Transcript Nieuwsbrief Inkoop, nr. 13 (maart 2014)

Nieuwsbrief nr 13, maart 2014
PRAKTISCHE INFORMATIE








Radboud Universiteit kiest voor schoonmaakbedrijf Asito
Afvoeren van toner en kopieerpapier
Peter van Dijk, enthousiast gebruiker van Punchout
Whiteboards
Retourprocedure leveringen
Interview met Pim Zeldenrijk
De happy flow in BASS-Finlog
Tempo-Team, partner van Radboud Universiteit
BELEIDSMATIGE INFORMATIE




Nieuwe aanbestedingswet
Aanpassing inkoopvoorwaarden
Inkoopkalender
Vragen
 PRAKTISCHE INFORMATIE
Radboud Universiteit kiest voor schoonmaakbedrijf Asito
De overeenkomst met schoonmaakbedrijf GOM met betrekking tot het schoonmaakonderhoud en
glasbewassing eindigde in juli 2013. De Radboud Universiteit moest middels een Europese Openbare
aanbesteding op zoek gaan naar een nieuwe partner voor schoonmaak. Na beoordeling is de opdracht
gegund aan ASITO. Vanaf 1 augustus 2013 verzorgt Asito de schoonmaak en glasbewassing in alle
gebouwen op de campus met uitzondering van de gebouwen van FNWI.
Het programma van eisen is door het UVB en de afdeling Inkoop afgestemd op de wensen van de
universiteit. Bij het gunnen van de aanbesteding is een duidelijke focus gelegd op de kwaliteit.
Een belangrijke vereiste was dat het nieuwe schoonmaakbedrijf aantoonbare ervaring moest hebben
met onderwijs- en onderzoekinstellingen met een vergelijkbare omvang. Conform de Code
Verantwoordelijk Marktgedrag heeft Asito het huidige schoonmaakpersoneel van GOM, dat de
afgelopen jaren zorg droeg voor de schoonmaak, overgenomen.
Asito is een landelijk schoonmaakorganisatie met 10.000 medewerkers. Zij onderscheidt zich in de
markt op het gebied van duurzaamheid, met name sociale duurzaamheid, de omgang met mensen is
één van de speerpunten van haar beleid.
Op 20 augustus 2013 vond de ondertekening plaats door het College van Bestuur van de
Radboud Universiteit Nijmegen en de directie van Asito.
1
Op de foto: Dennis Wassink (locatiemanager Asito) en Ingrid Roelofsen (contractmanager UVB).
Achter hen in het midden Gerard Meijer.
Afvoeren van toner en kopieerpapier
Ter vervanging en aanvulling van de printvoorzieningen op de Radboud Universiteit zijn overal op de
campus multifunctionals en bureauprinters van Konica Minolta neergezet. Konica Minolta levert niet
alleen de nieuwe machines, maar zorgt ook voor het aanvullen van papier, toner en nietjes. Daar hoeft
je dus niet zelf voor te zorgen.
Met de uitrol van alle nieuwe machines komt -wellicht- de vraag naar boven wat moeten we doen met
het overtollige papier/toner. Toners kun je (in de originele, gesloten verpakking) met een pakbon of
kostenplaatsnummer van de afdeling retour sturen naar het Centraal Magazijn. Als alle nieuwe
apparatuur geplaatst is, zal de afdeling inkoop met de huidige leverancier Staples overleggen of en wat
2
er van de ingeleverde materialen retour genomen wordt, en tegen welke vergoeding. Het te ontvangen
bedrag wordt teruggestort op de aangegeven kostenplaats.
Dichte dozen en pakken papier kunnen met vermelding van kostenplaatsnummer retour gestuurd
worden. Het papier wordt direct na ontvangst door het magazijn gecrediteerd op de aangegeven
kostenplaats.
Voor meer informatie zie: http://www.ru.nl/ictservicecentrum/medewerkers/werkplek-campus/uitrol/
Peter van Dijk, enthousiast gebruiker van Punchout
Peter van Dijk is medewerker van het Cluster for Molecular Chemistry. Dit cluster valt onder het
