Transcript De waarde van een goed gesprek

Persoonlijke effectiviteit
Door Jelte C. Krist, MSc., projectmanager/adviseur bij Alfabeeld Organisatieontwikkeling in Amsterdam
De waarde van een
goed gesprek
Jobhoppen is nog steeds populair, maar hadden we een paar jaar terug de banen nog voor het uitzoeken, nu heeft de crisis
ons deze vrijheid ontnomen. Waarschijnlijk neemt de werkeloosheid verder toe en wordt het wisselen van baan alleen
maar lastiger. Daarbij komt dat enige zekerheid van werk en inkomen, in tijden dat de huizenmarkt vast zit en de hoogte
van ons pensioen onzeker is, ook wel erg prettig is. Conclusie: de tijd van het snelle scheiden is voorbij, relaties met opdrachtgevers, leidinggevenden en andere collega’s worden belangrijker. Maar hoe krijg je een gelukkig huwelijk?
Ook in werkrelaties een ‘gelukkig huwelijk’
I
n Nederland houdt tweederde van de huwelijken stand. Dit
is in dit tijdperk van individualisatie en keuzevrijheid een
mooie score. Hoe doen ze dat? Wat zijn de lessen van de
liefde? Wetenschapsjournalist Mark Mieras geeft in het
boek Liefde aan dat het tonen van kwetsbaarheid goed is voor
een relatie. Hij beschrijft hoe twee collega’s een auto-ongeluk
krijgen. Hij raakte bewusteloos en moest naar het ziekenhuis. Zij
kwam met de schrik vrij, maar bleef aan zijn zijde. Een paar dagen later hadden ze een relatie. Klinisch psycholoog Sue Johnson beargumenteert in Hold Me Tight het belang van het veilig
verbonden zijn, om onvermijdelijke botsingen in relaties het
hoofd te bieden en Willem de Liefde (hoe toepasselijk!) legt in
zijn boek African Tribal Leadership de link tussen privé en de
werkomgeving door te stellen dat openheid in beide gevallen
een band schept. Een onderzoek onder Amerikaanse koppels,
uitgevoerd in 2009 door Bianca Acevedo van het Albert Einstein
College of Medicine in New York, laat zien dat mensen die vele
jaren in liefde bij elkaar blijven, veel tijd besteden aan hun relatie. Conflicten lossen ze soepel en efficiënt op. Al deze voorbeelden duiden erop dat de manier van het maken van contact centraal staat.
Gesprek 1: De kennismaking
De eerste indruk is van levensbelang hoor je vaak. Misschien is
het een beetje overtrokken, maar anderzijds past het wel in onze
jachtige maatschappij. Een functioneringsgesprek mag maximaal een uur duren, voor de presentatie van het nieuwe administratiesysteem hebben we 45 minuten en tijdens het werkoverleg heeft u nog maar tien minuten spreektijd. Zorg dus dat u
indruk maakt. Fysieke aantrekkelijkheid, gelijkenis en compli-
menteus zijn helpen daarbij. U kent het wel, een stel dat verliefd
in een kroeg zit. Hij strooit met complimenten, zij heeft haar
meest sexy rokje aangedaan en af en toe hoor je; ‘ja, dat heb ik
nou ook altijd…’. Het is de, door de natuur ingegeven, oprechte
interesse in de ander.
In werkrelaties is deze oprechte interesse evenzo van belang om
gelukkig samen te zijn. Ik pleit hierbij voor de positieve dialoog.
Verwachtingen, oordelen en de neiging om minpunten te zien,
moeten dan aan de kant worden geschoven. Handelen vanuit
het niets komt hiervoor in de plaats. Rust, openheid en reageren vanuit interesse en creativiteit; wat spreekt mij aan in het
verhaal van de ander? Wat raakt mij? En welke kwaliteiten zie
ik? Een teambijeenkomst die ik onlangs heb begeleid bij een
klant, leverde met deze insteek mooie resultaten op. Collega’s
hadden goede gesprekken, groeiden naar elkaar toe en konden
zelfs jaloers zijn op elkaars kwaliteiten. En is jaloezie niet een
teken van ware liefde?
Tegelijkertijd is enige zakelijkheid ook van belang. Uiteindelijk
hebben we het wel over werkrelaties. Duidelijkheid over wat beide partijen willen bereiken, het beeld over het resultaat, afspraken
over verantwoordelijkheden en een plan van aanpak voorkomt
gedoe op de lange termijn. Maar ook hierbij geldt: heb oprechte
interesse in het verhaal van de ander.
Gesprek 2: Het patroon inzichtelijk maken
Hoe prettig de kennismaking ook is geweest, als de samenwerking daadwerkelijk begint, loopt het vaak toch net anders dan
gepland. Zowel bij succes als bij tegenslag is het interessant het
patroon van de werkrelaties te bekijken. Welke passen zet u?
Hoe reageert de ander hierop? En wat doet u dan vervolgens?
34
Derde wapen. Een derde krachtig wapen is humor. In een projectgroep waarin ik een aantal jaar geleden werkte, begonnen wij elk
overleg met: ‘De grap van de dag’. Pret, lol hebben met elkaar, het
brengt ontspanning en brengt mensen tot elkaar. En Charlie Chaplin zei het al: ‘Welbeschouwd is alles een grap’. Of op zijn minst
iets om te lachen. Lachen om uzelf, uzelf niet te serieus nemen,
het is een goede basis om je op deze aardkloot gelukkig voort te
bewegen. Neem elkaar vooral niet te serieus.
