Transcript Planet Hope - Rooomer Meeting Services

vergaderen & accommodaties
Jij bepaalt!
E e n m ee t i n g o r g a n i se r e n b e g i n t b i j d e m a n a g e m e n ta ss i s t e n t
Vrijwel iedere managementassistent regelt vergaderingen en boekt daarvoor óf een
vergaderzaal ‘in eigen huis’, óf zoekt het buiten de deur en boekt een locatie elders in
het land. Al naar gelang de aard van de meeting. In eigen huis hoef je misschien niet
zo nauw te kijken, ga je buiten de deur dan wil je het onderste uit de kan, de beste lo­
catie én eerlijke informatie.
Wel eens van MeetingroomReview gehoord?
Tekst Mieke Bloemheuvel
M
eetingroomReview is een onafhankelijk
platform waar aan de ene kant de locatie
zich presenteert en waar aan de andere
kant de organisator of deelnemer aan een vergade­
ring of meeting een ‘review’ plaatst. Met andere
woorden: hij/zij deelt de ervaringen en meldt wat
er wel of niet goed was aan de locatie en geeft die
vervolgens een cijfer. Omdat wij altijd het naadje
van de kous willen weten spraken wij met de ini­
tiatiefnemers van het platform. We deden dat in
een locatie die ‘in de race’ is voor de Publieksprijs
Meetinglocaties 2014. (Zie kader.) Eerst geven we
het woord aan Robert Spakman en Marco Kole.
Gat in de markt
Robert Spakman (rechts op de foto): “Marco en ik
komen allebei uit de bankwereld. Ook in het bank­
wezen staat het regelen van vergaderingen op de
agenda van menig managementassistent. Wij za­
gen regelmatig hoe het boeken van een locatie
voor een meeting in z’n werk ging en hebben zelf
Planet Hope
Voor iedere review doneert MeetingroomReview 1 euro aan een goed
doel: stichting Planet Hope. Daar is het platform vanaf het begin al mee
gestart in samenwerking met sponsoren. Dankzij al die euro’s uit reviews
kan de stichting een school bouwen en meisjes in India aan een nieuwe
toekomst helpen, zodat die niet net als hun ouders in steengroeven hoe­
ven te werken. Marco Kole: “Het is heel leuk om iets fysieks als een
schoolgebouw neer te zetten. Ook dat draagt bij aan onze filosofie dat je
met elkaar iets moois kunt bouwen. Iedere review die een secretaresse
plaatst, levert daarom 1 euro op.”
S p e c i al Verga deren & a cco mmod at ies juni 2014
6
– als deelnemer aan vergaderingen – heel wat zalen
en locaties van binnen gezien. Dat kan ook anders
vonden wij en zagen het gat in de markt”. Vorig jaar
september startten zij het platform www.meetingre­
view.com. Binnen de kortste keren telde de site 300 lo­
caties die zich profileren met mooie foto’s en een goe­
de omschrijving. Dat aantal stijgt in rap tempo; op dit
moment beheren 1000 locaties van in totaal ruim 3900
locaties op MeetingroomReview.com hun eigen loca­
tiepagina. Bezoekers zien in één oogopslag wat een
meetinglocatie te bieden heeft, en vooral wat die de
management­assistent te bieden heeft.
Marco Kole: “Wij presenteren op onze site locaties
waarbij het ‘meeten’ centraal staat. Dat kan in een
huiskamer zijn, maar dat kan ook op een eventlocatie
zijn waar plek is voor 10.000 man en alles wat daartus­
sen zit. De managementassistent zoekt op de kaart, of
op hotelsterren of op capaciteit. Wil ze minimaal 2 za­
len, dat er receptie aanwezig is, dat er gratis wifi is,
gratis parkeren enzovoort, dan kan daar op gefilterd
worden. Als er dan nog 10 locaties over blijven kan
zij selecteren op reviews.” De mogelijkheden voor
zoeken zal Meetingroom­Review op korte termijn ver­
der uitbreiden, bijvoorbeeld op Greenkey en geschikt
voor minder validen.
Het moderne overtuigen
Maar er zijn toch meer wegen die naar Rome leiden?
“Ja natuurlijk”, beaamt Robert. “Google, bekijk foto’s
of een video en lees de reviews van de locatie zelf.
