Transcript Voorbeeld rapportage 2

ZIN advies
Fluessen 20
9204 HP Drachten
(0595) 44 52 58
[email protected]
www.zinadvies.com
PERSOONLIJK EN VERTROUWELIJK
Voorbeeldrapport P&O scan
Hartelijk dank voor het invullen van de P&O scan. Op basis van de door u gegeven antwoorden op
de vragen in de scan hebben wij voor u een rapport opgesteld met betrekking tot de stand van
zaken van het personeelsbeleid in uw organisatie.
Met behulp van de “verkeerslichten” kunt u in een oogopslag zien wat de stand van zaken is voor
ieder onderzocht aspect van het personeelsbeleid.
Rood betekent:
Oranje betekent:
Groen betekent:
uw personeelsbeleid vertoont lacunes en daarop is actie vereist, wij
adviseren u voor (een deel van) dit aspect van het personeelbeleid op
korte termijn actie te ondernemen
er is aandacht gewenst, wij adviseren u voor (een deel van) dit aspect
van het personeelbeleid op middellange termijn actie te ondernemen
uw personeelsbeleid op dit aspect is op dit moment op orde, wel zijn er
waarschijnlijk onderdelen die nog verder verbeterd kunnen worden
De scan heeft de volgende aspecten van uw personeelsbeleid onderzocht:
Personeelsvoorziening
: de manier waarop de personeelsbehoefte van de organisatie wordt
bepaald en hoe daarin wordt voorzien
uw score:
Dit beleidsgebied kent een aantal goede elementen, maar kan op belangrijke punten aanzienlijk
worden verbeterd. Positief is dat er aandacht is voor het houden van exit-interviews waaruit
bruikbare informatie naar voren kan komen over elementen die verbeterd kunnen worden om
medewerkers meer te binden. Eveneens positief is dat er selectie- en functiecriteria zijn
geformuleerd. In een organisatie echter waar kwaliteit een kritische succesfactor is, is het van
groot belang juist het eerste jaar veel aandacht aan nieuwe medewerkers te schenken door een
goed introductie- en inwerkprogramma, regelmatige aandacht voor het functioneren en een
goede dossieropbouw. Allemaal elementen die in uw organisatie kunnen worden verbeterd.
Tevens is het belangrijk om (on) gewenst personeelsverloop te kunnen sturen en altijd in
kritische posities te kunnen voorzien. Een goede personeelsplanning is daarbij van groot belang.
KvK 01083819
Personeelsontwikkeling
: de mate waarin en de wijze waarop
de ontwikkeling van de medewerkers
en die van de organisatie aan elkaar
worden gerelateerd
uw score:
Dit deelaspect is in uw organisatie redelijk goed ontwikkeld, maar kan op onderdelen worden
verbeterd . Er zijn functioneringsgesprekken, er is aandacht voor de ontwikkeling in het
functioneren, waarbij afspraken worden gemaakt en vastgelegd in een Persoonlijk
Ontwikkelingsplan. Uit de beantwoording van de vragen is onduidelijk of er een opleidingsplan
is in uw organisatie. Uiteraard sluit zo’n plan aan bij de geplande afspraken over
competentieontwikkeling met individuele medewerkers. Positief is ook en zeker resultaat van de
vele aandacht voor het persoonlijk functioneren dat de medewerkers breed inzetbaar zijn.
Het lijkt erop dat het ontwikkelingsbeleid vooral gericht is op de eigen functie. Om medewerkers
meer loopbaankansen te bieden en de organisatie ‘lenig’ te houden, verdient het aanbeveling een
mobiliteitsbeleid te ontwikkelen.
Arbeidsorganisatie
: hoe is de organisatie ingericht en wat
is de rol van de medewerkers daarin
uw score:
De structuurkant kent enkele zwakke punten, vooral op het vlak van afspraken, regels en de
communicatie daarover. Verder lijkt het erop dat het korte termijnbeleid sterker is ontwikkeld
dan de langere termijn. Positief is dat de visie en missie is geformuleerd en bekend bij de
medewerkers.
Hoewel in uw bedrijfstak niet zo gebruikelijk, zou toch eens gekeken kunnen worden naar de
efficiency van de bedrijfsprocessen. Dit kan wellicht de kosten verlagen en de effectiviteit van de
dienstverlening vergroten.
