Transcript Toelichting bij het gebruik van het Model Legionella

Toelichting bij het gebruik van het
Model Legionella Risicoanalyse en Beheersplan
Luchtbevochtingsinstallatie
1
Doel van het model
Het Model is te beschouwen als een “onderlegger” of “model” bij het opstellen van de
risicoanalyse en beheersplan van een luchtbevochtingsinstallatie als onderdeel van een
luchtbehandelingssysteem.
Hieronder wordt verstaan het samenstel van:
o
o
o
o
o
o
o
de luchtbehandelingkast met luchtkanalen (indien aanwezig);
de luchtbevochtigingsectie of luchtbevochtiger;
het verbindende leidingwerk;
de aansluitleiding;
de watervoorbehandeling (indien aanwezig);
de waterbehandeling (indien aanwezig);
de afvoer van spuiwater (indien aanwezig).
Het model kan ook worden toegepast voor luchtbevochtigers die vocht direct in de ruimte
brengen, echter een aantal componenten is dan niet van toepassing.
Het gebruik van dit model heeft als doel de eenduidigheid en kwaliteit van de
beheersplannen in Nederland te bevorderen en de opsteller te ondersteunen.
1.1
Hoe te gebruiken?
Het Model Risicoanalyse en Beheersplan is een Word-bestand, waarin de opsteller de zaken
die specifiek van toepassing zijn op de beschouwde installatie kan toevoegen en zaken die
niet van toepassing zijn kan weglaten.
“Elke luchtbevochtigingsinstallatie kan anders zijn, met name de inpassing in de
luchtbehandelingsinstallatie en de omgeving.”
Vervolgens kan de opsteller de diverse model-tabellen gebruiken om de gegevens en
bevindingen in te vullen.
De cursieve omkaderde teksten
in het model zijn aanwijzingen
voor het invullen.
Deze moeten worden verwijderd,
nadat de relevante zaken zijn
ingevuld/verwerkt.
blz. 1 van 7
2
Tweedeling componentenbenadering en organisatie
2.1
Componentenbenadering
In het modelbeheersplan is een gedetailleerde opsomming voorzien van zowel de
componenten in het luchtbevochtigingsysteem als de organisatie rondom het systeem.
De uitwerking van de componenten is vooral terug te vinden in de omschrijving van de
installatie en daarnaast de risico-inventarisatie van de verschillende systeemcomponenten.
Deze informatie is terug te vinden onder paragraven 4.2.1 t/m 4.2.3 en 5.3 van het model.
2.2
Organisatie
Bij het opstellen van een risicoanalyse dient behalve een grondige analyse van het systeem
ook een goede analyse van de organisatie te worden gemaakt, waarbinnen
luchtbevochtigingsysteem draait. Een luchtbevochtigingsysteem kan alleen goed en veilig
draaien als behalve aan technische ook aan andere voorwaarden wordt voldaan. Daartoe is
het noodzakelijk om meerdere kenmerken van de organisatie te integreren in het
beheerplan.
Hierna volgt puntsgewijs een opsomming en beschrijving van zaken die algemeen worden
benoemd als de procesbenadering van een risicoanalyse.
Organogram organisatie
Wat is de aard en wijze waarop het bedrijf is georganiseerd waar het
luchtbevochtigingsysteem draait?
Is bekend wie de exploitant, drijver van de installatie is?
Zorg dat een inzicht ontstaat in hiërarchie, taken en verantwoordelijkheden en hoe deze zijn
vastgelegd, evenals de wijze waarop wordt gecommuniceerd. Dit moet worden verwerkt in
het beheerplan en het communicatieplan. Doel is minimale maar wel effectieve noodzakelijk
communicatie.
Kennis van wet en regelgeving
De gesprekspartner is de legionellaverantwoordelijke of een directielid en is voldoende op de
hoogte van kennis van de vigerende wet en regelgeving aanwezig binnen de organisatie
zodat adequaat handelen mogelijk is?
Handhaver en maatwerkvoorschriften
Is binnen de organisatie bekend wie de handhaver is voor de luchtbevochtigingsystemen en
zijn maatwerkvoorschriften opgelegd?
Communicatie
Hoe zijn de communicatielijnen binnen de organisatie deze dienen in het beheer en
communicatieplan te worden weergegeven. Gebruik bestaande structuren tenzij dit niet
werkbaar is binnen de kaders van het beheersplan.
Taken, verantwoordelijkheden vastgelegd
Zijn taken en verantwoordelijkheden van de betrokken functionarissen of organisaties
vastgelegd. Voor de betrokken functionarissen bij het Legionellabeheer is dit noodzakelijk
zodat adequaat handelen mogelijk is. Wijs op de noodzaak van vastleggen vanuit wettelijke
verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid.
