Transcript IT Project Management Advanced ITPMA

vrg:
trefwoord
ITPMA
trefwrd onderverdeling
IT Project Management Advanced
ITPMA
Hoofdstuk:
1260 voorbereiden ve project blz 7
omschrijving
project -
1
1
Voorbereiden ve project
**
is een tijdelijke organisatie binnen een bestaande organisatie en heeft een doel, dat staat
beschreven in de projectopdracht. De uitwerking vd projectopdracht leidt tot een projectvoorstel.
Goede voorbereiding is belangrijk, oriëntatie is het eerste hoofstuk.
PROJECT > is een tijdelijke organisatievorm, die is opgezet met als doel, het opleveren van een of
meer bedrijfsproducten volgens een gespecificeerde Business Case. Het moet tijdelijk zijn en een
Business Case (is de zakelijke rechtvaardiging ve project) hebben.
In het begin ve project spelen de volgende begrippen een rol >
- Doel;
- Resultaat;
- Scope.
De relatie tussen deze 3 kan men als volgt omschrijven >
Binnen de Scope (grenzen) geeft een Resultaat aan wat er van het Doel is gerealiseerd.**
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 1 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1261 soorten organisaties blz 8
1.1.1
onderscheidingscriter onderscheiden naar WINST-CRITERIA >
ium - profit > gericht op winst maken
- non-profit > niet gericht op winst maken
onderscheiden naar (KERN)ACTIVITEIT >
- productie
- handel
- dienstverlening
- financiën
- landbouw
onderscheiden naar STRUCTUUR en VERBIJZONDEREN naar >
- product/dienst
- functie/afdeling
- geografische plaats
onderscheiden naar HIËRARCHIE >
- lijn
- lijn/staf
- matrix
onderscheiden naar GERICHTHEID >
- marktgericht > aandacht voor wensen vd doelgroep
- productgericht > aandacht voor de kwaliteit vh product
onderscheiden naar GROEIFASE >
- creativiteit > beginfase, omzetgericht
- centraal beheer > leiding, controle
- delegatie > marktgericht
- coördinatie > stablisatie, beheersing
- samenwerking > innovatie
onderscheiden naar STIJL van LEIDINGGEVEN >
- afscheidingsstijl > niet mensgericht
- toewijdingsstijl > niet mensgericht
- relatiestijl > mensgericht
- integratieve stijl > mensgericht
onderscheiden naar CULTUUR >
- machtscultuur > gaat in- en extern over macht over andere partijen;
- rolcultuur > hier overheersen orde, correctheid, procedures en regels;
- taakcultuur > bij structuur en werkzaamheden wordt rekening gehouden met het
organisatiedoel;
- persoonscultuur > welbevinden v personen staat voorop.
.
497
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 2 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
516
1262 soorten organisaties blz 10
1.1.1
3 factoren om
veranderingen
geaccepteerd te
krijgen -
dinsdag 19 januari 2016
- AARD vd VERANDERING >
- cultuur > meest ingrijpend
- structuur
- werkmethoden en procedures
- VERANDERINGSSTRATEGIE >
- consultatie (raadplegen) >
lage acceptatie
- representatie (vertegenwoordiging) > …..
- consensues (eensgezindsheid) >
…..
- participatie (deelname ) >
hoge acceptatie kans
- AARD vd ORGANISATIE >
een mechanische organisatie (star) accepteert minder makkelijk veranderingen dan
een organische (flexibele) oragnisatie.
Pagina 3 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1263 soorten projecten blz 11
indelingscriteria -
1.1.2
**
- omvang
- onzekerheid
- complexiteit
- dynamiek
- soort organisatie
of men kan indelen naar eindresultaat >
- objectgericht
- procesgericht
- systeemgericht
- structuurgericht
- gedragsgericht
- visiegericht
stijl vh projectmgt heeft ook te maken met de stijl vh projecttype (Turner**) >
- type 1 > controleren en beheren
- type 2 > begeleiden
- type 3 > adviseren
- type 4 > ontdekken en onderzoeken
498
1264 Projecten in organisaties blz 12
1.1.3
criteria voor slagen
ve project -
dinsdag 19 januari 2016
- bij machtscultuur > moet aansluiting zijn bij machthebbers
- bij rolcultuur > hier het project zoveel mogelijk in procedures vastleggen
- bij taakcultuur > projecten laten overeen komen met taken
- bij persoonscultuur > bij gerespecteerde medewerkers ondersteuning zoeken
Pagina 4 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1265 Belanghebbenden blz 12
1.1.4
belanghebbende =
actoren -
zijn in wezen alle personen of partijen die op een of andere manier bij het project betrokken zijn.
Bepalen wie dit zijn kan door de volgende vragen >
1. wie beslist over het project?
