Transcript Bestuursopdracht integrale HH

Eemnes
Bestuursopdracht
Huis van Eemnes
‘een onderzoek naar de mogelijkheden om De Hilt en de Bibliotheek
samen in het gebouw van De Hilt onder te brengen’
Besluit B&W d.d.:
21 januari 2014
Primaathouder:
Team Maatschappelijke Ontwikkeling
Else Ruizeveld de Winter
Portefeuillehouder:
R. van Benthem R.A.
1. Onderwerp
Het Huis van Eemnes, een centrale plek in Eemnes waar de inwoners van Eemnes zich thuis
voelen, mee kunnen doen aan activiteiten, elkaar kunnen ontmoeten, waar mensen kennis
opdoen en kennis delen, waar sport en cultuur hand in hand gaan.
2. Inleiding
Er wordt een onderzoek gestart naar de mogelijkheden om het voorzieningenniveau van De
Hilt en De Bibliotheek te behouden, de voorgestelde bezuiniging te behalen, door beide
voorzieningen onder te brengen op de huidige locatie van De Hilt. Het realiseren van “Het
Huis van Eemnes ”is hierbij de ambitie.
Nadat de resultaten van het onderzoek bekend zijn, en besproken met de betrokkenen, zal
besloten worden of de resultaten aanleiding geven om de samenvoeging voort te zetten. Het
onderzoek zal worden uitgevoerd op basis van gelijkwaardigheid. Het uitgangspunt is:
onderzoeken welke schaalvoordelen kunnen ontstaan bij gezamenlijke huisvesting uitgaande
van behoud van kwaliteit.
Deze bestuursopdracht is bedoeld als eerste stap in het project Het Huis van Eemnes. Met
deze bestuursopdracht wordt een start gemaakt om samen met de samenwerkingspartijen
een document op te stellen waarin de aanleiding, (financiële) randvoorwaarden en de
maatschappelijke doelen en effecten beschreven staan. Dit document wordt aan de raad
aangeboden ter vaststelling waarna vervolgens een plan van aanpak gemaakt wordt waarin
verder ingegaan wordt op de projectaanpak, fasering, planning, communicatie, organis atie en
financiën.
2.1 Aanleiding
Als gevolg van afnemende financiële middelen bij de gemeente komen maatschappelijke
voorzieningen als De Hilt en De Bibliotheek mogelijk onder een dermate financiële druk te
staan dat zij het afgesproken kwaliteitsniveau niet kunnen blijven leveren. Mede gelet hierop
en de toekomstvisie van De Hilt en de toekomstige ontwikkelingen van de Bibliotheek is het
idee geboren om een centrale plek in Eemnes te creëren waarin deze functies samenkomen.
Kadernota 2014 en bezuinigingen
De Raad heeft de volgende bezuiniging voor ogen als gevolg van het samengaan van De
Bibliotheek en De Hilt op de locatie van De Hilt: 100.000 euro in 2015, 150.000 euro in 2016
en 150.000 euro in 2017. Daarnaast is met betrekking tot De Hilt een taaks telling opgenomen
van € 10.000 in 2014 oplopend naar € 30.000 in 2016.
In de Kadernota 2014 wordt het volgende aangegeven: “samen met de bibliotheek en met de
Hilt wordt namelijk in 2014 onderzocht welke mogelijkheden bestaan om het
voorzieningenniveau te behouden inclusief het behalen van bezuinigingen, door beide
voorzieningen onder te brengen op het terrein van de Hilt”. Daarbij wordt genoemd: een
intensiever gebruik van een gezamenlijke foyer, ruimere openingstijden voor de bibliotheek
en het centreren van voorzieningen zodat wachtende ouders (op hun sportende kinderen)
wellicht een goede tijdsbesteding in de bibliotheek vinden, en vice versa.
2.2 Achtergronden
De volgende onderdelen spelen een rol:
Toekomstvisie De Hilt
De BC De Hilt heeft een visiedocument 'Op weg naar een toekomstbestendige
accommodatie' (juli 2013) opgesteld.
Het document geeft een opsomming van cijfers van verhuur en omzet en een vergelijk met
landelijke cijfers. Het komt neer op consolidatie van de bestaande voorziening – waaronder
behoud van de organisatievorm - met de suggestie van een aantal verbeteringen, zoals: meer
commerciële activiteiten en een bouwkundige aanpassing van de foyer, waardoor de BC
verwacht huur en drank- en horeca omzet te kunnen verhogen.
De Bestuurscommissie schrijft: ‘De Hilt wil haar centrale plaats in Eemnes uitbouwen door
meer culturele en educatieve activiteiten aan te trekken of zelf organiseren. Voor dit gebruik
willen we de entree en foyer en het verblijf aantrekkelijker maken’.
Bibliotheekvernieuwing
Technische, digitale en maatschappelijke ontwikkelingen hebben de afgelopen decennia
een grote invloed gehad op het bibliotheekwerk. Zo werd selfservice gestalte gegeven en het
internet zorgde voor een totaal andere wijze van informatievoorziening met als gevolg de
behoefte aan educatie van mediawijsheid. Daarnaast krijgt het bestrijden van
laaggeletterdheid veel meer de benodigde aandacht. De bibliotheek werd en wordt ook
steeds meer het culturele en informatieve centrum in de samenleving. Vanouds meer
nevenfuncties in het bibliotheekwerk hebben in het proces van bibliotheekvernieuwing meer
aandacht gekregen. Het bibliotheekwerk heeft de opdracht gekregen zorg te dragen voor
meer sociale cohesie en burgerparticipatie, onderkennende dat een democratische
samenleving behoefte heeft aan goed geïnformeerde burgers. Een en ander komt ook tot
uiting in de vijf kernfuncties van de bibliotheek: informeren, leren, lezen, cultuur en
ontmoeten. Dit alles daagt de sector uit op zoek te gaan naar mogelijkheden om de
dienstverlening aan haar gebruikers te verbeteren en nog beter af te stemmen op de
veranderende behoeften. Om de kwaliteit te verbeteren en te borgen wordt gebruik gemaakt
van certificeringnormen. Met andere woorden een bibliotheek verdient het predicaat
bibliotheek pas wanneer de instelling een zodanige (constante) kwaliteit levert die recht doet
aan de behoeftes van burger en samenleving.
De organisatievorm
Met de betrokken partijen wordt in de volgende fase nagedacht over de gewenste en
geschikte organisatievorm. Bij eventueel wijzigen van organisatievorm worden de
rechtspositie en de verworven rechten van de medewerkers van De Hilt gerespecteerd.
Ruimtelijke inpassing/bouwkundig
In het kader van een verdiepingsslag verdient het aanbeveling na te denken over een
ruimtelijke visie voor het gebied en het gebouw van De Hilt bouwkundig nader te analyseren
en daarbij aandacht te besteden aan de volgende elementen:

ruimtelijke visie op de as De Hilt - nieuwbouw schoollocatie (Noorderlicht/Hobbitstee) Hinkstapsprong (herontwikkeling) incl Laarderweg boerderij Roodhart

noodzakelijke bouwkundige aanpassing in verband met het samengaan van De
Bibliotheek en De Hilt op de locatie van De Hilt
algehele uitstraling van de voorziening te verbeteren;


hoe ziet het meerjarenonderhoudsplan er uit. Een planning van het onderhoud voor meer
dan vijf jaar is noodzakelijk;

een analyse van de gewenste duurzaamheid van het gebouw (deels al uitgewerkt) en
overgang richting MVO (fair trade)

De exploitatie van De Hilt zal gedurende de periode van de verbouwings werkzaamheden
zoveel als mogelijk gewaarborgd blijven, waardoor de activiteiten van de gebruikers en
huurders gecontinueerd kunnen worden

Onderzocht zal worden hoe De Bibliotheek op dit terrein een goede plek kan krijgen
zodat zij goed zichtbaar, herkenbaar en bereikbaar is voor haar leden en bezoekers.
Hierbij is ook van belang dat er voldoende ruimte beschikbaar is om een volwaardige,
gecertificeerde en moderne bibliotheek te huisvesten en waar genoemde kerntaken
uitgevoerd kunnen blijven worden.
2.3 Probleemverkenning/Probleemstelling.
Zowel de Bibliotheek als De Hilt zijn hoge kostenposten op de gemeentelijke begroting. Door
bezuinigingen dreigt verschraling van het aanbod en de dienstverlening. Door het nu
verspreide aanbod te concentreren ontstaat er één centrale ontmoetingsplek voor
Eemnessers, blijven de voorzieningen behouden voor het dorp en blijft de dienstverlening aan
inwoners in stand. De gemeentelijke uitgaven voor gebouwen elders in het dorp kunnen
hierdoor worden beperkt.
Daarnaast worden klanten steeds kritischer en verwachten meer van de diensten en
producten die ze afnemen. Door samen te werken, kunnen de samenwerkingspartners beter
inspelen op wat de markt vraagt.
3. Doel en resultaat van het project
3.1 Doel
Het doel van dit project is de in de begroting 2014 en meerjarenraming 2015-2017
opgenomen taakstellende bezuiniging voor zowel De Hilt als de Bibliotheek zoveel als
mogelijk te realiseren. Gedurende de volgende fase wordt een financiële doorrekening
gemaakt van de investeringen en de gevolgen daarvan voor de exploitatie van de
participanten. Dan wordt ook duidelijk hoe dat zich verhoudt tot de voorgenomen
bezuinigingen.
3.2 Resultaat
Het resultaat van het project is het realiseren van het Huis van Eemnes. Dit wordt in
samenwerking met De Hilt en de Bibliotheek vormgegeven. Het Huis van Eemnes wordt een
multifunctioneel gebouw waarbij de Hilt doorontwikkeld wordt. Het resultaat van de
samenwerking van De Hilt en de Bilbiotheek in een ‘nieuw’ multifunctioneel gebouw (Huis van
Eemnes) is een toegenomen creativiteit en daardoor een meerwaarde in de dienstverlening,
grotere aantallen bezoekers en ontmoeting tussen mensen. Eén plus één moet drie zijn!
Deelname als gecertificeerde bibliotheek met behoud van kwaliteit, volgens de huidige
kwaliteits-en branchenormen. In het nieuwe pand kunnen zowel De Hilt als De Bibliotheek
haar kernfuncties blijven uitvoeren.
3.3 Voorwaarden
De volgende voorwaarden spelen een rol:
1. zowel De Hilt als de Bibliotheek worden als volwaardige samenwerkingspartners
gezamenlijk gehuisvest in een uitnodigend gebouw, dat gezelligheid en veiligheid
uitstraalt;
2. het wordt een dynamisch aanbod van gezamenlijke activiteiten;
3. er wordt onderzoek gedaan naar de beste organisatievorm. Punten hierbij zijn beheer en
de exploitatie van het gebouw en afstemming van de programmering;
- Uitgangspunten voor De Bibliotheek zijn:
Bestuursmodel waarin minimaal beide partijen deelnemers zijn (mogelijk ook
anderen)
4.
- Bibliotheek Eemnes blijft deel uitmaken van Stichting De Bibliotheek
Maximale verduurzaming gebouw (binnen de kaders en de besluiten van het project
verduurzaming gemeentelijke gebouwen).
3.4 Samenwerkingspartners
Andere partners die een rol spelen in het
proces, maar secundair zijn aan De Hilt en
de Bibliotheek zijn o.a. de huidige vaste
gebruikers van De Hilt en de Bibliotheek,