Institute for Molecules and Materials (IMM) van FNWI. “Samen met collega’s Jan en Theo bestellen
we regelmatig chemicaliën, apparatuur en gebruiksmaterialen die nodig zijn voor onderzoek”, zegt
Peter terwijl een promovendus met een Engels accent binnenkomt en vraagt naar vinyl -handschoenen.
Peter heeft het gemak van bestellen met behulp van PunchOut ontdekt. “Met een paar muisklikken kan
ik via iProcurement rechtstreeks bij bijvoorbeeld Overtoom artikelen bestellen, als het gaat om
bestellingen onder de €500,- nadat de budgethouder de opdracht heeft goedgekeurd. Mijn bestelling zit
sneller in het systeem, het grote voordeel is dat je rechtstreeks je bestelling doet bij de leverancier in
real-time zonder dat hier de afdeling Inkoop tussenkomt. Je krijgt de volledige informatie over het
actuele assortiment. Inkoop ontvangt na de levering pas de order en de factuur die achteraf verwerkt
worden. Nadat je het winkelmandje in de bestelomgeving hebt gevuld met de producten die je nodig
hebt, transporteer je deze met één klik naar iProcurement.
De bestelling verloopt dus via minder stappen en wordt sneller afgeleverd. En dat is tegenwoordig
belangrijk, zeker voor onderzoekers die slecht vier jaar voor hun studie hebben. Als zij bezig zijn met
een onderzoek willen ze niet opgehouden worden door materialen die ontbreken. Wel moet je in de
gaten houden dat de RU-korting gehanteerd wordt.”
Steeds meer externe leveranciers zijn opgenomen in het elektronische bestelsysteem iProcurement,
zoals Linde Gas, Farnell, RS Componets, Scholten Awater, Staples, VWR, Bloemwinkel en Dasta.
PunchOut maakt het mogelijk om makkelijker en sneller te zoeken, te bekijken en te bestellen. De
gebruiker heeft minder kans op bestelfouten door de uitgebreidere productinformatie en full color
afbeeldingen. Daarnaast zijn alle producten voorzien van speciale Radboud Universiteit-inkoopprijzen.
3
Peter: “Het zou leuk zijn als ik in de toekomst ook chemicaliën kan bestellen via PunchOut, want de
leveringen zijn dan sneller en dat is de wens van de eindgebruiker tegenwoordig!”
Wilke Fortuin
Whiteboards
De standaard voorradige whiteboards 120x90 cm geschikt voor ophangen aan ophangrails (met
bijhorende koordjes en haakjes) zijn vanaf heden alleen nog verkrijgbaar via het UVB en niet meer via
het Centraal Magazijn. Dit geldt ook voor afwijkende afmetingen whiteboards. Reden is dat hiermee
het traject van aanvraag t/m het fysiek ophangen in een hand komt en tevens blijven de muren zo
langer mooi conform UVB gebouwbeheer beleid. Zelf aangekochte whiteboarden of prikborden die
niet voldoen aan de kwaliteitsnormen worden om veiligheidsredenen dan ook niet opgehangen.
Bestellen doe je door je aanvraag standaard aan [email protected] te mailen voorzien van
ruimtenummer, telefoonnummer en kostenplaatsnummer.
Standaard prijzen 2014, afname eenheid p/st.
Type
Whiteboard 120x90 cm (excl. ophangen)
Perlon cobrakoord 150 cm
Perlon cobrakoord 300 cm
Perlon luskoord 150 cm
Perlon luskoord 300 cm
Zipper haakje (draagkracht 10 kg)
Stabilisatieset t.b.v. whitteboards hangend aan
koordjes
Wandhaakjes tbv luskoordjes Verwol wanden
Wandhaakjes tbv luskoordjes (o.a.
Mercatorgebouw 1)
Standaardprijzen per stuk
€ 92,00
€ 4,€5,00
€3,€4,€ 4,00
€ 28,00
€2,€2,-
Voor meer informatie over inrichten, verhuizen en montagevragen zie:
http://www.ru.nl/uvb/diensten/inrichting/
Retourprocedure leveringen
