Transcript Hogeschool van Amsterdam - Groot onderhoud 4 april 2015

Verbetering registratie en rapportage PNID
Gezamenlijke notitie van directeuren P&O, P&C en AC
Conny Vermolen, directeur P&O
Richard Liefting, directeur P&C
Chris Schut, directeur AC
Vastgesteld: 29 oktober 2012
INHOUD
1. Inleiding
2. Beleidsafspraken P&O en P&C
3. Uitvoeringsafspraken AC-PSA en AC-FA
4. Handhaving spelregels
5. Eerste resultaten en evaluatie
6. Vervolg ontwikkeling
Bijlagen
1. Begripsomschrijving PNID en Externe dienst
2. Zes subcategorieën PNID
3. PNID in SAP HR en in SAP FI
4. Toekenning HvA-ID
5. Processtappen Inhuur PNID en Betaling PNID
2
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
1) Inleiding
Uitgangssituatie: onvoldoende zicht op inzet en kosten PNID1
Vanwege in- en externe verantwoording, wil het management van de HvA beter kunnen sturen op inzet en kosten van externe arbeidsrelaties. De daarvoor benodigde managementinformatie ontbreekt
echter. De HvA voorziet wel in een registratiemogelijkheid van externen in SAP HR en in een module
voor inkoop van personeel, maar hiervan wordt door de decentrale eenheden weinig gebruik gemaakt,
2
omdat ze als complex, inefficiënt en arbeidsintensief worden ervaren .
Gevolg is een gebrekkige registratie van externen in SAP HR, waardoor er geen behoorlijke rapportage op inzet mogelijk is. Daarnaast wordt als bezwaar genoemd het ontbreken van afstemming tussen
de personeelsrapportages op inzet en de financiële rapportages op kosten.
Basisafspraken: afstemming tussen beleid (P&O en P&C) en uitvoering (AC)
Om een goede registratie van extern personeel te bevorderen, zodat er ook beter op gerapporteerd
kan worden, is er de afgelopen maanden overleg geweest tussen de dienst AC (PSA en FA) en de
stafafdelingen P&O en P&C. Dat overleg heeft geleid tot een aantal interne beleidsafspraken van P&O
3
en P&C , op basis waarvan de dienst AC voor de afdelingen PSA en FA een aantal uitvoeringsafspra4
ken heeft gemaakt.
Verbeteringen 1e fase: Verbeteren binnen de huidige mogelijkheden:
De thans ingezette verbeteringen worden gerealiseerd binnen de huidige (technische) mogelijkheden.
Ze voorzien nog niet in alle behoeften van de organisatie, maar betekenen zeker een stap in de goede
richting. Een belangrijke verbetering is de vergelijkbaarheid van geregistreerde inzet in SAP HR met
de gerealiseerde kosten in SAP FI, omdat beide administraties dezelfde subcategorieën PNID hanteren. Over enkele maanden worden de verbeteringen van de eerste fase geëvalueerd.
Verbeteringen 2e fase: Voortgaande ontwikkeling
De voor decentrale controllers zo belangrijke matching van een individuele externe (geregistreerd in
SAP HR) met een individuele factuurboeking (geregistreerd in SAP FI) is helaas nog niet mogelijk.
Deze en andere optimalisaties t.a.v. registratie, rapportage en monitoring van inzet en kosten PNID
worden meegenomen in de tweede ontwikkelingsfase. In deze tweede fase zal aansluiting worden
5
gezocht met lopende projecten binnen de HvA .
1
2
3
4
5
PNID = personeel niet in dienst
Deze conclusie is onlangs bevestigd bij een door DEM uitgevoerde pilot m.b.t. registratie externen via ATB
Zie bladzijde 4 van deze notitie
Zie bladzijde 5 van deze notitie
Lopende HvA-projecten: HvA-data, Doelmatigheid, VCON
3
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
2) Beleidsafspraken P&O en P&C
1) Hantering term PNID
Voor de aanduiding van “externe arbeidsrelaties” wordt, net als bij de UvA, voortaan de term PNID
gebruikt. PNID staat voor “personeel niet in dienst”.
2) Begripsomschrijving PNID
Om “PNID” te onderscheiden van een “Externe dienst”, worden de begripsomschrijvingen gehanteerd
zoals verwoord in bijlage 1. Deze omschrijvingen dienen om de P&O-er of de manager te helpen bij
de bepaling of er sprake is van PNID en er een registratie in SAP HR moet plaatsvinden.
