Transcript Presentatie PMO Gilde Workshop Managementrapportage

Het
Project
Management
Office
Gilde
Workshop rapporteren


De managementrapportage is één van de belangrijkste
producten van een PMO. Het geeft de projectopdrachtgever
inzicht in de voortgang van het project en creëert begrip
voor de status. Onmisbaar dus. Het PMO Gilde organiseert
donderdag 19 maart een workshop die volledig in het
teken staat van dit onderwerp: de Workshop
Managementrapportage.
In de workshop ga je hands on aan de slag met het
opzetten van een goede managementrapportage. Je
krijgt tips and tricks van ervaringsdeskundigen van PMO
Institute, één van de initiatiefnemers van het PMO Gilde.
Na afloop van de workshop ben je in staat zelfstandig een
managementrapportage op te stellen en te rapporteren.
Wat is een project?
Improvisatie
Routine
Onzeker
Onbekend
Vaag
Nieuw
Procedures
Bekend
Duidelijk
Zeker
Project
Toenemende voorspelbaarheid van:
Het resultaat
De weg (activiteiten / inspanningen)
3
Projecten en hun omgeving
Multiproject
Programma
Projectorganisatie
Lijnorganisatie
Doelstellingen
Eisen, wensen
Middelen
Resultaten
Rapportages
Projecten
4
PMO: de sleutel tot succes!
What’s in a name?
EPMO
Project Assurance Office
Project Control Office
SPMO
Project Support Office
Project Support
Programma Management Office
Project Office PMO
Project Change Office
Portfolio Management Office
Project Management Office
Programme Governance Office
PMO
5
Overzicht cursus PMO Leerling
Doel van de training
Training module Kennis
Training module Vaardigheden
Training module Cultuur & Gedrag
Gericht op ontwikkeling naar PMO
Medewerker
Introductie project-, programma- en
portfolio management
Business case en PID kunnen lezen,
planningen opstellen, belang resource
management, risico- &
issuesmanagement, lezen project
begrotingen & rapportages
Grenzen stellen, initiatief, communicatie,
voortgang, individueel leiderschap,
betrouwbaar, aandacht voor details,
actief luisteren, samenwerken, keuzes
maken, onder tijdsdruk presteren
Training data:
14, 15, 16 en 21 april 2015
Aanmelden via de website van
https://www.headfirst.nl/academy/pmo-leerling
PMO Institute – Raamwerk PPM
Wat is een PMO?
Definitie
Het “kantoor” of de dienst die verantwoordelijk is voor het vaststellen, behouden
en afdwingen van project management processen, procedures en normen. Het
biedt diensten, ondersteuning en certificering voor projectmanagers.
Of?
Een PMO is de organisatie-eenheid die
condities creëert en actief bijdragen levert aan
een succesvolle uitvoering en realisatie van
projecten en programma’s en voor behalen
van beoogde baten.
9
PMO functies
8. Quality Assurance
1. Processen & Methodieken
• Lessons learned
• Performancemanagement
• Metrics & benchmarking
• Review
• Bewaking data-integriteit
• Projectmanagement
• Programmamanagement
• Standaardisatie
2. Professionalisering
• Training
• Coaching
• Certificatie
• ‘Best cases’
7. Portfoliomanagement
• Strategisch Informatieplan
• Business alignment
• Prioritering projecten
• Business case
6. Resourcemanagement
• HRM
• Capaciteitsmanagement
3. Software Tools
• PMO Tools
• PMO Website
5. Projectsupport
4. Communicatie
• Documentatie
• On-boarding
• Administratie
• Projectcontrol
• Rapportages
• Nieuwsbrieven
10
Managementrapportage
2-wekelijkse
update
Wekelijks
Opdrachtgever
Projectleden
Projectleider
Voortdurende
rapportages
Programma
Stuurgroep
Maandelijkse
Stuurgroepbijeenkomst
Tips and Tricks:
don’ts
PMO/Projectondersteuning
Sla een nietje
 Neem voor waarheid aan
 Stel geen vragen
 ……..

Projecten
Management
Tips and Tricks:
do’s
Voeg waarde toe door:
 Wees proactief
 Signaleer en reageer
 Challenge de ontvangen rapportage
 Challenge de project voortgang
 Stuur retour indien onduidelijk en vraag toelichting
 Bovenal >> biedt hulp aan!!
 ….
Managementrapportage
• Schriftelijk verslag over de voortgang en de status van het project
(tussentijdse verantwoording):
• voortgang activiteiten
• stand van zaken per beheersaspect (= status)
• In het projectplan vastleggen: hoe vaak en wanneer je aan wie gaat
rapporteren
• Neem deel aan voortgangsmeetingen
• Kleine aanpassingen aan de project opzet via rapportage vastleggen
• Daarnaast hebben de projectleider en opdrachtgever veelvuldig mondeling
contact over de voortgang en de status van het project.
Vorm is niet belangrijk!!! Wel de kwaliteit van de inhoud
Moet er wel netjes en consistent uit zien…..