2. wie stelt de rescources beschikbaar?
3. wie ondervindt de effecten vh project?
4. wie voert het uit?
Men kan ook een indeling gebruiken door na te gaan met wie er veel of weinig overeenstemming is
met de inhoud vh project en hoeveel vertrouwen er bestaat in de relatie.
499
1266 Projectkaart blz 13
Projectkaart -
1.1.5
dinsdag 19 januari 2016
is een overzicht vd belanghebbenden ve project en hun onderlinge relaties en beïnvloeding., hierbij
kennen we de volgende soorten >
- financier, opdrachtgever
- management vd organisatie
- projectmedewerkers
- gebruikers vd resultaten
Pagina 5 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1267 Teams blz 13
teams -
1.1.6
teamsamenstelling moet evenwichtig zijn en passen in de organisatie, de volgende rollen moeten
min of meer aanwezig zijn >
- inspirator > verbeeldingskracht / toekomstvisie / nwe ontwikkelingen / inspiratiebron;
- conversator > orde / nauwgezet / historie / voorkomen v herhalingen v fouten
- denker > analyse / logisch denken / abstractievermogen
- practicus > oplossingen / toetsen / levendigheid / haalbaarheid
- ondernemer > inzet / sturen / resultaatgericht / geen twijfels
- ondersteuner > aandacht voor sfeer / werkklimaat / mensen / veranderingsbereid /
voorwaardwen v resultaten.
520
1268 Projectleider blz 14
1.1.7
projectleider =
projectmanager -
dinsdag 19 januari 2016
is de belangrijkste belanghebbende ve project en heeft leiding over een tijdelijke organisatie.
Kwaliteiten ve projectleider zijn >
1. economisch kapitaal > wat iemand heeft;
2. menselijk kapitaal > wat iemand weet en kan;
3. psychologisch kapitaal > de persoon die iemand is;
4. sociaal kapitaal > de relaties die iemand heeft.
Pagina 6 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1269 Projectfasering en mijlpalen blz 15
fasering -
1.2.1
**
1. intitiatief
2. definitie
3. ontwerp
4. voorbereiding
5. realisatie
6. nazorg
MIJLPAAL > is de grens/overgang tussen 2 fasen. Hierbij worden een of meerdere mijpaaldocumenten opgeleverd. Deze beslisdocumenten bevatten een de afsluiting van de
voorgaande fase en een vooruitblik op de komende fase.
MIJLPAALDOCUMENTEN = BESLISDOCUMENTEN zijn >
- projectopdracht > tussen fase 1 en 2
- projectprogramma > tussen 2 en 3
- projectontwerp > tussen 3 en 4
- realisatieprogramma > tussen 4 en 5
- nazorgprogramma > tussen 5 en 6
In MIJLPAALDOCUMENTEN/BESLISDOCUMENTEN gaat aandacht vooral uit naar de FACTOREN
waarmee een project wordt beheerst, dit zijn (GOKIT) ** >
- Geld;
- Organisatie;
- Kwaliteit;
- Informatie;
- Tijd.
- Risico hoort er ook bij dan GrOKIT.
De opbouw van MIJLPAALDOCUMENTEN/BESLISDOCUMENTEN is in het algemeen as volgt >
- projectbeschrijiving;
- inhoudelijke activiteiten vd komende fasen;
- beheersplanning (GOKIT).
Algemene projectaanpak > FASEREN > BEHEERSEN > BESLISSEN.
511
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 7 van 32
vrg:
trefwoord
1270 Projectaanpak blz 16
soorten fasering -
1.2.2
trefwrd onderverdeling
omschrijving
**
- LINIAIRE fasering > alle fasen in een keer achter elkaar doorlopen;
- CYCLISCHE fasering > de fasen Definitie en Ontwerp in opeenvolgende lussen doorlopen, in
elke lus een bepaalde eis formuleren, ontwerp maken en de eis eventueel herformuleren.
- PARALLELLE fasering > na definitie fase wordt het project in deelprojecten verder in fasering
uitgevoerd. Elk deelproject doorloopt afzonderlijk de fase t/m realisatie.
512
515
1271 Projectaanpak blz 16
risico -
1.2.3
dinsdag 19 januari 2016
**
Projectrisico treedt op als een gebeurtenis schadelijke gevolgen heeft voor een vd factoren van
GOKIT (Geld - Organisatie - Kwaliteit - Informatie - Tijd/planning). Risico's kunnen worden ongedeeld
naar invalshoeken, bv >
- organisatorisch
- technisch
- juridisch
- financieel
- sociaal.
