting een stuk eenvoudiger. Het resultaat: grotere efficiëntie bij de werkzaamheden van het bestuurssecretariaat van de Stichting. En betere beveiliging, serviceverlening en gebruiksgemak voor de executives.
“Dankzij Diligent Boards behoort de tijdsdruk van het opsturen van papieren bestanden naar de bestuursleden van de Stichting tot het verleden”
Diligent Boards en Diligent zijn geregistreerde handelsmerken van Diligent Corporation. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve bedrijven. ©2015 Diligent Corporation. Alle rechten voorbehouden.
Voor meer informatie of om een demo aan te vragen, neem vandaag nog contact met ons op: E-mail:
Bel:
+31 (0) 621 552 222
Ga naar:
www.diligent.com
NL_CS0004