Transcript ENGAGE Modeler Handleiding

ENGAGE Modeler
Handleiding
© 2015 ENGAGE Software
Note:
To change the product logo for your ow n print manual or
PDF, click "Tools > Manual Designer" and modify the print
manual template.
Title page 1
Use this page to introduce the product
by ENGAGE Software
This is "Title Page 1" - you may use this page to introduce
your product, show title, author, copyright, company logos,
etc.
This page intentionally starts on an odd page, so that it is on
the right half of an open book from the readers point of view.
This is the reason why the previous page was blank (the
previous page is the back side of the cover)
ENGAGE Modeler Handleiding
© 2015 ENGAGE Software
All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or
mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the
written permission of the publisher.
Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the
respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks.
While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no
responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this
document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and
the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused
directly or indirectly by this document.
Printed: januari 2015 in (whereever you are located)
Publisher
...enter name...
Managing Editor
...enter name...
Technical Editors
...enter name...
...enter name...
Cover Designer
...enter name...
Team Coordinator
...enter name...
Production
...enter name...
Special thanks to:
All the people who contributed to this document, to mum and dad
and grandpa, to my sisters and brothers and mothers in law, to our
secretary Kathrin, to the graphic artist who created this great product
logo on the cover page (sorry, don't remember your name at the
moment but you did a great work ), to the pizza service down the
street (your daily Capricciosas saved our lives), to the copy shop
where this document will be duplicated, and and and...
Last not least, we want to thank EC Software who wrote this great
help tool called HELP & MANUAL which printed this document.
4
ENGAGE Modeler Handleiding
Table of Contents
Foreword
5
Part I Introductie
7
Part II Basisbegrippen en definities
9
1 Hiërarchie
...................................................................................................................................
van begrippen
9
2 Syntaxis
................................................................................................................................... 10
3 Modelleerfasen
................................................................................................................................... 10
Part III Het in kaart brengen van het proces
13
1 Tutorial:
...................................................................................................................................
Aan de slag
13
2 Tutorial:
...................................................................................................................................
Het decoreren van het procesdiagram
19
3 Tutorial:
...................................................................................................................................
Het wijzigen van de lay-out van het proces
26
4 Tutorial:
...................................................................................................................................
Gebruik van drag-and-drop
30
5 Tutorial:
...................................................................................................................................
Navigatie door dubbelklikken
36
Part IV Het evalueren van een proces
41
1 Tutorial:
...................................................................................................................................
Procesevaluatie
41
Part V Het simuleren van een proces
49
1 Tutorial:
...................................................................................................................................
Processimulatie
49
Part VI Repository management
53
1 Tutorial:
...................................................................................................................................
Het aanmaken van gebruikers
53
2 Tutorial: Het inrichten van een organisatie met verschillende
gebruikersrechten
................................................................................................................................... 56
Part VII Gebruik van Tables
68
1 Tutorial:
...................................................................................................................................
Tabellen met rollen en documenten aanmaken
68
2 Tutorial:
...................................................................................................................................
Centrale tabellen gebruiken
70
3 Tutorial:
...................................................................................................................................
Centraliseren van rollen en documenten
74
4 Tutorial:
...................................................................................................................................
Gebruiken van eigen tabeltypes
80
Index
0
© 2015 ENGAGE Software
Foreword
Foreword
This is just another title page
placed between table of contents
and topics
© 2015 ENGAGE Software
5
Top Level Intro
This page is printed before a new
top-level chapter starts
Part
I
Introductie
1
7
Introductie
Deze tutorials leren u hoe u met Engage! Modeler efficiënt en succesvol uw bedrijfsprocessen kunt
modelleren en analyseren. De tutorials zijn onderverdeeld in de volgende groepen:
Het in kaart brengen van een proces
Het evalueren van een proces
Het simuleren van een proces
Repository management
Gebruik van ENGAGE Tables
Elke tutorial bestaat uit de volgende onderdelen:
Doel
Duur
Voorwaarde
Opdracht
Uitwerking
Samenvatting
Voordat u de lessen begint, raden we u aan om eerst de paragraaf Basisbegrippen en definities door te
lezen.
© 2015 ENGAGE Software
Top Level Intro
This page is printed before a new
top-level chapter starts
Part
II
Basisbegrippen en definities
2
9
Basisbegrippen en definities
Bedrijfsprocessen zijn complexe zaken die bestaan uit verschillende activiteiten waarbij verschillende
hulpmiddelen zijn betrokken en ten dienst staan aan meerdere bedrijfsdoelen. Om deze processen beter
te begrijpen, wordt voor de beschrijving ervan door mensen gebruik gemaakt van meerdere modellen. Het
hebben van een model van een bedrijfsproces stelt ons in staat om het proces vanuit meerderen
invalshoeken te analyseren. Een dergelijke analyse resulteert veelal in een gewijzigd procesmodel dat
beter is in bepaalde aspecten ten opzichte van het huidige model. Vervolgens wordt het verbeterde
procesmodel geïmplementeerd in de werkelijke situatie.
De effectiviteit van deze benadering hangt af van de nauwkeurigheid van het model en hoe de gebruikte
bouwstenen de werkelijkheid representeren. Echter, er is altijd een afweging tussen nauwkeurigheid en
begrijpbaarheid. Hoe nauwkeuriger het model, hoe complexer het is en hoe moeilijker te begrijpen en te
communiceren.
Engage! Modeler focust hoofdzakelijk op de begrijpbaarheid van het proces. Kortom, er wordt gebruik
gemaakt van eenvoudige modelleerelementen met een goed gedefinieerde betekenis, hiërarchie en
syntaxis. Een uitgebreide set aan verschillende eigenschappen maken deze elementen krachtig genoeg
om het typische gedrag van bedrijfsprocessen te modelleren.
2.1
Hiërarchie van begrippen
De hiërarchie van begrippen die gebruikt worden binnen ENGAGE Modeler kan als volgt worden
weergegeven:
Repository
Project
Model
Rol
Groep
Proces
Processstap
Tabeltype
Tabel
Tabelelement
Het begrip (bedrijfs)proces staat hier centraal. We richten ons namelijk op het modelleren van
bedrijfsprocessen. In het algemeen kan worden gesteld dat een proces bestaat uit een aantal
processtappen, die kunnen worden onderverdeeld in: activiteiten (taken en vergaderingen waarin het
echte werk wordt uitgevoerd) en stuurelementen (die de processtroom bepalen, bijv. keuzes en parallelle
processen).
Voor de uitvoering van activiteiten zijn hulpmiddelen nodig. ENGAGE Modeler concentreert zich alleen
op menselijke hulpbronnen die worden gevormd door groepen van mensen. Alhoewel activiteiten door
mensen worden uitgevoerd, is het riskant om een specifiek persoon direct toe te wijzen aan een
specifieke activiteit. Het feit dat werknemers worden aangesteld en ontslagen, zou geen directe invloed
moeten hebben op het procesmodel. Om die reden is het begrip rol geïntroduceerd. Een rol is een
denkbeeldig persoon met bepaalde vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van bepaalde
activiteiten. Een activiteit wordt toegewezen aan een bepaalde rol (of rollen); de personen in de groepen
die gekoppeld zijn aan deze rol zijn de daadwerkelijke uitvoerders van deze activiteit.
© 2015 ENGAGE Software
10
ENGAGE Modeler Handleiding
Processtappen, rollen en groepen vormen een minimale set van benodigdheden voor het modelleren van
een proces. Maar Engage! Modeler is ontworpen voor het modelleren van vele processen. Om het
beheren van procesmodellen te vereenvoudigen, zijn de modellen gegroepeerd in bovenliggende
categorieën. Processen die dezelfde set van rollen delen zijn gegroepeerd in modellen. Een model kan
staan voor een afdeling of een organisatie(onderdeel) met personeel die een aantal bedrijfsprocessen ten
uitvoer brengen. Modellen maken op hun beurt weer onderdeel uit van een project. Kortom, een project
kan alle processen voor een heel bedrijf bevatten. Projecten worden opgeslagen in een repository.
Binnen een repository op afstand kunt u vele projecten aanmaken voor Engage!
De objecten die gelijk zijn voor alle projecten zijn opgeslagen in de repository in de vorm van centrale
tabellen die bestaan uit elementen. De tabellen zelf zijn gegroepeerd in tabeltypes. Een gebruiker
kan een tabel ophalen in zijn model en de elementen hiervan gebruiken in de processen binnen het
model.
2.2
Syntaxis
In tegenstelling tot andere procestekentools tekent ENGAGE Modeler uw proces rekeninghoudend met
strikte tekenregels. Deze regels zijn beschreven in de het document “Syntax engine – white paper”
welke beschikbaar is op het klantportaal binnen onze website. Als gevolg hiervan is het procesdiagram
altijd qua syntaxis gezien correct. Hierdoor zijn oneindige lussen, open eindes, “zwevende”
procesonderdelen, etc. niet mogelijk in ENGAGE Modeler. U voegt alleen de processtap in en alle
benodigde verbindingen worden automatisch getekend. Het invoegen van bepaalde processtaptypes op
specifieke plaatsen binnen het procesdiagram kan dan ook niet mogelijk zijn, omdat dit niet wordt
toegestaan door de tekenregels binnen ENGAGE Modeler. Ook de lay-out van het procesdiagram is
volledig beheerst door het programma.
Een nieuwe processtap wordt altijd voor de geselecteerde processtap ingevoegd. Dit, omdat er altijd
maar één ingang van een processtap is en dus de plaats van de nieuwe processtap direct duidelijk is.
Het invoegen van een nieuwe processtap achter de geselecteerd processtap kan onduidelijk zijn
wanneer deze meerdere uitgangen heeft, zoals een keuze.
Dit alles kan als belemmerend worden ervaren of van gebrek aan flexibiliteit. Echter, op deze manier kunt
uw wel snel leren hoe u een proces in kaart kunt brengen zonder na te denken over de daadwerkelijke
tekenprocedure. Deze eigenschap maakt ENGAGE Modeler een uniek stuk gereedschap dat kan
worden gebruikt en begrepen door mensen zonder enige vakkundige achtergrond op het gebied van
processen.
2.3
Modelleerfasen
ENGAGE Modeler ondersteunt drie modelleerfasen:
Het in kaart brengen van het proces – in deze fase specificeert u de processtappen en hun
volgorde en zal de Modeler het procesdiagram tekenen. U kunt ook wat eigenschappen aan de
processtappen meegeven en de Modeler uw procesdiagram laten decoreren met nuttige informatie,
zoals: rolnamen, condities van procestakken, ingegeven notities, rolwisselingen, etc. U kunt ook
wisselen tussen de waardestroomweergave en de zwembaanweergave om uw proces door de
verschillende rollen heen te observeren.
Het evalueren van het proces – indien een proces eenmaal in kaart is gebracht en akkoord is
bevonden, kunt u verdergaan met het rekenkundig analyseren ervan. Als u wat invoergegevens
meegeeft, zoals: bewerkingstijd voor activiteiten, het uurtarief van rollen of het aantal gevallen dat een
bepaalde procestak volgt na een keuze, kunt u het proces evalueren om zodoende een aantal
prestatie-indicatoren uit te laten rekenen. De berekeningen worden gedaan op basis van de aanname
© 2015 ENGAGE Software
Basisbegrippen en definities
11
dat er geen beperkingen zijn in de menscapaciteit, oftewel er zijn altijd voldoende mensen beschikbaar
voor de uitvoering van het proces. Ondanks het feit dat de uitkomsten van de berekeningen ruwe
schattingen zijn, kunnen ze goed worden gebruikt om twee versies van een procesmodel met elkaar te
vergelijken en als grenswaarden voor simulatie.
Het simuleren van het proces – indien wel met de menscapaciteit rekening dient te worden
gehouden dan is simulatie van het procesmodel noodzakelijk. Dit is de plek om groepen van mensen
te definiëren en ze te koppelen aan rollen. U dient ook de intensiteit van de inkomende aanvragen te
specificeren. U kunt observeren wat het effect is op de prestaties van een proces van een wijziging in
het aantal personen in een groep. U kunt ook het programma laten bepalen wat het optimaal aantal
mensen per groep is om de gewenste doorlooptijd te behalen.
© 2015 ENGAGE Software
Top Level Intro
This page is printed before a new
top-level chapter starts
Part
III
Het in kaart brengen van het proces
3
13
Het in kaart brengen van het proces
ENGAGE Modeler is ontworpen om bedrijfsprocessen in kaart te brengen vanuit het oogpunt van de
proceseigenaar. Dit betekent met name dat de klant van een proces geen onderdeel uitmaakt van het
model. Voorbeeld: wanneer het proces voor het verstrekken van een lening door een bank een afspraak
tussen de klant en een adviseur bevat dan wordt dit gemodelleerd als een taak van de adviseur in plaats
van een vergadering tussen een klant en een adviseur, omdat alleen de tijd en kosten van de adviseur
bijdragen aan de totale tijd en kosten van het proces.
Een klant kan alleen gezien worden als een “trigger” om het proces te starten en als bron van
invoergegevens, bijvoorbeeld hoe hoog de lening moet zijn.
Een vergelijkbaar voorbeeld is wanneer werk wordt uitbesteed aan een andere organisatie, bijv. het
afdrukken van een folder door een externe “copy shop”. Deze activiteit dient te worden weergegeven als
een wachtmoment in het proces met een bepaalde duur, namelijk de tijd tussen het aanvragen van het
afdrukken tot en met de levering van de folders, omdat deze activiteit geen tijd vergt van de
menscapaciteit binnen de eigen organisatie.
