Transcript PRI: VAN MOETEN NAAR WILLEN - Q

PRI: VAN MOETEN NAAR WILLEN
Ervaringen met de HFMEA-Light in de praktijk
Door: Noortje Peters en Frédérique Bakker - 7 februari 2014
Grip hebben op je risico’s wordt een steeds belangrijker thema in de zorg. In 2009 heeft Q-Consult
een methode ontwikkeld om prospectieve risico-inventarisatie (PRI) uit te voeren: HFMEA-Light.
Deze methode wordt door ruim 30 zorginstellingen gebruikt. Na ruim drie jaar ervaringen opdoen,
zijn we benieuwd hoe de HFMEA-Light in de praktijk wordt toegepast. We hebben een aantal
zorginstellingen door het hele land geïnterviewd. In dit artikel leest u hun ervaringen, kritische
succesfactoren en gouden tips.
Positionering van de PRI
De prospectieve risico-inventarisatie is één van de
instrumenten om de kwaliteit en veiligheid van zorg en
dienstverlening voor de patiënt/cliënt te bewaken en te
verbeteren. In onze visie vormen het kwaliteits-, veiligheidsen risicomanagementsysteem één integraal verbetersysteem,
dat aansluit op de reguliere beleidscyclus. Wie risico‟s niet
beheerst, kan de veiligheid van zorg niet garanderen en
daarmee komt de kwaliteit van zorg onder druk te staan.
Andersom geldt dit ook. Wanneer de kwaliteit onder de maat
is, brengt dit verhoogde risico‟s met zich mee, waardoor de
veiligheid in het geding komt.
De HFMEA light is een verkorte
en efficiëntere versie van de
HFMEA (Health Failure Mode and
Effect Analysis). Kenmerkend aan
de methode:
 Gelijkwaardige input door
alle deelnemers.
 Alleen discussie als
standpunten >4 punten uit
elkaar liggen.
 Hoogste risico‟s = hoogste
prioriteit.
 Tijdsduur sessie ≤ 4 uur.
Van los naar geïntegreerd instrument
van deze commissies, zoals bijvoorbeeld nu
Geïnterviewden geven aan dat de PRI als een los
actueel ouderenmishandeling en iets langer
instrument de kwaliteitsafdeling is „ingevlogen‟:
geleden de risico‟s van Steradent. Als toevoeging
“Het moest van de verzekeraar.” Door scholing
op deze structuur voeren wij risico-inventarisaties
van medewerkers en het zichtbaar maken van de
uit.”
uitkomsten zag men de meerwaarde van de PRI
steeds meer in. “Het auditteam vraagt nu zelf om
De PRI wordt vooralsnog vaak als los instrument
een PRI”, aldus Jos Sparidans, Stichting
ingezet. De uitdaging ligt in de integratie van de
Oosterpoort. Argos Zorggroep heeft een
verschillende verbeterinstrumenten. Een interne
veiligheidsmanagementsysteem opgezet per
audit is bijvoorbeeld een geschikt instrument om
locatie. Marleen Leermakers: “Voor alle locaties,
te checken of de beheersmaatregelen uit een PRI
zo ook locatie de Breede Vliet, is een VMS
zijn opgepakt. Voor het Rode Kruis Ziekenhuis
ingericht met daaronder diverse commissies (o.a.
(RKZ) in Beverwijk is dit de volgende stap:
MIC, ARBO en 0% fixatie etc.). Het voordeel van
“Resultaten van verschillende instrumenten
een dergelijke structuur is dat belangrijke thema‟s
koppelen en opvolgen.”
continu gemonitord worden en „hot‟ items uit het
nieuws direct opgepakt kunnen worden door één
Risicobewustzijn en verbeterde zorgprocessen
recht komt. “What‟s in it for me?”, aldus Jos
Alle geïnterviewden zijn overtuigd van de
Sparidans (Oosterpoort). Een tweede succesfactor
meerwaarde van de PRI. In het Zuwe Hofpoort
is integratie in het kwaliteits- en verbetersysteem.
Ziekenhuis (ZHZ) in Woerden heeft het uitvoeren
Volg PRI‟s op met een audit en gebruik de trends
van PRI‟s geleid tot het verbeteren van het
uit audits om processen voor een PRI te kiezen.
zorgproces en het verhogen van het
Boudewijn de Best (Argos) voegt hier aan toe:
risicobewustzijn in alle medewerkerslagen. In het
“Zorg voor samenhang en afstemming met
RKZ spreekt medewerkers vooral de brede
andere afdelingen, bijvoorbeeld de afdeling
participatie aan: “De mensen voelen dat ze
inkoop als je een PRI uitvoert op nieuwe
meewerken aan besluitvorming. De stem van
producten.” Alle geïnterviewden hebben ervaren
patiënten en professionals wordt in tijden van
hoe lastig het is om PRI‟s uit te voeren, maar
crisis niet altijd gehoord. De PRI geeft
erkennen ook dat “een goede voorbereiding 90%
professionals, op basis van inhoud, handvatten
van het succes is”. De voorbereiding begint met
om (nieuwe) processen te analyseren.”
de vraag: waarom voeren wij een PRI uit op
proces X?