3) Zes subcategorieën PNID
Om de omvang van de verschillende vormen van externe inhuur te onderscheiden, is het PNID onderverdeeld in 6 subcategorieën (zie ook bijlage 2)
1. Detachering vanuit UvA
2. Inhuur vanuit HvA-Jobservice
3. Inhuur vanuit een uitzendbureau / detacheringsbureau
1
4. Individuele detachering vanuit een andere (onderwijs)organisatie
5. ZZP’er
6. IB47
Verbijzondering m.b.t. subcategorie ZZP’ers:
ZZP’ers maken deel uit van het PNID, hoewel zij niet (altijd volledig) voldoen aan de omschrijving van PNID.
4) PNID onderverdeeld in OP en OBP
De HvA wenst de inzet en de kosten van het PNID (gelijk aan het PID) weer te kunnen geven in OP
en OBP. Rapportage op inzet OP en OBP is via SAP HR mogelijk. Rapportage op gerealiseerde kosten via SAP FI is nog niet mogelijk, aangezien er niet op die wijze geregistreerd wordt. Besloten is
deze optie te bespreken in het FCO en mee te nemen bij de verdere ontwikkeling van registratie en
rapportages PNID.
5) Eén externe fte = één interne fte
Ten behoeve van de vergelijkbaarheid van de interne met de externe formatie, geldt de afspraak dat
één externe fte staat voor 1659 ingehuurde uren op jaarbasis.
6) HvA-ID voor PNID
Het verkrijgen van een HvA-ID voor PNID is voortaan gekoppeld aan de registratie in SAP HR (zie
bijlage 4). De aanvraag voor een HvA-ID voor PNID loopt daarom altijd via P&O.
1
Deze andere (onderwijs)organisatie heeft niet als kerntaak het uitzenden of detacheren van mensen. Dit in
tegenstelling tot de organisaties genoemd onder subcategorie 3.
4
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
3) Uitvoeringsafspraken AC-PSA en AC-FA
1) Eén digitaal loket voor decentraal m.b.t. inhuur PNID
a) Contact decentraal met Servicedesk AC:
Voor aanmelding, betaling en vragen m.b.t. PNID kan de organisatie voortaan terecht bij één
loket: het digitale loket van het Administratief Centrum “Topdesk” ([email protected]).
b) Contact AC-PSA met P&O:
De PSA neemt contact op met P&O indien de via Topdesk ontvangen documenten incorrect of
niet volledig zijn.
c) Contact AC-PSA met AC-CA:
De PSA stuurt via Topdesk de aanmeldingsdocumenten van ZZP’ers door naar de Crediteu1
renadministratie (CA) i.v.m. de betaling van de facturen .
d) Contact AC-CA met AC-PSA:
De CA neemt contact op met de PSA bij vragen over de doorgestuurde documenten.
2) Vergelijkbaarheid inzet en kosten
a) Registratie in SAP HR en inboeking in SAP FI:
N.a.v. het besluit van P&O en P&C om het PNID onder te verdelen in zes subcategorieën,
vindt registratie van inzet PNID in SAP HR en inboeking van ontvangen facturen van PNID
in SAP FI plaats op basis van deze subcategorieën (zie ook bijlage 3).
Verbijzondering m.b.t. subcategorie IB47:
Vanwege praktische redenen (haalbaarheid/capaciteit2) is besloten het PNID dat via IB47 wordt uitbetaald vooralsnog niet te registreren in SAP HR3. Dat betekent dat SAP HR vijf subcategorieën PNID
kent en SAP FI zes.
b) Rapportages PSA over inzet PNID:
De PSA levert maandelijks op bscw overzichten m.b.t. de inzet van het geregistreerde PNID.