3.1
Tutorial: Aan de slag
Doel: maken van een eerste proces m.b.v. ENGAGE Modeler.
Duur: 15 minuten
Voorwaarde(n): geen
Opdracht:
Breng een eenvoudig leningsproces in kaart dat als volgt loopt: Een klant gaat naar een
bankmedewerker en vraagt om een lening. De bankmedewerker controleert de meegebrachte
documenten van de klant. Indien een noodzakelijk document ontbreekt, wordt de lening afgewezen.
Indien het bedrag van de gevraagde lening niet groter is dan 1.000 euro kan de bankmedewerker deze
order zelf afhandelen en opdracht geven tot uitbetalen door de geldbalie. De klant gaat naar de geldbalie
en neemt het geld op. Indien het bedrag van de gevraagde lening groter is dan 1.000 euro zal de klant
worden doorverwezen naar een senior bankmedewerker. Deze senior bankmedewerker zal opdracht
geven tot het overmaken van het bedrag op de rekening van de klant. Het overmaken van het geld wordt
de volgende dag gedaan door een back-officemedewerker.
Uitwerking:
Zoals beschreven in de hiërarchie van begrippen dient een proces te worden aangemaakt in de context
van een model dat onderdeel uitmaakt van een project die op zijn beurt onderdeel is van een repository.
Wanneer u inlogt in ENGAGE Modeler bent u automatisch in de context van uw online repository. Om te
beginnen, dient u dus een nieuw project aan te maken. Klik op Nieuw project in het venster Aan de
slag dat verschijnt, nadat u het programma heeft opgestart (of selecteer de optie Nieuw uit het
applicatiemenu).
Er wordt een ‘wizard’ opgestart die u begeleidt bij het aanmaken van de juiste omgeving voor uw eerste
proces. U typt slechts de naam in van het benodigde element en drukt op Enter (of u drukt op de knop
Volgende) om naar de volgende stap te gaan van de ‘wizard’. In dit voorbeeld maken we het project
‘Mijn tutorials’, het model ‘Bank’ en het proces ‘Lening’ aan.
© 2015 ENGAGE Software
14
ENGAGE Modeler Handleiding
Nadat de procesnaam is ingegeven, wordt u door de ‘wizard’ geholpen om rollen aan te maken. Typ de
naam van de rol in en druk op Enter of druk op de knop Toevoegen.
We hebben hier vier rollen: de ‘Bankmedewerker’ (die het eerste klantcontact heeft), de ‘Senior
bankmedewerker’ (die betrokken is bij de grotere leningen), de ‘Baliemedewerker’ (die de kleinere
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
15
leningen uitbetaalt) en de ‘Back-officemedewerker’ (die zorgdraagt voor het overmaken van het geld). Het
woord ‘medewerker’ wordt voor de overzichtelijkheid even afgekort tot ‘mdw.’.
Wanneer alle rollen zijn aangemaakt, drukt u wederom op Enter of drukt u op de knop Gereed.
U ziet het resultaat van uw werk in de diverse panelen binnen Modeler, namelijk: het paneel Project
bevat nu de boomstructuur met hierin de objecten die u heeft aangemaakt, het procesdiagrampaneel laat
een leeg proces zien, genaamd ‘Lening’ en bestaat vooralsnog uit een start en een stop, het paneel
Berichten bevat het bericht dat uw nieuwe project succesvol is aangemaakt binnen de repository.
De processen en rollen die u heeft opgegeven in de wizard zitten in een extra niveau genaamd 'Model'. U
kunt meerdere modellen aanmaken in een project. Omdat ons model alleen het bankproces bevat
kunnen we deze hernoemen naar 'Bank'. Selecteer hiervoor het model in het project venster en kies voor
Hernoemen in de groep Acties van tab Start. Voer de naam 'Bank' in en druk op <Enter>.
Een circel rond de stop stap in het diagram geeft de geselecteerde stap aan. (De cirkel moet rood zijn,
als dit niet het geval is, klik er dan op). Als u nu een van de knoppen in de groep Processtappen in tab
Start van het lint selecteert, zal de nieuwe stap voor de geselecteerde stap worden invgevoegd. Druk op
Handmatig want de eerst stap in ons proces is een handmatige activiteit om de documenten van de
klant te controleren.
© 2015 ENGAGE Software
16
ENGAGE Modeler Handleiding
Een processtap met de naam ‘Handmatig’ is toegevoegd aan het diagram. Hoogstwaarschijnlijk wilt u
deze stap een betere naam geven, bijv. ‘Controleren documenten’. Druk op de knop Hernoemen in de
groep Acties op het tabblad Start en typ een nieuwe naam in. Dient u elke processtap op deze manier te
hernoemen? Gelukkig niet.
Druk op de Bestand tab in de linker bovenhoek en vervolgens op de knop Opties om het venster
Modeler opties te openen.
Wijzig Actie na invoegen van ‘Doe niets’ naar ‘Hernoemen’ en druk op Akkoord. U ziet een nieuw
bericht in het paneel Berichten verschijnen. Uw gebruikersinstellingen zijn succesvol opgeslagen, wat
inhoudt dat ENGAGE Modeler deze instelling onthoudt voor de volgende keer dat u het programma
gebruikt.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
17
U kunt nu verdergaan met het modelleren van uw proces. U kunt de volgende stap in het proces
modelleren als een keuze afhankelijk van de documenten die door de klant worden overlegd. Druk op de
Stop van het proces en vervolgens op de knop Keuze in de groep Invoegen processtappen op het
tabblad Start. Geef de nieuwe processtap een naam, bijv. ‘Documenten akkoord?’ en druk op Enter (het
is een goede gewoonte om een vraag te gebruiken als naam voor een processtap van het type Keuze).
Aangezien een keuze een selectie is van minstens twee mogelijkheden heeft deze keuze ook twee
uitgangen. Beide zijn stops van het proces, maar ze hebben elk een andere betekenis. Een is de stop
wanneer daadwerkelijk een lening is verleend, de andere staat voor het afwijzen van een lening. Om het
verschil aan te geven, hernoemt u de onderste stop naar ‘Lening afgewezen’. Klik vervolgens op de
bovenste stop om verder te gaan met het in kaart brengen. U kunt ook het icoon van de tweede stop
wijzigen. Selecteer deze stap en klap de categorie Stop open in de Eigenschappen. Er is een
eigenschap met de naam Uitslag in deze categorie. Deze staat standaard op Positief. Wijzig dit in
Negatief. Het icoon verandert in een wit kruis.
De volgende stap in het proces is de keuze of het een kleine of grote lening betreft. Druk wederom op de
knop Keuze en geef het de naam ‘Kleine lening?’. Hernoem de bovenste stop naar ‘Kleine lening’ en de
onderste stop naar ‘Grote lening’. Klik vervolgens op de stop ‘Kleine lening’ om verder te gaan met het in
kaart brengen van de stappen voor het verlenen van een kleine lening.
We hebben nog twee stappen te gaan, namelijk: ‘Verlenen van een kleine lening’ en ‘Uitbetalen geleend
© 2015 ENGAGE Software
18
ENGAGE Modeler Handleiding
bedrag’ in het geval van een kleine lening. We kunnen beide stappen modelleren als een processtap van
het type Semi-automatisch, omdat beide stappen zowel menselijk handelen vragen alsmede het
gebruik van een computersysteem.
We hebben ook twee stappen van het type Semi-automatisch voor het verlenen van een grote lening,
namelijk: ‘Verlenen van een grote lening’ en ‘Overmaken geleend bedrag’. Echter, er zit een vertraging
van een dag tussen deze twee activiteiten. Daarom voegen we een Wachtmoment tussen beide
activiteiten. Uiteindelijk zal uw procesdiagram er als volgt uit moeten zien:
Nu missen we nog het toewijzen van rollen aan activiteiten. Dubbelklik op de activiteit ‘Controleren
documenten’. Een Mini-eigenschappenventer verschijnt. Dit venster maakt het mogelijk om de
belangrijkste eigenschappen van een processtap op een snelle manier in te vullen of aan te passen.
Selecteer de rol ‘Bankmdw.’ In het uitklapmenu achter Rol en druk op Enter.
De geselecteerde rolnaam verschijnt boven de processtap. Herhaal deze stap voor de andere activiteiten.
Het eindresultaat zal er als volgt uitzien:
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
19
Samenvatting
Deze oefening heeft u het volgende geleerd:
Hoe u een project aanmaakt met een model, een proces en enkele rollen,
Hoe u processtappen kunt invoegen in een procesdiagram,
Hoe u processtappen kune hernoemen.
Hoe u de ENGAGE Modeler opties kunt wijzigen,
Wat het mini-eigenschappenvenster is en doet,
Hoe u rollen kunt toewijzen aan activiteiten
Hoe u het type van een stop kunt wijzigen.
3.2
Tutorial: Het decoreren van het procesdiagram
Doel: het verrijken van het procesdiagram gemaakt in de tutorial ‘Aan de slag’ met meer informatie.
Duur: 20 minuten.
Voorwaarde(n): Het hebben uitgevoerd van de tutorial 'Aan de slag'.
Opdracht:
Laat meer informatie zien in het diagram van een simpel leningsproces gebruikmakend van de
eigenschappen van een processtap en de tonen/verbergen opties. De volgende informatie dient te
verschijnen:
Condities voor de procestakken die volgen na een keuze,
Benodigde invoer en ontstane uitvoer,
Gekoppelde documenten,
Meegegeven omschrijvingen,
Notities,
Risicopunten,
Uitwerking:
Naast de naam heeft elke processtap een variëteit aan andere eigenschappen. De meeste kunnen
© 2015 ENGAGE Software
20
ENGAGE Modeler Handleiding
grafisch getoond worden in het procesdiagram. U kunt waardes toekennen aan deze eigenschappen via
het paneel Eigenschappen of door gebruik te maken van het Mini-eigenschappenvenster dat op te
roepen is door het dubbelklikken op een processtap.
Condities
Een van de meest handige informatie van een procediagram is de actuele condities volgens welke een
bepaalde procestak vanuit een keuze wordt gevolgd. Voordat we deze condities specificeren, is het
handig om het diagram te vereenvoudigen. We kunnen twee opeenvolgende keuzes bestaande uit elk
twee procestakken vervangen door een keuze met drie uitgaande procestakken. Klik op de keuze ‘Kleine
lening?’ en vervolgens op het kleine driehoekje bij de knop Keuze in de groep Invoegen
processtappen op het tabblad Start.
Selecteer Tak toevoegen. De derde tak verschijnt voor deze keuze. Hernoem deze nieuwe stop naar
‘Lening afgewezen’. De eerste keuze in het proces is hiermee overbodig geworden. Om deze keuze te
verwijderen, dient u deze te selecteren en vervolgens op de knop Verwijderen te klikken in de groep
Acties op het tabblad Start.
Dubbelklik nu op de keuze ‘Kleine lening?’. Het Mini-eigenschappenvenster voor een processtap van
het type keuze verschijnt.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
21
Hier kunt u de condities voor alle drie de procestakken van deze keuze specificeren. Typ respectievelijk
‘lening <= 1000, ‘lening > 1000’, en ‘Documenten incorrect’ in de velden Conditie. U kunt ook de keuze
zelf hernoemen in bijv. ‘Soort lening?’. Druk op Enter en u zult de ingegeven condities in het
procesdiagram zien.
Invoer/uitvoer
Wat we nu nog missen in het procesdiagram is de informatie omtrent welke gegevens nodig zijn bij
welke activiteiten. Gegevens kunnen worden verschaft op papier (in de vorm van bijv. een document,
zoals een identiteitskaart) of elektronisch (bijv. een referentie naar een bepaald record uit een database).
Sommige gegevens zijn noodzakelijk als invoer om de activiteit te kunnen uitvoeren; sommige gegevens
worden geproduceerd tijdens de activiteit en vormen dus een uitvoer van de activiteit. Engage! Modeler
stelt u in staat om dit te specificeren in het proces.
Select de processtap ‘Controleren documenten’ in het proces. U ziet diverse eigenschappen van deze
stap in het paneel Eigenschappen. Klap de categorie Taak open (als dit nog niet het geval is).
Nu zijn we geïnteresseerd in de Invoer en Uitvoer eigenschappen. Druk op de kleine knop met puntjes
in de Input eigenschap. Het volgende dialoog verschijnt:
© 2015 ENGAGE Software
22
ENGAGE Modeler Handleiding
Nu kunt u een aantal regels opgeven van de invoer voor de geselecteerde activiteit. U kunt ook het type
van de invoer hier opgeven. Voer een naam in van de invoerdata, bijvoorbeid ‘identiteitskaart’ en kies het
type, bijvoorbeeld ‘Document’. Druk op de knop Toevoegen nieuwe invoer om een nieuw element aan
de lijst toe te voegen, bijvoorbeeld ‘Loonstrookje’ van type ‘Document’. Druk nogmaals op de Toevoegen
nieuwe invoer knop om het derde element toe te voegen, bijvoorbeeld 'Bedrag lening' van type
‘Toetsenbord’ (u kunt op het rode kruisje naast het invoerelement klikken om dit element weer te
verwijderen). Druk op Akkoord om het opgeven van invoerelementen te beëindigen.
