Transcript Collegebesluit C20141209o_3.29 Gepubliceerd op 10/12/2014

Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Formatie-uitbreiding bestuurssecretariaat
Programma / Programmanummer
BW-nummer
Bestuur & Middelen / 1042
-
Portefeuillehouder
B. van Hees
Samenvatting
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
In de Perspectiefnota 2010 is besloten om het aantal fte bij het
bestuurssecretariaat met 2,89 fte te bezuinigen. Tot op heden is het
echter onhaalbaar gebleken om een goede bestuursondersteuning
vorm te geven met de formeel toegestane formatie. Daarom willen wij
de formatie van het bestuurssecretariaat per 1 januari a.s. uit breiden
met 2,44 fte. Voor deze formatie-uitbreiding wordt in de Zomernota
2015 een structurele dekking geregeld.
BK00, Mido Sofovic, 2606
Datum ambtelijk voorstel
2 december 2014
Registratienummer
14.0013131
Ter besluitvorming door het college
1. De formatie van het bestuurssecretariaat structureel uit te breiden
met 2,44 fte met ingang van 1 januari 2015.
2. De dekking mee te nemen in de Zomernota 2015.
Paraaf
akkoord
Datum
Paraaf
akkoord
Datum
Steller
Mido Sofovic
 Alleen ter besluitvorming door het College
Besluit B&W d.d. 9 december 2014 nummer: 3.29
 Conform advies
 Aanhouden
 Anders, nl.
Bestuursagenda
Portefeuillehouder
Collegevoorstel Formatie-uitbreiding bestuurssecretariaat.doc
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
In de afgelopen jaren is regelmatig over de wijze van bestuursondersteuning gediscussieerd, ook
in ons college. De discussies spitsten zich toe op zowel de taakopvatting van bestuursassistenten
(zuiver secretariële werkzaamheden of/en meedenker, signaalgever en procesadviseur) als op
het aantal bestuursassistenten (persoonlijke assistente of gedeeld met andere bestuurders).
Verschillende discussies hebben in de afgelopen vijf jaar tot verschillende uitkomsten geleid.
In de Perspectiefnota 2010 werd besloten om het aantal fte bij het bestuurssecretariaat met 2,89
fte te bezuinigen: 2 fte bij de collegeleden en 0,89 fte bij de burgemeester. Vier assistenten
zouden voldoende zijn om zes wethouders te ondersteunen, plus één assistente ter
ondersteuning van de burgemeester. Het nieuwe concept zou mogelijk worden gemaakt door een
andere manier van werken (herdefiniëring kerntaken en verbetering kwaliteit van de
bestuursassistenten).
Kort na het aantreden van het vorige college werden er twee extra assistenten op tijdelijke basis
aangesteld. Alle collegeleden kregen opnieuw een persoonlijke bestuursassistente. De uitbreiding
werd met a-structurele middelen gefinancierd. In opmaat naar de nieuwe bestuursperiode is
opnieuw gekeken naar de kwaliteit van het bestuurssecretariaat, de omvang daarvan en de wijze
van bestuursondersteuning. Als resultaat daarvan is één bestuursassistente tijdelijk, tot en met 31
december 2014, in dienst genomen.
2
Juridische aspecten
Dit voorstel heeft geen juridische consequenties. Het is de bevoegdheid van ons college om de
formeel toegestane formatie vast te stellen.
3
Doelstelling
Dit voorstel beoogt de vormgeving van een goede bestuursondersteuning met de gedeeltelijke
uitbreiding van de formeel toegestane formatie.
4
Argumenten
In de afgelopen periode is geïnvesteerd in de verbetering van de kwaliteit van het
bestuurssecretariaat. Met het nieuw gevormde team is opnieuw gekeken naar de taakafbakening
en is gewerkt aan verdere standaardisering van de werkprocessen. Ook zijn voorbereidingen
getroffen voor het digitaal werken en vergaderen, met de bedoeling dat zowel de collegeleden als
de bestuursassistenten zoveel mogelijk papierloos werken. De verwachting was dat de
combinatie van het investeren in de kwaliteit, een scherpere taakafbakening (reductie van de
kerntaken) en een toename van digitaal werken het opnieuw mogelijk zou maken dat vier
bestuursassistenten zes wethouders ondersteunen.
Deze verwachting is echter niet uitgekomen. De omvang van de taken van het
bestuurssecretariaat is zodanig gegroeid dat de huidige personele bezetting onvoldoende is om
deze taken tijdig en kwalitatief goed te vervullen. Daarnaast hebben alle collegeleden een sterke
externe oriëntatie, lokaal en regionaal. Meerdere collegeleden zijn ook actief op landelijk niveau,
binnen verschillende netwerken. Deze actieve externe oriëntatie leidt tot een bredere omvang van
de bestuurlijke taken en een hogere werkdruk. De huidige situatie vraagt om een nieuwe
overweging, waarbij de vraag ‘wat voor bestuursondersteuning willen we?’ opnieuw beantwoord
moet worden.
•
Als we ons op de taakopvatting focussen, dan constateren we dat de kerntaken van de
bestuursassistenten tot de puur secretariële taken (beheer van de agenda, mails en telefoon)
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
•
•
gereduceerd zijn. Een verdere reductie is niet wenselijk, omdat door een taakreductie het
totaaloverzicht op de ondersteuning van de bestuurder wordt verloren, met alle gevolgen van
dien.
Als we vervolgens naar de individuele voorkeuren van de collegeleden kijken, zien we dat vier
wethouders die een persoonlijke bestuursassistente hebben, deze ondersteuning één-op-één
prettig en functioneel vinden. Twee wethouders die door één bestuursassistente worden
ondersteund zijn van mening dat deze situatie niet werkbaar is.
Als we naar de ondersteuning van de burgemeester kijken, zien we momenteel een te grote
werkdruk, ook voor een zeer goede, ervaren bestuursassistente.
Gelet op de ervaringen van twee colleges en de huidige situatie stellen we voor om het
bestuurssecretariaat met 2,44 fte uit te breiden.
5
Financiën
De formatie-uitbreiding met 2,44 fte kost op jaarbasis € 133.000,-. We brengen deze kosten vanaf
2015 ten laste van het afdelingsbudget Bestuurskwaliteit. Gelet op het urgente karakter, lopen we
vooruit op een te maken begrotingswijziging bij de Zomernota 2015. Structurele dekking vanaf
2016 nemen we mee bij de integrale afweging in de Perspectiefnota 2016 (onderdeel van de
Zomernota). De kosten voor het jaar 2015 brengen we ten laste van onderuitputting op het totaal
van de bedrijfskosten/kostenplaatsen in 2015.
6
Participatie en Communicatie
Over dit besluit wordt op een gebruikelijke wijze gecommuniceerd.
7
Uitvoering en evaluatie
Na de besluitvorming worden de vacatures via de reguliere procedure opengesteld en ingevuld.
8
Risico
De kosten voor het jaar 2015 brengen we ten laste van onderuitputting op het totaal van de
bedrijfskosten/kostenplaatsen in 2015. Mocht hiervoor onvoldoende ruimte zijn, dan melden we
dit in de Zomernota 2015.