Het Centraal Magazijn en het Logistiek Centrum op de universiteit hebben regelmatig te maken met
foutieve leveringen. Hierbij kan het gaan om een verkeerd besteld artikel, onjuiste aantallen, dubbele
bestellingen of defecte artikelen etc. Deze artikelen moeten retour gezonden worden naar de
leverancier. Om de retourzending goed te laten verlopen heeft de afdeling Inkoop een retourprocedure
opgesteld.
Kan een artikel altijd retour gezonden worden?
Alleen artikelen/goederen met een waarde van boven de € 25,-die via i-Procurement besteld zijn en
dus voorzien zijn van een ordernummer van de universiteit kunnen retour gezonden worden.
4
Retourprocedure:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Neem contact op met de afdeling Inkoop.
Pak het artikel in.
Vul het formulier "Verzendopdracht retourleveringen" in.
Lever de foutieve artikelen/goederen + formulier af bij:
het Centraal Magazijn (Thomas van Aquinostraat 5) of bij het Logistiek Centrum (Interne
code/route: 68 / Heyendaalseweg 135)
Het Centraal Magazijn of het Logistiek Centrum vult het verzendnummer in op de
verzendopdracht en neemt hierover contact op met de afdeling Inkoop.
Afdeling Inkoop legt contact met de leverancier en draagt zorg voor de verdere afhandeling.
Het Centraal Magazijn of het Logistiek Centrum stuurt de artikelen/goederen naar de
leverancier.
Afdeling Inkoop bewaakt of er een creditfactuur gezonden wordt.
Interview met Pim Zeldenrijk
Pim Zeldenrijk
Pim Zeldenrijk is sinds 1 september 2013 Hoofd Inkoop van de
Radboud Universiteit. “Ik ben verantwoordelijk voor de totale inkoop
van de universiteit en moet zorgen voor kaders en faciliteiten, zodat
de bestellingen volgens de regels kunnen verlopen. Eigenlijk een
onmogelijke opdracht, want ik geef helemaal geen geld uit,” zegt Pim
lachend. “Ik heb geen specifieke opdracht mee gekregen maar mijn
drive is om het maximale rendement voor de universiteit uit onze
bestedingen te halen. Of dit nu een grote deal is via een aanbesteding
of het efficiënt inrichten van het bestelproces, beide zijn goed voor de
universiteit.
Pim deed mee met het introductieprogramma van de universiteit
waar, Gerard Meijer een toespraak hield waarin hij de visie en de strategieën van de universiteit
toelichtte, vervolgens brachten de nieuwe medewerkers van de universiteit een bezoek aan het
Katholiek Documentatiecentrum, FNWI, het Donders Institute for Brain, Cognition and Behaviour en
wierpen ze gezamenlijk een blik over de campus vanaf het Erasmusgebouw.
“Hiervoor was ik Hoofd Inkoop in het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem, een vergelijkbare baan.
Het grote verschil met deze functie is dat het inkoopbeleid van het Slingeland Ziekenhuis sterk gericht
is op kosten en materialen. Het inkoopbeleid van de Radboud Universiteit is meer gericht op de
producteisen, de wensen, de dienstverlening, de wet- en regelgevingskaders en de
duurzaamheidseisen. Pim heeft altijd in de Facilitaire Dienstverlening gewerkt, hij werkte ook op de
Universiteit van Leiden in een vergelijkbare functie.
Pim komt dagelijks vanuit Ugchelen (bij Apeldoorn) met de auto naar het werk, want zegt hij: “Er rijdt
geen trein tussen Apeldoorn en Arnhem en daardoor is het openbaar vervoer geen optie. Hij is blij met
de komst van de tweede Waalburg want hierdoor is de kans op stremming afgenomen.”
“Toen ik net hier startte viel het me op dat de Radboud Universiteit zulke mooie gebouwen en