Pagina 8 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1272 Projectopdracht blz 17
projectopdracht -
1.3
inhoud >
1. Project inhoud >
Resultaat omschrijving >
- doelstelling >
waarom
- resultaat >
wat wel
- projectafbakening > wat niet
Beschrijving v inhoudelijke activiteiten >
- gedetaillieerde opsomming voor definitiefase
- globale opsomming voor de volgende fasen
2. Beheersplannen >
- GOKIT (Geld - Organisatie - Kwaliteit - Informatie - Tijd/planning)
Minimale afspraken voor opstellen ve projectopdracht kunnen zijn >
Aspecten >
- wat is het doel vd documentatie
- voor welke doelgroep is het
- welke "best practices" zijn er beschikbaar
- wat is de samenhang met andere projecten
Benamingen kunnen verschillen voor >
- aanzet tot de initiatiefase >
mandaat / idee / initiatie / aanleiding;
- voor de projectopdracht (resultaat initiatiefase) >
ideebeschrijving / startdocument / projectvoorstel / projectbrief;
- voor de afsluiting vd definitiefase >
programma v eisen / projectplan (en ook projectvoorstel)
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 9 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1273 Projectopdracht blz 18
voorbeeld 1 -
1.3
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 10 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1274 Projectopdracht blz 19
1.3
voorbeeld 1 vervolg -
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 11 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1275 Projectopdracht blz 20
voorbeeld 2 -
PROJECTVOORSTEL
1.3
Doel:
Het project voorstel maakt het de projectverantwoordelijken mogelijk om na te gaan of het project
levensvatbaar is.
Onderwerpen:
-achtergrond, met context en aanleiding;
- projectdefinitie met doelstelling, scope, resultaten, afbakening, randvoorwaarden, relaties;
- hoofdlijnen Businness Case met de zakelijke rechtvaardiging vh project;
- kwaliteitsverwachting vd klant cq opdrachtgever
- acceptatiecriteria
- bekende risico's
- hoofdpunten projectplan
Kwaliteitscriteria:
- sluit het voorstel aan op het mandaat?
- geeft het voorstel een goed beeld vh project?
- is het voorstel voldoende basis om de volgende fase te gaan uitvoeren?
- is de kwaliteitsverwachting duidelijk?
ITPMA
Hoofdstuk:
2
Inrichten ve project
1276 Inrichten ve project blz 22
inleiding -
2
projectleider > geeft aan op welke manier het projectresultaat wordt bereikt.
Projectinrichting > letten op inzet van Kwaliteit, Geld en Middelen (driehoek).
Bij resultaat letten op samenstelling v teams en de beschikbaarheid vd projectdeelnemers.
1. projectopdracht is het document op basis waarvan de projectleider het projectvoorstel,
de projectfasering, projectplanning en de projectorganisatie opstelt en ter goedkeuring
voorlegt aan de beslissers over de voortgang vh project.
2. projectopdracht is het beslismoment tussen initiatiefase en de definitiefase.
3. het projectplan is het beslisdocument tussen de definitiefase en de ontwerpfase.
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 12 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1277 Inrichten ve project blz 23
projectvoorstel -
2.1
**
is het beslisdocument tussen initiatiefase en definitiefase.
De opbouw ve beslisdocument is qua opzet steeds hetzelfde.
Naarmate de fasering vordert, zal de inhoud v TUSSENRESULTATEN toenemen en de inhoud van
ACTIVITEITEN afnemen.
BEHEERSPLANNEN > projectbeheersing richt zich op (GrOKIT) >
- Geld;
- Risico hoort er ook bij dan GrOKIT.
- Organisatie;
- Kwaliteit;
- Informatie;
- Tijd.
502
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 13 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1278 Inrichten ve project - projectvoorstel blz 24
voorbeeld -
2.1
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 14 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1279 Inrichten ve project - projectvoorstel blz 25
voorbeeld - vervolg -
2.1
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 15 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1280 Inrichten ve project - projectvoorstel blz 26
voorbeeld - vervolg -
2.1
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 16 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1281 Inrichten ve project - projectvoorstel blz 27
voorbeeld - vervolg -
2.1
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 17 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1282 Inrichten ve project blz 28
projectfasering -
2.2
**
minimale fasering bestaat uit 2 fasen > denken en doen.
Faseringsoorten zij >
- Lineaire
- Cyclische
- Paralelle
Voorbeeld v LINEAIRE FASERING > stappen voor de ontwikkeling ve IS >
1. informatieplanning;
2. definitiestudie;
3. ontwerp (globaal en gedetaillieerd of logisch en technisch);
4. realisatie;
5. implementatie;
6. gebruik en beheer.
Voorbeeld v CYCLISCHE FASERING > productie ve leerboek >
1. oriëntatie op de exameneisen;
2. opdeling vd exameneisen in hoofdstukken en paragrafen;
3. per hoofdstuk > beschrijving en uitleg vd theorie, opdrachten en praktijk;
4. produceren v voorbeeldexamens.