Selecteer nu de stap ‘Verlenen van een kleine lening’ en klik op de kleine knop met puntjes in de Uitvoer
eigenschap. Een soortgelijk dialoogvenster verschijnt nu. Typ ‘Opdracht contante betaling’ en kies voor
type ‘Database’. U kunt hetzelfde element ‘Opdracht contante betaling’ als invoerdata voor de stap
‘Uitbetalen geleend bedrag’ toevoegen. Op een soortgelijke manier kan ‘Opdracht overboeking’ worden
opgegeven als uitvoer van de stap ‘Verlenen van een grote lening’ en als invoer van stap ‘Overmaken
geleend bedrag’. Aangezien zowel de contante opdracht als de overboeking een record moeten
aanmaken in de database kunt u de desbetreffende uitvoerelementen van type ‘Database’ daar
toevoegen.
U kunt besluiten welke eigenschappen zichtbaar moeten worden in het procesdiagram. Sommige zijn
standaard zichtbaar zoals rolnamen of keuzecondities. Andere zijn in het begin verborgen, invoer/uitvoer
is er daar een van. Om eigenschappen te tonen of te verbergen in het procesdiagram gaat u naar de
Tonen/verbergen groep van tabblad Layout. Hier vindt u een aantal vakjes om aan te vinken. Vink hier
het vakje Invoer/Uitvoer aan. Nu zal het diagram verticaal uitklappen om de invoer- en uitvoerelementen
te tonen.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
23
De invoerelementen worden getoond boven een activiteit, de uitvoerelementen eronder. Om het diagram
goed leesbaar te houden worden er maximaal twee elementen getoond aan elke kant van een activiteit.
Dat is de reden dat nu alleen ‘identiteitskaart’ en ‘loonstrookje’ boven de ‘Controleren documenten’
activiteit worden getoond. Klik op het kleine vergrootglas om een invoerdialoog te openen die u alle
invoerelementen zal tonen.
Documenten
Een proces wordt uitgevoerd volgens bepaalde instructies met inachtname van specifieke regels. Dus is
het soms belangrijk om dit soort documenten met werkinstructies of uitgangspunten aan een processtap
te koppelen. Zo kan de ‘Controleren documenten’ stap bijvoorbeeld officiële documenten nodig hebben
met de specificatie van de lijst van documenten die nodig zijn van de aanvrager. Druk op de stap
‘Controleren documenten’ en dan op de kleine knop met puntjes in de Document eigenschap in het
paneel Eigenschappen. Voer hier de URL in van het juiste document, bijvoorbeeld https://www.abnamro.
nl/nl/prive/lenen/privelimiet_plus/f_aanvragen3.html?s_tnt=20529:11:0 .
U kunt het opgegeven document bekijken in tabblad Document van het paneel Eigenschappen.
© 2015 ENGAGE Software
24
ENGAGE Modeler Handleiding
Vind het hokje Omschrijvingsindicatoren aan in de groep Tonen/verbergen van tabblad Layout. Als
er een omschrijving is opgegeven bij een bepaalde processtap zult u een klein documentje zien naast
het processtapicoon.
Omschrijving
Als een document niet noodzakelijk is kunt u er nog steeds voor kiezen om een korte beschrijving op te
geven voor een processtap. Selecteer de stap 'Controleren documenten' en kies voor tabblad
Omschrijving van het Eigenschappen paneel. U kunt hier elke gewenste tekst invoeren.
Kies voor Alle opties in groep Tonen/verberden van tab Layout. Vink hier de omschrijvingsindicatoren
aan. Als een stap een omschrijving bevat zal er een klein documentje worden getoond bij het icoon.
Notities
Dubbelklik op de stap ‘Wachtmoment’ en typ ‘We moeten het korter maken!’ in het invoerveld Notitie.
Druk op Enter. Een soort gele sticker verschijnt bovenop de processstap wachtmoment in het
procesdiagram.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
25
Dit is bedoeld als herinnering voor de procesontwerper voor iets dat moet worden opgelost voor het
procesontwerp is voltooid.
Risicopunt
Het verlenen van een grote lening is een risicovolle operatie. Klik op de processtap ‘Verlenen van een
grote lening’ en vink het hokje Risicopunt aan in het paneel Eigenschappen. Een
waarschuwingssymbool verschijnt naast het processtapicoon.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd om:
een tak toe te voegen aan een keuze
een processtap te verwijderen
condities toe te kennen aan takken van een keuze
gebruik van invoer/uitvoerdata op te geven
stapeigenschappen te tonen of te verbergen in het procesdiagram
documenten te koppelen
omschrijvingen op te geven
notities toe te voegen
een risicopunt te markeren
© 2015 ENGAGE Software
26
3.3
ENGAGE Modeler Handleiding
Tutorial: Het wijzigen van de lay-out van het proces
Doel: te leren hoe de layout van een proces kan worden gewijzigd.
Duur: 10 minuten
Voorwaarde(n): Het hebben uitgevoerd van de tutorial ‘Aan de slag’. Voor de tijdslijn- en
kostengroeilayout is ook kennis van tutorial ‘Procesevaluatie’ vereist.
Opdracht:
Toon het leningsproces in een zwembaan-, tijdslijn- en kostengroeiweergave.
Uitwerking:
Zwembaan
Klik op de knop Zwembaan in de groep Weergave van tabblad Layout. Het volgende diagram wordt
getoond:
Dit diagram geeft hetzelfde proces weer als hiervoor maar nu zijn de processtappen in banen geplaatst
die overeenkomen met de rollen. U kunt direct zien welke activiteiten zijn toegekend aan welke rol.
De volgorde van de rollen was willekeurig gekozen door de applicatie, maar u kunt deze aanpassen. Klik
op de rol ‘Back-officemdw.’ aan de linkerkant van het diagram en sleep deze bovenop rolnaam
‘Baliemdw’. Twee zwarte horizontale lijnen zullen verschijnen tijdens het slepen.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
27
De versleepte baan zal worden geplaatst boven de baan waarop het was losgelaten.
Verticale weergave
De standaardrichting bij het tekenen van een proces is van links naar rechts. Dit is omdat de meeste
computerschermen breder zijn dan dat ze hoog zijn. Sommige mensen zijn echter gewend aan de
weergave van procesdiagrammen van boven naar beneden. ENGAGE Modeler ondersteunt beide
richtingen. Klik op de knop Roteer procesin de groep Layout van tab layout. Het diagram zal nu verticaal
weergegeven worden:
© 2015 ENGAGE Software
28
ENGAGE Modeler Handleiding
Tijdslijnweergave
De tijdslijnweergave toont u hoe de uitvoering van het proces zich ontwikkeld in tijd. De processstappen
zijn getekend in een algemene tijdsschaal en de positie van een bepaalde stap geeft het moment aan
waarop het proces deze stap voor het eerst bereikt. De tekening is gebaseerd op de prestatie-indicator
genaamd Gem. Tijd tot eerste bezoek. Deze is berekend voor elke processtap en is gelijk aan de
gemiddelde totale doorlooptijd tot de eerste uitvoering van deze stap.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
29
Klik op de knop Evalueer proces in de groep Evaluatie van tabblad Analyse en daarna op de knop
Tijdslijn in de groep Weergave van tabblad Layout en kies vervolgens de menuoptie Tijdslijn.
Er is een lineaal toegevoegd boven het procesdiagram. De maximumwaarde van de lineaal is de
doorlooptijd van het hele proces. De bijdrage van een processtap aan de totale doorlooptijd is hier
weergegeven door de lengte van de uitgaande pijl. Het is eenvoudig om nu te zien dat de meest
tijdrovende processtap de stap ‘Wachtmoment’ is.
Kostengroeiweergave
De kostengroeiweergave toont u hoe de proceskosten zich ontwikkelen tijdens de uitvoering. De
processtappen worden getekend in een algemene kostenschaal en de positie van een bepaalde stap
geeft de kosten aan van het proces tot aan deze stap. De tekening is gebaseerd op de prestatieindicator genaamd Kosten tot eerste bezoek. Deze is berekend voor elke processtap en is gelijk aan
de gemiddelde totale kosten tot de stap voor het eerst wordt uitgevoerd.
Klik op de knop Evalueer proces in de groep Evaluatie van tabblad Analyse en daarna op de knop
Tijdslijn in de groep Weergave van tabblad Layout en kies vervolgens de menuoptie Kostengroei.
© 2015 ENGAGE Software
30
ENGAGE Modeler Handleiding
Er is een lineaal toegevoegd boven het procesdiagram. De maximumwaarde van de lineaal zijn de kosten
van het hele proces. De bijdrage van een processtap aan de totale kosten is hier weergegeven door de
lengte van de uitgaande pijl. Het is eenvoudig om nu te zien dat de duurste processtap de stap ‘Verlenen
van een grote lening’ is.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd om:
Tussen de verschillende weergaven van het proces te wisselen.
De volgorde van de zwembanen te herschikken in de zwembaanweergave.
Hoe te wisselen tussen horizontale en verticale weergave.
De tijdslijn- en kostengroeiweergave te begrijpen.
3.4
Tutorial: Gebruik van drag-and-drop
Doel: te leren hoe er gebruik gemaakt kan worden van drag-and-drop voor effectieve procesmodellering.
Duur: 10 minuten
Voorwaarde(n): Het hebben uitgevoerd van de tutorial ‘Aan de slag’.
Opdracht:
Maak een proces met een aantal keuzes, verbonden en niet verbonden parallelle stappen en
experimenteer met de drag-and-drop functionaliteit.
Uitwerking:
Het startproces
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
31
Maak een nieuw proces aan met de naam Drag and Drop. Voeg een keuze, wachtmoment, aftakking,
splitsing en semi-automatische stappen in. Voeg een derde tak toe aan de keuze, aftakking en splitsing.
Voeg een handmatige activiteit in in de tweede keuzetak en een automatische stap in de derde tak. Het
proces ziet er nu als volgt uit:
We nemen dit als uitgangspunt voor alle drag-and-drop operaties hieronder. U kunt altijd kiezen voor
Ongedaan maken om terug te gaan naar dit uitgangspunt.
Een stap of subboom verplaatsen
Sleep de Semi stap naar stap Handmatig.
De activiteit Semi is nu voor de activiteit Handmatig gezet. Sleep de activiteit Semi nu terug naar de
bovenste stop.
© 2015 ENGAGE Software
32
ENGAGE Modeler Handleiding
De activiteit Semi gaat niet terug naar zijn startpositie. In plaats daarvan verschijnt de vraag: Wilt u de
gehele subboom verplaatsen? Dit is omdat ENGAGE Modeler u twee mogelijke methoden biedt om
stappen te verplaatsen. U kunt een specifieke stap voor een andere stap plaatsen, of u kunt een
volledige subboom (beginnend met de gesleepte stap) op een stop plaatsen. Een subboom bestaat uit
een stap en alles wat volgt. In ons geval bestaat de subboom uit Semi, Handmatig en de stopstap. Als
u Ja antwoord op de vraag dan worden deze stappen verplaatst naar de bovenste stop. Als u Nee
antwoordt wordt alleen de stap Semi verplaatst.
Niet alle stappen kunnen op deze manier worden verplaatst. Probeer de start van een van de
subprocessen te verplaatsen in de takken van de splitsing. Dit is niet mogelijk omdat deze stappen niet
van plek kunen veranderen. Er zijn ook stappen die verplaatst kunnen worden maar het resultaat hiervan
is anders dan hierboven beschreven. Deze uitzonderingen worden hieronder besproken.
Een tak verplaatsen
Kies stap Automatisch en houd de muisknop ongeveer 3 seconden ingedrukt. Alledrie de stappen die
het begin vormen van een keuzetak (dus Wachtmoment, Handmatig en Automatisch) krijgen een grijze
achtergrond. Dit is het teken dat de drag-and-drop functionaliteit zich nu anders zal gedragen. Sleep de
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
33
stap Automatisch naar stap Wachtmoment. Feitelijk zijn nu de stappen Handmatig en Automatisch de
enige stappen die u op Wachtmoment kunt slepen.
Het resultaat is dat de gesleepte tak is verplaatst boven de bestemmingstak, dus het wordt nu de eerste
tak. De bestemmingstak is nu de tweede tak en de tweede tak wordt de laatste tak.
Druk ongeveer 3 seconden met de muisknop op de stap Automatisch en sleep deze naar Handmatig.
Het resultaat is dat de tak Automatisch de tweede tak wordt en de tak Wachtmoment weer de eerste.
Dit is omdat de versleepte tak altijd voor de bestemming wordt geplaatst. Hoe kunt u dan terugkeren
naar de startsituatie? Door nogmaals te verslepen. Sleep de laatste tak Handmatig naar de tak
Automatisch om deze twee te verwisselen.
Een ga-naar maken
Sleep de stopstap van de laatste tak van Keuze bovenop de stap Semi. Net als de startstap kan een
stopstap niet worden verplaatst. Dus drag-and-drop heeft hier een ander resultaat. Een ga-naar stap
vervangt de stopstap en er wordt een extra lijn getekent tussen deze stap en de bestemming. De naar
van de ga-naar stap geeft de naam aan van de bestemming. Op deze manier kunnen we modelleren dan
na het uitvoeren van de activiteit Automatisch het proces verdergaat met het uitvoeren van Semi.