Management en leiderschap
: hoe wordt de organisatie aangestuurd
en hoe wordt met de medewerkers
daarover gecommuniceerd
uw score:
Het stoplicht staat bijna op rood. De stijl van leidinggeven lijkt nogal top-down en weinig
participatief. De medewerker wordt meer gezien als instrument dan als een bron van
mogelijkheden.
Er kan meer aandacht gegeven worden aan de inbreng van medewerkers in de ontwikkeling van
de organisatie. Door meer in gesprek te gaan met medewerkers, hen meer te betrekken bij de
beleidsontwikkeling en regelmatiger feedback van hen te vragen, kan de cultuur zich meer
omvormen tot een ontwikkelingsgerichte, lerende cultuur waarin medewerkers zelf meer
initiatieven nemen en gedrevener worden.
2.
Arbeidsvoorwaarden : op welke wijze worden medewerkers
beloond
uw score:
Er bestaat op dit moment geen duidelijk beleid voor arbeidsvoorwaarden. Het beloningsbeleid
voor medewerkers is onduidelijk en motiveert niet. Daarnaast biedt het onvoldoende ruimte voor
individuele keuzemogelijkheden. Invoering van een systeem van functiewaardering en het
bieden van meer ruimte voor keuzemogelijkheden en maatwerk voor medewerkers , kan de score
aanzienlijk verbeteren.
Arbeidsomstandigheden
: de mate waarin aandacht besteed wordt
aan belastende factoren in de organisatie
uw score:
Het stoplicht staat bijna op rood. Door niet regelmatig een Risicoanalyse en evaluatie te houden
en de verzuimcijfers te analyseren is er geen duidelijk beleid dat erop gericht is de gezondheid
van medewerkers te bevorderen en ongewenst verzuim te verminderen. Indien dit er wel zou zijn
zou het frequente contact met langdurig zieke medewerkers en een helder verzuimprotocol meer
rendement opleveren, evenals het bij investeringen oog hebben voor de gevolgen op de
arbeidsomstandigheden.
Overigens bent u als werkgever wettelijk verplicht periodiek een risico-inventarisatie en –
evaluatie te maken. Dit is een inventarisatie van de gevaren binnen een bedrijf met betrekking tot
de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemers. In de evaluatie wordt van deze
gevaren een risico-inschatting gemaakt. Hieruit dient een plan van aanpak te volgen.
Samenvatting en conclusie
Het beeld wat naar voren komt is dat uw organisatie veel investeert in de persoonlijke
ontwikkeling van medewerkers gericht op een goede blijvende functievervulling. Zij worden
betrokken bij de dagelijkse gang van zaken. Hierbij lijkt de korte termijn belangrijker dan de
langere termijn. Dit geldt voor het algemeen beleid, maar zeker ook voor het personeelsbeleid,
zoals op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden. Wat verder opvalt is dat
van de planningscyclus van Deming de Do en in iets mindere mate de Act sterker zijn ontwikkeld
dan de Plannings en Toetsingskant.
De leiderschapsstijl en besluitvormingsproces is nogal top-down en weinig participatief. Het
roept de vraag op naar wat de visie van uw organisatie is op de gewenste cultuur en
leiderschapsstijl, alsmede op de gewenste participatiegraad van de medewerkers. Dit is nodig om
te bepalen welke personeelsstrategie en instrumenten aandacht vragen.
In het gesprek over deze rapportage is het van belang na te gaan in hoeverre u zich in dit beeld
kunt vinden en wat naar uw mening aandacht vraagt. ZIN advies wil u hierbij graag adviseren en
indien u dit wenst de betreffende werkzaamheden uitvoeren.
In het vertrouwen u hiermee van dienst te zijn,
met vriendelijke groeten namens ZIN advies,
Henk Slavenburg
3.
Disclaimer: deze rapportage is tot stand gekomen op basis van door u verstrekte gegevens; wij kunnen niet instaan voor
de juistheid daarvan. De rapportage is bestemd voor de invuller/opdrachtgever en dient uitsluitend als globaal
overzicht over de stand van zaken van het personeelsbeleid van uw organisatie, waarbij niet alle aspecten onderzocht
zijn.
Voor (de gevolgen van) het gebruik van de uitkomsten van deze scan (of het niet gebruiken van de uitkomsten) zijn wij
niet aansprakelijk.
4.