Voor beheersing ve proces is meer nodig dan alleen fasering, in elke fase werkt men naar een
beslisdocument toe, daaruit dient men 2 vragen te kunnen beantwoorden >
1. is afgelopen fase verlopen conform het plan van aanpak voor die fase?
2. geeft het plan van aanpak voor de volgende fase voldoende houvast om eraan te beginnen?
Pas als beide met JA beantwoord worden gaat men door naar de volgende fase.
1283 Inrichten ve project blz 29
projectplanning -
2.3
**
Projectplanning > is het indelen vd projectweg in fasen en het koppelen van mijpaaldocumenten
aan de faseovergangen.
Projectplanning > er moet worden vastgelegd op welke manier het gewenste resultaat wordt
gerealiseerd. Dus men stelt plannen op die voldoen aan de eisen van GOKIT
(Geld - Organisatie - Kwaliteit - Informatie - Tijd/planning).
Concreet komen er dus plannen voor >
- de besteding vh beschikbare budget;
- de manier waarop de projectorganisatie wordt ingericht;
- de definitie vd kwaliteitsaspecten vh op te leveren resultaat;
- de manier waarop de infromatiestromen worden geregeld;
- de indeling van de beschikbare tijd.
Dat leidt dan tot de volgende plannen >
- het financieel plan;
- organogram vd projectorganisatie;
- overzicht vd gewenste kwaliteit vh projectresultaat, middelen, mensen en methoden;
- communicatieplan;
- een tijdschema met de samenhang vd projectactiviteiten;
én
- risicoanalyse > hier worden de risico's ve project in kaart gebracht.
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 18 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1284 Inrichten ve project blz 30
projectorganisatie -
2.4
**
Iedere projectorganisatie is net zo uniek als ieder project.
Één project kent precies één opdrachtgever en precies één projectleider. Het kan zijn dat een
persoon uit de stuurgroep als opdrachtgever functioneert, dan is er ook sprake van Linking-pin
principe.
4 aandachtsgebieden vd projectorganisatie >
- opdrachtgever;
- projectmedewerkers;
- projectomgeving;
- gebruikers;
Een andere indeling is gebaseerd op de rol en bevoegdheden vd projectleider tov de organisatie >
1. OVERLEGSTRUCTUUR of COÖRDINATIESTRUCTUUR > het werkelijke gezag berust bij de
managers binnen de organisatie zelf en de projectleider heeft nauwelijks zeggenschap
over de projectuitvoerende.
2. MATRIXSTRUCTUUR > hier wordt het gezag over de projectuitvoerende gedeeld door de
projectleider en de managers vd organisatie zelf.
3. ZUIVERE PROJECTSTRUCTUUR > de projectleider (projectleiding) beschikt over alle
bevoegdheden die nodig zijn om de projectactiviteiten te kunnen beheersen.
De project-organisatiestructuur is geen garantie voor succes, samenwerkingsbereidheid en
samenwerkingsvormen zijn essentieel.
1285 Inrichten ve project blz 31
2.5
projectstart
conferentie (PSU =
Project Start-Up) -
**
De bedoeling van een PSU is > eenstemmigheid bereiken over het waarom, het wat en het hoe vh
project tussen medewerkers, projectleider en opdrachtgever.
De resultaten van PSU moeten zijn >
- aanleiding, doel, gewenst resultaat, reikweidte;
- projectweg;
- beheersaspecten;
- gevraagde beslissingen vd opdrachtgever.
Vaak wordt projectstart conferentie (PSU = Project Start-Up) ook gebruikt om de daadwerkelijke
start vh project aan te geven, dit had ook kick-off kunnen zijn.
ITPMA
dinsdag 19 januari 2016
Hoofdstuk:
3
Beheersen ve project
Pagina 19 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1286 Beheersen, meten en bijsturen blz 34
3.1
kwaliteitcirkel van
Deming -
**
Het voortduren plannen, uitvoeren, controleren en aanpassen.
Is een van de basismodellen uit het kwaliteitsdenken.
Beschrijft de stappen
PLAN -> DO -> CHECK -> ACT
Daarbij staat:
1. PLAN -> Wat willen we;
2. DO
-> Uitvoeren;
3. CHECK -> Analyseren vd resultaten, klpt het wat we gedaan hebben?
4. Act
-> Neem maatregelen om PLAN en DO te laten overeenstemmen.
14
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 20 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1287 Beheersen, meten en bijsturen blz 34
3.1.1
**
3 stappen voor
1. RAMEN vd hoeveelheid > die men nodig denkt te hebben > methoden zijn >
beheersing van geld - analogiemethode;
- top-down methode;
- bottum-up methode;
- expertmethode;
- normen- en modellenmethode.
