Transcript PMSD - 1
PROJECT MANAGEMENT For SYSTEM DEVELOPMENT MANAJEMEN PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM Project Management System ICT Development Proyek • Usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk,servis atau ha sil yang unik. [Information Technology Project Management, Kathy Schwalbe] • Proyek adalah usaha terkoordinasi , menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith] Proyek vs Kegiatan Operasional Problem • Standish Chaos Reports (IT Projects) Succeed ed Failed Challen ged 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2009 16% 27% 26% 28% 34% 29% 32% 31% 40% 28% 23% 15% 18% 24% 53% 33% 46% 49% 51% 53% 44% Faktor Utama Masalah (Jim Johson) 1. Masukan dari pengguna kurang 2. Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap 3. Kebutuhan dan spesifikasinya berubah 4. Kurangnya dukungan eksekutif 5. Kurang kompeten teknologinya 6. Kekurangan sumberdaya 7. Harapan terlalu tinggi 8. Sasaran tidak jelas 9. Waktu terlalu singkat 10.Penggunaan teknologi baru Harapan Hubungan dengan pelanggan lebih baik Selesai lebih cepat Biaya rendah Kualitas tinggi Produktivitas meningkat Koordinasi meningkat Moral tim meningkat Dan lain sebagainya PROYEK PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK Manajemen Proyek PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Penerapan pengetahuan, keterampilan, piranti, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan stakeholder proyek atau bahkan melampauinya Project Management Institute (PMI) • Organisasi internasional bagi para manajer proyek • Menerbitkan sertifikat ‘Project Manager Professional’ (PMP). • Mendefinisikan Project Management Body of Knowledge (PMBOK) • www.pmi-indonesia.org Stakeholder Proyek (Pemangku Kepentingan) Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena dampak kegiatan ataupun hasil proyek, seperti: Pelanggan Sponsor Project Manager Pemasok Tim Proyek Lain –lain / Pendukung Project Management Body of Knowledge • Mencakup 9 bidang pengetahuan (knowledge area) – sebelum 2012, yang terbaru menjadi 10 bidang pengetahuan (knowledge area) • Terdiri dari 47 proses • Pada masing-masing knowledge area diatas, ada sejumlah proses yang perlu dilaksanakan. • Proses-proses tersebut dikelompokkan menjadi 5, yaitu: Kelompokkelompok proses memulai (inisiasi) proyek, perencanaan proyek, pengarahan & pelaksanaan proyek, pengawasan proyek, dan penutupan proyek Process Groups Initiating Processes Planning Processes Executing Processes Controlling Processes Closing Processes 10 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT) Systems Development Life Cycle (SLDC) Siklus Hidup Pengembangan Sistem • Tahapan aktivitas yang harus dikerjakan oleh pengembang sistem untuk menghasilkan sebuah sistem yang dapat dioperasikan pada organisasi pemakai sistem. • Pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna (Kendall & Kendall, 2006) • SDLC terdiri dari beberapa langkah kunci yaitu, planning (perencanaan), analisis (analysis), rancangan (design), implementasi (implementation) SLDC Perencanaan • Fase perencanaan adalah sebuah proses dasar untuk memahami mengapa sebuah sistem harus dibangun. Pada fase ini diperlukan analisa kelayakan dengan mencari data atau melakukan proses information gathering kepada pengguna. SLDC Analisa • Fase analisa adalah sebuah proses investigasi terhadap sistem yang sedang berjalan dengan tujuan untuk mendapatkan jawaban mengenai pengguna sistem, cara kerja sistem dan waktu penggunaan sistem. Dari proses analisa ini akan didapatkan cara untuk membangun sistem baru. SLDC Rancangan • Fase perancangan merupakan proses penentuan cara kerja sistem dalam hal architechture design, interface design, database dan spesifikasi file, dan program design. Hasil dari proses perancangan ini akan didapatkan spesifikasi system. SLDC Implementasi • Fase implementasi adalah proses pembangunan dan pengujian sistem, instalasi sistem, dan rencana dukungan sistem. Metode SLDC • Dalam pengembangan system menggunakan SDLC ada beberapa cara untuk mengimplementasinya dengan metodologi yaitu waterfall model, spiral model, incremental build model, prototype model, RAD(Rapid Application Development) model, ASD(Agile Software Development) model, Extreme Programming. Program and Project Portfolio Management • A program is “a group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually” (PMBOK) • A program manager provides leadership and direction for the project managers heading the projects within the program • Examples of common programs in the IT field include infrastructure, applications development, and user support Project Portfolio Management • As part of project portfolio management, organizations group and manage projects and programs as a portfolio of investments that contribute to the entire enterprise’s