Referentie

Netwerk Notarissen

Oktober 2014

Netwerk Notarissen kiest voor telefonie uit de cloud

De centrale organisatie van Netwerk Notarissen, het grootste samenwerkingsverband voor notariskantoren in Nederland, is onlangs overgestapt op telefonie uit de cloud. Nevendoel is om op basis van de eigen ervaringen een kant-en-klare propositie te ontwikkelen voor de 150 aangesloten kantoren. www.netwerknotarissen.nl

Netwerk Notarissen in cijfers

 150 kantoren   10 - 30 gebruikers per kantoor NFON telefonie uit de cloud

De wens

Er is in een tijdsbestek van ongeveer tien jaar veel veranderd in telefonie: voice over IP, vast-mobiel integratie, telefonie uit de cloud. Telefonie is vandaag de dag veel meer dan bellen en gebeld worden. De mogelijkheden zijn groot, maar de complexiteit is daarmee ook toegenomen. En dat laatste is precies waar MKB-ers geen behoefte aan hebben. Dat geldt ook voor Rob Heij. Hij is informatiemanager bij Netwerk Notarissen en houdt zich in die rol bezig met hoe de 150 aangesloten kantoren van elkaars kennis en ervaring kunnen profiteren teneinde cliënten een nog betere dienst te leveren. “De core business van onze organisatie is kennisdeling stimuleren. Bij onze notariskantoren gebeurt nog veel in de vorm van fysieke overleggen en op papier. Ik kijk hoe ik onze kantoren met eenvoudige middelen efficiënter en effectiever kan laten (samen)werken.” Eén van die middelen is telefonie. “Telefonie is geen core business voor een notariskantoor, maar een goede telefonische bereikbaarheid is wel essentieel om vertrouwen van klanten te winnen en behouden. De basis moet gewoon goed op orde zijn. Dat wil zeggen: een goede kwaliteit van de verbinding, makkelijk kunnen doorverbinden en eenvoudig functionaliteit kunnen instellen zoals het doorschakelen naar een ander toestel als binnen vier keer overgaan het eerste toestel niet wordt opgenomen”, zegt Heij. Kennis is onze voorsprong, service onze kracht Kennis is onze voorspron 2 van 4

Modern alternatief

Omdat de telefooncentrale van de centrale organisatie van Netwerk Notarissen in Baarn was afgeschreven keek Heij naar modernere alternatieven. “Er waren leveranciers genoeg die ons wilden ‘helpen’, de meesten met prachtige verhalen. Zetacom schiep als enige niet te hoge verwachtingen. Ze hadden een realistisch verhaal. En we hadden het gevoel dat ze ons echt wilden helpen en niet alleen maar wat wilden verkopen. Toen ik vroeg naar de contractvorm – voor een notaris een hele prangende vraag – antwoordden zij: wij zien het nut van een contract niet in. Wij leveren telefonie als dienst en als jullie daar niet tevreden over zijn, dan ben je vrij om naar een ander te gaan.”

De oplossing

Op basis van het advies van Zetacom koos Heij voor NFON, een Duitse cloudtelefoniedienst. Heij had twee belangrijke overwegingen om te kiezen voor telefonie uit de cloud. De eerste is het feit dat alle beheer uit handen wordt genomen. “Telefonie is voor ons toch synoniem aan ‘gedoe’. We hebben er geen verstand van. Dat betekent dat we in de oude situatie niet wisten of we de functionaliteit van de centrale optimaal benutten. Nu hebben we gewoon een vast aanspreekpunt voor alle telefonie, vast en mobiel. Zetacom adviseert ons hoe wij telefonie het best in onze processen kunnen inzetten. We komen er nu stap voor stap achter dat er meer mogelijk is dan alleen bellen en gebeld worden.” Een andere reden was de snelheid waarmee de dienst kon worden uitgerold. “Wij zaten omhoog toen onze oude centrale kuren kreeg. Zetacom kon de volgende dag al leveren.” Het feit dat Netwerk Notarissen geen grote initiële investering hoeft te doen, vindt hij ook prettig, maar was in zijn beslissing niet doorslaggevend. “Maar ik verwacht dat dat voor de bij ons aangesloten kantoren straks wel een belangrijk argument gaat zijn.”

Waarom Zetacom?

Hij vindt het prettig dat hij in Zetacom een dienstverlener heeft gevonden die rekening houdt met aspecten die specifiek zijn voor een bepaalde branche. Want iedere sector stelt andere eisen aan telefonie en overal is de rol die telefonie speelt in de processen anders. De zorg heeft bijvoorbeeld behoefte aan een koppeling van telefonie aan het verpleegoproepsysteem, winkeliers willen koppelen met hun pinapparatuur, en voor de notarisbranche is het kenmerkend dat daar nog vrij veel met een fax wordt gewerkt omdat dat document rechtsgeldig is. “Daar moet je wel rekening mee houden in je verbinding”, weet Heij. “Je hebt voor die fax een andere lijn nodig. Bovendien zou een koppeling tussen telefonie en het notarieel systeem de efficiency verhogen. Een leverancier die zich niet in een branche verdiept ziet dat soort aspecten over het hoofd en dan blijkt achteraf goedkoop ineens duurkoop.” Kennis is onze voorsprong, service onze kracht Kennis is onze voorspron 3 van 4

Status

NFON cloud telefonie is behalve bij het kantoor van Netwerk Notarissen ook bij vijf aangesloten kantoren uitgerold. Zij wisselen onderling ervaringen uit en koppelen die terug aan Zetacom. Eén van de adviezen is bijvoorbeeld om naast de gebruikerstraining een A4-tje met uitleg te maken dat wordt meegeleverd met ieder toestel. Heij: “Medewerkers kunnen Zetacom op ieder moment bellen voor ondersteuning, maar sommige vragen zijn heel standaard en kun je met een standaardinstructie oplossen. Het is voor medewerkers ook prettiger als zij eerst het A4-tje kunnen raadplegen en pas hoeven te bellen als hun vraag daar niet op staat.” Een ander advies dat Zetacom heeft overgenomen is om standaard na enkele weken of maanden een evaluatiesessie te houden en daarin ook de behoefte aan nieuwe functionaliteit te bespreken. “Wij zijn in eerste instantie begonnen met een basic dienst. Pas nu we er enkele maanden mee werken ontstaat er langzaam behoefte aan meer functionaliteit. Natuurlijk hebben we het ook in een eerdere fase wel gehad over andere mogelijkheden dan de standaard functionaliteit, maar toen landde dat nog niet. Pas nu we gewend zijn aan de toestellen, de manier van doorverbinden et cetera zijn we toe aan de volgende stap.” Een advies dat hij zeker aan de andere bij Netwerk Notarissen aangesloten kantoren zal geven is om te kiezen voor de iets duurdere toestellen met een groter scherm. “Wij dachten dat dit alleen voor secretaresses noodzakelijk zou zijn, maar het blijkt dat die toestellen intuïtiever te bedienen zijn. En gemak is ook veel waard.” Hij besluit: “Het behoort tot onze kerntaken om de kantoren van Netwerk Notarissen te faciliteren. We willen een overstap naar telefonie uit de cloud voor hen zo gemakkelijk mogelijk maken. We hebben in Zetacom een partner gevonden die ons daar heel goed in kan begeleiden.”

Zetacom Business Communications

Röntgenlaan 35 2719 DX Zoetermeer Postadres: Postbus 133 2700 AC Zoetermeer

T

088-938 22 00

E

[email protected]

I

www.zetacom.nl

Kennis is onze voorsprong, service onze kracht Kennis is onze voorspron 4 van 4