© 2015 ENGAGE Software
34
ENGAGE Modeler Handleiding
Wijzigen van het taktype van een aftakking
Sleep stap Nieuw subproces 3 van de laatste tak van de Aftakking bovenop de aftakking zelf.
Parallelle subprocessen kunnen niet verplaatst worden buiten de Aftakking-Aansluiting. Dus het resultaat
hier is anders. Een aftakking kan twee soorten takken hebben: verbonden en niet-verbonden. Door het
subproces van een verbonden tak te verslepen naar de aftakking wijzigen we het type van deze tak van
verbonden naar niet-verbonden (dit kan niet voor de eerste twee takken als de aftakking maar twee
takken heeft). Sleep de nieuwe stap Put nu naar de stap Aansluiting.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
35
De niet-verbonden tak verandert weer in een verbonden tak.
Veranderen van Aftakking in een Splitsing
Laten we aannemen dat na de stap Semi er een Vergadering is die het proces beeindigd. Laten we
verder aannemen dat de tak met Nieuw subproces 4 van de Splitsing beeindigd moet worden door
dezelfde vergadering. Dus, in plaats van de splitsing hebben we nu een Aftakking-Aansluiting nodig waar
de Semi en Nieuw Subproces 4 verbonden takken zijn gevolgd door deze Vergadering. Het proces
opnieuw opbouwen volgens deze wens kost wat tijd, maar er is een snellere manier. Sleep de stap Put
van de tweede tak van de Splitsing naar de extra Vergatering.
Het resultaat is dat Semi in een uitgeklapt subproces is geplaatst, de Aftakking is veranderd in een
Splitsing (hoewel deze nog steeds de naam Aftakking heeft) en de stap Aansluiting is ingevoegd voor de
Vergadering.
Merk op dat de laatste tak van de splitsing ongewijzigd is gebleven en nog steeds een niet-verbonden
tak is. Er is geen snelle manier om een dergelijke aftakking terug te veranderen in een splitsing (behalve
dat u kunt kiezen voor Ongedaan maken).
© 2015 ENGAGE Software
36
ENGAGE Modeler Handleiding
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd om:
een stap of subboom te verplaatsen
takken te herschikken
ga-naar stappen te maken
het taktype van een aftakking te veranderen
een aftakking in een splitsing te veranderen
3.5
Tutorial: Navigatie door dubbelklikken
Doel: te leren hoe u kunt navigeren door de diagrammen op verschillende niveaus met gebruikv an
dubbelklik.
Duur: 10 minuten
Voorwaarde(n): Het hebben uitgevoerd van de tutorial ‘Aan de slag’.
Opdracht:
Maak een proces met geneste subprocessen, een proceskoppeling en een aantal ga-naars naar
verschillende procesniveaus. Navigeer door diagrammen op verschillende niveaus met gebruik van
dubbelklik.
Uitwerking:
Het proces met meerdere niveaus
Maak een niet proces Navigatie. Voeg een keuze, een suproces en een proceskoppeling in. Klik op de
kleine plus voor het subproces om deze uit te vouwen. Voeg een Semi-automatische taak toe en een
subproces binnen het uitgeklapte subproces. Sleep de stop van de onderste keuzetak naar de Semiautomatische taak. Voeg een nieuwe tak toe aan de keuze. Sleep de nieuwe stop naar de
proceskoppeling. Het uiteindelijke proces zou er als volgt uit moeten zien.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
37
Klik nu op het kleine minteken bovenop het uitgeklapte subproces. Vink ook de verbindingen uit in groep
Tonen/Verbergen van de groep Layout.
Navigatie naar de ga-naar bestemming
Selecteer de onderste ga-naar stap. Omdat de verbindingen niet getoond worden is het niet direct
duidelijk wat de bestemming van deze ga-naar is. Dit kan wel worden afgeleid uit de naam van de step
'Ga naar 4. Proceskoppeling'. We weten nu dat de bestemming stapnummer 4 is. Gelukkig worden de
nummers getoond op het diagram, maar ook dit kan worden uitgezet. De naam verandert dan in 'Ga naar
Proceskoppeling'. Dit is niet voldoende omdat er meerdere stappen kunnen zijn met deze naam.
De eenvoudigste manier om de bestemming van een ga-naar te vinden is om er op te dubbelklikken. De
focus gaat nu automatisch naar de bestemmingsstap.
Dubbelklik nu op de stap Ga-naar Semi. De bestemming van deze stap is niet in het huidige diagram.
Dus het diagram van 'Nieuw Subproces'wordt automatisch geopend en de focus wordt geplaatst op de
stap Semi.
© 2015 ENGAGE Software
38
ENGAGE Modeler Handleiding
Navigatie omhoog en omlaag
Dubbelklik op de stap Nieuw subprocess. Het diagram van dit subproces is geopend en de focus is op
de startstap.
Dubbelklik op de stap Nieuw Subproces 2 in diagram Nieuw Subproces. Het diagram wordt weer
geopend met de focus op de startstap.
Dubbelklik nu op de uitgang van Nieuw Subproces 2. De focus gaat terug naar de stap Nieuw Subproces
2 in diagram Nieuw Subproces. Dubbelklik nu op de uitgang van Nieuw Subproces en de focus gaat weer
terug naar de stap Nieuw Subproces in diagram Navigatie. Dus door te dubbelklikken op subprocessen
of uitgangen kunt u omlaag en omhoog navigeren in de processtructuur.
Probeer te dubbelklikken op de stopstap in het hoogste diagram. Er is geen weg omhoog vanuit dit
diagram, dus in plaats daarvan wordt het Mini-eigenschappenvenster geopend voor deze stop.
Feitelijk opent dubbelklikken op elke stap het Mini-eigenschappenvenster behalve als dit een stap is
om te navigeren tussen diagrammen.
© 2015 ENGAGE Software
Het in kaart brengen van het proces
39
Navigatie naar een proceskoppeling
Dubbelklik op de stap Proceskoppeling. Het Mini-eigenschappenvenster wordt geopend.
U kunt nergens naartoe navigeren vanaf deze stap omdat het gekoppelde proces nog niet is opgegeven.
Kies voor model Bank en voor proces Lening en druk op <Enter>. Merk op dat de naam van de stap
automatisch is gewijzigd naar Bank.Lening. Dubbelklik nu nogmaals op deze stap. Het diagram van
proces Lening wordt geopend.
Er is niets om te dubbelklikken in het proces Lening om terug te gaan naar proces Navigatie. Dit is
omdat het proces Lening gekoppeld kan zijn door veel andere processen en de weg terug dus niet
duidelijk is.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd om:
te navigeren naar de bestemming van een ga-naar stap
door de processtructuur te navigeren
te navigeren naar proceskoppelingen
© 2015 ENGAGE Software
Top Level Intro
This page is printed before a new
top-level chapter starts
Part
IV
Het evalueren van een proces
4
41
Het evalueren van een proces
Evaluatie van een proces is de rekenkundige analyse uitgevoerd onder de aanname dat er geen
beperkingen zijn in menselijke hulpbronnen. Oftewel, er is altijd een persoon beschikbaar om een
bepaalde processtap uit te voeren. Er zijn geen wachtrijen in deze ideale omstandigheden want er is
geen noodzaak om op menselijke hulpbronnen te wachten. De enige tijd die telt is de bewerkingstijd van
activiteiten en de wachttijd van wachtmomenten. De resultaten van de evaluatie kunnen worden gezien
als de minimale grenswaarden voor de werkelijke waarden van de prestatie-indicatoren.
De principes van de Engage! Procesevaluatie worden verder toegelicht in een white paper “Evaluation –
white paper”. Deze is beschikbaar op ons klantportaal.
4.1
Tutorial: Procesevaluatie
Doel: te leren om een proces te evalueren, om de basis prestatie-indicatoren te berekenen en hoe de
resultaten te onderzoeken.
Duur: 10 minuten
Voorwaarde(n): Het hebben uitgevoerd van de tutorial ‘Aan de slag’.
Opdracht:
Voer de volgende invoerindicatoren in:
Uurtarief voor rollen; gebruik de volgende waarden
Rolnaam
Uurtarief
Bankmdw.
60
Senior bankmdw.
120
Baliemdw.
90
Back-officemdw.
90
Gemiddelde bewerkingstijd voor activiteiten; gebruik de volgende waarden
Activiteitnaam
Gemiddelde bewerkingstijd (min)
Controleren documenten
10
Verlenen van een kleine lening
15
Verlenen van een grote lening
30
Uitbetalen geleend bedrag
5
Overmaken geleend bedrag
5
Gem. Wachttijd (voorzien) van het wachtmoment; 480 minuten
Frequenties voor de takken van de keuze met de aanname dat 10% van de verzoeken wordt
afgewezen, 60% eindigt in een kleine lening en 30% eindigt als grote lening.
Evalueer het leenproces en onderzoek de verkregen prestatie-indicatoren, zoals: gemiddelde
bewerkingstijd, gemiddelde doorlooptijd of totale kosten.
Uitwerking:
Uurtarief
Uurtarief is een eigenschap van een rol. Klik op de rol ‘Bankmdw.’ in het paneel Project en geef waarde
60 op in de Uurtarief eigenschap in het paneel Eigenschappen.
© 2015 ENGAGE Software
42
ENGAGE Modeler Handleiding
Doe hetzelfde voor de andere rollen. U kunt ook op een rol dubbelklikken en alle waarden invullen in de
Rollentabel die verschijnt.
Bewerkingstijd
De andere invoerindicatoren kunnen ook worden ingevoerd via het paneel Eigenschappen maar, omdat
ze behoren tot de basisindicatoren van de processtappen, zijn ze ook beschikbaar via het Minieigenschappenvenster. Dubbelklik op de activiteit ‘Controleren documenten’ en typ 10 in het veld
Gem. bewerkingstijd. Alle tijdwaarden worden verondersteld in minuten te zijn.
© 2015 ENGAGE Software
Het evalueren van een proces
43
Doe hetzelfde voor alle andere activiteiten. U kunt ook op de knop Invoertabel drukken in de groep
Proces van tabblad Start en in de tabel kiezen voor tab Invoerindicatoren. Hier kunt u zowel de
bewerkingstijd als de wachttijd (voorzien) invoeren voor alle activiteiten.
Wachttijd (voorzien)
Dubbelklik op de stap ‘Wachtmoment’ en geef 480 in als Gem. Wachttijd (voorzien). Waarom 480? We
hebben gezegd dat er een dag pauze is tussen het verlenen van een grote lening en het overmaken naar
de rekening van de klant. Een dag is 24 uur = 1440 minuten. Dit is de echte duur van dit wachtmoment.
Maar als we deze bekijken vanuit het oogpunt van het proces is het anders. Een proces wordt uitgevoerd
tijdens kantoortijden van een bank. Als de bank dicht is, is het proces bevroren. Een activiteit die 5
minuten voor sluitingstijd was gestart en pas de volgende dag verdergaat voor 5 minuten is nog steeds
een activiteit die 10 minuten kost en in feite 10 minuten van de werktijd van de medewerker heeft gehad.
Als we de tijd voor een activiteit op deze manier tellen dan moeten we ook de wachttijd op deze manier
tellen. Dus de wachttijd duurt een werkdag en we nemen hier aan dat deze 8 uur duurt = 480 minuten.
Frequenties
Dubbelklik de keuze ‘Kleine lening?’. De standaard frequenties voor de takken in de Freq. invoervelden
van het Mini-eigenschappenvenster zijn 50|50|50. Dit betekent voor een Engage! Evaluatie dat,
gemiddeld, voor elke 150 pogingen om een lening te krijgen 50 hiervan een kleine lening zijn, 50 grote
leningen xijn en 50 worden geweigerd. Wijzig deze waarden in 60, 30 en 10, om de vereiste 60%, 30%
en 10% waarschijnlijkheden aan te geven.
© 2015 ENGAGE Software
44
ENGAGE Modeler Handleiding
Procesevaluatie
U bent nu klaar om het leenproces te evalueren. Klik op de startstap van het proces en dan op de knop
Evalueer proces in de groep Evaluatie van tabblad Analyse. U zult een grote wijziging van de panelen
op het scherm van ENGAGE Modeler opmerken. Dit is omdat Modeler automatisch wisselt naar de
Evaluatie werkmodus om u te helpen de resultaten van de evaluatie te analyseren.
De focus is nu op de startstap van het proces. Het paneel Eigenschappen toont nu automatisch de
eigenschappen van het proces; de resultaten van de evaluatie zijn gegroepeerd in de categorie
Resultaatgegevens. U kunt zien dat de gemiddelde kosten voor het uitvoeren van een leningaanvraag
43,75 is (inclusief afgewezen aanvragen). De gemiddelde doorlooptijd, dus de tijd om een verzoek te
verwerken van begin tot einde, is 176,5 minuten, terwijl de gemiddelde bewerkingstijd, dus de tijd die is
besteed aan een gemiddeld verzoek, maar 32,5 minuten is.
Het paneel Berichten toont twee berichten: ‘Evaluatie wordt gestart…’ en ‘Evaluatie is beëindigd …’. Dit
geeft aan dat de evaluatie was uitgevoerd zonder verdere waarschuwingen of foutmeldingen.
Merk ook op dat er een paneel Tonen indicatoren is geopend bovenop de Helicopterview. Dit paneel
© 2015 ENGAGE Software
Het evalueren van een proces
45
kan worden gebruikt om indicatoren te tonen op het diagram..
