Transcript uitnodiging tot het bijwonen van de algemene vergadering van

UITNODIGING TOT HET BIJWONEN VAN DE ALGEMENE
VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN ORDINA N.V.
Ordina N.V. (de Vennootschap) nodigt haar aandeelhouders uit voor de Algemene Vergadering van
Aandeelhouders, te houden op woensdag 14 mei 2014 om 14.30 uur ten kantore van de Vennootschap,
Ringwade 1 te Nieuwegein.
De agenda bevat de volgende punten:
Agendapunten 1, 2a, 2b, 2c, 2d, 2f-1, 4a, 4d, 5a, 7, 8 en 9 zijn slechts ter bespreking en niet ter stemming.
1. Opening en mededelingen
Terugblik op 2013
2a. Verslag van de Raad van Commissarissen over het boekjaar 2013
2b. Toelichting uitvoering bezoldigingsbeleid Raad van Bestuur
2c. Verslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar 2013
2d. Toelichting PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. op accountantscontrole 2013
2e. Voorstel tot vaststelling van de jaarrekening over 2013
2f. 1. Toelichting reserverings- en dividendbeleid
2. Voorstel tot wijziging dividendbeleid
Decharge
3a. Verlenen van decharge aan de leden van de Raad van Bestuur voor het gevoerde beleid
3b. Verlenen van decharge aan de leden van de Raad van Commissarissen voor het toezicht op het
gevoerde beleid
Raad van Commissarissen
4a. Externe evaluatie Raad van Commissarissen
4b. Voorstel tot herbenoeming van de heer J.G. van der Werf tot lid van de Raad van
Commissarissen
4c. Voorstel tot aanpassing bezoldiging Raad van Commissarissen
4d. Kennisgeving van aanpassing profielschets en reglement Raad van Commissarissen
Statutenwijziging
5a. Kennisgeving van de voorgenomen statutenwijziging van Stichting Prioriteit Ordina Groep
5b. Voorstel tot wijziging van de statuten Ordina N.V. als gevolg van de aanpassing van de Stichting
Prioriteit Ordina Groep
5c. Voorstel tot wijziging van de statuten Ordina N.V. als gevolg van wetswijzigingen
Aandelen
6a. Voorstel tot verlenging van de bevoegdheid van de Raad van Bestuur tot inkoop door
Ordina N.V. van eigen aandelen
6b. Voorstel tot verlening van de bevoegdheid aan de Raad van Bestuur tot uitgifte van aandelen na
verkregen goedkeuring van de Raad van Commissarissen
6c. Voorstel tot verlening van de bevoegdheid aan de Raad van Bestuur tot beperking of uitsluiting
van het voorkeursrecht bij uitgifte van aandelen na verkregen goedkeuring van de Raad van
Commissarissen
Overige vennootschappelijke zaken
7. Aankondiging benoeming nieuwe externe accountant voor het boekjaar 2015 en 2016
8. Rondvraag
9. Sluiting
AVA 14 mei 2014
1
Vergaderstukken
Alle vergaderstukken waaronder de volledige agenda met toelichting, de gegevens als bedoeld in artikel
2:142 lid 3 BW (opgenomen in de toelichting op de agenda), de jaarrekening en het jaarverslag over 2013,
en een afschrift van de conceptakte statutenwijziging Ordina N.V. inclusief drieluik, alsmede de conceptakte
statutenwijziging Stichting Prioriteit Ordina Groep, de profielschets en het reglement Raad van
Commissarissen zijn beschikbaar. Deze stukken zijn te raadplegen via internet: www.ordina.com.
Tevens liggen de vergaderstukken vanaf heden ter inzage ten kantore van de Vennootschap (Ringwade 1,
3439 LM Nieuwegein) en bij ING Bank (Bijlmerplein 888, 1102 MG Amsterdam-Zuidoost, e-mailadres
[email protected]). Exemplaren van deze stukken kunnen aldaar kosteloos worden opgevraagd.