Kunstcommissie, Historische Kring
Eemnes en mogelijke andere
samenwerkingspartners zoals bv.
dagbesteding (nu in Raadsvore),
Hasselbak, Impuls, Welzijn ouderen
Eemnes (Bongerd), Versa, zorgloket, CJG
loket etc.
Het onderwijs en de kinderopvang zijn
partners die in het kader van de
onderwijshuisvesting en de voorgenomen
nieuwbouw van een school in 2020 in de Noordbuurt ook meegenomen moeten worden in het
proces.
Er zal een stuurgroep worden ingesteld waarin van De Hilt, de Bibliotheek en de gemeente
ieder 2 vertegenwoordigers zitting hebben. Tevens zal de projectleider hier onderdeel van
zijn. Ondersteuning wordt geboden vanuit de BEL Combinatie.
4. Beoogd maatschappelijk effect
De motivatie om te gaan samenwerken is meestal gericht op de meerwaarde die je als
organisatie uit deze samenwerking haalt. Meer bezoekers, goedkopere huur, bredere
activiteiten door deze samen met andere partijen te organiseren. De motivatie om te gaan
samenwerken verschilt per organisatie en misschien ook wel per persoon.
Het
1.
2.
3.
4.
Huis van Eemnes moet voorzien in de volgende punten:
Het in stand houden van het voorzieningenaanbod in Eemnes.
Het stimuleren van duurzame betrokkenheid tussen instellingen.
Programma’s van diverse instellingen op elkaar af te stemmen.
Het verbeteren en uitbreiden van de informatievoorziening over deze activiteiten.
Maatschappelijk gezien betekent dit dat er ingezet moet worden op:
 Verbreding van de bezoekersgroep, door samen in één gebouw je diensten aan te bieden
komen ook de bezoekers van andere functies bij je langs.
 Versterking van je functie, je kunt samenwerken en daarmee je eigen functie versterken.
 Inspirerend, samen in één gebouw zie je sneller hoe anderen werken, welke expertise er
is en kun je jezelf laten inspireren.
 Expertise koppelen, samen in één gebouw kun je eenvoudig de verschillende
kennisgebieden van de partijen aan elkaar koppelen.
In volgende fase zaI met de samenwerkingpartners gesproken gaan worden om antwoorden
te krijgen op de volgende punten (let op deze lijst is niet bedoeld om volledig te zijn,
gedurende de volgende fase kunnen hier vragen aan toegevoegd worden):
 Wat is het gezamenlijke maatschappelijk doel?
 Hoe ziet de samenwerking er uit in de praktijk?
 Welke doelgroepen willen we bereiken?
 Welke activiteiten willen we ontplooien?
 In welke mate willen we samenwerken?
 Welke ruimte willen we delen?
 Welke beheer en organisatievorm is toepasbaar?
 Wat zijn de consequenties voor het gebouw
o Eén entree?
o Het stimuleren van ontmoeting?
o Zien wat er gebeurt?
 Hoe ziet de Samenwerkingsformule eruit?
 Voor wie realiseren we dit?
In bijlage 1 wordt een inzicht gegeven in de te verwachten maatschappelijke effecten. Ook
hier geldt dat gedurende de volgende fase hier zaken aan toegevoegd kunnen worden.
5. Vervolg
Bij vaststelling van de doelstelling, resultaat en beoogd maatschappelijk effect door de
gemeenteraad wordt een plan van aanpak geschreven waarin ingegaan wordt op de
projectaanpak, fasering, planning, communicatie, organisatie en financiën. Een risicoanalyse
hoort hier standaard bij.
Om deze fase vorm te geven zal er, in overleg met de partijen, een externe projectleider
ingehuurd worden die het project gaan leiden. Te denken valt hierbij aan een projectleider op
het gebied van huisvestingsvraagstukken en die partijen bindt en de zaken voorbereidt voor
de bouwfase. In eerste instantie tot aan het moment dat er gebouwd gaat worden. Op dat
moment wordt bekeken of voor de volgende fase doorgegaan wordt met dezelfde
projectleider of er gekozen wordt voor een ander, die meer thuis is op de bouwaspecten.
6. Globale planning
In het op te stellen plan van aanpak (volgende fase) zal een gedetailleerde planning
opgenomen en uitgewerkt worden.
stap
Fase 1 – Inhoud
BO Maatschappelijk effecten
Plan van aanpak
 Inventarisatie Programma van Eisen van
deelnemende partijen
 Presentatie van de resultaten van het
onderzoek
Wie
wanneer
BEL/college/raad
BEL/college/raad
juni 2014
Juli/okt 2014


