Transcript Procedure aanvraag HvA-ID - A-Z

Procedure aanvraag HvA-ID
Procedure aanvraag HvA-ID voor medewerkers en gasten
Iedere nieuwe aanvraag voor een HvA-ID loopt via P&O. P&O beoordeelt of het gaat om Personeel In Dienst (PID), Personeel Niet In Dienst (PNID) of Gast.
1. In geval van PID en PNID:
 P&O meldt deze categorieën aan bij Personeels- en Salarisadministratie (PSA) via “Aanstellingsformulier PID” of “Meldingsformulier PNID”.
 PSA registreert gegevens PID of PNID in SAP/HR, waarna vrijwel direct en automatisch het HvA-ID gegenereerd wordt.
 Medewerker PID of PNID ontvangt zijn HvA-ID-gegevens op het privé e-mailadres als dit is geregistreerd in SAP/HR, anders worden zijn HvA-IDgegevens gestuurd naar P&O decentraal.
 Indien nodig kan via een spoedprocedure een HvA-ID1 voor PID of PNID worden aangevraagd. Dit HvA-ID is zeven dagen geldig. Indien PSA
binnen deze zeven dagen niet de volledige aanstellingsgegevens heeft ontvangen ten behoeve van registratie in SAP/HR, wordt het HvA-ID
geblokkeerd.
2. In geval van gast:
 Een gastaccount wordt aangevraagd 2 met behulp van het bij P&O in te leveren ingevulde “Aanvraagformulier gastaccount”. Dit formulier is te
vinden op mijnhva.nl onder A-Z > Specialisten > HvA-ID.
 P&O checkt of het inderdaad gaat om een gast en niet om PNID.
 In geval van gast, stuurt P&O het aanvraagformulier door naar de decentrale adresbeheerder die de aanvraag in behandeling neemt.
 Vanuit IDM wordt daarna automatisch een bericht gestuurd naar het e-mailadres van de aanvrager met de accountgegevens van de gast.
 De aanvrager geeft vervolgens de accountgegevens door aan de gast.
1
2
P&O kan deze voorziening aanvragen door middel van het formulier “Spoedaanvraag HvA-ID via PSA” in Topdesk
Binnen ieder(e) domein/dienst/stafafdeling is afgestemd wie bevoegd is gastaccounts aan te vragen en P&O is daarover geïnformeerd
1
ICT SERVICES / HVA-ID / PROCEDURE AANVRAAG HVA-ID / 17-04-2014 / VERSIE 1.0
Toekenning HvA-ID
Aanvragen indienen bij P&O  beoordeling categorie PID / PNID / Gast
Aanvraag HvA-ID voor PID en PNID bij P&O
↓
Aanvraag HvA-ID voor gast bij P&O
↓
PSA
Decentrale adresbeheerder
PID-account
PNID-account
Gast-account

Via Aanstellingsformulier PID

Via Meldingsformulier PNID

Via Aanvraagformulier Gast-account

PSA registreert in SAP/HR

PSA registreert in SAP/HR

Adresbeheerder registreert in IDM

SAP/HR  IDM  privé email PID

SAP/HR  IDM  privé email PNID

IDM  email aanvrager  gast
Subcategorieën PID
Subcategorieën PNID
1. HvA-personeel vast in dienst
1. Gedetacheerd vanuit UvA
2. HvA-personeel tijdelijk in dienst
2. HvA-Jobservice
3.
Stagiairs3
3. Uitzendbureau/detacheringsbureau (bijv. Unique,
Adecco, Studijob, de zes bureaus van de
zakelijke dienstverlening)
Subcategorieën Gast
1. Externe dienst/extern bureau
Ctak, Atos, bedrijfsartsen)
(bijv.PWC,
2. Vrijwilliger
3. Gastspreker
4. Overig (bijv. IB47)
4. Individuele detachering vanuit andere (onderwijs)organisatie
(bijv. vanuit een andere hogeschool)
5. ZZP’er
3
Stagiairs zijn geen PID. Toekenning van een HvA-ID aan ‘stagiairs’ volgens de gast-account-procedure of de PNID-account-procedure wordt daarom op dit moment door
PSA onderzocht. Voorlopig worden stagiairs door PSA in SAP/HR nog als PID geregistreerd.
2
ICT SERVICES / HVA-ID / PROCEDURE AANVRAAG HVA-ID / 17-04-2014 / VERSIE 1.0
Procedure aanvraag HvA-ID voor studenten
1. Student geregistreerd in Studenten Informatie Systeem (SIS)
 Centrale Studenten Administratie (CSA) voert alle persoons- en studiegegevens van de student in, zodat de student geregistreerd wordt in SIS.
Vrijwel direct en automatisch wordt het HvA-ID gegenereerd.
 Student ontvangt zijn HvA-ID-gegevens op het privé e-mailadres dat is geregistreerd in SIS.
3
ICT SERVICES / HVA-ID / PROCEDURE AANVRAAG HVA-ID / 17-04-2014 / VERSIE 1.0