Naast informatie over de omvang van PIND volgens de nieuwe subcategorieën, leveren deze
4
rapportages ook informatie over inzet volgens andere categorieën . De informatie in deze rapportages is onlangs met een aantal financiële gegevens uitgebreid, om monitoring van de inzet
t.o.v. de gerealiseerde kosten te faciliteren.
c) Informatie FA over gerealiseerde kosten PNID:
De Crediteurenadministratie stelt t.b.v. de decentrale controller maandelijks informatie beschikbaar over de betaalde facturen van PNID. De controller monitort deze kosten middels de standaard SAP kostenplaatsrapportage (transactie Z_ALR_87013611). Uitsplitsing naar de zes
5
subcategorieën is mogelijk. Uitsplitsing naar OP en OBP is op dit moment nog niet mogelijk.
c) Monitoring door decentraal:
Door de uitbreiding van de informatie in de PSA-rapportages met een aantal kwantitatieve
gegevens en doordat de PSA en de FA nu werken met dezelfde subcategorieën PNID is
een betere monitoring mogelijk van de inzet van PNID en de daarbij behorende kosten.
1
2
3
4
5
Betreft: 1. meldingsformulier PNID, 2. geldig ID-bewijs, 3. geldige VAR en 4. overeenkomst van opdracht
Omvang betalingen: aantal IB47-betalingen was in 2010 en 2011 gemiddeld 4.300 per jaar.
Bij de introductie van het nieuwe kaartsysteem KMS zal worden bepaald of registratie in SAP HR noodzakelijk
is of dat registratie op een andere wijze kan plaatsvinden.
Bijvoorbeeld: inzet op bepaalde functies of inzet op OP en OBP.
Uitsplitsing in kosten OP en OBP bij financiën: uit te werken via CFO en verdere ontwikkeling t.a.v. PNID
5
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
4) Handhaving spelregels
1) Gezamenlijke verantwoordelijkheid
Een goede output (managementinformatie) is afhankelijk van een goede input (aanmeldingen
PNID). Staven/diensten en decentrale eenheden hebben hierbij een eigen verantwoordelijkheid. Staven/diensten zijn verantwoordelijk voor de randvoorwaarden (HvA-brede afspraken,
technische ondersteuning, uitvoering administratie) en de decentrale eenheden voor de aanmeldingen van PNID en de handhaving van de spelregels die hierbij binnen de HvA gelden.
2) Spelregels bij aanmelding PNID
Vanwege het belang van een goede input hebben de directeuren P&O, P&C en AC het management van domeinen, staven en diensten nadrukkelijk gevraagd erop toe te zien dat de
spelregels bij het aanmelden van PNID binnen hun organisatieonderdeel worden toegepast.
Deze spelregels zijn:
1
1. Over de inzet van PNID vraagt de leidinggevende eerst advies bij P&O ;
2. Alle PNID wordt via P&O aangemeld bij de PSA om geregistreerd te worden in SAP HR;
3. P&O zorgt ervoor dat de juiste gegevens tijdig bij de PSA worden aangemeld;
4. (Spoed)aanvragen van een HvA-account voor PNID lopen altijd via P&O;
5. P&O is voor de PSA contactpersoon als het gaat om aanmelding van PNID;
6. P&O en de controller zorgen ervoor dat nieuwe leidinggevenden worden ingewerkt op de
materie van inhuur PNID.
5) Eerste resultaten en evaluatie
1) Inhaalslag
Ten behoeve van een betere informatie over inzet van PNID, zijn de registratiemogelijkheden in
SAP HR uitgebreid. De PSA heeft hiertoe aanpassingen voorgevoerd in de aanmeldingsformulieren en in het systeem SAP HR. Vanaf juni vindt er een inhaalslag plaats van registratie van PNID
in SAP HR. Deze inhaalslag wordt uitgevoerd in samenwerking met de decentrale P&O-ers en
gecoördineerd door de PSA.
2) Resultaten uit SAP HR en SAP FI
De septemberrapportage vanuit SAP HR laat zien dat nog niet alle PNID bij de PSA is aangemeld.
PSA en de decentrale P&O-ers werken er hard aan dit voor de oktoberrapportage gerealiseerd te
hebben.
In de loop van oktober zullen de financiële gegevens van de FA beschikbaar komen op basis van
de nieuwe subcategorieën PNID.
3) Evaluatie
Over enkele maanden zal er een evaluatie plaatsvinden van de resultaten van de eerste verbeterslag. Dat kan leiden tot tussentijdse aanpassingen of tot het besluit wijzigingen of verbeteringen
mee te nemen in de tweede ontwikkelingsfase m.b.t. registratie, rapportage en monitoring van
PNID.