Vierde wapen. De kracht van de verbeelding en creativiteit is een
vierde wapen om de levendigheid te behouden. De zee gebruik
ik hierbij graag als beeld. Een aantal weken geleden was ik met
vrienden naar het strand. Mooi weer, dus het was druk. Dikke
mensen in te kleine zwembroeken, vrouwen met blote borsten,
kinderen met ijsjes en mannen met vliegers. Drukte en kabaal.
Als u niet oppast, ziet u die prachtige zee niet meer! Maar als u
goed kijkt, ziet u het: de ruimte, de vrijheid, de zee aan mogelijkheden die achter die wirwar van mensen en beweging ligt. Kijk
eens op die manier naar uw werkrelaties. Welke mogelijkheden
liggen er achter de beslommeringen, de drukte en het kabaal?
Een aantal jaar geleden werkte ik aan een project dat moeizaam
verliep. De opdrachtgever verzette meerdere malen ingeplande
bijeenkomsten. Dit kostte ons veel tijd, energie en geld. Dus
stuurde ik hem een mail. De volgende dag kreeg ik, ook per
mail, te horen dat hij de bijeenkomsten helemaal wilde annuleren. Lekker is dat, dacht ik bij mijzelf. Probeer ik beweging te
krijgen in dit project, krijg je deze boodschap. Ik besloot hem te
bellen en tijdens dit gesprek veranderde de relatie op het moment dat mijn opdrachtgever vertelde wat hij dacht toen hij
mijn mail ontving: mijn woordkeuze had hem doen schrikken.
Dit verklaarde zijn reactie en een prettige oplossing voor ons
beiden was snel gevonden.
Het inzichtelijk en kwetsbaar vertellen wat acties van anderen
met u doen en dergelijke patronen inzichtelijk maken, is een
wat klinische analyse van de interactie. Door het uitwisselen
van beelden, om zo (te proberen) de zaak objectief en feitelijk
te maken, kalmeert de emoties die zijn ontstaan in ‘the heat of
the moment’. Dit geeft beide partijen ruimte in de relatie. Ruimte die de mogelijkheid geeft om te kiezen voor ander gedrag.
Gedrag dat waarschijnlijk effectiever is dan het reageren vanuit
patronen, terugkerende gedachten of gevoelens. Het openstaan
voor de gevolgen van je acties, deze bespreekbaar maken, zonder dit in het licht van ‘goed of slecht’ te zien, is daarmee een
belangrijke stap naar werkplezier en resultaat binnen de samenwerking.
Gesprek 3 en verder: Wapens om de relatie levend
houden
Met twee goede gesprekken bent u er (helaas) niet. Zoals in het
begin al is aangegeven; mensen die langdurige succesvolle relaties onderhouden, besteden hier veel tijd aan. Het is dan ook de
kunst jezelf en de ander scherp te houden.
Eerste wapen. In gesprek blijven is dus het eerste wapen voor
een levende relatie: kom terug op de afspraken die gemaakt zijn
in het eerste gesprek, herinner elkaar aan de positieve dialoog
en blijf patronen bespreken. Net zoals voetballers blijven trainen
om de bal zo goed mogelijk van de keeper naar de spits te krijgen, is het in uw organisatie zaak te blijven oefenen met het onderlinge samenspel. De basis is natuurlijk dat je samen werk
doet. Maar zeker in organisaties waar men individueler opereert,
is deze aandacht voor elkaar des te belangijker. Aandacht is de
zuurstof voor werkrelaties, zonder dat is er geen leven.
Tweede wapen. Het vieren van successen is een tweede belangrijk wapen. Het zorgt ervoor dat beide partijen bewust worden
van de behaalde resultaten door de samenwerking. Daarnaast
identificeert het de momenten waarop de relatie sterker is geworden. Het helpt hierbij rituelen te bedenken. Sluit de vergadering af met een rondje ask (Aandacht voor Succes en Kwaliteit), waarbij iedereen een vraag aan elkaar kan stellen, plan
met regelmaat een bijpraatwandeling in de zon en bestel standaard een fles champagne bij het afronden van een groot project. In onze chaotische wereld vol afleiding en stress moet je
succesmomenten beschermen. Maar ook het simpelweg bedanken van je collega’s is een klein, maar fijn ritueel. Het laat zien
dat je de dagelijkse samenwerking, inzet en steun niet als vanzelfsprekend ziet en draagt daarmee bij aan de tevredenheid
over de relatie.
Geen manier om de werkrelatie in stand te houden.
(Illustratie: Florian la Poutré.)
Vijfde wapen. Tot slot het vijfde wapen: acceptatie. Acceptatie
van het verschil: een eerlijke botsing tussen overtuigingen levert altijd wat op, al is het maar inzicht in het verschil. En acceptatie van de beperking van de ander. De schaduwkant, iedereen heeft hem. Trots bent u er waarschijnlijk niet op en voor
collega’s is het soms een hel. Maar goed, het zij zo. En perfect
wordt het nooit, iets wat ik in elk geval niet eens wil zijn.
Daarom ter afsluiting de woorden van de Engelse dichter
Wiliam Blake: And throughout all eternity, I will forgive you, and
you will forgive me.
35