Transcript Handleiding Documentbeheer - De Heer Kennis

Handleiding
Documentbeheer
Handleiding
Declareren
Versie 3.0.0.3
PlanCare 2
elektronisch cliënten dossier
G2 Paramedici
het EPD voor paramedici
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
INHOUDSOPGAVE
1
Inleiding ........................................................................................................................................................................ 2
2
Gebruik van de module .......................................................................................................................................... 2
2.1 Toegang tot uw documenten ............................................................................................................ 2
2.2 Het documentenoverzicht .................................................................................................................. 3
3
2.2.1
Overzicht ...................................................................................................................................................3
2.2.2
Bewerkingen ............................................................................................................................................4
Inrichtingsaspecten .................................................................................................................................................. 7
3.1 Het configureren van de documentmodule (applicatiebeheer) ........................................... 7
3.2 Het gebruik van documentsjablonen ............................................................................................. 7
3.3 Het gebruik van documentcategorieën ......................................................................................... 8
3.4 Het aanmaken van een Zorgmailaccount ..................................................................................... 9
Pagina | 1
t +31 (0)184 49 17 00
f +31 (0)184 49 17 98
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
1 Inleiding
In de loop van een zorgtraject worden er diverse documenten en berichten aangemaakt of
geraadpleegd door zowel cliënten als medewerkers. Met de module Documentbeheer kan deze
informatie verzameld en geordend worden, zodat deze op een overzichtelijke manier voor de juiste
personen toegankelijk is. Bestaande documenten kunnen aan de module toegevoegd worden, maar
het is ook mogelijk om vanuit de module nieuwe tekstdocumenten, al dan niet op basis van een
sjabloon, op te stellen en toe te voegen. Ook kan de module geïntegreerd worden met ZorgMail,
zodat ook de medische informatie vanuit externe partijen overzichtelijk getoond kan worden in de
module Documentbeheer.
Hoofdstuk 2 beschrijft het gebruik van de module. Hoofdstuk 3 beschrijft de inrichtingsaspecten.
2 Gebruik van de module
2.1
Toegang tot uw documenten
De tegel Documenten op Mijn PlanCare en op het cliëntdossier geeft toegang tot de module
Documentbeheer.
Dit scherm geeft u overzicht over alle cliënten waarop u recht heeft. U kunt vanuit dit scherm
documenten inzien, toevoegen en verwijderen.
U kunt tevens via het dossier van de cliënt de tegel Documenten gebruiken. Hiermee ziet u alleen de
documenten van desbetreffende geselecteerde cliënt.
Pagina | 2
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
2.2
Het documentenoverzicht
2.2.1
Overzicht
De tegel Documenten geeft toegang tot het Documentenoverzicht.
Dit overzicht toont in Mijn PlanCare de beschikbare documenten in vier groepen:

Mijn afdeling: afdelingsspecifieke documenten
Wanneer een medewerker betrokken is bij verscheidene afdelingen worden deze hier getoond (en
per afdeling de bijbehorende documenten).

Mijn documenten: gebruiker specifieke documenten

Mijn mail: ZorgMail (in geval van een account en rechten voor een medewerker)
Het is mogelijk dat een gebruiker een of meer andere gebruikers machtigt voor zijn/haar Zorgmail.
Degene die een machtiging gekregen heeft ziet in dat geval bij Mijn mail zowel zijn eigen naam
(met de bijbehorende berichten) als die van degene die een machtiging verstrekt heeft (met de
bijbehorende berichten).
Het is mogelijk om een ZorgMail-bericht te koppelen aan de cliënt waar dit betrekking op heeft.
Het bericht wordt dan verplaatst naar de bewuste cliënt bij Mijn cliënten en is niet meer zichtbaar
in Mijn mail.

