Huishoudelijk reglement van de Coöperatie Startup Campus U.A. Vastgesteld op 20 november 2014

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder: o de Coöperatie: de Coöperatie Startup Campus U.A., gevestigd te Almere ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 62012924; o de statuten: de statuten van de Coöperatie, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20 november 2014 bij notaris Maarten Johan Prinsze te Almere; o het bestuur: het bestuur van de Coöperatie als bedoeld in artikel 15 tot en met 18 van de o o o Statuten; de Raad van Commissarissen: de Raad van Commissarissen van de Coöperatie als bedoeld in artikel 26 van de statuten; de directie; Ten minste één lid van het bestuur die door de voorzitter zijn aangewezen en zijn belast met de dagelijkse leiding; projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de Coöperatie.

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een plan: o Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien. o Elke nieuwe versie van dit plan is van kracht op het moment dat deze in de o bestuursvergadering is goedgekeurd. Het plan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten

o Het bestuur Bestuurt en vertegenwoordigt de Coöperatie; o Het bestuur neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement); o Het bestuur kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering; o Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur; o

De voorzitter

Heeft algemene leiding van de Coöperatie; o Vertegenwoordigt de Coöperatie naar buiten toe; o Overlegt met officiële instanties; of wijst hiertoe bestuursleden aan. o Geeft leiding aan het bestuur; o Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden; o Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; o Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;

o Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet o dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering; Coördineert en stuurt activiteiten; o Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De directie

o De voorzitter is tevens de directie, tenzij de voorzitter uitdrukkelijk van deze functie afziet. o o o o o o Dan beslist het bestuur met een meerderheid over zijn plaatsvervanger; De directie is belast met de dagelijkse leiding van de Coöperatie en beslist in ad hoc situaties over uitgaven tot 5.000,- euro; In de directie heeft ten minste één bestuurslid zitting; Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge. Is klokkenluider: houdt intern toezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen. Vervult deze rol tot het moment dat er een Raad van Commissarissen deze rol kan overnemen; Heeft de volmacht om bij het ontbreken van een webmaster hiervoor een bureau in te schakelen welke de taken overneemt. De directie beheert de (CRM)-database waarin de gegevens van bestuursleden, ex bestuursleden, de directie en de donateurs zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

De penningmeester

o Voert de financiële administratie; o Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging; o Stelt financiële overzichten op; o Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; o Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt. o Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; o Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging; o Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit; o Beslist zelfstandig over uitgaven tot 1.000,- euro; o Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; o Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge o te verlenen; Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers. o Neemt bij afwezigheid van de secretaris zijn/haar functie waar.

De secretaris

o Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:  De datum en plaats van de vergadering;  De aanwezige en afwezige bestuursleden;  De verleende volmachten;  De genomen besluiten.

o o o o o Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op; Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; Archiveert alle relevante documenten; Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat de statuten via de website voor alle bestuursleden te downloaden zijn.

De webmaster

o Beheert de website; o Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is; o Beheert de structuur van de website; o Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is; o Voert de eindredactie van teksten op de website; o Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen; o Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl; o Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;

De Raad van Advies

o Wanneer er besloten wordt om een Raad van Advies in het leven te roepen worden de leden van de Raad van Advies unaniem benoemd door de directie van de Coöperatie; o Bij de bijeenkomsten van de Raad van Advies wordt één lid van het bestuur of een commissaris uitgenodigd als toehoorder; o (oud) bestuurders of eigenaren van bedrijven die lid zijn van de Coöperatie kunnen door het bestuur gevraagd worden zitting te nemen in deze Raad. o Het advies uitgebracht door de Raad aan het bestuur is vrijblijvend en zonder enige verantwoordelijkheid. o Het bestuur, de vertegenwoordiging en bijeenkomsten worden geheel door de Raad geïnitieerd en ingevuld conform het op te stellen Regelement van de Adviesraad. o

Besluiten Het bestuur:

Neemt besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of algemene vergadering; o Neemt besluiten als aangegeven in de statuten. o Het besluit ten aanzien van de resultaatsbestemming van de Coöperatie, als aangegeven in de statuten, wordt genomen door het bestuur. Het bestuur kan besluiten het gehele of gedeeltelijke resultaat uit te keren aan de preferente leden mits deze niet geschorst zijn.

Vergaderingen Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen in de gevallen als aangegeven in de statuten.

Frequentie

o Het bestuur vergadert ten minste twee maal, en houdt één maal per jaar een Algemene Vergadering met uitzondering van het startjaar 2014. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of in situaties als aangegeven in de statuten.

o Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de o situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gepland. Een bestuursvergadering duurt maximaal twee uur, een algemene vergadering niet meer dan drie uur.

Agenda

o Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter inbrengen; zij o o stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website. De agenda wordt door de vergadering afgewerkt volgens de aangegeven volgorde van de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat wordt opgeslagen in het notulenregister.