Daar zal geen onvertogen woord tussen zitten. Maar
een managementassistent speelt een belangrijke rol
bij de keuze van een meetinglocatie. Zij wil het goed
doen. Naast googlen en foto’s kijken, wil zij het ook
van een ander horen. En dat is nu juist waar Meeting­
roomReview zich in onderscheidt. Je leest er de er­
varingen van collega’s in het land. Als je in een re­
view leest dat haar manager en de deelnemers zeer
tevreden over de locatie en de meeting waren, zégt
dat iets. Reviews worden anno 2014 steeds belang­
rijker. Het moderne overtuigen gebeurt niet meer
door jezelf als locatie te laten zien, dat gebeurt door
wat de klant van jou vindt en daarover schrijft.”
Iedere managementassistent die gebruik heeft ge­
maakt van een locatie kan een review plaatsen. Zij kan
op vier aspecten beoordelen, haar ervaringen delen
en haar mening geven. En ja... ook ‘ongezouten’.
“Een slechte review tussen 20 reviews is helemaal niet
erg”, aldus Robert. “Maar als je als meetinglocatie ge­
middeld een slechte prestatie levert, blijft dat hangen.
Een locatie kan zich prachtig profileren, dat is belang­
rijk, maar wij willen de managementassistent een
slechte ervaring besparen. Als het niet goed was, krijgt
zij de schuld. Was het wel goed, dan krijgt de locatie
een schouderklopje, zij niet. “Alleen reviews die tegen
alle normen en waarden indruisen halen we eraf”, vult
Robert aan. Wie een review schrijft, moet zich echter
wel registreren. Dat kan op de site of via Facebook.
Daarna kun je je review plaatsen. Registreren is nodig
om te voorkomen dat er nep-reviews worden ge­
plaatst.”
Objectief en onafhankelijk
Kortom: een mooi, onafhankelijk platform met aan
de ene kant de locatie en aan de andere kant de
Publieksprijs
Begin dit jaar is MeetingroomReview begon­
nen met de Publieksprijs Meetinglocaties.
Dat betekent dat het publiek bepaalt wie de
prijs gaat winnen. Alle deel­
nemers aan een meeting
– dus ook de manage­
mentassistent – kunnen
bepalen welke de beste
meetinglocatie moet
worden. Dat gaat van
small, medium, large, xl
tot xxl. Dat is afhankelijk
van de maximum capaci­
teit die de locaties heb­
ben. We hebben nu ruim
300 locaties die mee­
doen, dus die hebben ook
op hun locatiepagina de banner staan ‘Deel­
nemer publieksprijs 2014’. In elke categorie
is een bronzen, zilveren en gouden prijs te
winnen. Er zijn een aantal partijen die dit
erg leuk oppakken. Eigenlijk een prijs voor
de branche door het publiek. Justin van
Hooijdonk, Directeur NBC Congrescentrum
& Green Village zegt hierover: “Laat de gas­
ten maar bepalen welke de beste meetinglocatie van Nederland is”.
boeker. “Absoluut”, zeggen de mannen. “Onlangs
spraken we met Ben Helle, sales manager van de
landelijke keten Fletcher Hotels. Hij zei dat hij
MeetingroomReview zag als TripAdvisor van
meetinglocaties, een onafhankelijk platform
waar ervaringen worden gedeeld.
Wi j w i l l e n d a a ro m o o k d e d i a l o o g m e t d e
management­a ssistent. Wat vindt zij belangrijk?
Wat mist ze om tot de juiste keuze van een loca­
tie te komen? Wat wij willen worden is de nieu­
we standaard in de meetingbranche, waarop de
managementassistent plus de deelnemers aan
een meeting, hun invloed kunnen uitoefenen en
zorgen dat ze gehoord worden. Wij willen haar
daarin faciliteren, maar zijn alléén het platform.
Zíj bepaalt!”
Heel veel secretaressen zullen vergaderingen orga­
niseren. Meningen over locaties kunnen zij wel de­
len, maar online zie je dat nog heel weinig. Is Mee­
tingroomReview het ideale platform om ervaringen
online te delen? “Jazeker”, beaamt Marco. Hun me­
ning doet ertoe. En voor locaties was er nog niet
echt een online platform waar je kon zeggen:
‘Ik vond het een 8’. Ook een stukje tekst en uitleg
is van belang, en die kunnen zij kwijt op
www.MeetingroomReview.com. De belangrijkste
content van de site wordt immers bepaald door de
reviewers, én door de locaties. Als je die niet om­
armt, dan lukt het niet.” l
Sp e c i a l Ve rg a de re n & a cco mmo dat i e s j uni 2 0 1 4
7