faciliteiten heeft en natuurlijk de mooie sportvoorzieningen. Het Slingeland Ziekenhuis is eenenveertig
5
jaar oud, daar zijn ze toe aan nieuwbouw. Ik maak dankbaar gebruik van het USC, elke dinsdag
recreatief zaalvoetbal in een medewerkersteam georganiseerd vanuit de Personeelsvereniging.”
“Nu ik een aantal maanden aan het werk ben valt het me op dat er dagelijks veel nieuwe leveranciers
worden aangemaakt, daarnaast worden veel bestellingen gedaan zonder gebruik te maken van
iProcurement. Veel mensen op de campus bestellen zonder de tussenkomst van de afdeling Inkoop.
Het nadeel hiervan is dat je geen overzicht hebt over het geld dat je hebt besteed. Als je al deze
bestellingen zou bundelen en bestellen bij één leverancier, zou je korting kunnen krijgen. Op de
campus alleen al worden veertig leveranciers ingeschakeld voor het leveren van meubilair. De
universiteit is op deze manier duurder uit.”
“Mijn plannen voor de toekomst zijn om samen met de budgethouders en bestellers een
inkoopstrategie per inkooppakket te bepalen om zo de beste manier van inkopen te realiseren. Door de
producten van de gecontracteerde leveranciers aan te bieden voor diegene die een bestelling doen
slaan we twee vliegen in één klap. Één: doelmatigheid, het juiste product bij de juiste leverancier voor
de juiste prijs. Twee: rechtmatigheid, de wijze waarop we inkopen, voldoet aan de regelgeving.
Belangrijk hierbij is het gebruikersgemak van de bestelmodule. Ik zou graag een goede interne
catalogus voor alle te bestellen artikelen willen realiseren van kantoorartikelen, meubilair tot en met
chemicaliën. De bestellers kunnen dan hun keuze gemakkelijk vergelijken en sorteren op prijs,
kwaliteit en/of levertijd.
Graag wil ik de gebruikers de volgende boodschap meegeven: “Doe je inkopen, ook diensten, via
iProcurement en maak gebruik van de raamovereenkomsten die via Finlog zijn te benaderen. Onder
http://www.ru.nl/inkoop/inkopen_en_bestellen/voorkeur/ vindt je onze voorkeursleveranciers. Mocht
je daarmee niet uit de voeten kunnen, als universiteit hebben we bijna 10.000 leveranciers in het
bestelsysteem; gebruik deze.”
Wilke Fortuin
De happy flow in BASS-Finlog
Wat is BASS-Finlog?
BASS-Finlog is het systeem voor alle medewerkers dat zich bezighoudt met de financiële
administratie, de verzorging van de inkoop en de registratie van projecten. BASS staat voor
BedrijfsAdministratieve Systemen SKU en biedt een geïntegreerd bedrijfssysteem voor de universiteit.
iProcurement is een onderdeel van BASS-Finlog, hiermee kunnen digitaal bestelaanvragen ingediend
worden.
Waarom iProcurement?
Als bestellers orders plaatsen voor leveringen en diensten via iProcurement krijgt de
Radboud Universiteit betere controle en zicht op de uitstaande verplichtingen. Daarnaast voorkomt het
systeem dubbel werk. iProcurement is bekend met afgesloten contracten en de meeste leveranciers; de
besteller hoeft slechts de juiste te selecteren.
Het systeem dwingt de besteller alle noodzakelijke velden in te vullen. Door
bestellingen gelijk goed in het systeem te zetten ontstaat de “happy flow” en
ontstaat er voor de besteller, inkoop, logistiek en de crediteuren-administratie
6
een optimaal order-to-pay proces. Onvolledige omschrijvingen, aantallen of prijzen leiden namelijk tot
veel reparatiewerk.
Wat zijn de voordelen van het plaatsen van orders via iProcurement?