2. BUDGETTEREN > raming wordt verdeeld in beheersbare eenheden > methoden zijn > **
- objectgericht > (systeem = hardware + software + gegevens);
- disciplinegericht > (systeem = ontwikkeling + gebruik + beheer);
- volgordegericht > (systeem = analyse + ontwerp + bouw + implementatie);
- prestatiegericht > (systeem = invoer + verwerking + uitvoer);
- plaatsgericht > (systeem = centrale server + decentralisatie terminals);
- activity based costing > (de werkstructuur wordt als uitgangspunt genomen).
3. BESTEDEN vd hoeveelheden > op basis van af te sluiten contracten.
Aandachtspunten >
- budgetmutaties opnemen in een mutatieregister;
- de post: "voorzien, maar onbenoemd" opnemen;
- contractmutaties.
523
525
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 21 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1288 Beheersen, meten en bijsturen blz 35
3.1.2
beheersing vd
organisatie -
aspecten zijn oa >
- is een kwestie v attent zijn op veranderingen;
- de communicatie nauwlettend in de gaten houden;
- conflicthantering is een belangrijk aspect vd taken vd projectleider;
- verdeling v taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
- manier v besluitvorming;
- vergaderfrequentie;
- verslaglegging en rapportage;
- informeren vd belanghebbenden vh project.
Projectleider houdt rekening met >
- kritische beheersaspecten;
- betrekken vd opdrachtgever bij de projectbeheersing;
- regelmatige controles vd beheersaspecten.
De risico's dienen ook "beheerst" te worden.
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 22 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1289 Beheersen, meten en bijsturen blz 36
3.1.3
beheersing vd
kwaliteit -
**
kent de volgende twee onderdelen/stappen die ook al in het kwaliteitsplan is opgenomen dat in de
definitiefase is opgesteld >
1. NORMSTELLING > het opstellen van het programma van eisen > deelstappen >
1a. Verzamelen van eisen;
1b. Verdelen vd eisen in categoriën >
- randvoorwaarden;
- functionele eisen;
- operationele eisen;
- ontwerp- en uitvoeringsbeperkingen.
of
- effect (functioneel);
- inhoud (functioneel);
- vorm (operationeel).
1c. Selecteren en wegen vd eisen;
1d. Het formuleren v meetbare kwaliteiteisen.
2. VOORTGANGSBEWAKLING > de manier waarop resultaten worden getoets aan de eisen >
soorten >
- functionele test > of alles werkt volgens de specificaties en eisen vd de gebruikers.
- operationele test;
- productietest > reële procedures testen die horen bij het productieproces.
- vrijgavetest;
- acceptatietest > gebruikers en beheerders testen in een zoveel mogelijk lijkende
productieomgeving en kijken of dit voldoet aan de in het FO vastgelegde
specificaties.
195
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 23 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1290 Beheersen, meten en bijsturen blz 37
3.1.4
beheersing vd
informatie -
Informatie moet >
- juist zijn;
- op juiste moment geleverd worden;
- op de juiste plaats;
- bij de juiste persoon.
Beheersing vd informatie > deelprocessen >
- identificeren, registreren en archiveren;
- distruberen, goedkeuren en wijzigen;
- plannen, bewaken en bijsturen.
Opletten op aspecten als >
- verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden;
- codering vd informatie;
- beschrijving vd informatiestroom;
- procedures > wijzigingsprocedures en goedkeuringsprocedures;
- opslag v informatie;
- verspreiding vd informatie (kan dmv een matrix waarin staat wie, wat en wanneer moet
ontvangen)
1291 Beheersen, meten en bijsturen blz 38
beheersing van tijd -
3.1.5
**
kan gebruik gemaakt worden van >
- netwerkschema (PERT-diagram)
- balkenschema (GANNT-chart)
Begin en eind v iedere activiteit kunnen als mijlpalen worden gezien. Goede legenda is belangrijk.
Tijd horizontaal en activiteiten vertikaal zetten.
KRITIEKE PAD > Is de korste weg naar het eindresultaat (of een overzicht van mogelijke speling in
tijd).
Is de term voor de verzameling activiteiten waarvoor geldt dat elke vertraging in één van die
activiteiten ook vertraging van het hele project betekend. Vaak krijgen al deze activiteiten een
aparte kleur en wordt ook de "schuifruimte" van activiteiten die buiten het kritieke pad vallen
aangegeven.
Is die activiteit die absoluut niet verschoven kan worden zonder dat de eindtijd vd planning in het
geding komt. Er is altijd maar één kritiek pad.
In Casus altijd het kritieke pad met pijlen aangeven ook als er niet om gevraagd wordt.
