Transcript Senior Medewerker Personeelszaken Ambassade van het koninkrijk

Senior Medewerker Personeelszaken
Ambassade van het koninkrijk der Nederlanden te Peking
(38 uur per week)
Functiebeschrijving:
Personeelszaken
 Verwerkt, verifieert en onderhoudt documentatie op het gebied van
personeelszaken en procedures, zoals de wervingsprocedure voor de post
Peking en de procedure m.b.t. functieprofielen voor het gehele China
netwerk (Ambassade Peking en Consulaat Generaals in Shanghai,
Guangzhou, Hong Kong en Chongqing);
 Administreert personeelsgegevens zoals verlof- en ziekteregistratie, de
start- en functioneringsgesprekken, arbeidsovereenkomsten (lokale
medewerkers), bezettingsoverzichten, functieprofielen, bevorderingen
(lokale medewerkers) en verzorgt rapportages/overzichten hierover;
 Beantwoordt vragen en licht HR-beleid (Postuitwerking en Rrlok-regeling en
de guidelines voor de Chinese medewerkers) en -procedures toe naar
medewerkers en sollicitanten;
 Informeert en adviseert m.b.t. vacatures en opstellen en versturen van
functieprofielen;
 Geeft informatie over personeelszaken door aan de personeelsdienst van het
ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag en het Regional Support
Office in Kuala Lumpur;
 Is betrokken bij het werving- en selectieproces van lokale medewerkers door
het geven van advies bij vacatureteksten, bekend stelling hiervan en geeft
eventueel adviezen over aanstellingen van personeel;
 Assisteert - op verzoek van de deelnemende posten in het netwerk, bij
bemiddeling van personeel;
 Verzorgt het aanstellingsproces voor lokale medewerkers (ondersteuning bij
visumaanvraag, verklaring omtrent het gedrag, medische keuring,
aanmelding Chinese autoriteiten enz.);
 Opstellen en verlengen van arbeidsovereenkomsten van lokale
medewerkers, administreren van ontslag van lokale medewerkers;
 Salarisadministratie van Peking, Guangzhou en Chongqing;
 Beheert mailbox PEK-HR;
 Andere voorkomende AZ werkzaamheden;
1
Functie-eisen:
 HBO- niveau;
 3-5 jaar relevante ervaring gewenst;
 Afgeronde administratieve (vervolg) opleiding;
 Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
 Kennis van de Chinese taal een pre;
 Ervaring met administratieve werkzaamheden;
 Affiniteit en ervaring met personeelszaken.
Belangrijke competenties zijn: initiatief, integriteit, klantgerichtheid,
kwaliteitsgerichtheid, plannen en organiseren, resultaatgerichtheid,
schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
Voor deze functie wordt gezocht naar een voortvarende enthousiaste
medewerk(st)er die een zelfstandige en anticiperende werkinstelling heeft. Het
beheer van alle personeelscontracten en de daarmee gepaard gaande
vervaldata zijn bij deze functie belegd; aan de kwaliteit van systematisch
werken wordt daarom groot belang gehecht. Goede beheersing van de Engelse
taal is onontbeerlijk terwijl Chinees een pre is.
Werkomgeving:
De Nederlandse ambassade te Peking is een grote post met circa 100
medewerkers, onderverdeeld in uitgezonden medewerkers, lokale Nederlandse
staf en Chinese staf van het staatsbureau. Er is een fors aantal vakattachés
werkzaam op de ambassade: Defensie attaché; Innovatie Raad; Infrastructuur
& Milieu; Volksgezondheid, Welzijn & Sport; Immigratie en Naturalisatie
liaison; KLPD attaché en een Douane attaché. De omvang van de post
weerspiegelt het belang dat Nederland aan China hecht. Het land is een
economische reus geworden en Nederland probeert daar optimaal van te
profiteren. Binnen China heeft Nederland naast de ambassade in Peking een
viertal CG's: Chongqing, Guangzhou, Hongkong en Shanghai. Er zijn
daarnaast zes Netherlands Business Support Offices in China. Tot het ressort
van de post behoren China en Mongolië. In Ulaanbaatar wordt Nederland op
dit moment vertegenwoordigd door een Honoraire consul en een lokale
economische medewerker.
De Senior Medewerker Personeelszaken maakt deel uit van de afdeling interne
zaken. Dit team bestaat uit negen medewerkers (het hoofd interne zaken, een
gebruikersondersteuner, facility manager, medewerker algemene zaken,
medewerker personeelszaken, medewerker financiële zaken, twee protocol
medewerkers en een receptioniste) alsmede de ondersteunende staf van de
ambassade (chauffeurs, koffiedames en onderhoudspersoneel)
Arbeidsvoorwaarden:
• Het gaat om een lokaal aangetrokken medewerker op wie de zogenoemde
Rechtspositieregeling lokaal indienstgenomen werknemers 2005 van het
Ministerie van Buitenlandse Zaken van toepassing is;
• De functie is ingeschaald in schaal 7 met in beginsel loonnummer 0. Bij
aantoonbare relevante werkervaring bestaat de mogelijkheid in een hoger
loonnummer ingeschaald te worden.
2
Het is een aanstelling voor de duur van twee jaar, met de mogelijkheid tot
verlenging.
• Het betreft een voltijdbaan (38 uur per week).
•
Meer informatie:
Nadere inlichtingen zijn verkrijgbaar bij mw. Andrea Velema (Hoofd Interne
Zaken), telefoon: + 86 10 8532 0247, e-mail: [email protected].
Solliciteren:
De sollicitatieprocedure bestaat vooralsnog uit een gesprek.
Geïnteresseerden worden uitgenodigd een motivatiebrief en curriculum vitae
uiterlijk 9 maart 2014 te sturen naar: [email protected].
NB: Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.
Aanstelling:
Aanstelling vindt plaats onder voorbehoud van het verkrijgen van een visum,
een verklaring omtrent het gedrag met de uitkomst van geen bezwaar en een
positieve uitslag van de verplichte medische keuring.
3