Voor overige inlichtingen kunt u contact opnemen met de Vennootschap op telefoonnummer (030) 663 70
32. Via de website is ook een volmacht- en steminstructieformulier te verkrijgen.
Registratiedatum
Voor deze vergadering gelden als vergader- en stemgerechtigden, zij die (i) op 16 april 2014, na verwerking
van alle bij- en afschrijvingen per die datum (de Registratiedatum), die rechten hebben en zijn ingeschreven
in één van de door de Raad van Bestuur daartoe aangewezen deelregisters, en die tevens (ii) zijn
aangemeld op de hierna beschreven wijze. Voor aandeelhouders zijn als (deel)registers aangewezen de
administraties van intermediairs zoals gedefinieerd in de Wet giraal effectenverkeer.
Aanmelding
Aandeelhouders die hun aandelen aanhouden via een intermediair en die de vergadering in
persoon of bij gevolmachtigde wensen bij te wonen kunnen zich vanaf de Registratiedatum en tot uiterlijk 12
mei 2014, 17.00 uur, schriftelijk aanmelden bij ING Bank N.V. (Bijlmerplein 888, 1102 MG AmsterdamZuidoost, e-mailadres [email protected]). Bij deze aanmelding dient een bevestiging te worden overgelegd
van de intermediairs in wier administratie zij voor de aandelen staan geregistreerd, dat de betreffende
aandelen op hun naam stonden geregistreerd op de Registratiedatum. Bovendien worden intermediairs
verzocht om bij de aanmelding de volledige adresgegevens van de betreffende houders te vermelden,
teneinde een efficiënte controle te kunnen uitvoeren op het aandeelhouderschap op de Registratiedatum.
Via de bank krijgen de aandeelhouders een ontvangstbewijs dat geldt als toegangsbewijs voor de
vergadering.
Volmachten
Met inachtneming van en onverminderd het hiervoor omtrent de Registratiedatum en aanmelding bepaalde,
kunnen de vergader- en/of stemrechten worden uitgeoefend door een (schriftelijk) gevolmachtigde.
Desgewenst kan gebruik worden gemaakt van het volmacht- en steminstructieformulier dat kosteloos kan
worden verkregen via de website van de Vennootschap. De schriftelijke volmacht moet uiterlijk op 12 mei
2014, 17.00 uur zijn ontvangen door de Raad van Bestuur, postbus 7101, 3430 JC Nieuwegein, fax +31
(0)30 663 80 90, of e-mail: [email protected]. Een kopie van de volmacht dient bij toegangsregistratie te
worden getoond.
Aandeelhouders die hun stemrechten wensen uit te oefenen maar de vergadering niet in persoon kunnen
bijwonen en geen derde machtigen om namens hen de vergadering bij te wonen, kunnen contact opnemen
met de secretaris van de Vennootschap over de verstrekking van een volmacht en steminstructie.
Aandeelhouders kunnen hiertoe gebruik maken van het volmacht- en steminstructieformulier dat kosteloos
verkrijgbaar is ten kantore van de Vennootschap en via de website van de Vennootschap, www.ordina.com.
Ingevulde volmacht- en steminstructieformulieren dienen uiterlijk 12 mei 2014, 17.00 uur door de
Vennootschap te zijn ontvangen, postbus 7101, 3430 JC Nieuwegein, fax +31 (0)30 663 80 90, of e-mail:
[email protected].
Toegang en legitimatie
Toegangsregistratie vindt plaats vanaf 14.00 uur tot aanvang van de algemene vergadering om 14.30 uur.
Na dit tijdstip is registratie niet meer mogelijk. Vergadergerechtigden kunnen worden verzocht om zich bij de
toegang van de vergadering te legitimeren en worden daarom verzocht een geldig legitimatiebewijs (zoals
paspoort of rijbewijs) mee te nemen.
Nieuwegein, 1 april 2014
Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen Ordina N.V.
AVA 14 mei 2014
2