Mijn cliënten: cliënt specifieke documenten.
De documenten in deze groep worden altijd geordend per cliënt.
Voor een cliënt worden in het cliëntdossier de documenten niet verdeeld in verschillende groepen.
Wanneer een groep nieuwe documenten bevat, is de naam van groep vet weergegeven en wordt het
aantal nieuwe documenten tussen haakjes weergegeven.
Het is mogelijk om een groep in verscheidene categorieën te verdelen, maar de keuze hiervoor is
organisatieafhankelijk (zie ook: Inrichtingsaspecten).
Wanneer een groep aangeklikt wordt, worden rechts alle documenten uit de groep getoond. Als de
groep verscheidene categorieën bevat, worden alle documenten uit al deze categorieën getoond.
Wanneer in Mijn cliënten een cliëntnaam aangeklikt wordt, worden alle documenten voor de cliënt
getoond (dus uit alle eventuele categorieën). Wanneer een categorie aangeklikt wordt, worden alleen
de documenten uit de bewuste categorie getoond.
Pagina | 3
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
De schermafdruk aan het begin van deze paragraaf toont dat er voor deze gebruiker 24 ongelezen
mail-berichten zijn en dat er voor zijn/haar cliënten in totaal vijf nieuwe documenten zijn. Twee
daarvan zijn voor Bewoner1. Eén nieuw document staat in de categorie Algemeen, het andere in de
categorie Zorgregistratie.
2.2.2
Bewerkingen
Boven het documentenoverzicht vindt u een aantal knoppen waarmee u diverse bewerkingen uit kunt
voeren. Niet alle bewerkingen zijn bij alle groepen of documentcategorieën mogelijk. Wanneer een
bewerking niet mogelijk is, is de bijbehorende knop wel zichtbaar, maar grijs van kleur.
Wanneer u een document toe wilt voegen kiest u eerst de groep waaraan u het document toe wilt
voegen en vervolgens klikt u op
. Hierna krijgt u de mogelijkheid om te kiezen uit 3
manieren om een document toe te voegen.
De eerste twee opties bieden de mogelijkheid om, met gebruikmaking van diverse
tekstverwerkingsfuncties, een nieuw tekstdocument aan te maken en toe te voegen. Met de optie
Tekstdocument op basis van sjabloon is het mogelijk een geschikt sjabloon (zie: Inrichtingsaspecten) als
basis voor uw tekstdocument te gebruiken.
Bij het opslaan van het tekstdocument kunt u een aantal kenmerken vastleggen (zie schermafdruk
hieronder).




Categorie: hier kunt u kiezen uit de documentcategorieën die horen bij de groep die u
hiervóór geselecteerd heeft.
Beschrijving en naam: deze kunt u zelf bepalen
Voor een tekstbestand is het type altijd RTF.
Desgewenst kunt u met een kleur een prioriteit aangeven.
Pagina | 4
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
Wanneer u kiest voor het toevoegen van een
kunt u in onderstaand scherm
aangeven welk bestand u wilt toevoegen en met welke kenmerken:

Categorie (waar het bestand toegevoegd zal worden): hier kunt u kiezen uit de
documentcategorieën die horen bij de groep die u hiervoor geselecteerd heeft.
Beschrijving: deze kunt u zelf bepalen.


Bestand: via de knop
kiest u het betreffende bestand.
Desgewenst kunt u met een kleur een prioriteit aangeven.