Inbreng tijdens de vergadering

o Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering; o Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is; o Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing; o Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met: o De leden; o De relaties van de Coöperatie; o De media. De communicatie valt in het Nederlandse taalgebied onder verantwoordelijkheid van de voorzitter. In andere taalgebieden, is de directie verantwoordelijk voor de vertegenwoordiging van de Coöperatie evenals de PR-internationaal en de contacten met de media. Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Declaraties

o Bestuursleden zijn gerechtigd de met de directie vooraf overeengekomen privé gedane of voorgeschoten uitgaven en te declareren;

o Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd welke verkrijgbaar is o bij de penningmeester; Bestuursleden zijn niet gerechtigd vakantiegeld te declareren.

Royement

o Een bestuurslid kan geroyeerd worden als aangegeven in de statuten.

Leden van de Coöperatie.

o Als aangegeven in de statuten kent de Coöperatie gewone leden, aspirant leden en preferente leden, o Een lid kan een natuurlijk persoon of een rechtspersoon zijn. o Indien een persoonlijk lid langdurig (ten minste 3 maanden) ziek is (niet zijnde niet meer o o o o handelingsbekwaam), zal het lidmaatschap worden opgeschort voor de duur van de ziekte. Opschorting van een lidmaatschap ontslaat een lid niet van zijn verplichting tot het betalen van lidmaatschapsgelden. Indien een lid een rechtspersoon/bedrijf is, dan zal deze rechtspersoon/bedrijf bij aangaan van het lidmaatschap de vertegenwoordiger van het bedrijf als gemachtigde aan geven. Alleen deze gemachtigde is de contactpersoon namens het lid en wordt toegestaan de ledenvergaderingen te bezoeken en deel te nemen. Indien gemachtigde ziek is, kan tijdelijk een andere vertegenwoordiger van het lid deel nemen aan de ledenvergaderingen mits 24 uur voor de vergadering de schriftelijk machtiging is ontvangen door het bestuur. Het (aspirant, gewoon of preferent) lid, zal mogelijk op de website van de Coöperatie als zodanig vermeld worden. De preferent leden dienen in de eerste maand van het kalenderjaar de lidmaatschapsgelden voldaan te hebben, door overmaking op de bankrekening van de Coöperatie. Indien het lid o o o o o na twee maal aangemaand te zijn niet heeft betaald wordt het lid geschorst als aangegeven in de statuten. Aspirant leden en gewone leden dienen de lidmaatschapsgelden maandelijks te voldoen op de bankrekening van de Coöperatie en wel binnen 14 dagen nadat de Coöperatie middels een factuur om betaling vraagt. Indien het lid na twee maal aangemaand te zijn niet heeft betaald wordt het lid geschorst als aangegeven in de statuten. Lidmaatschapsfacturen mogen door leden verrekend worden met mogelijke inkoopfacturen welke een lid aan de Coöperatie heeft gestuurd. Blijft een gewoon of preferent lid na twee maal aangemaand te zijn alsnog in verzuim omtrent het betalen van lidmaatschapsgelden is de directie gemachtigd de vordering uit handen te geven aan een incassobureau en zijn de bijkomende incassokosten voor rekening van het desbetreffende lid dat in verzuim is. Eén of meerdere leden kunnen ter invulling van de werkzaamheden van de Coöperatie gevraagd worden een offerte te doen voor nader door de Coöperatie aangegeven werkzaamheden. Aan dit verzoek kan geen exclusiviteit bedongen worden, noch verplicht de Coöperatie zich om de werkzaamheden onder de leden te verdelen of door een lid uit te laten voeren. Indien een lid, of leden, werkzaamheden krijgt opgedragen is dit lid (leden) verplicht 5% van de met deze opdracht gegenereerde en (eventueel in termijnen) betaalde omzet te vergoeden. Het lid staat toe, en geeft volledige openheid omtrent de aangegeven werkzaamheden, dat de penningmeester mogelijk met hulp van een accountant van de Coöperatie controle uitoefent omtrent de afdracht van dit lid cq. de leden. Ten aanzien van de opdrachtgever van voornoemde werkzaamheden geldt een relatie beding. Dat wil zeggen dat eventuele vervolgopdrachten, opgedragen binnen 2 jaar na datum van voornoemde opdracht door deze opdrachtgever, vallen onder de vergoedingsplicht van 5% aan de

Coöperatie. Ten aanzien van dit relatiebeding wordt onder opdrachtgever verstaan de rechtspersoon, een dochter- of moeder- of zusterbedrijf, bestuurder, aandeelhouder, commissaris van de onderneming ten tijde van het aangaan en uitvoering van voornoemde opdracht. Deze alinea is niet van toepassing op preferent leden.

Slotbepalingen

o In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de o o voorzitter. Bij eventuele tegenstrijdigheden van dit huishoudelijk reglement met de statuten prevaleren de statuten. Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de voorzitter één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. Ook zal dit regelement beschikbaar worden gesteld op de website van de Coöperatie. Aldus samengesteld door het bestuur van de Coöperatie Startup Campus U.A.; De voorzitter,