De indicator die is geselecteerd in de eerste kolom in het paneel Tonen indicatoren is getekend in het
procesdiagram in een kleine tabel onder de processtap. De indicator in de tweede kolom wordt getekend
in de vorm van horizontale balken boven de processtappen.
Vind de indicator Relatieve doorvoer aan.
De lengte van een balk is proportioneel aan de waarde van de balk. De kleur van een balk hangt af van
zijn lengte en, in dit geval, wordt rood gebruikt voor hoge waarden, groen voor lage waarden en geel voor
tussenliggende waarden.
Als u nogal overweldigd bent door de hoeveelheid informatie op het scherm en u wilt terugkeren naar het
ontwerpen van het proces, klik dan eenvoudig op de knop Modellering in de groep Werkmodus van het
tabblad Layout. De volgende keer dat u kiest voor Evalueer proces zal ENGAGE Modeler weer naar de
werkmodus evaluatie springen. U kunt zelf naar de werkmodus evaluatie gaan door op de knop
Evaluatie te klikken in de groep Werkmodus van het tabblad Layout.
Analyse van de resultaten
Klik op de stop ‘Lening afgewezen’. Nu ziet u in paneel Eigenschappen de resultaatgegevens die zijn
berekend voor alle leningaanvragen die zijn geëindigd in deze stop, dus die zijn afgewezen. Bijvoorbeeld,
de kosten van afgewezen leningen zijn gelijk aan 10.
Engage! Modeler heeft de volledige set van prestatie-indicaturen voor u berekend. De indicatoren die
invoer vereisen dat niet is opgegeven, zijn berekend gebaseerd op de standaard waarden. De
betrouwbaarheid is bijvoorbeeld standaard 100%, dus de totale betrouwbaarheid van het hele proces is
ook 100%. De vaste kosten zijn standaard 0, dus de vaste kosten voor het hele proces zijn ook 0.
De standaard evaluatie werkmodus toont u maar een paar van de beschikbare prestatie-indicatoren. Klik
op een kleine pijl rechtsonder in de groep Gebruikte indicatoren op het tabblad Analyse. U ziet nu alle
indicatoren die verwerkt worden door ENGAGE Modeler in de dialoog die verschijnt.
© 2015 ENGAGE Software
46
ENGAGE Modeler Handleiding
De indicatoren zijn gegroepeerd in drie categorieen: invoer/uitvoer, uitvoer en simulatie uitvoer. De eerste
twee categorieen worden berekend tijdens procesevaluatie als proces- of processtapprestatieindicatoren. De waarden van de invoer-uitvoer indicatoren moeten door u worden ingegeven voor de
processtappen. De indicatoren in de laatste categorie worden alleen berekend tijden processimulatie
(zie Tutorial Processimulatie). De waarden van de invoer/uitvoer indicatoren dienen door u ingevoerd te
worden voor de processtappen. Degene die invoerindicatoren vereisen die niet zijn ingegeven worden
berekend op basis van de standaardwaarden. Bijvoorbeeld de Betrouwbaarheid is standaard 100%, dus
de betrouwbaarheid van het volledige proces is ook 100%. De vaste kosten zijn standaard 0 dus de vaste
kosten voor het hele proces zijn ook 0.
Kies de vereiste indicatoren en kies Akkoord. De gekozen indicatoren verschijnen zowel als
eigenschappen van de relevante processtappen en als hokjes in het paneel Tonen indicatoren. U kunt
de waarden bekijken in het paneel Eigenschappen en/of deze visualiseren in het procesdiagram. Let op
de indicatoren Gem. Tijd tot eerste bezoek en Kosten tot eerste bezoek. Deze worden gebruikt om
het proces te tekenen in tijdslijnweergave of kostengroeiweergave (zie Tutorial: Het wijzigen van de layout van het proces).
Pad evaluatie
Selecteer de stop ‘Kleine lening’ en klik op de knop Evalueer pad in de groep Evaluatie van tabblad
Analyse. Nu worden alleen de processtappen betrokken bij de evaluatie die behoren tot het pad tussen
de start van het proces en de geselecteerde stop van het proces.
© 2015 ENGAGE Software
Het evalueren van een proces
Klik op de start van het proces. U kunt zien dat de relatieve doorvoer die standaard op het
procesdiagram wordt getoond alleen positief is voor de stappen van het geselecteerde pad.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleeerd om:
Invoerindicatoren in te voeren
Een proces te evalueren
Te wisselen tussen werkmodi
De resultaten van een evaluatie te analyseren
Een procespad te evalueren
© 2015 ENGAGE Software
47
Top Level Intro
This page is printed before a new
top-level chapter starts
Part
V
Het simuleren van een proces
5
49
Het simuleren van een proces
Engage! Modeler heeft een ingebouwde gebeurtenis-gedreven simulator. Deze simuleert het proces
onder de aanname dat de tijd tussen twee opeenvolgende verzoeken om het proces te starten
exponentieel verdeeld is wat betekent dat de verzoeken onafhankelijk van elkaar arriveren. De inkomende
verzoekenstroom is willekeurig gegenereerd zodat twee simulaties van hetzelfde proces met dezelfde
invoerparameters twee verschillende numerieke resultaten kan geven. Het is aanbevolen om
verschillende simulaties van het proces te doen om te observeren in welke mate de resultaten fluctueren.
De principes van de Engage! Processimulatie zijn beschreven in het document “Simulation – white
paper”. Deze is beschikbaar op ons klantportaal.
5.1
Tutorial: Processimulatie
Doel: het leren van het uitvoeren van een processimulatie met als doel haar gedrag te analyseren onder
verschillende menscapaciteiten.
Duur:: 10 minuten
Voorwaarde(n): : Het hebben uitgevoerd van de tutorial Aan de slag en Procesevaluatie.
Opdracht:
Specificeer menscapaciteit voor het leenproces aangenomen dat er twee bankmedewerkers aan
toegekend zijn, één senior bankmedewerker, één baliemedewerker en twee back-office medewerkers.
Simuleer dit proces voor een stroom van 10.000 verzoeken die gemiddeld elke 10 minuten komen.
Analyseer het resultaat. Pas het aantal mensen aan in elke rol om aan de vereiste te voldoen dat de
gemiddelde doorlooptijd voor dit proces niet groter is dan 200 minuten. Kunt u hetzelfde doen voor de
gemiddelde doorlooptijd die kleiner is dan 100 minuten?
Uitwerking:
Specificeer simulatiecondities
Klik op de knop Simulatie in de Werkmodus groep van de Layout tab. Het paneel Menscapaciteit
verschijnt.
Deze toont vier rollen die al zijn toegekend aan de procesactiviteiten. Elke rol heeft een groep van 1
© 2015 ENGAGE Software
50
ENGAGE Modeler Handleiding
persoon toegekend. Klik op de ‘Nieuwe groep’ die is toegekend aan de rol Bankmdw. Wijzig het Aantal
mensen in de groep in het paneel Eigenschappen van 1 naar 2. U kunt ook dubbelklikken op de
groep en de waarde wijzigen in het Mini-eigenschappenvenster dat verschijnt.
Klik op de start van het proces. Wijzig de waarde van de eigenschap Gem. tussentijdverdeling van
100 naar 10. De waarde van Aantal casussen is standaard al 10.000.
Simulatie
Klik op de Simuleer proces knop in de groep Simulatie van de tab Analyse. Het proces wordt
gesimuleerd en de Gem. Wachtrij indicator wordt standaard in het procesdiagram getoond. De waarde
wordt getoond als rode balk waar de langste rij in het proces ontstaat. Dit is waarschijnlijk een plek van
een flessenhals in het proces.
Klik nogmaals op de knop Simuleer proces. De simulatie wordt opnieuw uitgevoerd, maar in
tegenstelling tot bij de evaluatie, kunnen de verschillen afwijken van eerdere simulaties. Waarschijnlijk is
wel dezelfde processtap aangegeven als flessenhals, maar nu is de waarde van de gemiddelde wachtrij
verschillend. Dit is omdat iedere simulatie is uitgevoerd op een stroom van verzoeken die willekeurig
wordt gegenereerd.
Analyse van de resultaten
U kunt zien dat de Gem. Doorlooptijd van het proces nu rond de 300 minuten is. Dus veel groter dan
de waarde die verkregen was tijdens evaluatie (176,5 minuten). Dit is omdat de verzoeken nu met elkaar
strijden voor de beperkte menscapaciteit. Er zijn te veel verzoeken per tijdseenheid in verhouding tot de
capaciteit van de bankmedewerkers om deze uit te voeren.
Wijzig de Gem. Tussentijdverdeling terug van 10 min. naar 100 min. en simuleer het proces opnieuw.
Nu zijn er tienmaal minder verzoeken per tijdseenheid dus kunnen de verzoeken na elkaar worden
uitgevoerd zonder te hoeven strijden om de menscapaciteit. Als gevolg is de Gem. Doorlooptijd erg
dicht bij die zoals berekend tijdens de procesevaluatie.
Optimaliseren menscapaciteit
Wijzig de Gem. Tussentijdverdeling weer naar 10 min. Blijkbaar hebben we niet voldoende
menscapaciteit om significant kortere doorlooptijden zoals bijvoorbeeld 200 min. te bereiken. We moeten
nieuwe medewerkers toekennen aan dit proces. Maar hoeveel nieuwe personen zijn er nodig en aan
welke rollen moeten ze worden toegekend? U kunt proberen om dit antwoord te vinden door herhaaldelijk
te simuleren met telkens een wijziging in het aantal mensen in een van de groepen. Dit kan een
langdurig karwei zijn. Gelukkig kan Engage! Modeler dit voor u doen.
Klik op de start van het proces en vul voor de Max. Geaccepteerde doorlooptijd de waarde 200 min.
in. Dit is het doel dat u wilt bereiken. Klik nu op Optimaliseer menscapaciteit in de groep Simulatie
van de Analyse tab. ENGAGE Modeler zal voor u een reeks simulaties uitvoeren die resulteren in een
met de Gem. Doorlooptijd minder dan 200 minuten. Herhaal dit een paar keer om u ervan te verzekeren
dat de resultaten stabiel zijn.
© 2015 ENGAGE Software
Het simuleren van een proces
51
De noodzakelijke aantallen mensen in de groepen worden getoond in het Menscapaciteit diagram. U
kunt hier zien dat u 3 bankmedewerkers en 2 senior bankmedewerkers nodig heeft om het gewenste
doel te bereiken.
Stel nu de eigenschap Max. Geaccepteerde doorlooptijd in op 100 minuten en herhaal dezelfde
procedure. U zult zien dat de berekende gemiddelde doorlooptijd nog steeds groter is dan 100 minuten
en dat er een waarschuwing verschijnt in het Berichten venster.
Dit kunt u eigenlijk al verwachten. Dit is al af te leiden uit de resultaten van de procesevaluatie. Er zijn
nooit genoeg mensen om dit proces gemiddeld sneller dan 176,5 minuten uit te voeren.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd om:
Menscapaciteit te definiëren
Een proces te simuleren
Het optimale aantal van mensen in groepen te vinden
© 2015 ENGAGE Software
Top Level Intro
This page is printed before a new
top-level chapter starts
Part
VI
Repository management
6
53
Repository management
ENGAGE Modeler is beschikbaar in drie verschillende edities: Basic, Professional en Enterprise. De
Basic editie is voor een individuele gebruiker, de andere twee maken het werken met meerdere
gebruikers mogelijk. Een klant die Engage! Modeler gaat gebruiken maakt altijd een eerste
gebruikersnaam aan. In het geval van de Professional of Enterprise editie krijgt deze gebruiker
beheerdersrechten om zelf accounts voor alle andere gebruikers aan te maken.
Er is een aparte tool beschikbaar om gebruikersaccounts te beheren genaamd ENGAGE Repository
Manager. Deze tools is te benaderen vanuit het applicatiemenu van ENGAGE Modeler indien er een
gebruiker is aangemeld met beheerdersrechten. Druk op de knop Repository Manager in de groep
Manage van tabblad Repository.
Om het autorisatiebeheer wat te vereenvoudigen kunnen er gebruikers worden toegekend aan groepen.
De autorisatie die is toegekend aan een groep wordt automatisch overgenomen door alle gebruikers die
deel uit maken van die groep. Een gebruiker kan deel uit maken van meerdere groepen. Op deze manier
is het niet nodig om elke gebruiker apart te autoriseren. Het is voldoende om de juiste autorisatie in te
stellen voor bepaalde groepen en vervolgens aan deze groepen gebruikers toe te kennen.
Als er een repository wordt aangemaakt voor een nieuwe klant wordt de eerste gebruikersaccount
automatisch aangemaakt met twee standaardgroepen: Admins en Creators. De eerste gebruiker is
automatisch lid van beide groepen.
De Admins groep heeft het recht om de ENGAGE Repository Manager tool te gebruikern. Dus elke
gebruiker die lid is van deze groep zal de Repository Manager in het applicatiemenu van Engage!
Modeler zien. Deze groep kan niet worden verwijderd en er moet minimaal een gebruiker lid van zijn
(anders kan niemand de gebruikersaccounts nog beheren).
De Creators groep heeft rechten om nieuwe projecten aan te maken in de repository en deze later te
wijzigen. Als een gebruiker geen lid is van deze groep kan hij alleen bestaande projecten openen en
deze uitsluitend bekijken. De autorisatie van de Creators groep is vast in de Professional editie maar
kan worden gewijzigd in de Enterprise editie.
