Transcript JZelinski - IT

Obieg informacji: co współdzielimy a co przepływa
Jarosław Żeliński – analityk
biznesowy, projektant systemów
EOIF - Łódź 23 Styczeń 2013
Cel prezentacji
• Wskazać na różnice pomiędzy „systemem”
jako narzędziem pracy – oprogramowaniem, a
„systemem” jako organizacją.
Agenda
• sformalizowany model organizacyjny
• podstawowe zadania przygotowujące do
wdrożenia systemów zarządzania
dokumentami i procesami biznesowymi
• typowe problemy i ich unikanie.
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
3
Definicje
• Proces biznesowy to czynność, lub sekwencja
powiązanych czynności, przekształcająca stan wejścia
procesu w stan jego wyjścia. Proces angażuje zasoby i
może być ograniczony w swobodzie tego
przekształcenia (źr. opr. własne autora)
• Przepływ dokumentów: przekazywanie treści w wersji
papierowej lub elektronicznej, pomiędzy punktami jej
przetwarzania. Ścieżka przepływu dokumentów może
być z góry narzucona lub kształtowana decyzjami w
punktach przetwarzania. Decyzje te także mogą
podlegać ograniczeniom (źr. opr. własne autora)
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
5
Audyt i modelowanie
Ograniczenia
Sytuacja
prawna
Procesy biznesowe
Modele
procesów
Zasoby
Struktura org.
i zakresy
obowiązków
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
6
Sformalizowana struktura organizacyjna
Pewne role są
przydzielane wielokrotnie
Organizacja
Organizacja grupuje ludzi,
wykonawców
określonych prac.
Rola
Ludzie pełnią określone
role w organizacji.
Rola
Komórka
organizacyjna
Komórka
organizacyjna
Komórka
organizacyjna
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
Rola
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
Duże organizacje
grupują ludzi w
mniejsze grupy,
komórki organizacyjne,
które cechuje
podobieństwo
umiejętności lub
wspólne realizowanie
zadań
Zawsze wyznacza się
kierownika grupy
7
TYPOWE PROBLEMY I
ICH UNIKANIE
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
8
Modelowanie: Proces nie raz nie jest prosty…
•Wiele dokumentów
•Wiele ról w procesie
•Wiele sposobów podejmowania decyzji
•JEDEN PROCES!
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
9
Faktyczny przepływ pracy
Model procesu biznesowego
Model architektury
Proces, swobodny
lub narzucony
łańcuch wydarzeń
Dokumenty
związane z
procesem
Metadane:
kolekcja danych
opisujących
dokumenty –
ich treść i
przebieg
zdarzeń
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
12
System workflow - documentflow
• Przenosi (implementuje) do systemu informatycznego
rzeczywisty model działania firmy
• Stanowi sposób na automatyzację rutynowych czynności
• Chroni firmę przez skutkami „nadmiaru pracy” – nadzoruje
„każdą sprawę”
• Pozwala wykonać raport „stanu wszystkich spraw w firmie”
• Pozwala w łatwy sposób wpleść klienta w proces
(samoobsługa na stronie WWW – portal klienta, podgląd
stanu zamówienia, inne)
• Zarządza dokumentami – pozwala stworzyć archiwum
dokumentów
• Jest obecnie najlepszym sposobem na wdrożenie
zarządzania wiedzą w firmie
13
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
Wymagania na system Workflow
Architektura
Wszystkie wymagania funkcjonalne
powinny być spełnione przez
dziedzinową część systemu
Metadane (źr. http://www.archiwa.gov.pl/)
Warto korzystać ze standardów
i wymagać ich
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
16
Wymagania…
• System ma pozwalać na śledzenie przebiegu
sprawy, etapów jej załatwiania i osób, które
brały w tym udział.
• System ma pozwalać na wyszukiwanie
dokumentów na podstawie typu sprawy, osób
zainteresowanych, sędziego prowadzącego, …
• System ma pozwalać na obsługę tak zwanej
teczki spraw.
Za to wszystko
• System ma pozwalać na łączenie w procesie
wielu dokumentów i ich załączników.
odpowiedzialne są
• System ma pozwalać na automatyczne
metadane a nie mapa
generowanie teczek archiwalnych do Archiwum
procesu!
Państwowego
• System powinien pozwalać na projektowanie
procesów …
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
17
Systemy ERP i integracja z workflow
• Systemy ERP najczęściej pozwalają tylko na obsługę
dowodów księgowych i ich standardowych statusów
(np. dla faktury kosztowej: wprowadzona,
zaakceptowana, zaksięgowana, zapłacona).
• Przebiegi specyficzne dla firmy takie jak np. procedury
zarządzania kosztami, ścieżki weryfikacji, kontrola
zamówień itp. łatwiej wdrożyć z pomocą dużo bardziej
uniwersalnych systemów workflow/docflow
• Stosowanie specjalizowanych systemów (tu system
zarządzania przepływem pracy) wydaje się łatwiejsze i
mniej kosztowne niż „kastomizacja” systemow ERP…
(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/
18
Na zakończenie
• Workflow to przepływ pracy: określa co i w jakiej
kolejnosći jest (powinno być) wykonywane
• Przepływ dokumentów to „droga” jaką pokonują
konkretne dokumenty, nazwa ta odzwierciedla
niestety tylko „tradycyjny stan fizyczny” jakim jest
przekazywanie sobie nośnika informacji jakim jest
np. papier
• Systemy workflow to tandem w postaci
repozytorium informacji (dokumentów) i
kolejności ich przetwarzania.
Dziękuję za uwagę…
PYTANIA…?
© Jarosław Żeliński IT-Consulting
20
O mnie…
Od 1991 roku w branży IT i zarządzania
Od 1998 roku jako niezależny analityk, projektant i
firma it-consulting.Pl
Dziesiątki publikacji w prasie branżowej i
gospodarczej
Członek stowarzyszenia doradców gospodarczych
Wykładowca katedry systemów informacyjnych
wydziału przedsiębiorczości akademii morskiej w gdyni
Kilkudziesięciu odbiorców usług doradczych, małe,
średnie i duże firmy zarówno informatyczne jak i ich
klienci.
Poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez abw
Ekspert przy gabinecie komisji nadzoru finansowego
Doktorant katedry informatyki gospodarczej SGH
Publikacje między innymi w …
Projekty analityczne
między innymi dla…