Bestaande systemen onderhoud, beheer, ervaringen
Hoe zijn de bestaande onderhoud- en beheertaken ingericht is er een bestaand systeem
gebruik dit en integreer dit in het beheersplan dubbele systemen, administratie werken niet
en zijn overbodig. Neem in het beheersplan ook de frequentie van onderhoud en service op.
blz. 2 van 7
Bijhouden van het logboek is verplicht maar kan en mag worden opgenomen in het
bestaande systeem, mits dit beschikbaar kan worden gemaakt voor de handhaver. (zie ook
bijlage F van de ISSO 55.3)
Contracten
Evalueer de bestaande contracten. Wij de eigenaar op de blijvende aansprakelijkheid, welke
taken en verantwoordelijkheden zijn gedelegeerd naar contractors. In het beheerplan moet
worden opgenomen de periodieke evaluatie en auditing van de contracten en verslaglegging
hiervan als bijlage in het logboek.
Werkingssfeer en Arbotoets
De risicoanalyse (RI&E) en het bijbehorend beheersplan dienen door een gecertificeerde
Arbodienst te worden getoetst. Naast de verplichte Arbotoets moet het plan ook beschikbaar
zijn voor de Handhaver Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie). Hiervan kan
bijvoorbeeld sprake zijn bij bezoek door de handhaver, of op verzoek van de handhaver.
Wanneer aan de Arbotoets is voldaan en wordt getekend voor de werkingssfeer door een
daartoe bevoegde functionaris, is sprake van een juridisch en voor de vigerende wetgeving
geldig document.
2.3
Kwaliteit van de opsteller
De opsteller dient deskundig te zijn en voldoende ervaring te hebben op het gebied van
zowel luchtbevochtiginginstallaties als waterbehandeling en moet functioneren op minimaal
hbo-niveau. De opsteller moet inzicht hebben in facilitair management en op de hoogte zijn
van de laatste wetgeving, technische richtlijnen en de beste beschikbare technieken op het
moment van opstellen (ISSO-55.3 en Arbo-informatieblad 32). De opsteller dient daarnaast
te beschikken over goede communicatieve vaardigheden.
Opmerking:
ISSO verzorgt een cursus Risicoanalist Legionellapreventie.
2.4
De eigenaar/exploitant
Bij het beheer van de luchtbevochtiginginstallatie is belangrijk dat de eigenaar/exploitant van
het gebouw wordt aangewezen en de eindverantwoordelijkheid op zich neemt voor de
risicoanalyse en het beheersplan van de luchtbevochtigingsinstallatie en het beheer wat
daaruit volgt.
2.5
Werkwijze van de risicoanalist
Om een goede opname van systemen en organisatie uit te voeren en een complete
evaluatie op te stellen, wordt de volgende werkwijze aanbevolen:
o Verzamel vooraf zoveel mogelijk informatie over het systeem en de organisatie denk aan
P&ID (proces & instrumentatie diagram), handleidingen en dergelijke maar kijk ook naar
het soort organisatie (internet).
o Maak vooraf een inschatting van het belang van de installatie voor de organisatie.
o Gebruik op locatie een blanco model van het model dat je invult.
o Maak foto’s en verwerk deze in het model.
o Zorg dat het schouwen van de installatie wordt uitgevoerd met een beheerder of
technicus die de installatie bedient en deze goed kent. Check dit vooraf.
o Vul de risicoanalyse onder 5.3 in tijdens het schouwen en verwijder alles wat niet van
toepassing is.
o Geef voldoende aandacht aan automatisering en stilstandsmanagement.
o Vraag eventueel om aanwezigheid van de onderhoudsfirma.
blz. 3 van 7
o
o
o
o
o
o
o
o
Vraag de technicus uit over de installatie, de staat het onderhoud en de organisatie.
Creëer een beeld van de organisatie door de ogen van de technicus.
Plan na het schouwen een interview met de Legionellaverantwoordelijke van de
organisatie die ook de luchtbevochtigingsinstallatie onder beheer heeft.
Afhankelijk van de organisatie wordt het interview met meerdere personen gedaan.
Bijvoorbeeld in een ziekenhuis met de facilitair manager en de ziekenhuishygiënist die
Legionellaverantwoordelijkheid vaak delen.
Werk bij het interview de punten af genoemd onder organisatie. Teken direct
organogrammen en dergelijke en laat de juistheid hiervan bevestigen.
Kijk naar zaken die niet goed werken in de organisatie en geef verbeterpunten aan.
Gebruik hiervoor het beeld dat je hebt gekregen van de organisatie door de technicus.
Stel een concept risicoanalyse en beheersplan op een laat dit controleren door
opdrachtgever.
Laat de opdrachtgever het plan toetsen door zijn Arbodienst en verwerk de
commentaren.
Gebruik de AI-32 en de ISSO 55.3.
blz. 4 van 7
3
Artikelsgewijze toelichting bij het model
Voorblad
Neem hier een foto op van de luchtbevochtiginginstallatie die is geplaatst bij de organisatie
of een representatieve unit bij meerdere luchtbevochtigingssecties.
Verklaring Arbodienst
Het laten toetsen van een RI&E is een wettelijke verplichting inzake artikel 14 van de
Arbowet. De opdrachtnemer verwerkt de commentaren van de Arbotoets. Pas na het
verwerken van dit commentaar is de opdracht afgerond en is sprake van een opgeleverde
RI&E.
