Transcript instructie voor het inrichten van uw kasadministratie

Kasboek verplicht onderdeel van uw administratie
Het kasboek maakt verplicht onderdeel uit van uw administratie en is noodzakelijk als u onderneemt met
contant geld (uw klanten betalen contant en/of u koopt contant in). Elke contante transactie legt u vast in
het kasboek. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om contant betaalde facturen, kassabonnen en kwitanties
(verder: 'kasbonnen').
Aparte vermelding BTW bedrag op factuur, kassabon of kwitantie
Wilt u in rekening gebrachte BTW (voorbelasting) in mindering brengen (vooraftrek) bij het doen van uw
BTW-aangifte, dan is het noodzakelijk dat op elke factuur, kassabon of kwitantie het BTW bedrag (en
toegepaste BTW-percentage) apart wordt vermeld. Indien er geen uitsplitsing op de kasbon is gemaakt,
noteert u geen BTW in het kasboekblad (noteer het totaal betaalde bedrag).
Opbouw kasboek
Elk kasboek bestaat uit kasboekbladen ('tabbladen in Excel'). Afhankelijk van de omvang van uw
kasadministratie kunt u kasboekbladen per dag, per week of per maand gebruiken. Op de kasboekbladen
registreert u uw contante uitgaven en contante inkomsten.
Werkwijze kasboek
Elk kasboekblad begint met een beginsaldo en eindigt met een eindsaldo (op de laatste regel vermeld in de
kolom 'Bedrag uitgegeven'). Het verschil tussen het begin- en eindsaldo verklaart u d.m.v. onderliggende
bescheiden (bonnen, kwitanties en facturen, storingsbewijzen).
U kunt het kasboek op papier bijhouden, maar makkelijker is natuurlijk een kasboek in MS Excel.
Periodiek stelt u vast of het kassaldo ('administratief saldo') van het kasboek overeenkomt met de werkelijk
aanwezige geldhoeveelheid ('fysiek kassaldo'). Als u een verschil constateert, dan heeft u een kastekort.
Kastekorten kunnen worden verklaard door:

Ontbrekende bonnen;

Niet opzettelijke fouten (´teveel teruggeven´);

Opzettelijke fouten ('greep uit de kas door personeel').
Heeft u personeel in dienst en werkt u veel met contanten, dan is het aan te raden een duidelijke
kasinstructie/ kasprocedure op te stellen (inclusief beleid omtrent het verklaren van kasverschillen).
Nadat u een gereed bent met een kasboekblad en u hebt het eindsaldo gecontroleerd (met fysiek kassaldo)
evenals de telling van de verschillende kolommen, dan print u het kasboekblad uit en hecht u de bonnen aan
het kasboekblad.
Het kasboekblad bergt u op in de ordner 'Kas' (indien u op papier een kasboek bijhoudt, blijft er een kopie
van het (doorgeschreven) kasblad achter in het kasboek.
Opzetten kasboek
www.taxworkx.nl
[email protected]
Voor het juist invullen van uw kasboek doorloopt u in ieder geval de volgende stappen (later volgt nog een
voorbeeld):

Het beginsaldo vermeldt u op de eerste regel van het kasboekblad (in de kolom 'Bedrag ontvangen');

Zorg ervoor dat u alle kasbonnen verzamelt.

Verzamel de kasbonnen op datum (op een prikker of in een ('kas') ordner);

Voorzie de kasbonnen van een doorlopende nummering ('bonnummer');

U verwijst naar deze bonnummers in het kasboek (onder 'nummer');

Bij contante betalingen splitst u het betaalde bedrag in een BTW-bedrag en een bedrag exclusief BTW
zoals dat op de kasbon is vermeld;

Vermeld contante geldopnamen van de bank in de kolom 'Bedrag ontvangen´);

Vermeld contante afstortingen bij de bank in de kolom 'Bedrag uitgegeven´;

Uit eigen zak betaalde bedragen vermeldt u in de kolom 'Bedrag ontvangen´;

Voor privé zaken opgenomen bedragen vermeldt u in de kolom 'Bedrag uitgegeven´;

Bij ontvangst van contante betalingen van klanten waarvoor u eerder een factuur (verkoop op rekening)
hebt gestuurd, vermeldt u geen BTW in de kolom 'BTW', maar neemt u het gehele bedrag over in de
kolom 'Bedrag ontvangen';

Bij contante verkopen (zonder dat u hiervoor een factuur hebt gestuurd), maakt u wel gebruik van de
kolom 'BTW'. U splitst de betaling dan in een bedrag zonder BTW en een BTW-bedrag. U noteert deze
bedragen in de kolom 'Bedrag ontvangen´;

Als u het kasboekblad correct hebt ingevuld (en het eindsaldo is genoteerd), komt het totaal van de
kolommen 'BTW' en 'Bedrag ontvangen´ overeen met het totaal van de kolommen 'BTW' en 'Bedrag
uitgegeven´;

Let op! Uw kas kan nooit een negatief saldo hebben!

Betalingen per pin, creditcard en chipknip (voorzover dit betaalmiddel nog bestaat), bevinden zich ook
in uw kasomzet. Echter, omdat deze betalingen nooit per kas zijn ontvangen (maar per bank), moet u
deze betalingen als uitgave noteren (met de juiste omschrijving), anders loopt uw administratieve
kassaldo snel op (en uw fysieke saldo niet).
Heeft u nog vragen, neem dan gerust contact met ons op!
Opzetten kasboek
www.taxworkx.nl
[email protected]