1
Voorschrift van de Procuratieregeling
6
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
6) Vervolg ontwikkeling in tweede fase
Verdere ontwikkeling t.a.v. registratie, rapportage en monitoring van inzet en kosten PNID vindt plaats
in de tweede fase, waarin aansluiting wordt gezocht met een aantal lopende projecten binnen de HvA
(“HvA-data”, “Doelmatigheid” en “VCON”). Doel hiervan is een verbetering van de kwaliteit van de
managementinformatie en een verbetering in de efficiëntie van het registratie- en betalingsproces door
een voortgaande digitalisering.
Onderwerpen die hierbij aan de orde komen zijn onder meer:
- een geïntegreerde rapportage van externen op p- en f-gegevens (HvA-data),
- een verplichtingenadministratie op individueel niveau (VCON - Verbeteren van bestel- tot betaalproces
en HvA-data)
- decentrale invoer van PNID in SAP HR via portal (toekomstige project PSA en P&O inzake e-HRM),
- keuzes rond de registratie van IB47 (Nieuw HvA-kaartsysteem KMS).
.
7
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
Bijlage 1
Begripsomschrijving PNID en Externe dienst
Personeel niet in dienst (PNID)
= extern personeel
dat tijdelijk werkzaamheden voor de HvA verricht
(alleen voor intern gebruik)
Externe (advies)dienst
= een (advies)dienst
die wordt ingekocht
-
op basis van een uitleenovereenkomst (detacherings- uitzend-, of terbeschikkingstellingsovereenkomst) (bij ZZP’ers een overeenkomst van opdracht)
-
op basis van een overeenkomst van opdracht of levering
-
waarbij sprake is van een verplicht persoonlijk uitvoeren van de werkzaamheden in
een bij de HvA in gebruik zijnde Hay-functie
-
waarbij de uitvoering van de werkzaamheden niet gebonden is aan een bepaalde persoon
-
en waarbij de werkzaamheden worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de
leidinggevende die de persoon inhuurt.
-
en waarbij de uitvoering van de werkzaamheden wordt georganiseerd en
bepaald door de organisatie die de dienst levert.
Voorbeelden:
- docent, medewerker onderwijsbureau
- opleidingsmanager, afdelingshoofd
- secretaresse, ict-medewerker
- controller, P&O-adviseur
Voorbeelden:
- adviesdienst van PWC
- schoonmaakdiensten van Asito
- re-integratieactiviteiten Margolin
- training extern opleidingsinstituut t.b.v.
professionalisering eigen personeel
Bijlage 2
Categorie
PNID
Subcategorieën PNID
Subcategorieën
In SAP HR
In SAP FI
1) Detachering vanuit UvA
Ja
Ja
2) HvA-Jobservice
Ja
Ja
3) Uitzendbureau / detacheringsbureau
Ja
Ja
4) Individuele detachering vanuit andere (onderwijs)organisatie
Ja
Ja
Ja
Ja
Nee
Ja
5) ZZP’er
6) IB47
1
Volledige doorvoering wordt opgepakt na de huidige “freeze” van SAP
9
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
1
Bijlage 3
Registratie PNID in SAP HR
↔
Boeking facturen PNID in SAP FI
Exploitatiekosten
Externe loonkosten
Registratie in SAP HR
1
Detachering vanuit UvA
…………1 ( = Detachering vanuit UvA)
HvA-Jobservice
41.60.00
( = HvA Jobservice)
Uitzendbureau/detacheringsbureau
41.60.00
41.70.00
( = uitzendbureaus)
( = interim management)
Individuele detachering vanuit andere (onderwijs)organisatie
41.50.10
( = detacheringen)
ZZP’er
41.55.00
( = overig ingekochte arbeid)
IB47 (geen registratie in SAP HR)
41.50.00
( = IB47)
geen registratie in SAP HR
42.20.00
42.22.50
40.95.00
…………
………….
( = advies- en accountantskosten)
( = overig ingekochte diensten)
( = scholingskosten)
( = huisvestingskosten)
( = ………etc.…… …...)