Boudewijn de Best en Marleen Leermakers van
Argos Zorggroep zien de PRI als middel om de
cliëntveiligheid te verbeteren. Bij nieuwe
processen en bij de aanschaf van nieuwe
producten voeren zij een PRI uit. Ter illustratie
gaven Boudewijn en Marleen het voorbeeld van
de aanschaf van hoog-laagbaden.
De prospectieve risicoanalyse was voor hen
Succesfactoren PRI
1.
2.
duidelijk. What’s in it for me?
3.
verpleging, maar ook door familie. Tot slot
benoemen alle geïnterviewden dat het fijn is om
samen risico‟s te erkennen en ook bewust te
besluiten om risico‟s al dan niet te beheersen.
Samenhang: de positie t.o.v. andere
kwaliteitsinstrumenten zoals interne audits is
aanleiding om protocollen op te stellen hoe deze
baden veilig gebruikt kunnen worden door de
Commitment RvB: belang PRI wordt erkend en
uitgedragen.
Beleid: het doel en de winst van de PRI is
helder en geborgd.
4.
Betrek de juiste mensen voor de uitvoering.
5.
Beschik over een actuele procesbeschrijving
als basis.
6.
Zet de PRI in op nieuwe en kritische processen.
Hiermee creëer je consensus over zorgprocessen
en wederzijds begrip.
Paul Verhoeven (RKZ) adviseert: “Maak er geen
theoretisch gedoe van, zorg dat een PRI een
Kritische succesfactoren
urgentie heeft.” Dit versterkt het draagvlak vanuit
Het implementeren van PRI‟s was en is voor alle
de Raad van Bestuur en de medewerkers van de
organisaties een worsteling. Het vinden van een
instelling. Jos Sparidans voegt hier aan toe: “Zet
vorm die bij de organisatie past, kost tijd en
een PRI alleen in bij nieuwe en kritische
inspanning van zowel de kwaliteitsmedewerkers
processen.”
als de organisatie. Zoals Lysette Devilee (ZHZ) het
verwoordt: “Je moet investeren in een
De PRI levert meer op als de juiste mensen aan
cultuuromslag en een bewustwording van
tafel zitten. Maak daarnaast een bewuste keuze
risico‟s.” Deze cultuurverandering vraagt om
voor de procesbegeleider. De kans van slagen
leiderschap. De Raad van Bestuur moet uitstralen
wordt verhoogd wanneer de procesbegeleider de
wat het belang van de PRI is voor de organisatie
deelnemers van te voren informeert over het doel
en in welke omstandigheden een PRI tot zijn
van de PRI, de tijdsplanning en opvolging van de
formuleer in de tweede sessie de
acties uit de PRI. Lysette Devilee (ZHZ): “Bekijk de
beheersmaatregelen. Deze manier van werken
te bespreken processen kritisch: zijn dit écht de
maakt het logistieke proces makkelijker, creëert
processen die worden gehanteerd in de praktijk?
meer risicobewustzijn en leidt tot
Of moet voor het uitvoeren van de PRI de
beheersmaatregelen die meer overdacht zijn.
procesbeschrijving geüpdatet worden?”
HFMEA-Light geschikt voor alle processen?
Creatief toepassen van de HFMEA-Light
Maakt het uit welke methodiek je hanteert bij een
De HFMEA-Light is een methode die bij uitstek
PRI? Nee. Alle zorginstellingen geven aan dat de
geschikt is om een PRI uit te voeren op een
methode niet leidend is, maar vooral structuur
afgebakend proces. Maar je wilt als zorginstelling
creëert. De HFMEA-Light is één van de methodes
ook PRI‟s uitvoeren op thema‟s of eenmalige
uit de PRI „toolbox‟. De keuze voor een methode
gebeurtenissen, denk aan het thema
is afhankelijk van het doel en het type PRI
medicatieveiligheid of gebeurtenissen zoals een
(proces, thema, gebeurtenis). Met deze gedachte
grootschalige verbouwing of de aanschaf van een
hebben de geïnterviewden de afgelopen jaren
apparaat/hulpmiddel. Wat blijkt? De HFMEA-
ook „gespeeld‟ met de methodiek. Welke
Light methodiek wordt creatief ingezet.
methode is het meest geschikt in onze situatie?