6.1
Tutorial: Het aanmaken van gebruikers
Doel: Leren om gebruikers te beheren.
Duur: 5 min
Voorwaarde(n): Professional of Enterprise editie. De gebruiker heeft beheersrechten en een licentie
voor meer den 3 gebruikers.
Opdracht:
© 2015 ENGAGE Software
54
ENGAGE Modeler Handleiding
Maak drie nieuwe gebruikers aan met de volgende gebruikersnamen: [email protected],
[email protected] en [email protected]. In deze tutorial gebruiken we engage.nl als
bedrijfsdomeinnaam.
Oplossing:
Log in bij ENGAGE Modeler en selecteer de Repository Manager inhet applicatiemenu. Als u deze
menuoptie niet zit in uw menu dan hebt u geen beheersrechten. Neem in dat geval contact op met de
persoon die het ENGAGE Modeler abonemment heeft afgesloten.
De Engage! Repository Manager wordt geopend in een apart browservenster. Het maakt het mogelijk om
zowal uw organisatie als de actieve gebruikerssessies van ENGAGE Modeler te beheren. Kies voor de
optie Manage Engage Modeler Users.
Er wordt een lijst getoond van voorgedefinieerde organisatie-eenheden: twee groepen Admins en
Creators en de initiële gebruiker (dat bent uzelf). Klik op de gebruikersregel en u zult zien dat hij lid is
van zowel de Admins als de Creators groep.
Druk op de knop Create New User. Het dialoog New User verschijnt. Voer hier ‘user1’ in in het Name
veld, [email protected] in het Username veld en vervolgens tweemaal het wachtwoord voor gebruiker
© 2015 ENGAGE Software
Repository management
55
user1 (minimaal 6 karakters) en klik op de OK knop.
Er wordt een nieuwe gebruiker toegevoegd aan de lijst. Druk op de knop Add to a Group, selecteer
‘Admins’ in de dialoog die verschijnt en druk op de OK knop.
Druk weer op de knop Create New user en herhaal dezelfde stappen met de invoer
[email protected] en selecteer in dit geval de groep ‘Creators’.
Druk op de knop Create New user en voer nu gebruiker [email protected] in.
Klik op de Admins groep. U zult zien dat deze nu twee leden heeft: uzelf en [email protected].
Klik op de Creators groep. U zult zien dat deze nu twee leden heeft: uzelf en [email protected].
De gebruiker [email protected] behoort tot geen enkele groep.
Deze drie nieuwe gebruikers zullen elk een verschillende functionaliteit van Engage! Modeler hebben:
© 2015 ENGAGE Software
56
ENGAGE Modeler Handleiding
Gebruiker
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Kan Repository Manager starten Kan een project aanmaken
X
X
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd om:
een nieuwe gebruiker aan te maken.
een gebruiker lid te maken van een groep.
6.2
Tutorial: Het inrichten van een organisatie met verschillende
gebruikersrechten
Doel: te leren om een complexe autorisatiestructuur op te zetten voor uw organisatie in de Enterprise
editie.
Duur: 30 min
Voorwaarde(n): Tutorial Het aanmaken van gebruikers, tutorial Aan de slag, de Enterprise editie met
een abonnement op , de gebruiker heeft beheersrechten en rechten van groep Creators om projecten aan
te maken.
Opdracht:
U gaat ENGAGE Modeler gebruiken voor twee interne projecten. Doel van deze projecten is om de
processen in kaart te brengen van de afdelingen 'Sales' en 'Support'. Er zijn twee teams van
procesontwerpers gekozen, een voor elke afdeling. De uiteindelijke processen zullen worden
gepubliceerd en bekeken door alle werknemers van de betreffende afdeling. Voor publicatie worden de
processen van deze twee projecten bewerkt door een algemene kwaliteitsmedewerker.
Oplossing:
Het wordt niet aanbevolen om gebruikers direct te autoriseren voor toegang op projecten. In plaats
daarvan moeten de groepen worden geautoriseerd. De specifieke gebruikers kunnen rechten krijgen door
ze toe te voegen of te verwijderen als lid van deze groepen.
Volgens de opdracht kunnen we de volgende gebruikersgroepen onderscheiden:
Sales procesontwerpers – deze kunnen Sales processen aanmaken en wijzigen.
Support procesontwerpers – deze kunnen Support processen aanmaken en wijzigen.
Sales kijkers – deze kunnen de Sales processen alleen bekijken.
Support kijkers – deze kunnen de Support processen alleen bekijken.
Publishers – deze kunnen alle processen wijzigen en publiceren.
De hele autorisatiestructuur zal worden gecreeerd in de volgende stappen:
Het aanmaken van groepen in de ENGAGE Repository Manager.
Het aanmaken van projecten in ENGAGE Modeler met de juiste autorisatie voor groepen.
© 2015 ENGAGE Software
Repository management
57
Het aanmaken van gebruikers in de ENGAGE Repository Manager en deze toekennen aan
groepen.
Aanmaken van groepen
Login bij ENGAGE Modeler als beheerder en selecteer Repository Manager in het applicatiemenu. Kies
de optie Manage Engage! Modeler Users. Er verschijnt een lijst van voorgedefinieerde organisatieeenheden: twee groepen Admins en Creators en de initiele gebruiker (uzelf).
Klik op de knop Create New Group, vul groepnaam ‘Sales Developers’ in en druk op OK.
Herhaal hetzelfde voor alle andere groepen.
© 2015 ENGAGE Software
58
ENGAGE Modeler Handleiding
Het aanmaken van projecten in ENGAGE Modeler
Nu bent u klaar om projecten aan te maken voor beide afdelingen. Ga terug naar ENGAGE Modeler en
maak een project ‘Sales’ aan. Als u gebruik maakt van de wizard bij opstarten om een project aan te
maken, vul dan alleen de projectnaam in en druk op de Gereed knop. Verwijder het model dat standaard
wordt aangemaakt. U gaat hier geen model of proces aanmaken. Deze taak wordt overgelaten aan de
Sales procesontwerpers. Als u de optie Nieuw uit het applicatiemenu gebruikt dan krijgt het nieuwe
project de standaardnaam 'Nieuw project'. Hernoem deze naar ‘Sales’ en druk op de knop Opslaan.
Druk nu op de knop Authorisatie. U ziet nu een lijst van alle organisatie-eenheden die geautoriseerd zijn
om iets met het project 'Sales' te doen. Selecteer een regel in de bovenste lijst van het dialoog en u ziet
alle rechten van deze eenheid in de onderste lijst verschijnen.
© 2015 ENGAGE Software
Repository management
59
We willen dit project op zo'n manier autoriseren dat alleen 'Sales developers' deze kunnen zien en
wijzigen, dat 'Sales Viewers' alleen de gepubliceerde processen kunnen bekijken en dat ‘Publishers’
deze kunnen zien, wijzigen en publiceren.
Verwijder eerst alle rechten die u zelf hebt, behalve Lezen en Autoriseren, want als beheerder gaat u
zich niet bezighouden met procesontwerp maar wel met de autorisatie van rechten. Kies vervolgens voor
Toevoegen gebruikers/groep, selecteer de Sales Ontwerper en kies Akkoord.
© 2015 ENGAGE Software
60
ENGAGE Modeler Handleiding
De ‘Sales Developers’ groep is toegevoegd aan de lijst. Vink Lezen, Bijwerken, Verwijderen en
Aanmaken hieronder aan. Druk weer op de knop voor Toevoegen gebruikers/groep, selecteer Sales
Kijkers, druk op Akkoord vink hier Bekijken publicaties aan.
Aangezien 'publishers' ook de Sales processen moeten kunnen benaderen dient u weer op de knop
Toevoegen gebruikers/groep de drukken, de ‘Publishers’ groep te selecteren, vervolgens op Akkoord
te drukken en Lezen, Bijwerken en Publiceren rechten aan te vinken.
© 2015 ENGAGE Software
Repository management
61
Nu zijn we klaar met de autorisatie voor het ‘Sales’ project. Merk op dat zowel ‘Support Ontwerpers’ als
‘Support Kijkers dit project en de objecten daarbinnen niet kunnen benaderen. U blijft de enige gebruiker
die de autorisatie van dit project kunt wijzigen (klik op uzelf en u zult de rechten Lezen en
Authoriseren aangevinkt zien).
Druk tenslotte op de knop Akkoord om de nieuwe autorisatie te bewaren in de repository.
Maak weer een nieuw project aan en noem deze 'Support'. Herhaal dezelfde acties voor dit project met
gebruik van de Support groepen in plaats van de Sales groepen.
Merk op dat u een autorisatiestructuur hebt aangemaakt zonder ook maar enige gebruiker aan te
maken. U bent de enige gebruiker die zich kan aanmelden bij ENGAGE Modeler, maar u kunt niets
doen met de aangemaakte projecten 'Sales' en 'Support', behalve deze bekijken.
Het aanmaken van gebruikers
Nu is het tijd om nieuwe gebruikers aan te maken. Ga naar de ENGAGE Repository Manager, klik op
Manage Engage! Modeler Users en druk op de Create new user knop. Voer gegevens in voor een
sales procesontwerper en druk op OK. Druk op Add to a group en selecteer de ‘Sales Ontwerpers'
groep. Druk nogmaals op de Add to a group knop en kies nu voor ‘Sales Kijkers'. Dit omdat de Sales
procesontwerpers ook onderdeel zijn van de Sales afdeling, dus ook zij moeten de gepubliceerde
processen kunnen zien.
© 2015 ENGAGE Software
62
ENGAGE Modeler Handleiding
Herhaal alle eerdere acties voor de Support procesontwerper door hem toe te voegen aan de 'Support
Ontwerpers' en de ‘Support Kijkers’ groepen. Maak tenslotte not een gebruiker om de processen te
publiceren en voeg deze toe aan de ‘Publishers’ groep.
We zijn nu klaar met de ENGAGE Modeler gebruikers. We kunnen nog wel ENGAGE Viewer gebruikers
aanmaken. Deze gebruikers behoren tot een aparte pool waarvan de grootte is bepaald door een apart
abonnement voorENGAGE Viewer. Deze gebruikers worden onderhouden in een apart onderdeel van de
ENGAGE Repository Manager.
Ga naar het hoofdmenu van de ENGAGE Repository Manager en klik op Manage Engage! Viewer Users.
U zult nu de namen zien van de groepen, maar geen gebruikers. Druk op de knop Create new user, voer
© 2015 ENGAGE Software
Repository management
63
de gebruiker in die de sales processen gaat bekijken en druk op OK. Druk op de Add to a group knop en
kies voor de ‘Sales Kijkers’ groep. Doe hetzelfde voor de gebruiker om support processen te bekijken
door het toe te voegen aan de ‘Support Kijkers’ groep.
Op dit moment hebben we twee projecten aangemaakt in de repository en zes gebruikers. In de
onderstaande tabel wordt samengevat welke groepen welke rechten hebben om projecten te benaderen
en de de rechten die de gebruikers daardoor hebben. Merk op dat de gebruikers zelf geen specifieke
rechten hebben gekregen voor deze projecten (behalve uzelf omdat u ze hebt aangemaakt). Sterker nog,
deze gebruikers bestonden nog niet eens op het moment dat de autorisatie voor de projecten was
ingesteld.
Project ‘Sales’
Project ‘Support’
Groepsrechten
Sales Ontwerpers
Lezen, Bijwerken, Verijderen,
Aanmaken
Support Ontwerpers
Sales Kijkers
Lezen, Bijwerken, Verijderen,
Aanmaken
Bekijken publicaties
Support Kijkers
Publishers
Bekijken publicaties
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Creators
Afgeleide
gebruikersrechten
sales ontwerper
Lezen, Bijwerken, Verijderen,
Aanmaken, Bekijken publicaties
support ontwerper
sales kijker
Lezen, Bijwerken, Verijderen,
Aanmaken, Bekijken publicaties
Bekijken publicaties
support kijker
Bekijken publicaties
publisher
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Uzelf
Lezen, Autoriseren
Lezen, Autoriseren
Autorisatie voor nieuwe objecten
Hoewel we klaar zijn met het aanmaken van het autorisatieraamwerk voor onze projecten is het
interessant om te onderzoeken wat er gebeurt met de autorisatie van de andere objecten die vanaf nu
worden aangemaakt.
Laten we aannemen dat sales ontwerper een nieuw model ‘Individuele verkoop’ aanmaakt met een nieuw
proces ‘Telefoongesprek’ binnen het ‘Sales’ project.
Als een object (model of proces) is aangemaakt in de Engage! repository krijgen de organisatieeenheden (organisatie, groepen en gebruikers) hier automatisch bepaalde rechten op. De regels zijn als
volgt:
De gebruiker die een object heeft aangemaakt krijgt persoonlijk de alle rechten.
De rechten van het bovenliggende object worden overgeerfd door het nieuwe object.