PNID
Externe
diensten
Nieuwe grootboekrekening wordt doorgevoerd na afloop van huidige “freeze” van SAP
10
Boeking in SAP FI
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
Bijlage 4
Toekenning HvA-ID
Aanvraag bij P&O
Toekenning alleen mogelijk via registratie in SAP HR
PID-account
PNID-account
Via aanstellingsformulier
SAP HR  IDM  privé e-mailadres
Via aanmeldingsformulier
SAP HR  IDM  privé e-mailadres
Subcategorieen
Subcategorieen
Aanvraag bij de decentrale
adresboekbeheerder
Gast-account
Via aanvraagformulier
 IDM  (privé) e-mailadres
Subcategorieen
1. HvA-personeel vast in dienst
Oude subcategorieën
Nieuwe subcategorieën:
1. Vanwege externe adviesdienst
2. HvA-personeel tijdelijk in dienst
1. Detachering:
individuele detachering
1. UvA
2. Vrijwilliger
2. HvA-Jobservice
3. Gastdocent
3. Uitzendbureau / detacheringsbureau
4. Overig (bijv. IB47)
3. Stagiairs
1
2. Detachering:
overeenk. onderwijsdienstverlen.
3. Detachering:
via detacheringsbureau
4. Andere (onderwijs)organisatie
5. ZZP’er
4. HvA-Jobservice
5. ZZP’er – OVO
6. Uitzendbureau
1
Stagiairs zijn geen PID. Toekenning van HvA-ID aan Stagiairs volgens de gast-account-procedure of de PNID-account-procedure wordt daarom op dit moment door PSA onderzocht.
11
Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012
Bijlage 5
Processtappen inhuur PNID
Wat
Door
Budgethouder stelt behoefte aan inhuur PNID vast en controleert of de begroting ruimte biedt
budgethouder
2
Budgethouder wint advies in bij de P&O-adviseur1 over wijze van inhuur en
de voorwaarden2
budgethouder
3
Aanvraag voor inhuur PNID wordt uitgezet bij gekozen bureau3 of bij ZZP’er
P&O’er
4
PNID levert aan:
- de gevraagde persoonsgegevens op het HvA-formulier
- een geldig ID bewijs
- en in geval van een ZZP’er een geldige VAR verklaring
PNID
5
P&O’er controleert geldigheid ID en in geval van ZZP’er ook de VAR
P&O’er
6
Overeenkomst met bureau of ZZP’er wordt opgemaakt en ondertekend door
budgethouder en externe partij
Coördinatie door
P&O’er
7
P&O’er vult HvA-aanmeldingsformulier in en laat ondertekenen door budgethouder en P&O-adviseur
Coördinatie door
P&O’er
8
P&O’er stuurt digitaal het aanmeldingsformulier en de bijbehorende documenten4 door naar de [email protected]
P&O’er
9
PSA registreert PNID in SAP HR (binnen 2 dagen na ontvangst volledige
aanmeldingsset)
PSA
10
24 uur na registratie in SAP HR ontvangt de externe arbeidsrelatie op het
privé e-mailadres het HvA ID
PSA
11
PSA stuurt aanmeldingsformulier + bijbehorende documenten van een ZZPer via Topdesk door naar de FA i.v.m. check facturen ZZP’er
PSA
1
Processtappen betaling PNID
1
2
3
4
Wat
Door
1
Aangeleverde stukken vanuit PSA vastleggen (in VAR excelbestand)
CA
2
Crediteur aanmaken met kostensoort overeenkomend met PNID SAP-HR
registratie
CA
3
Controle of inkomende factuur van een ZZP’er is, of deze voorkomt in het
VAR-bestand en of alle stukken aangeleverd zijn
CA
4
Inkomende factuur registreren op kostenplaats en versturen naar budgethouder ter ondertekening
CA
5
Budgethouder stuurt factuur terug naar FA met akkoord
Budgethouder
Volgens de Procuratieregeling is de budgethouder verplicht om voorafgaand aan de inzet vaneen externe
arbeidsrelatie hierover advies in te winnen bij de P&O-adviseur.
Zie voor HvA-afspraken inzake Inhuur externe arbeidsrelaties: https://bscw.hva.nl/bscw/bscw.cgi/66982645
Denk aan HvA-afspraken met preferred suppliers!
Documenten die naar de PSA gestuurd moeten worden zijn: 1. Meldingsformulier PNID 2. Kopie geldig IDbewijs en –in geval van een ZZPér ook- 3) kopie geldige VAR en 4) kopie OVO.
De originele overeenkomsten met externen worden decentraal beheerd.