10
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 24 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
1292 Kwaliteitsmanagement blz 39
3.2
omschrijving
**
kwaliteitsmanagemen Zie figuur van het generieke procesmodel. Als men dit model op elk moment toepast is er een
tvoortdurende beheersing van kwaliteit mogelijk.
507
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 25 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1293 Risicomanagement blz 40
Risicomanagement -
3.3
**
is het geheel van activitetien en maatregelen gericht op het omgaan met risico's en het beheersen
ervan.
RISICO = KANS (%) * SCHADE (€)
wordt meestal uitgedrukt in een getal tussen 1 en 3 of 1 en 5.
Risico is > een (ongewenste) gebeurtenis met (negatieve) gevolgen voor een of meer GOKIT-factoren
(Geld - Organisatie - Kwaliteit - Informatie - Tijd/planning);
Risicomanagement wordt onderverdeeld in >
- uitvoeren van een risicoanalyse;
- het treffen v beheersmaatregelen/tegenmaatregelen.
Deelactiviteiten ve risicoanalyse zijn >
- vaststellen vh doel vd risicoanalyse;
- het in kaart brengen vd risico's;
- prioriteren vd risico's;
- aangeven v (mogelijke) beheersmaatregelen >
- vermijden/voorkomen;
- verminderen/onderdrukken;
- overdragen/verzekeren;
- accepteren.
Risicoanalyse > is een analyse van bedreigingen, schades en maatregelen.
Is het in kaart brengen vd de mogelijke risico's, daarbij wordt een schatting gemaakt van de kans dat
de bedreiging optreedt en wat dan de schade zal zijn.
Er komen de volgende vragen aan bod:
1. WAT kan er misgaan en WAT is dan het probleem?
2. HOE groot is het risico? (hoe groot is de kans+ hoe groot is de schade dan)
3. WELKE acties ondernemen om te voorkomen dat de bedreiging optreedt (preventieve
acties)
4. welke ALTERNATIEVE of noodoplossingen zijn er.
Verschil:
RISICO ANALYSE: richt zich op de oorzaak vd schade
RISICOMANAGEMENT: richt zich op schadebeperkende maatregelen en beheerst risico's
1294 Projectadministratie en projectdocumentatie blz 41
3.4
**
Projectadministratie Projectadministratie > het opstellen vd verzameling schriftelijke stukken die tot projectbeheer
en
horen.
projectdocumentatie Projectdocumentatie > het opstellen vd verzameling documenten die tot projectbeheer horen.
Bevat meer dan alleen maar de projectadministratie.
Accuraat registreren is van groot belang.
Hoofdindeling is >
- managementdocumenten (faseren, beheersen en beslissen);**
- inhoudelijke documenten (modellen, architectuur, ontwerp).**
Aantal documenten zijn > beslisdocumenten / plannen / beheersdocumenten / verslagen /
vergaderstukken / ontwerpen vh te realiseren eindresultaat / evaluatie rapporten / contracten /
procedurebeschrijvingen ed.
Voorbeelden van documenten in PRINCE2 zijn > afwijkingsrapport / Busisness Case /
communicatieplan / faseplan / leerpuntenlogboek / productbeschrijving / Project Issues /
ProjectInitiatieDocument (PID) / projectmandaat / projectplan / risicologboek /
voortgangsrapportage.
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 26 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1295 Confguratie- en wijzigingsbeheer blz 42
Confguratiebeheer -
3.5.1
houdt zich specifiek bezig met CI = configuratie items > dat zijn de relevante onderdelen ve systeem.
Moeten goed geregistreerd zijn en mogen niet zomaar wijzigen, daarnaast moet bekend zijn wie het
geautororiseerd heeft.
Configuratie items van een PC kunnen dit bv zijn >
- systeemkast / toetsenbord / monitor / besturingssysteem / e-mailprogramma ed.
Confguratiebeheer bestaat uit de volgende onderdelen >
- planning;
- identificatie en registratie;
- beheer;
- statusbewaking;
- verificatie;
- rapportage.
1296 Confguratie- en wijzigingsbeheer blz 42
wijzigingsbeheer -
3.5.2
Wijzigingsbeheer is het onder controle houden vd veranderingen in de CI configuratie-items. Deze
wijzigingen moeten doorgevoerd en gecontroleerd worden, hierbij maakt men gebruik van
standaard wijzigingsprocedures.
Belangrijk punt > het effect v aangebrachte wijzigingen op andere configuratie-items.
Configuratiebeheer is de basis voor een goed wijzigingsbeheer.