© 2015 ENGAGE Software
64
ENGAGE Modeler Handleiding
Volgens deze regels worden de rechten voor nieuwe objecten als volgt:
Model ‘Individuele verkoop’
Proces ‘Telefoongesprek’
Lezen, Bijwerken, Verwijderen,
Aanmaken
Lezen, Bijwerken, Verwijderen,
Aanmaken
Bekijken publicaties
Bekijken publicaties
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Groepsrechten
Sales Ontwerpers
Support Ontwerpers
Sales Kijkers
Support Viewers
Publishers
Creators
Gebruikersrechten
sales ontwerper
Lezen, Bijwerken, Verwijderen,
Lezen, Bijwerken, Verwijderen,
Aanmaken, Autoriseren, Publiceren, Aanmaken, Autoriseren, Publiceren,
Bekijken publicaties, Feedback
Bekijken publicaties, Feedback
support ontwerper
sales kijker
support kijker
publisher
Uzelf
Lezen, Autoriseren
Lezen, Autoriseren
Dit leidt tot de volgende afgeleide rechten voor de gebruikers:
Model ‘Individual sale’
Proces 'Telefoongesprek'
Afgeleide
gebruikersrechten
sales ontwerper
Lezen, Bijwerken, Verwijderen,
Lezen, Bijwerken, Verwijderen,
Aanmaken, Autoriseren, Publiceren, Aanmaken, Autoriseren, Publiceren,
Bekijken publicaties, Feedback
Bekijken publicaties, Feedback
support ontwerper
sales kijker
Bekijken publicaties
Bekijken publicaties
publisher
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Lezen, Bijwerken, Publiceren
Uzelf
Lezen, Autoriseren
Lezen, Autoriseren
support kijker
U kunt een overzicht van deze afgeleide rechten voor een project zien in een van de beschikbare
rapportages. Kies voor de knop Overzicht autorisatie in de groep Autorisatie van tab Repository in
ENGAGE Modeler en selecteer Project uit de lijst. De volgende tabel verschijnt:
© 2015 ENGAGE Software
Repository management
65
Autorisatie voor nieuwe groepen en gebruikers
Laten we aannemen dat het gewenst is om twee nieuwe groepen aan te maken genaamd ‘Sales
Managers’ en ‘Support Managers’. Deze zouden rechten moeten hebben om de betreffende projecten en
hun inhoud te lezen.
Hoe moeten we de autorisatie voor de projecten nu instellen voor deze twee groepen? Voor ‘Support
Managers’ is dit eenvoudig. Deze groep met het recht Lezen krijgen op het project ‘Support’. Echter, de
‘Sales Managers’ leesrechten geven op het ‘Sales’ project is niet voldoende. Als we dit doen heeft de
‘Sales managers’ de mogelijkheid om het project en elk nieuw model daarbinnen te lezen in de
toekomst, maar niet het model ‘Individuele verkoop’ dat we al hadden aangemaakt. Dit is omdat de
rechten van een bovenliggend object (bijvoorbeeld om een project te lezen) niet automatisch betekent dat
dezelfde rechten gelden voor alle objecten op het lagere niveau (recht om modellen te lezen). Als u deze
rechten niet alleen wilt toekennen aan een bepaald project of model maar ook in alle onderliggende
modellen of processen kunt u de optie Toepassen op alle onderliggende niveaus aanvinken en op
Akkoord te drukken.
Laten we aannemen dat er een nieuwe gebruiker is aangemaakt. Deze heeft initieel nog geen rechten
voor enig project. We kunnen hem deze rechten direct geven net als we doen voor een nieuwe groep.
Echter, we kunnen hem ook lid maken van een van de bestaande groepen en hij zal automatisch de
rechten van de groep overnemen.
© 2015 ENGAGE Software
66
ENGAGE Modeler Handleiding
Deze laatste opmerking laat zien hoe belangrijk het is om de initiele autorisatiestructuur goed op te
zetten. the objects created later will be set automatically.
Samenvatting
In deze tutorial, hebt u geleerd om:
nieuwe gebruikersgroepen aan te maken.
groepen te autoriseren voor projecten.
gebruikers aan te maken en deze toe te kennen aan groepen.
nieuwe groepen te autoriseren voor oude projecten.
© 2015 ENGAGE Software
Top Level Intro
This page is printed before a new
top-level chapter starts
Part
VII
68
7
ENGAGE Modeler Handleiding
Gebruik van Tables
ENGAGE Tables is een beheerstool voor het beheren van centrale elementen die gebruikt kunnen
worden in alle projecten van een organisatie. De elementen zijn gegroepeerd in tabellen van een bepaald
type. Op dit moment zijn de standaardtypes rollentabel en documenentabel beschikbaar en kan de
gebruiker zelf nog 5 eigen tabeltypes aanmaken.
7.1
Tutorial: Tabellen met rollen en documenten aanmaken
Doel: Leren hoe centrale tabellen met rollen of documenten kunnen worden gemaakt
Duur: 10 min
Voorwaarde(n): ENGAGE Tables, de gebruiker heeft Customizer rechten
Opdracht:
Maak twee documententabellen: een voor marketing documenten en een voor financiele documenten en
maak twee rollentabellen: een voor front office rollen en een voor back office rollen. Vul de tabel met
marketing documenten met de documenten Producten en Nieuws. Vul de financiele documenten met
Contract en Factuur. De front office rollen zijn Kassier, Controleur en Baliemedewerk er. De back-office
rollen zijn Accountant en Boek houder.
Oplossing:
Als u ENGAGE Tables opent zijn er initieel twee types, Documenten en Rollen, zichtbaar in paneel
Tabellen. Selecteer Documenten en druk op de knop Nieuwe Tabel.
Er verschijnt een nieuwe tabel. De standaardnaam is Documenten en de lege inhoud is getoond in een
raster dat automatisch wordt geopend. Klik op de tabel en selecteer Hernoemen in de groep Acties en
type Mark eting Documenten.
Nu kunt u regels toevoegen aan het tabelraster. Elke regen specificeert een document. Klik op het raster
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
69
en selecteer Nieuw tabelelement om een nieuwe rol aan te maken.
U kunt de volgende eigenschappen opgeven van een document
Naam - moet uniek zijn binnen alle document (standaard is dit Nieuw document met een
eventueel een nummer erachter om deze uniek te maken)
Korte omschrijving - Korte tekst om aan te geven wat de inhoud of het doel van het document is
URL - de link naar het daadwerkelijke document, op internet (bijv. www.bedrijf.nl/document) of op
het netwerk/intranet (\\server\sharenaam\map\bestand).
Type Producten als documentnaam en druk op tab om naar de volgende kolom te gaan. Geef de
beschrijving, bijvoorbeeld huidig aanbod en type de URL van het Producten document in de volgende
kolom. Selecteer Nieuwe tabelelement om nieuwe rij aan te maken (of druk gewoon op tab) en geef
hier het Nieuws document op.
Het resultaat is als volgt:
Herhaal hetzelfde voor een tweede tabel Financiele documenten. Het resultaat kan als volgt zijn:
Als u een documentnaam opgeeft dat al bestaat in een van de tabellen krijgt u een foutmelding te zien:
U kunt een rollentabel aanmaken op dezelfde wijze als de documententabel. Een rol heeft echter wel
iets andere eigenschappen. In plaats van URL is er een Document eigenschap. Deze dient een URL
© 2015 ENGAGE Software
70
ENGAGE Modeler Handleiding
naar een document te bevatten (die bijvoorbeeld de rol beschrijft). Aanvullend is er een Uurtarief
eigenschap. De waarde hiervan zal worden gebruikt in procesevaluatie en simulatie als deze rol
toegepast wordt. Eigenlijk zijn de eigenschappen van een rolelement gelijk aan die van een rol in
ENGAGE Modeler met de uitzondering dat er in de Document eigenschap in ENGAGE Tables maar
een URL ingevoerd kan worden.
De Front office tabel kan er als volgt uitzien:
De Back office tabel kan er als volgt uitzien:
U kunt op soortgelijke wijze tabellen aanmaken van een eigen tabeltype. Zie de tutorial Gebruiken van
eigen tabeltypes voor meer informatie.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd:
Om een tabel aan te maken
Om tabelelementen aan te maken
7.2
Tutorial: Centrale tabellen gebruiken
Doel: Leren hoe centrale tabellen binnen ENGAGE Modeler te gebruiken.
Duur: 10 min
Voorwaarde(n): Tutorial Tabellen met rollen en documenten aanmaken, Professional of Enterprise
editie vanENGAGE Modeler met een licentie voor ENGAGE Tables.
Opdracht:
Maak een proces met de taak Klantenservice. Ken de rol Kassier van de centrale tabel Front office toe
aan deze taak. Voeg het centrale document Nieuws van de tabel Mark eting documenten toe aan de
Documenten eigenschap van de taak en voeg het centrale document Factuur van de Financiele
documenten tabel toe aan de Invoer van de taak.
Oplossing:
Als eerste kunt u een proces Bank aanmaken met een Semi-automatische taak Klantenservice. You
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
71
can also create a local role Cashier in the Roles folder of the embedding model. It will help you to
understand the difference between a local and a global role.
Als u nu de taak selecteert en een waarde voor de Rol eigenschap wilt selecteren bevat de keuzelijst
alleen de rol Kassier en deze rol is lokaal gedefinieerd in de map Rollen.
Om de centrale rol Kassier te kunnen benaderen moet u eerst de centrale tabel Front office rollen
opnemen in uw model. Druk op de knop Ophalen tabel in tab Tabellen van het Lint. De lijst met alle
beschikbare tabellen wordt getoond:
Het type van een tabel is aangegeven met een icoontje voor de naam. Selecteer tabel Front office rollen
en kies Akkoord. De inhoud van uw model is veranderd.
© 2015 ENGAGE Software
72
ENGAGE Modeler Handleiding
De Front office rollen tabel verschijnt als map in het de map Rollenl. Als u het uitklapt ziet u alle rollen in
de tabel. Merk op dat u geen eigenschappen van deze rollen kunt wijzigen. De waarden van deze
eigenschappen worden centraal bijgehouden in ENGAGE Tables.
Als u probeert om de Rol eigenschap van de taak Klantenservice te veranderen ziet u nu ook de centrale
rollen.
Merk op dat de centrale rollen worden voorafgegaan door een icoontje in de lijst. Op deze manier kunt u
het onderscheid zien tussen lokale en centrale rollen.
Om een centraal document toe te kennen aan de taak drukt u opnieuw op Ophalen tabel. Selecteer nu
beide documenttabellen en kies Akkoord.
De tabellen worden toegevoegd als mappen in uw model.
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
73
Selecteer de taak opnieuw en probeer de Documenten eigenschap aan te passen. Er wordt een dialoog
geopend met alle vier de documenten in de selectielijst.
Selecteer het Nieuws document en druk op Akkoord. Merk op dat u ook een eigen URL kunt invoeren
dus u bent niet beperkt tot de lijst met centrale documenten.
Probeer nu de Input eigenschap te wijzigen. U kunt hier een eigen tekst invoeren als
invoerdocumentnaam, maar u kunt ook selecteren uit de lijst van centrale documenten.
© 2015 ENGAGE Software
74
ENGAGE Modeler Handleiding
Kies het Factuur document en druk op Akkoord.
De opdracht is nu gereed. Aanvullend kunt u controleren wat er gebeurt als u een map met globale
elementen weghaalt uit het model. Klik op de Mark eting documenten map en selecteer Weghalen
tabel in tab Tabellen van het Lint. De vraag verschijnt u dit echt is wat u wilt doen, want er is al een
element uit deze tabel toegekend aan een taak. Antwoord Ja en open de Documenten eigenschap van
de taak. Deze is nu leeg want er is geen Nieuws document meer beschikbaar binnen het model.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd om:
Centrale tabellen in uw model op te nemen
Centrale tabelelementen toe te kennen aan eigenschappen
Hoe een centrale tabel weggehaald kan worden uit uw model.
7.3
Tutorial: Centraliseren van rollen en documenten
Doel: Leren om referenties naar lokale rollen en documenten geconverteerd kunnen worden naar
centrale tabelelementen.
Duur: 30 min
Voorwaarde(n): Tutorial Tabellen met rollen en documenten aanmaken. Professional of Enterprise
edition van ENGAGE Modeler, ENGAGE Tables, Customizer rechten voor de gebruiker.
Opdracht: Neem aan dat u een paar rollen en documenten hebt moeten aanmaken in uw model die nog
niet beschikbaar waren in de centrale tabellen. Dit kan gebeuren als
U offline werkt zodat u geen nieuwe centrale tabellen kunt ophalen.
U het juiste element mist in de tabellen en u deze niet kunt aanmaken omdat u geen rechten heeft
of omdat iemand anders op dat moment ENGAGE Tables in gebruik heeft.
Neem vervolgens aan dat u deze rollen en documenten centraal beschikbaar wilt maken. Dit betekent
dat de bijbehorende elementen moeten worden aangemaakt in de centrale tabellen en dat de lokale
verwijzingen in uw model vervangen moeten worden door verwijzingen naar de centrale elementen.
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
75
.
Oplossing:
Een manier om dit te doen is om naar de persoon te gaan die geautoriseerd is om ENGAGE Tables te
gebruiken en hem te verzoeken de juiste elementen aan te maken. Maar dan zult u hem all nodige
details moeten verschaffen. Eenzelfde situatie is aanwezig als ENGAGE Tables voor de eerste keer
beschikbaar komt binnen een omgeving waar al vele rollen en documenten aanwezig zijn in bestaande
projecten.
Laten we aannemen dat u de volgende drie lokale rollen hebt aangemaakt:
Kassier in model,
Kassier en Office Manager in model2.