Bepalen wat de conclusies zijn van het
onderzoek (inventarisatie voor-en nadelen)
Bepalen of het wenselijk is om te werken
aan de realisatie van Het Huis van Eemnes
nav de conclusies en bevindingen.
Fase 2 – Bouwen
Selectie architect
Start verbouwing, modernisering,
verduurzaming
Oplevering Huis van Eemnes
Fase 3 - Beheer en exploitatie
Beheer en exploitatie
BEL
2015 en 2016
jan 2015
okt 2015
jan 2017
BEL/Hilt/Bieb/??
Juni 2014 – Jan 2017
Jan 2017
Elke fase wordt afgesloten met een beslissingsmoment door college en raad.
Het eerste moment is besluitvorming van deze Bestuursopdracht in de raad van juni 2014.
Het plan van aanpak wordt in de raad van juni vastgesteld.
In het vast te stellen plan van aanpak wordt de verdere planning en
besluitvormingsmomenten in beeld gebracht.
7. Financiën
Bij het plan van aanpak zal er een financiële paragraaf opgesteld worden waarin ingegaan
wordt op de projectkosten en de investeringskosten.
Voor de fase waarin we nu zitten worden uren gemaakt door de BEL Combinat ie.
In de DVO voor 2014 is geen rekening gehouden met deze uren voor project Huis van
Eemnes. Gelet op het feit dat er in de DVO geen rekening gehouden is met dit project, dat er
dus geen capaciteit beschikbaar is hiervoor en dat de specifieke deskundighei d niet aanwezig
is wordt geadviseerd om een externe projectleider aan te trekken. De kosten hiervoor worden
meegenomen in de totale investering.
Om aan de gang te kunnen gaan met de volgende stap, het plan van aanpak, wordt
voorgesteld een voorbereidingskrediet ad € 50.000 beschikbaar te stellen voor de inhuur van
de projectleider. Vooralsnog wordt het aantal uren geschat op 20 per week voor de periode
mei/sep 2014 (16 weken). Hiermee is een bedrag gemoeid van € 48.000.
Bijlage 1 Maatschappelijke effecten
Meerwaarde
Deelname aan een gezamenlijke multifunctioneel gebouw hoeft niet altijd de eigen wens van
een organisatie te zijn. Dit zou natuurlijk wel de wenselijke uitgangssituatie zijn. Een open
houding ten aanzien van het proces is een belangrijk startpunt.
De belangrijkste redenen:
 Verbreding van de bezoekersgroep
 Versterking van je functie
 Inspirerend
o Zien hoe andere organisaties werken
o Ervaren welke expertise er in huis is
o Geïnspireerd raken
 Expertise koppelen
 Verbetering afstemming tussen organisaties
 Verbreding doelgroep
 Beperking drempels tussen organisaties, waardoor eenvoudigere afstemming tussen
organisaties
 Delen kennis
 Delen ondersteunend personeel
 Beperking huisvestingkosten doordat ruimten gedeeld kunnen worden
 Effectievere communicatie met overheden door centrale stichting
 Gezamenlijke vrijwilligerswerving
 Verbreden activiteiten organisaties:
 Groter bereik doelgroepen door brede mix aan diensten met divers eigen publiek
o Ouderen (Versa Welzijn Ouderen, andere ouderen activiteiten)
o Jonge gezinnen (Bibliotheek, evt. Kinderopvang, sport-en spel)
o Jongeren (Versa jongerenwerk, activiteiten van De Hilt, Bibliotheek)
Maatschappelijke effecten voor de inwoner van Eemnes
De ontwikkeling van een Huis van Eemnes op deze centrale locatie, zal de inwoners van
Eemnes veel opleveren. De samenwerking van verschillende organisaties in één centraal
gelegen accommodatie levert de volgende meerwaarde op voor de inwoners:
• Minder verplaatsingen om verschillende diensten te kunnen gebruiken
o Minder ‘gedoe’ voor ouders met kinderen
o Eenvoudiger voor ouderen met bewegingsbeperking
o Minder parkeerproblemen en verkeersbewegingen
• Betere afstemming aangeboden activiteiten
o Aanbod zal beter op elkaar aansluiten en hierdoor minder overlap vertonen
• Betere en bredere informatievoorziening
o Een of meerdere centrale balies voor alle informatie
o Beperking doorverwijzingen tussen verschillende organisaties
o Totaal en beter afgestemd aanbod op een centrale plek
o Bibliotheek als centraal kenniscentrum
• Bevorderen sociale cohesie door ontmoetingsruimten in accommodatie
o Versterking spontane ontmoeting tussen verschillende doelgroepen
o Beperking eenzaamheid ouderen
Effecten voor gemeente Eemnes
Ook de meerwaarde voor de gemeente Eemnes is te benoemen. Hierbij kan onderscheid
gemaakt worden in de meerwaarde voor de organisatie en de aansluiting bij het lokale beleid.
Meerwaarde voor gemeentelijk e organisatie
 Een centraal aanspreekpunt voor verschillende organisaties die in Huis van Eemnes
gehuisvest zijn.
 Eenvoudig bereik van bijzondere doelgroepen in centrale accommodatie
o Jonge gezinnen (Kinderopvang, Bibliotheek)
o Jongeren (jeugdactiviteiten, jeugdwerk Versa Welzijn, Bibliotheek)
Ouderen (Versa Welzijn ouderenwerk, andere activiteiten die door partijen
aangeboden worden)
Goede locatie voor bewonersconsultaties, spreekuren van wethouders, etc.
o