ITPMA
Hoofdstuk:
4
Omgaan met de projectomgeving
1297 Omgaan met de projectomgeving blz 44
4
directe en indirecte
omgeving -
**
DIRECTE projectomgeving > opdrachtgever, projectleider, stuurgroep en projectmedewerkers.**
INDIRECTE projectomgeving > overige betrokkenen zoals overheid, adviescommissies en
gebruikers.
Stappen voor het omgaan met de (indirecte) omgeving >
- analyseren vh netwerk vd actoren;
- maken ve plan;
- blijvend betrekken vd actoren.
Andere indeling vd actoren kan door de volgende vragen stellen >
1. wie beslist er over het project?
2. wie voert het uit?
3. wie gebruitk het projectresultaat?
4. wie stelt rescources beschikbaar?
1298 Omgaan met de projectomgeving blz 45
afstemming -
4.1
dinsdag 19 januari 2016
Afstemmen > doelstellingen van diverse partijen vergelijken met het projectdoel en eventuele
verschillen proberen te verkleinen of proberen op te heffen. De spil is de projectleider.
Pagina 27 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1299 Afstemmen blz 45
4.1.1
aandachtspunten
voor relatie
projectleider en
OPDRACHTGEVER
zijn -
**
- organisatie vd opdrachtgever;
- duidelijkheid over doelstelling en randvoorwaarden vh project;
- noodzaak van één opdrachtgever;
- mate waarin beslissingsbevoegdheid bij projectleider komt te liggen;
- beperkingen vanuit organisatie op rescources die nodig zijn voor het project;
- relatie tussen stuurgroep, opdrachtgever en projectleider.
1300 Afstemmen blz 45
4.1.2
aandachtspunten
voor relatie
projectleider en
STUURGROEP zijn -
**
- positie vd opdrachtgever in de stuurgroep;
- samenstelling vd stuurgroep;
- beoordelingscriteria die stuurgroep gebruikt;
- positie vd stuurgroep tov programmamanagement.
1301 Afstemmen blz 45
4.1.3
aandachtspunten
voor relatie
projectleider en
PROJECTMEDEWERKE
RS zijn -
**
- sturing door projectleider vd projectwerkzaamheden;
- uitvoering vd projectwerkzaamheden door de projectmedewerkers;
- communicatie tussen betrokkenen;
- positie vd projectmedewerkers in de bestaande organisatie;
- doelstellingen vd projectmedewerkers;
- samenstelling vd werkgroepen;
- deskundigheid vd projectmedewerker;
- leiderschapsstijl vd projectleider.
1302 Afstemmen blz 45
4.1.4
aandachtspunten
voor relatie
projectleider en
PROJECTOMGEVING
is -
**
- positie vd diverse groepen in de omgeving vh project;
- scheppen ve gemeenschappelijke visie op het project;
- organiseren v medewerking;
- organiseren vd tegenwerking;
- communicatie met diverse doelgroepen.
517
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 28 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1303 Rapportage ne Communicatie blz 46
rapportage -
4.2
**
Doel v rapportage is informeren zodat beslist kan worden.
- VOORTGANGSRAPPORTAGE > doel is informeren over stand van zaken en levert informatie
over GOKIT (Geld - Organisatie - Kwaliteit - Informatie - Tijd/planning).
- UITZONDERINGSRAPPORTAGE > doel is de stuurgroep informeren over eventuele
overschrijdingen vd zogenaamde toleranties** (dit zijn de grenzen voor
beheerfactoren waarbinnen de projectleider zelfstandig beslissingen mag nemen).
1304 Rapportage en Communicatie blz 46
communicatie -
4.2.2
Onderverdeling en beheersing van is >
- analyseren vd projectomgeving;
- bepalen vd communicatiedoelstellingen en de communicatiestrategie;
- organiseren vd communicatie;
- realiseren vd communicatie.
Aandachtspunten zijn>
1. Basisstrategiën voor communicatie > informeren, overreden, dialogiseren en formeren;
2. Uitwerking ve communicatiestrategie > zender, boodschap, middelen, stijl, doelgroep,en
timing;
3. Manieren v interactie > inspraak, opinie-onderzoek, consultatie, participatie, partnership en
zelfbestuur;
4. Mate v betrokkenheid bij een project > meeweten, meedenken, meewerken en meebeslissen;
5. Mogelijke effecten v communicatie > veranderen v kennis, veranderen v houding en
veranderen v gedrag;
6. Verwoording vd boodschap > specifiek, motiverend, verankerend, realistisch en kernachtig.
1305 Ondersteuning door projectbureau's blz 47
projectbureau -
4.3
ITPMA
is een staffunctie binnen een project en verleent ondersteuning op secretarieel en administratief
gebied. Deze werkzaamheden zijn voornamelijk gericht op het werk van de projectleider. De
werkzaamheden bestaan vooral uit uittikken v uitnodigingen of verslagen en het opstellen v
benodigde rapporten.