Verbetering van de efficiëntie.
 Bijna het gehele inkoopproces verloopt elektronisch, minder kans op fouten;
Kortere doorlooptijden.
 De organisatie verstuurt alles elektronisch en dus direct, ook bij de leverancier scheelt
dit afhandelingskosten;
Lagere voorraadkosten.
 Orders zijn intern sneller af te handelen. Er hoeft minder voorraad aan te worden
houden, omdat bestellingen sneller op de plaats van bestemming zijn;
Lagere inkoopprijs.
 Door volumebundeling betere condities en met een snelle betaling door de juiste
match van order en factuur kan er betalingskorting worden afgesproken;
 Minder handling voor de leverancier waardoor extra korting mogelijk wordt;
 De organisatie benut de contracten beter, omdat iedereen digitaal op de hoogte is van
de aanwezige contracten.
Minder fouten.
 De aanvrager voert alles in één keer in aan het begin van het
proces op een bestelaanvraag en die bestelaanvraag wordt
automatisch verwerkt tot inkooporder.
De aanbestedingswet
De Radboud Universiteit wil het gebruik van iProcurement aanbevelen aangezien het voor zowel
de bestellers als de verwerkers van de order efficiënter is. Daarnaast bepaalt de aanbestedingswet
dat een dossier met daarin de motivatie voor de keuze van de leverancier verplicht is. De besteller
noteert de motivatie voor de keuze van de leverancier in iProcurement, zoals voorgeschreven
volgens de aanbestedingswet en voegt de noodzakelijke documenten toe. Hierdoor fungeert het
systeem als dossier en kan er bij eventuele vragen verantwoording voor de leverancierskeuze
worden afgelegd. Zie ook de PowerPoint-presentatie Aanbestedingswet 2013 en inkoopbeleid RU
in de rechter zijkant.
Hulp nodig?
Mocht extra uitleg nodig zijn bij het invullen van de velden in iProcurement, dan is deze te vinden
op handleidingen met betrekking tot het bestelproces of neem eventueel contact op met Willy
Brand (tel. 11752) of via [email protected].
7
Tempo-Team, partner van Radboud Universiteit
Juli 2013 heeft de Radboud Universiteit een Europese aanbesteding afgerond met betrekking tot
uitzendkrachten. Doelstellingen voor deze aanbesteding zijn het verlagen van de (totale) kosten van
inhuur van tijdelijke arbeid, het inzichtelijk krijgen (en houden) van afspraken met leveranciers van
tijdelijke arbeid en het stroomlijnen van de administratieve processen rond inhuur.
Samen met vertegenwoordigers van de grootste afnemers van uitzendkrachten binnen de
Radboud Universiteit (FB, FNWI en FSW) zijn alle eisen en wensen in kaart gebracht en in de markt
gezet. De partij die de aanbesteding heeft gewonnen is Tempo-Team. Het contract is aangegaan voor
een periode van twee jaar en is ingegaan op 1 september 2013. Het is van toepassing op alle UFOfunctieprofielen voor schaal 1 t/m 9.
Afgesproken is dat Tempo-Team een partnerrol voor de Radboud Universiteit gaat spelen. Dat houdt
in dat alle aanvragen voor uitzendkrachten via Tempo-Team zullen verlopen ongeacht of TempoTeam deze uit hun eigen database kan halen of niet.
Tempo-Team is momenteel druk bezig met de uitrol van haar dienstverlening over de campus. Voor
meer informatie kan contact opgenomen worden met de personeelsadviseur.
Binnen de universiteit is Loes Buitjes als projectleider belast met de implementatie van de
overeenkomst.
Bart Meindersma
(Inkoper a.i.)
 BELEIDSMATIGE INFORMATIE
Nieuwe aanbestedingswet
Sinds 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit van kracht. De nieuwe
wet heeft consequenties voor Europese aanbestedingen en onderhandse aanbestedingen. Onderhandse
aanbestedingen zijn aanbestedingen onder de 200.000 euro. De universiteit moet in geval van
aanbesteding een aantal punten motiveren. Het gaat om de volgende punten:




Motiveren waarom de gekozen aanbestedingsprocedure gevolgd wordt.
Motiveren als opdrachten samengevoegd zijn.
Motiveren van de keuze voor de uitgenodigde leveranciers.
Eisen dienen proportioneel te zijn, dus in verhouding tot de opdracht.
Let wel: wat hierboven staat zijn niet alle veranderingen. De wet bestaat uit 307 artikelen (94 pagina's)
en de toelichting uit 137 pagina's.
Gevolgen nieuwe wet
De Radboud Universiteit moet zich aan de aanbestedingswetten houden en klachten voorkomen. De
bedoeling is dat middelgrote en kleine bedrijven door deze wet meer kans op overheidsopdrachten
krijgen. Ook kunnen zij sneller overgaan tot het indienen van een klacht. Een dergelijke klacht kan
resulteren in het stilleggen van een aanbesteding, ontbinden of vernietigen van een net afgesloten
overeenkomst en/of een boete.
8
Kaders voor alle opdrachten:
Dossiervorming



Namen en motivering uitgekozen/afgewezen gegadigden
Namen en motivering afgewezen inschrijvingen
Motivering keuze winnaar
Objectiviteit



Type aanbestedingsprocedure
Toelating ondernemer tot procedure
(op verzoek) keuze schriftelijk motiveren
Transparantie


Ondernemers gelijk behandelen en transparant handelen
Gunningbeslissing met redenen naar alle inschrijvers
Proportionaliteit


Eisen, voorwaarden en criteria in redelijke verhouding opdracht
Gids proportionaliteit
Maatschappelijke waarde creëren


Prijs/kwaliteit verhouding
Aandacht voor innovatie en duurzaamheid
Samenvoegen en splitsen


Niet onnodig samenvoegen
Opdelen in meerdere percelen
Beperking (administratieve) lasten
Waarom deze maatregelen?
De maatregelen uit de wet moeten o.a. leiden tot:




meer concurrentie (en meer kansen voor het MKB)
minder administratieve lasten
meer uniforme aanbestedingspraktijk
eenvoudiger afhandeling van klachten
Wilt u meer weten over deze wet en de gevolgen, kijk dan ook naar
http://www.pianoo.nl/regelgeving/aanbestedingswet-2012
Welke procedure moet wanneer worden toegepast?
Aanbestedingswet 2013 en inkoopbeleid RU
Grensbedragen voor het toepassen van de procedures conform de Aanbestedingswet
9
Inkoopkalender 2014
Met het vaststellen van de inkoopkalender en de daarbij horende verantwoordelijkheden zullen er in
2014 circa 23 Europese aanbestedingen worden gerealiseerd. Belangrijke succesfactoren hierbij zijn
het projectmatig werken, het borgen van projecteigenaar en projectleider en het op de juiste wijze
aangaan van de verplichting. Inkoop plaatst in opdracht van verantwoordelijke budgethouder de order
en bewaakt deze tot en met de levering. Aan de hand van onderstaand schema worden deze
verantwoordelijkheden belegd.
10
De inkoopkalender zal periodiek op het directeurenoverleg RU-breed worden geagendeerd. Hier kan
dan de voortgang en eventuele knelpunten worden besproken. Mocht je voor een van de
aanbestedingen specifieke wensen hebben, laat ons dit dan weten op [email protected] dan zorgen wij
dat dit wordt besproken in het projectteam.
Vragen
Heeft u vragen over bestellingen, levertijd etc.?
Stel deze aan het Operationeel Inkoopteam:

Jo Hendriks [email protected] tel. 024 -3615630

Wil Evers [email protected] tel. 024 – 3615535

Vilma Thiel [email protected] tel. 024 – 3652035

Elly Kersten [email protected] tel. 024 – 3653243
Heeft u vragen over aanbestedingen of nieuwe aanbestedingen?
Stel deze aan:



W. Brands [email protected] tel. 024-3611752
Jan Kiprianidis [email protected] tel. 024-3652794
Mark Bicknell [email protected] tel. 024-3612392
11