Aansluiting bij lok aal beleid
Voor de aansluiting bij het lokaal beleid zijn de volgende beleidsdocumenten bekeken:
 Meerjarig beleids- en uitvoeringsplan WMO ……
 Toetsing kaders maatschappelijk vastgoed
WMO
Het Huis van Eemnes concept voor Eemnes sluit in verschillende onderdelen aan bij het
WMO-beleid.
Wat betreft de doelstellingen, gaat het hierbij om:
 Bevorderen van een gezonde sociale cohesie, leefbaarheid en participatie.
Het initiatief is op zichzelf al een voorbeeld waaruit blijkt dat de inwoners van Eemnes
zich verantwoordelijk voelen voor de maatschappij. Er is een initiatief om de bewoners
van Eemnes en elkaar een goed programma-aanbod te bieden.
 Preventie vereenzaming door inwoners tot een sociaal netwerk te laten behoren.
Het Huis van Eemnes met de centrale hal en vele integrale activiteiten is een goede
mogelijkheid om inwoners van Eemnes een sociaal netwerk te bieden. Door de diverse
baliefuncties, de vaste bewoners van het Huis van Eemnes en de ontwikkelingen op het
gebied van het Sociale Domein, wijkteams, is er een breed netwerk dat mogelijke
vereenzaming kan signaleren.