De eigenschappen van de rol Kassier van model model zijn zichtbaar in bovenstaande figuur (merk op
dat aan alle eigenschappen waarden zijn toegekend). De eigenschappen van de Kassier rol van model
model2 zijn hieronder gegeven:
De Office Manager eigenschappen zijn als volgt:
De rol Kassier van model refereert naar twee documenten www.engagemodeler.com en www.
engageviewer.com. Het Bank proces verwijst ook naar www.engagemodeler.com en de taak verwijst
naar www.engageviewer.nl.
© 2015 ENGAGE Software
76
ENGAGE Modeler Handleiding
Bewaar dit project in ENGAGE Modeler en meld u aan bij ENGAGE Tables.
Om het proces van het aan maken van tabellen vanuit lokaal gedefinieerde elementen in projecten
mogelijk te maken heeft ENGAGE Tables de mogelijkheid tot het Importeren van Modeler Projecten
.
Selecteer tab Bestand in het Lint, vervolgens Importeren van en tenslotte Modeler Projecten.
Een lijst van alle beschikbare projecten verschijnt.
Selecteer project project en druk op Akkoord. Er verschijnt een lijst met beschikbare tabeltypes.
Selecteer beide types. Nieuwe tabellen met de naam Import van Projecten worden automatisch
aangemaakt voor de Documenten en Rollen mappen.
De inhoud van de geimporteerde documententabel is als volgt:
Er waren inderdaad drie verschillende documenten gebruikt en een van de documenten was tweemaal
gebruikt. De enige geimporteerde eigenschap van het document is zijn URL. Aangezien ieder element
een unieke naam moet hebben zijn de namen initiaal hetzelfde als de URLs. Nu hebt u wat handmatig
werk te doen om enige orde te scheppen in de geimporteerde tabel. Allereerst dient u te controleren of
de URLs niet in gebruik zijn in andere tabellen. Als u dit niet zeker weet kunt u hiervoor de Zoek functie
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
77
gebruiken. Druk op de knop Zoeken in groep Acties en selecteer Zoek tekst.
Voer de URL in en druk op Zoeken. In het resultaat dat verschijnt in het Zoekresultaten paneel,
controleer of de tekst voorkomt in de URL eigenschap.
Als dit meerdere keren voorkomt wilt u deze waarschijnlijk verwijderen uit de geimporteerde tabel en in
de oude tabel laten staan.
Vervolgens dient u de geimporteerde documenten een betekenisvolle naam te geven en een korte
omschrijving. Tenslotte dient de hele tabel te worden hernoemd of de elementen moeten worden
verplaatst naar andere tabellen (en vervolgens de lege importtabel verwijderd). Om een tabel te
hernoemen selecteert u deze in paneel Tabellen en drukt u op de knop Hernoemen in de groep Acties
. Type vervolgens de nieuwe naam Engage tools.
Neem aan dat u de volgende wijzigingen hebt aangebracht:
De nieuw documententabel Engage tools is nu klaar voor gebruik.
© 2015 ENGAGE Software
78
ENGAGE Modeler Handleiding
De inhoud van de geimporteerde rollentabel is als volgt:
Merk op dat alle rolnamen worden voorafgegaan door het project en model waar ze zich in bevinden.
Dankzij deze namen kunt u zien welke rol was geimporteerd vanuit model model en welke vanuit model2
zelfs terwijl ze dezelfde naam Kassier hebben.
Aangezien de rol project_model2_Office Manager een unieke nieuwe rol is wilt u deze waarschijnlijk
hernoemen naar Office Manager en deze verplaatsen naar de bestaande Front Office tabel.
Maar wat te doen met de rol Kassier? Er is al een dergelijke rol in de Front Office tabel. Echter, het
Uurtarief hier is 30, dus anders dan die van de geïmporteerde rollen. U hebt nu te maken met 3
verschillende Kassiers met verschillende uurtarieven, omschrijvingen en gekoppelde documenten: Een
junior die zich bezig kan houden met kleine bedragen (max 1000 euro) en niet meer dan 3 valuta en een
senior voor grote bedragen en meer valuta. De junior kan still Kassier heten, maar de senior moet
hernoemd worden naar Senior Kassier.
U dient ook te besluiten wat het uurtarief van de rollen moet zijn. De geïmporteerde waarden kunnen
gezien worden als voorstel. U kunt de voorgestelde waarde voor Senior Kassier volgen (dus 70), maar u
moet een keuze maken tussen de oude waarde van 30 en de voorgestelde waarde van 50 voor Kassier.
Op het moment dat een gebruiker van ENGAGE Modeler besluit om een centrale rol te gebruiken dan
moet hij ook alle eigenschappen hiervan accepteren want hij kan deze niet wijzigen. De gebruiker van
ENGAGE Tables beslist over de eigenschappen van centrale elementen. Dus in dit geval kunt u de
voorgestelde waarde negeren en de oude waarde laten staan.
Na het hernoemen, verplaatsen en samenvoegen de uiteindelijke inhoud van de Front Office tabel is als
volgt:
Als resultaat van deze handmatige acties hebt u een documententabel ENGAGE Tools aangemaakt en
de bestaande tabel Front Office uitgebreid. Deze twee tabellen moeten nu worden opgenomen in het
project.
Ga terug naam ENGAGE Modeler, selecteer het model en druk op Ophalen Tabel. Selecteer de
ENGAGE Tools en Front Office tabellen en druk op Akkoord. Doe hetzelfde voor het tweede model. Het
resultaat is als volgt:
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
79
Het ophalen van tabellen heeft geen invloed op uw processen. Ze verwijzen nog steeds naar de lokale
rollen en documenten. Wat u nu kunt doen is door alle plaatsen gaan waar een lokale verwijzing moet
worden veranderd naar een centrale verwijzing en dit handmatig wijzigen. Gelukkig is dit niet nodig en
kan ENGAGE Modeler dit voor u doen. Het zal alle lokale verwijzingen vervangen door de referenties naar
de centrale elementen met dezelfde naam. U zult moeten onthouden dat u als ENGAGE Tables
gebruiker hebt besloten om de rol Kassier vanuit model2 te hernoemen naar Senior Kassier. De lokale
rol heet nog steeds Kassier zodat deze foutief herkend zal worden als centrale rol Kassier. U zult dus de
lokale rol Kassier van model2 ook moeten hernoemen als Senior Kassier.
Selecteer de rolmap Front Office in model2 en druk op Gebruik centrale referenties in de Tabellen
tab. Als resultaat zullen de lokale rollen Senior Kassier en Office Manager verdwijnen omdat de rollen
met dezelfde naam bestaan in de map Front Office.
Doe nu hetzelfde voor het andere model. Zoals u waarschijnlijk al verwachtte, is de lokale rol Kassier
verdwenen. Echter, deze rol was al toegekend aan de taak Klantenservice. Als u kijkt naar de Rol
eigenschap van deze taak zult u merken dat de rol die hieraan is toegekend een klein icoontje voor de
naam heeft dat betekent dat dit een verwijzing is naar een centrale rol.
© 2015 ENGAGE Software
80
ENGAGE Modeler Handleiding
Tenslotte selecteert u de documentenmap ENGAGE Tools en drukt u op Gebruik centrale referenties.
Nu selecteert u de taak Klantenservice en opent u de Documenten eigenschap. Merk op dat de URL nu
is vervangen door de naam met een klein icoontje dat aangeeft dat dit een verwijzing is naar een centraal
document.
ENGAGE Tables geeft u ook de mogelijkheid om deze actie in de omgekeerde richting uit te voeren.
Selecteer de map Front office in het model model en kies voor Gebruik lokale referenties in de groep
Synchronisatie in tab Tabellen. De rol Kassier is nu terug in de map Rollen en de eigenschap Rol van
de Klantenservice taak verwijst hier naar. Selecteer de map Engage Tools in model model en druk
nogmaals op Gebruik lokale referenties. Als u nu de eigenschap Document van taak Klantenservice
bekijkt ziet u de URL weer staan.
Als u eigen types aanmaakt in ENGAGE Tables (zie Gebruiken van eigen tabeltypes) kunt u exact
dezelfde stappen uitvoeren om tabelelementen van eigen tabeltypes te centraliseren.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd:
Hoe lokale elementen te importeren vanuit projecten naar centrale tabellen
Hoe lokale referenties te centraliseren
Hoe een tekst te zoeken in de inhoud van een tabel
Hoe een tabel te hernoemen
7.4
Tutorial: Gebruiken van eigen tabeltypes
Doel: Leren hoe eigen tabeltypes aan te maken en deze te gebruiken binnen ENGAGE Modeler .
Duur: 30 min
Voorwaarde(n): Professional of Enterprise editie van ENGAGE Modeler, ENGAGE Tables, de gebruiker
heeft Customizer rechten.
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
81
Opdracht: Breid procesactiviteiten uit met twee extra eigenschappen: Locatie dat aangeeft waar een
activiteit wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld Amsterdam) en Software dat de verzameling applicaties
aangeeft die betrokken zijn bij de uitvoer van een activiteit (bijvoorbeeld. Excel and Word). Maak een
proces aan met drie activiteiten, ken waarden toe aan Locatie en Software eigenschappen en toon het
procesdiagram in de Locatie zwembaanweergave en de Software zwembaanweergave.
Oplossing:
De eigenschap Locatie die we willen toevoegen lijkt erg op Rol, terwijl de eigenschap Software erg lijkt
op Rollen van een Vergadering. In de tool ENGAGE Tables kunt u tabellen met centrale rollen
definieren. Aangezien u ook centrale locaties of software wilt kunt definieren zullen deze nieuwe
eigenschappen worden geintroduceerd in ENGAGE Tables als zogenaamde maatwerk tabeltypes.
Open ENGAGE Tables en druk op Nieuw tabeltype. Een nieuw type met de naam Maatwerk tabeltype
is aangemaakt in paneel Tabellen. Hernoem het naar Locatie. Druk nogmaals op Nieuw tabeltype en
hernoem dit type naar Software (u kunt maximaal 5 eigen types aanmaken op deze manier). Het verschil
tussen deze types is dat Locatie maar een waarde kan krijgen, maar dat voor Software meerdere
waarden mogelijk zijn. Standaard is ieder eigen tabeltype van het type enkele waarde. Om het type
Software te wijzigen selecteert u deze in paneel Tabellen en drukt u op de knop Meerdere Waarden
.
Het tabeltype dat meerdere waarden toestaat is aangegeven met een klein icoontje. Nu kunt u centrale
tabellen met locaties en software aanmaken als u de mogelijke waarden centraal wilt bepalen. Dit is
echter niet nodig voor deze tutorial want u kunt de tabelelementen altijd lokaal aanmaken.
Bewaar uw wijzigingen in ENGAGE Tables (anders zijn ze niet zichtbaar voor Modeler gebruikers), open
ENGAGE Modeler en open en vergrendel een project. Klan nu het model uit in paneel Project (of maak
een nieuwe aan).
U zult zien dat elk model drie mappen bevat. De standaard Rollen map en twee maatwerk mappen
© 2015 ENGAGE Software
82
ENGAGE Modeler Handleiding
genaamd Locatie en Software. Selecteer de map Locatie en druk op de knop Nieuw element in de
groep Project van tab Start. Een nieuw element is aangemaakt in de map Locatie. Hernoem dit naar
Amsterdam. Maak ook de locatie Rotterdam aan en in Software de elementen Excel, Word en
Boek ingssysteem. Maak proces Boek en en verk open aan met drie activiteiten: Accepteer verzoek ,
Boek en en Verk open.
Als u nu de taak Accepteer verzoek selecteert en kijkt bij de Eigenschappen zult u zien dat er een
nieuwe categorie Extra eigenschappen bestaat
De categorie bevat twee extra eigenschappen Locatie en Software. Klik op de Locatie invoer en
selecteer Amsterdam. Klik op Software en selecteer twee programma's: Word en Excel.
Doe hetzelfde voor de andere taken. Selecteer hier Rotterdam en Boek ingssysteem voor de Boek en
activiteit en Amsterdam en Word voor de Verk open activiteit. Om het proces in Locatie
zwembaanweergave te zien klikt u eenvoudigweg op de knop Zwembaan in de groep Weergave van
tabblad Layout. Een lijst met drie zwembaanknoppen verschijnt. Kies Locatie Zwembaan.
© 2015 ENGAGE Software
Gebruik van Tables
83
Het proces wordt getoond in zwembanen Amsterdam en Rotterdan. Als u deze locatieswaarden in het
diagram wilt zien klikt u op het icoon rechts onderin de groep Tonen/Verbergen van de tab Layout,
vind het veld Locatie aan en kies Akkoord in het dialoog.
Doe hetzelfde voor de eigenschap Software om de software zwembaanweergave te krijgen. Het
resultaat is als volgt:
© 2015 ENGAGE Software
84
ENGAGE Modeler Handleiding
U kunt nu de tutorial Centraliseren van rollen en documenten volgen en de beschreven procedure volgen
om deze eigen tabeltype waarden te centraliseren.
Samenvatting
In deze tutorial hebt u geleerd
Hoe u een eigen tabeltype kunt aanmaken
Hoe u meerdere waarden kunt instellen voor een tabeltype
Hoe u tabelelementen van eigen tabeltypes kunt aanmaken in mappen
Hoe u waarden kunt toekennen aan de extra eigenschappen
Hoe u een zwembaanweergave kunt tonen voor extra eigenschappen
Hoe u de extra eigenschappen kunt tonen in het diagram.
© 2015 ENGAGE Software
85
Endnotes 2... (after index)
© 2015 ENGAGE Software
Back Cover