Er is meestal één projectbureau voor meerdere verschillen projecten.
Hoofdstuk:
5
Afsluiten ve project
1306 Afsluiten ve project blz 49
afsluiten ve project -
5
dinsdag 19 januari 2016
is moeilijk en dat wordt vaak veroorzaakt door >
- teweinig afstemming (geweest) op het te bereiken projectresultaat;
- de overdracht vh projectresultaat is onvoldoende geörganiseerd.
Daarna start nog de nazorgfase.
Pagina 29 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1307 Afsluiten ve project blz 50
5.1
afronden en
overdragen ve
project houdt in -
- beschrijving vh definitieve project resultaat;
- testen vh project resultaat;
- vastleggen v opgedane kennis en ervaring;
- voorbereiden v eventuele toekomstige wijzigingen;
- opstellen ve onderhoudsplan;
- bewaken v verstoringen;
- onderhoudsplan voor de contracten;
- overzicht vd financiële planning en daadwerkelijk resultaat;
- voorbereiden vd ingebruikname;
- opheffen en déchargeren vd projectadministratie.
Hier ook ruimte laten voor het evalueren ve project.
Volgens PRINCE2 is afsluiten met deelprocessen >
- project afbouwen;
- vervolgacties identificeren;
- project evalueren;
Projectleider moet hier ervoor zorgen dat >
- gemaakte afspraken ook zijn uitgevoerd;
- vervolgacties, aanbevelingen, leerpunten zijn vastgelegd;
- projecteindrapport is opgesteld;
- projectreview is gepland;
- projectorganisatie is afgebouwd.
522
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 30 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1308 Evalueren ve project blz 51
5.2
**
Evalueren ve project - Evaluatie houdt in dat men vergelijkt wat er is opgeleverd als resultaat met datgene dat opgeleverd
had moeten worden.
LESSONS LEARNED ** > opgeslagen documentatie met antwoorden op de volgende vragen >
- wat ging goed?
- wat ging niet goed?
- hoe kan iets worden verbeterd?
- hoe kan iets behouden blijven?
En ook de vragen stellen >
- is het project geslaagd?
- wanner is een project geslaagd?
PMDB = Project Management DataBase > hierin kunnen ervaringen centraal worden opgeslagen.
Bij PRINCE2 wordt het deelproces project evalueren als volgt ingedeeld, zie figuur.**
PRINCE2 INPUT >
PROJECTINITIATIEDOCUMENT > het geheel v documenten die de belangrijkste informatie
over het project bevat op basis waarvan besloten kan worden de uitvoering vh project
goed te keuren.
ISSUELOGBOEK > een vastlegging vd beschrijving, de impact, en beslissingen aangaande
issues welke formeel moeten worden afgehandeld.
RISICOLOGBOEK > is een logboek van geregistreerde en geidentificeerde risico's inclusief de
bijbehorende status en geschiedenis.
PROJECTKWALITEITSPLAN > beschrijft welke methode voor kwaliteitscontrole wordt
gebruikt.
KWALITEITSLOGBOEK > is een lijst waarin alle kwaliteitscontroles worden opgenomen
inclusief datum, resultaten en verbeteringen. Het zorgt ervoor dat geplande tests en
controles ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
CI-RECORDS > is een bestand waarin alle relevante informatie ve configuratie-item (CI)
wordt beschreven, inclusief de relaties die dit CI heeft met andere CI's.
CI = Configuratie-item > een product, component of set van deelcomponenten
waarvan de realisatie en/of het beher moet worden beheerst.
LEERPUNTENLOGBOEK > is een informeel logboek waarin de relevante leerpunten vh
project worden vastgelegd voor andere projecten.
PRINCE2 SUBPROCES >
PROJECT EVALUEREN
PRINCE2 OUTPUT >
LEERPUNTENRAPPORT > hier worden leerpunten vastgelegd voor gebruik in andere
projecten.
PROJECTEINDRAPPORT > rapport vd projectmanager naar de stuurgroep aan het einde vh
project, met de status vh project bij afsluiting vh project. Evaluatie en resultaten worden
afgezet tegen het oorspronkelijke plan. Het rapport bevestigd de levering vd producten en
levert de geactualiseerde Business Case op, geeft ook een verantwoording over het
provecverloop.
508
ITPMA
dinsdag 19 januari 2016
Hoofdstuk:
9
Diversen
Pagina 31 van 32
vrg:
trefwoord
trefwrd onderverdeling
omschrijving
1309 Overig
blz 999 overig 9.9.9
Zie afbeeldingen > motieven, Maturity model en variabelen.
521
526
dinsdag 19 januari 2016
Pagina 32 van 32