success • Portfolio managers help their organizations make wise investment decisions by helping to select and analyze projects from a strategic perspective Project Management Compared to Project Portofolio Management Portfolio, Program, Project Proyek Manajemen Organisasional Proyek Program Portfolio Cakupan Proyek memiliki tujuan yang telah didefinisikan. Cakupan dielaborasi secara progresif melalui siklus hidup proyek. Program memiliki cakupan yang lebih Portfolio memiliki sebuah cakupan besar dan menyediakan keuntungan organisasional yang bisa berubah yang lebih signifikan sesuai dengan tujuan strategis organisasi Perubahan Manajemen proyek menginginkan perubahan dan mengimplementasikan proses untuk membuat perubahan tetap bisa di-manage dan dikendalikan Manajer program menginginkan perubahan baik di dalam maupun di luar program dan telah dipersiapkan untuk me-manage-nya. Manajer portfolio secara berkelanjuta melakukan monitoring terhadap perubahan lebih luas di dalam maupun di luar lingkungan organisasi. Perencanaan Manajer proyek secara progresif mengelaborasi informasi tingkat tinggi menjadi perencanaan yang detail melakui siklus hidup proyek. Manajer program mengembangkan keseluruhan perencanaan program dan membuat perencanaan tingkat tinggi untuk memberikan pedoman mengenai perenacaan yang telah didetailkan pada tingkatan komponen Manajer Portfolio membuat dan mempertahankan proses dan komunikasi yang yanng diperlukan, dan berkaitan dengan portfolio yang telah dikumpulkan Manajemen Manajer proyek me-manage tim proyek agar bisa mencapai tujuan proyek Manajer program me-manage staff program dan manajer proyek, menyediakan pandangan dan kepemimpinan secara keseluruhan. Manajer portfolio me-manage dan mengkoordinasikan staff manajemen portfolio, atau staff program atau staff proyek yang telah melaporkan pertanggungjawaban kepada portfolio yang telah dikumpukan Kesuksesan Kesuksesan diukur berdasarkan kualitas, ketepatan waktu, pemenuhan anggaran, dan derajat kepuasan customerterhadap produk dan proyek. Kesuksesan diukur berdasarkan Kesukesan diukur berdasarkan bagaimana program bisa memberikan terminologi performansi investasi dan kepuasan terhadap keinginan dan realisasi keuntungan dari portfolio. keuntungan terhadap yang telah diusahakan. Monitoring Manajer proyek melakukan monitoring dan pengendalian terhadap kinerja pembuatan produk, jasa ataupun hasil yang telah dilakukan dalam proyek. Manajer program melakukan monitoring terhadap progres komponen program guna menjamin tujuan, penjadwalan, anggaran, dan keuntungan secara keseluruhan yang diinginkan oleh program. Manajer portfolio melakukan monitoring perubahan dan alokasi sumber daya strategis, hasil performansi dan resiko dari portfolio. Sample Project Portfolio Approach The Role of the Project Manager • Job descriptions vary, but most include responsibilities like planning, scheduling, coordinating, and working with people to achieve project goals • Remember that 97% of successful projects were led by experienced project managers, who can often help influence success factors Suggested Skills for Project Managers • The Project Management Body of Knowledge • Application area knowledge, standards, and regulations • Project environment knowledge • General management knowledge and skills • Soft skills or human relations skills Ten Most Important Skills and Competencies for Project Managers • • • • • • • • • • 1. People skills 2. Leadership 3. Listening 4. Integrity, ethical behavior, consistent 5. Strong at building trust 6. Verbal communication 7. Strong at building teams 8. Conflict resolution, conflict management 9. Critical thinking, problem solving 10. Understands, balances priorities Different Skills Needed in Different Situations • Large projects: Leadership, relevant prior experience, planning, people skills, verbal communication, and team-building skills were most important • High uncertainty projects: Risk management, expectation management, leadership, people skills, and planning skills were most important • Very novel projects: Leadership, people skills, having vision and goals, self confidence, expectations management, and listening skills were most important Project Management Software • There are hundreds of different products to assist in performing project management • Three main categories of tools: – Low-end tools: Handle single or smaller projects well, cost under $200 per user – Midrange tools: Handle multiple projects and users, cost $200-$1,000 per user, Project 2010 most popular – High-end tools: Also called enterprise project management software, often licensed on a per-user basis, like Microsoft Enterprise Project Management solution Microsoft Project • Gantt Chart • Critical Path Method • Pert Chart • Alternative Open Source • 2-plan, Asana