Transcript Functie-informatie Functiebeschrijving

Functie-informatie
Functienaam
Salarisschaal
Organisatie
Werkterrein
Activiteiten
Uitvoerder
Datum
Hoofd Personeel & Organisatie
11
Stichting Scholengroep Spinoza
Bedrijfsvoering -> P&O
Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden
Coördinatie van activiteiten en processen
Elles Driessen
28-02-2014
Functiebeschrijving
Context
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het bestuursbureau. Het bestuursbureau is het
ondersteunende bureau van het College van Bestuur (CvB) en de scholen bij de voorbereiding,
uitvoering en evaluatie van het stichtingsbeleid. Kernactiviteiten zijn personeel & organisatie,
financiële zaken en huisvesting & beheer. Momenteel zit het bestuursbureau in een overgangsfase
om te komen tot een andere organisatiestructuur. Door natuurlijk verloop zijn zowel het CvB als de
bureaudirectie overgegaan van een tweehoofdig CvB respectievelijk bureaudirectie naar een
eenhoofdig CvB respectievelijk één directeur bestuursbureau. Dit heeft tot een aanpassing van
verantwoordelijkheden van de directeur bestuursbureau geleid en vraagt ook om een andere
organisatie van het bureau. Daarnaast heeft het CvB de wens uitgesproken om de kernactiviteiten uit
te breiden met o.a. kwaliteitszorg en de centrale ICT-organisatie op termijn ook onder te brengen
binnen het bestuursbureau. De directeur bestuursbureau is lid van het School Directeuren Overleg
(SDO) en het CvB-overleg (wekelijks). Het SDO is het formele en structurele overleg tussen het CvB
en de directeuren van de Spinozascholen.
De stafafdeling personeel & organisatie (P&O) wordt aangestuurd door het hoofd P&O. Hij adviseert
en ondersteunt de bureaudirecteur bij de ontwikkeling en inrichting van het personeelsbeleid en de
daarbij behorende instrumenten. Hij draagt zorg voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het
vastgestelde P&O-beleid en geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling. De afdeling P&O
bestaat uit een P&O-functionaris, een stafmedewerker P&O, twee senior medewerkers personeels- en
salarisadministratie en een medewerker personeels- en salarisadministratie.
Werkzaamheden
1) Adviseert en ondersteunt de bureaudirecteur bij de ontwikkeling en inrichting van het
personeelsbeleid en de daarbij behorende instrumenten door:
 het signaleren van en informeren over relevante ontwikkelingen en wijzigingen in de
regelgeving op het vakgebied (arbeidsvoorwaarden, arbo, mobiliteit,
deskundigheidsbevordering etc.) en het hiertoe volgen van vakliteratuur en het onderhouden
van externe contacten (VO-raad, VBS, ministerie van OCW, UWV etc.);
 het zorgdragen voor de juiste inrichting van de personeels- en salarisadministratie en de
verdere ontwikkeling van het personeelsinformatiesysteem (e-HR);
 het ontwikkelen en implementeren van fiscaal-juridische en rechtspositionele regelingen,
procedures, richtlijnen en instrumenten;
 het mede optimaliseren en bewaken van de administratieve organisatie/interne controle;
 het verrichten van onderzoek naar en het adviseren over personele en organisatorische
aangelegenheden/vraagstukken.
2) Draagt zorg voor de uitvoering en evaluatie van het vastgestelde P&O-beleid door:
 het genereren en analyseren van sturingsinformatie voor het CvB en de scholen en het
adviseren over de te nemen maatregelen o.a. op het gebied van formatieplanning en
personeelszorg;
 het bewaken van de kwaliteit en uitvoering van wervingsprocedures, personeelsgesprekken
en het formatiebeheer;
 het bewaken van de uitputting van de personeelsbegroting en het naar aanleiding hiervan
doen van beleidsvoorstellen;
M:\BBOA\personeel_en_organisatie\Functie\concept hoofd P&O versie 3.doc.docx
1



het adviseren over de aanpak inzake aanstelling, overplaatsing, ontslag, opleiding,
conflictsituaties en/of andere rechtspositionele aangelegenheden;
het toetsen of en in hoeverre het vastgestelde P&O-beleid is gerealiseerd, het formuleren van
alternatieven voor noodzakelijke maatregelen ter bijstelling van het personeelsbeleid en het
opstellen van deeladviezen/rapportages;
het opstellen van het sociaal jaarverslag en het doen van aanbevelingen op basis daarvan. .
3) Geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling P&O door:
 het voeren van het personeelsbeleid met betrekking tot de medewerkers van de afdeling;
 het zorgen voor een juiste toepassing en verwerking van de lopende CAO-afspraken,
onderwijs & fiscaal-juridische wet- en regelgeving op het vakgebied en overige
rechtspositionele regelingen;
 het adviseren en ondersteunen van de medewerkers bij ingewikkelde personeelsvraagstukken
en het verwerken van gecompliceerde personeels- & salarismutaties;
 het coördineren, bewaken en controleren van de uitvoering van de werkzaamheden op de
afdeling;
 het verder professionaliseren van het team en het hiertoe benutten van de mogelijkheden van
het personeelsinformatiesysteem (Merces@Work);
 het (doen) vastleggen van afspraken met derden/externe partijen in contracten en het hiertoe
onderhouden van contacten;
 het voeren van teamoverleg en zorg dragen voor afstemming met de afdeling financiën en
beheer o.a. over de salarisverwerking in de boekhouding en de personeelsbegroting.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
 Beslist over: de inhoud van de voorstellen/adviezen met betrekking tot de ontwikkeling en
uitvoering van het personeelsbeleid binnen de Scholengroep Spinoza
 Kader: specifieke beleidslijnen van de Scholengroep Spinoza en de geldende wet- en
regelgeving op het fiscaal, juridisch en rechtspositionele vlak.
 Verantwoording: aan de directeur van het bestuursbureau voor wat betreft de bruikbaarheid
van het ontwikkelde personeelsbeleid, de uitvoering van het vastgestelde personeelsbeleid,
de afstemming met andere beleidsterreinen en het leidinggeven aan de medewerkers van de
afdeling.
Kennis en vaardigheden
 kennis van (beleids)ontwikkelingen op personeelsgebied en de daarop van toepassing zijnde
(fiscaal, juridisch en rechtspositionele) wet- en regelgeving en van de relaties daarvan met
andere beleidsterreinen;
 kennis van en inzicht in maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot het personeelsbeleid
van de Scholengroep Spinoza;
 inzicht in de organisatie en werkwijze van de scholen;
 vaardigheid in het overzien, analyseren en oplossen van de zich voordoende problematiek op
het personeelsgebied;
 vaardigheid in het opstellen, bijsturen en realiseren van planningen;
 vaardigheid in het organiseren en coördineren;
 hbo-/academisch werk- en denkniveau.
Contacten
 met het management over het personeelsbeleid en rechtspositionele regelingen om te
adviseren en tot afstemming van beleid en uitvoering te komen;
 met het management en medewerkers van de Scholengroep over de uitvoering van het
personeelsbeleid om voorlichting te geven over het beleid en de toepassing van regels,
besluiten toe te lichten;
 met het management over formatieplanning en personeelszorg;
 met de medewerkers van de afdeling financiën en beheer over de salarisverwerking in de
boekhouding en de personeelsbegroting om tot afstemming te komen;
 met relevante instanties (ABP, Arbodienst, belastingdienst, ministerie van OCW, UWV, VBS,
VO-raad e.d.) over de aspecten van het personeelsbeleid en rechtspositionele regelingen om
informatie en adviezen in te winnen en om afstemming te bereiken over de uitvoering van
regelingen.
M:\BBOA\personeel_en_organisatie\Functie\concept hoofd P&O versie 3.doc.docx
2