2
Managementsamenvatting
Neem in dit hoofdstuk ook de aanbevelingen ten aanzien van de organisatie op. Bijvoorbeeld
cursus voor medewerkers of het aanpassen van protocollen binnen het bedrijf.
3
Opbouw van de Risicoanalyse en Beheersplan
Deze kan integraal worden overgenomen.
partijen
Vul het schema volledig in en geef aan dat dit een levend document is dat jaarlijks moet
worden gecontroleerd op volledigheid en juistheid.
4
Gegevens van de luchtbevochtigingsinstallatie
In par. 4.1 t/m 4.2.3 van het model worden de algemene, specifieke en technische gegevens
van de luchtbevochtigingsinstallatie en de regeling, de gegevens over de locatie en de
beschikbare tekeningen vermeld. In par. 4.2.4 t/m 4.2.6 de organisatorische gegevens
waaronder het organisatieschema of organogram.
4.2.4 Organisatieschema
Stel een schema op dat een juiste weergave geeft van de wijze waarop het beheer van de
installatie is georganiseerd en neem de genoemde partijen op in 4.2.5.
Hierna staat een VOORBEELD van een organisatieschema beheer
luchtbevochtiginginstallatie (luchtbehandelingsinstallatie)
blz. 5 van 7
1] Drijver van de
inrichting(exploitant van het
gebouw)
arbeidsinspectie
15] GGD
Manager
VOORBEELD
gebouwbeheer
Installateur van de
luchtbevochtiging
Waterbehandelings-firma
Reinigingsbedrijf
Mechanisch
onderhoudsbedrijf
koeltoren
Laboratorium
Monstername legionella
4.2.5 Contactgegevens van betrokken partijen
Vul het schema volledig in en geef aan dat dit een levend document is dat jaarlijks moet
worden gecontroleerd op volledigheid en juistheid.
4.2.6 Overzicht verantwoordelijkheden
Vul dit zorgvuldig in.
5
Risicoanalyse en maatregelen legionellapreventie
5.1
Gevolgde werkwijze
Dit is een beschrijving.
5.2
Fotomateriaal
Indien nodig hier foto’s opnemen die belangrijk zijn voor het uitvoeren van beheer en
onderhoud.
5.3
Risicoanalyse en bepaling maatregelen
Analyseer de gehele installatie volgens de tabellen onder 5.3 vul de beheersmaatregelen in
met de frequentie. Verwijder de rijen en cellen en opmerkingen die niet van toepassing zijn
zodat een eenduidig totaalbeeld ontstaat dat een weergave is van de actuele situatie. Baseer
dit op basis van het feit dat eenmalige maatregelen zijn uitgevoerd.
6
Beheersplan
6.1
Controlelijst installatie-aanpassingen / beheer-aanpassingen
Voer hier alle installatie-aanpassingen en beheer-aanpassingen in.
Geef een aanduiding van verplichte aanpassingen en gewenste aanpassingen
Maak een opmerking dat het beheersplan pas actueel is en werkt na de aanpassingen.
Wees daarbij realistisch en stem af met de eigenaar
Voorbeelden zijn:
blz. 6 van 7
o
o
o
Verwijderen dode einden.
Koppelen storingscontact waterbehandeling op GBS
Beheerder op cursus
6.2
Beheer- / onderhoudsmaatregelen
Aan de hand van de ingevulde tabellen 4.1.1 / 4.1.2 en 5.3 kan nu het beheer-schema
worden ingevuld.
Wees daarbij volledig. Voeg toe als zaken ontbreken of verwijder vooral de regels die niet
van toepassing zijn. Geef aan in het beheersplan dat het onderhoud en beheer van de
bevochtigingssectie dient te worden geïntegreerd in het onderhoudsschema van de LBKsystemen.
7
Logboek
Het logboek is een integrale weergave van alle onderhoud service en beheeractiviteiten
Periodiek onderhoud wordt meestal bijgehouden in een bestaand onderhoudssysteem.
Indien dit aanwezig is verwijs hiernaar in het logboek. Indien het systeem ontbreekt houd dan
het onderhoud bij in het logboek.
Hieronder is een opsomming gegeven van omschrijvingen van werkzaamheden/activiteiten
die betrekking hebben op het onderhoud c.q. beheer van de luchtbehandelingsinstallatie.
Deze omschrijvingen kunnen gebruikt worden bij het omschrijven van de
werkzaamheden/activiteiten op de registratielijst 7.1:
o Controle uitvoering beheersplan;
o Onderhoud waterbehandeling;
o Controle en visuele inspecties luchtbehandelingsinstallatie;
o Drainen, reinigen (en/of desinfecteren) luchtbehandelingsinstallatie (bevochtigingssectie)
o Preventief mechanisch onderhoud luchtbehandelingsinstallatie;
o Correctief mechanisch onderhoud luchtbehandelingsinstallatie;
o Monstername en analyse;
o Acties na ontvangst uitslag analyse legionella;
o Verslagen van overleg met controlerende instanties;
o Wijzigingen aan de installatie.
8
Protocollen
Zorg dat protocollen 8.2 en 8.3 worden opgenomen in het bedrijfscalamiteitenplan.
blz. 7 van 7