De kenmerken van een toegevoegd document kunt u raadplegen met de knop
.
Wanneer u een document wil verwijderen, selecteert u eerst rechts in de lijst het bewuste document en
klikt u daarna op
. Aanwijzing: Als u een groep of een categorie kiest, wordt
automatisch het eerste document hieruit geselecteerd.
Zoals gezegd, toont het documentenoverzicht de documenten gerubriceerd per groep en per
categorie of cliënt. Via de knop
krijgt u een totaaloverzicht van alle voor u beschikbare
documenten (dus uit alle groepen en categorieën). Hiermee kunt u zoeken in het totaal van al uw
documenten.
Twee bewerkingen hebben specifiek betrekking op Zorgmail. Met de knop
kunt
u een andere gebruiker machtigen, waardoor ZorgMail die aan u gericht is ook toegevoegd wordt aan
zijn of haar Documentenoverzicht. Als een collega u voor zijn/haar ZorgMail machtigt, ziet u zijn/haar
Pagina | 5
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
ZorgMail in uw Documentenoverzicht in een aparte categorie (met zijn/haar naam) in de groep Mijn
mail.
Met de knop
kiezen en met de knop
Met knop
komt u in onderstaand scherm waarin u een medewerker kunt
toe kunt voegen aan de lijst van gemachtigden.
kunt u een ZorgMail-bericht uit de groep Mijn mail verplaatsen naar een
van de categorieën van de cliënt waarop het bericht betrekking heeft. Hiervoor geeft u in onderstaand
scherm de gewenste categorie aan en kiest u de bewuste cliënt.
Pagina | 6
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
3 Inrichtingsaspecten
Om de module Documentbeheer te kunnen gebruiken dient u er eerst voor de zorgen dat de module
op de juiste wijze is geconfigureerd. Dit hoofdstuk gaat in op de installatie en applicatiebeheer
aspecten van deze module.
3.1
Het configureren van de documentmodule (applicatiebeheer)
De documentmodule verwacht een centrale locatie waar documenten kunnen worden opgeslagen.
Maak binnen uw netwerk een gedeelde map (share) aan waarop documenten kunnen worden
geplaatst. Zorg ervoor dat er minimaal één gebruiker is die toegang heeft tot deze map.
Stel vervolgens de locatie van de map in bij Onderhoud onder de knop Applicatie instellingen.
Selecteer vervolgens de module Documentbeheer en geef de volgende parameters in:
DocumentStoreLocation
Geef de locatie waar de bestanden moeten worden opgeslagen. Vb. [\\[SERVER]\[SHARE]
DocumentStoreUserName
Geef de gebruikersnaam van de gebruiker die recht heeft op bovenstaande locatie. Let op !! Er dient
minimaal lees-, schrijf- en verwijderrecht te zijn geconfigureerd. Vb. [\\[Domain\Username]
DocumentStorePassWord
Geef het wachtwoord van bovenstaande gebruiker.
RESTApiServiceHostname
Deze parameter moet verwijzen naar de server waar de communicatie service van PlanCare 2
geïnstalleerd is.
RESTApiServicePortNumber
Deze parameter bevat het unieke poortnummer van de RESTAPIService en mag niet gebruikt worden
door een andere service op de server.
Na het instellen van bovenstaande parameters dient u de communicatieservice van PlanCare 2 te
herstarten.
Controleer tot slot bij Onderhoud onder de knop “Taken en services” of de REST service voor externe
communicatie is gestart.
3.2
Het gebruik van documentsjablonen
Met behulp van documentsjablonen kunt u veel gebruikte documenten alvast aanmaken en gebruik
maken van samenvoegvelden. Deze worden gevuld met cliëntinformatie of medewerker informatie.
Kies in de backoffice voor Documentbeheer
Ga vervolgens naar Onderhoud documentsjablonen en kies vervolgens voor Nieuw.
Pagina | 7
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
Onderstaand venster verschijnt. U kunt hier de tekst ingeven die gebruikt wordt voor het sjabloon. U
kunt tekst overnemen uit bijvoorbeeld een bestaand Word-document.
Dit sjabloon biedt u tevens de mogelijkheid gebruik te maken van samenvoegvelden. Kies voor
Invoegen en vervolgens voor Parameters. Selecteer vervolgens het juiste samenvoegveld. Zodra het
document wordt opgemaakt door de gebruiker zal het veld worden gevuld met de (gegevens van de)
cliënt die is geselecteerd.
Geef een naam voor het sjabloon en kies voor Opslaan.
3.3
Het gebruik van documentcategorieën
PlanCare biedt de mogelijkheid documenten in categorieën op te slaan. Als applicatiebeheerder wordt
u de mogelijkheid geboden documentcategorieën (mappen) aan te maken. U kunt tevens aangeven
welke disciplines de documenten in deze categorie mogen lezen, toevoegen en verwijderen. Bij het
opslaan van het document wordt gevraagd in welke categorie het document moet worden
opgeslagen. Indien desbetreffende cliënt nog geen mapje heeft van de betreffende categorie, dan
wordt deze aangemaakt.
Pagina | 8
PlanCare 2
Handleiding Documentbeheer
3.4
Het aanmaken van een Zorgmailaccount
PlanCare biedt u de mogelijkheid Zorgmailberichten te lezen en in te zien.
Indien u gebruik wenst te maken van Zorgmail dient u er eerst voor te zorgen dat u een
Zorgmailaccount aanvraagt via http://www.zorgmail.nl/. Nadat u uw account heeft geactiveerd bent u
in staat uw Zorgmailaccount in PlanCare te configureren.
Kies hiervoor in de backoffice voor Documentbeheer en vervolgens voor Onderhoud accounts zorgmail.
Kies Nieuw om een zorgmailaccount aan te maken. Geeft vervolgens uw abonneenummer in en
selecteer de juiste medewerker waaraan u dit account wilt verbinden.
Zorgmail is nu correct voor deze gebruiker ingesteld.
Pagina | 9