Wat past bij onze organisatie? En hoe passen we
Jos Sparidans (Oosterpoort) heeft de HFMEA-
deze methode dan toe?
Light methode opgeknipt in een PRI
(inventarisatie) en een PRA (analyse).
Lysette Devilee (ZHZ) is bezig met het
Voor overzichtelijke en beknopte processen
ontwikkelen van een PRI „toolbox‟ voor haar
(bijvoorbeeld „toegang cliënt‟) past hij een PRI
ziekenhuis. Hierin zijn de verschillende
toe. In zijn bewoording: “Dit is een inventarisatie-
methodieken opgenomen als HFMEA, HFMEA-
brainstorm van 1,5 uur waarin gefocust wordt op
Light, Bow-Tie, Self-riskassessment en de what-if
het laaghangend fruit en vooral faalwijzen
brainstorm. Haar conclusie over de HFMEA-Light
worden geïnventariseerd”. De inventarisatie
methode: “Het is een methode die geschikt is
wordt uitgevoerd door een multidisciplinair team
voor kleine, niet al te complexe processen en het
en kan worden opgevolgd door een verdere
geeft inzicht in de hoogste risico‟s.” Jos Sparidans
analyse door twee of drie getrainde medewerkers
(Oosterpoort) ziet voor de complete HFMEA-
uit het team.
Light methode (van 4 uur) vooral mogelijkheden
bij complexe processen, waarbij een
In het RKZ wordt de HFMEA-Light methode
multidisciplinaire benadering en meer tijd nodig
doorgaans gehanteerd zoals de methode
is.
aangeleerd is. “Soms slaan we iets over,
bijvoorbeeld als de prioriteit ligt bij het in kaart
Toekomst: PRI slimmer en beter inzetten
brengen van de risico‟s.” Judith Stamhuis (RKZ)
Op basis van de interviews en ervaringen
geeft aan dat er behoefte is aan een HFMEA-
concluderen we dat de HFMEA-Light een
Ultralight versie. Een versie waarin de
succesvolle methode is voor het uitvoeren van
processtappen van te voren zijn uitgewerkt met
PRI‟s op een proces. We zijn er trots op dat de
daarbij voor de hand liggende risico‟s. Een
HFMEA-Light methode door het veld wordt
gouden tip van het RKZ: “Knip de methode op in
doorontwikkeld. Daarmee blijkt het bovenal een
2x2 uur!” Bespreek bijvoorbeeld in de eerste
pragmatisch en breed inzetbaar instrument te
sessie de risico‟s en de waarderingen en
zijn.
We zien dat de scope van een PRI verder reikt
Tot slot
dan enkel PRI‟s op een proces. PRI‟s kunnen op
We willen alle geïnterviewden bedanken voor het
alle momenten van de keten worden uitgevoerd.
delen van hun ervaringen met PRI‟s. Het was
Maar wanneer zet je nou welke methode in?
inspirerend om te horen dat de PRI zich heeft
Ook ligt er nog een uitdaging in het borgen van
ontwikkeld van een verplichting naar een vraag
de PRI als instrument in de organisatie en het
vanuit de organisatie. We zijn gemotiveerd om de
integreren met andere kwaliteitsinstrumenten.
meerwaarde van PRI‟s te delen met u en te
zoeken naar instrumenten die bij uw organisatie
passen. We danken de volgende functionarissen
Gebruikersbijeenkomst PRI
Eind mei 2014 organiseren we een
gebruikersbijeenkomst „PRI beter én slimmer
inzetten‟ om samen de volgende stap te zetten!
Hierover leest u meer informatie op onze
website www.qconsultzorg.nl. Of mail naar
[email protected]
Meer weten?
Wij denken graag met u mee over het slim en
praktisch inzetten van de PRI. Neem voor meer
informatie contact op met:
Nathalie van Vemde
[email protected]
06 27 86 35 71
LinkedIn: nl.linkedin.com/in/nathalievanvemde
Frédérique Bakker
[email protected]
06 83 44 29 23
Twitter: twitter.com/mrFrederique
LinkedIn: nl.linkedin.com/in/frederiquebakker
W www.qconsultzorg.nl
T 026 383 05 65
E [email protected]
voor hun bijdrage:
-
Lysette Devilee, Zuwe Hofpoort
Ziekenhuis
-
Jos Sparidans, Stichting Oosterpoort
-
Paul Verhoeven, Rode Kruis Ziekenhuis
-
Judith Stamhuis, Rode Kruis Ziekenhuis
-
Boudewijn de Best, Argos Zorggroep
-
Marleen Leermakers, Argos Zorggroep