Transcript projectplan - Gemeente Alphen

PROJECTPLAN
Herijking subsidies vrijwilligersorganisaties
D.d. 11 juni 2014
Projectnaam
Herijking subsidies vrijwilligersorganisaties
Ambtelijk opdrachtgever
Bestuurlijk opdrachtgever
Projectleider
Goedgekeurd door
Goedgekeurd d.d.
Ineke van den Brand
Corry Janssen
Herman Spit
Inhoudsopgave
1. Inleiding.............................................................................................................................................. 3
Aanleiding ........................................................................................................................................... 3
Doel ..................................................................................................................................................... 3
2. Project ................................................................................................................................................ 3
Algemeen
Resultaten............................................................................................................................................ 3
Randvoorwaarden ............................................................................................................................... 3
Projectafbakening
Risicoparagraaf ................................................................................................................................... 4
Omgevingsanalyse
3. Organisatie ......................................................................................................................................... 5
Algemeen ............................................................................................................................................ 5
Organisatie en procedures ................................................................................................................... 5
Planning .............................................................................................................................................. 5
Personele capaciteit ............................................................................................................................. 6
Financiële uitgangspunten (kosten en baten)
4. Communicatie .................................................................................................................................... 7
Algemeen ............................................................................................................................................ 7
Interne communicatie.......................................................................................................................... 7
Externe communicatie
Herijking subsidies welzijnsbeleid
1. Inleiding
Aanleiding
Er is bestaand beleid, vastgelegd in de "Nota subsidiebeleid 2009-2012". In 2012 is besloten om vanaf
2013 een bezuiniging op de subsidies te realiseren. Daarbij werd een aanpassing c.q. herijking van het
subsidiebeleid in het vooruitzicht gesteld.
Doel
Een vernieuwd subsidiebeleid t.b.v. de vrijwilligersorganisaties, incl. een nieuwe verordening, voor de
periode medio 2015 t/m 2018.
2. Project
Algemeen
Het subsidiebeleid is de basis voor de verlening van subsidies aan vrijwilligersorganisaties en de
professionele organisaties. Voorjaar 2009 is de laatste maal een gemeentelijk subsidiebeleid
vastgesteld. Er zijn ervaringen opgedaan met het beleid en er zijn ontwikkelingen geweest die relevant
zijn voor dit beleid, denk bijv. aan de doorontwikkeling van de Wet maatschappelijke ondersteuning.
Voor de leefbaarheid van de gemeente zijn de gesubsidieerde organisaties, naast ook vele organisaties
die geen subsidie ontvangen, in meer of mindere mate van belang.
De financiële situatie van de gemeente heeft geleid tot de keuze van de gemeenteraad om een groot
aantal subsidies in 2013 te verlagen. Al enkele jaren zijn daarnaast de meeste subsidies niet
geïndexeerd. Aanvankelijk was de bedoeling in 2013 het subsidiebeleid te herijken. Dit is uitgesteld
naar 2014.
Resultaten
Een vernieuwd subsidiebeleid voor de periode medio 2015 t/m 2019.
Concreet:
- een doordachte keuze v.w.b. de te subsidiëren vrijwilligersorganisaties;
- een keuze m.b.t. de grondslagen voor subsidiering;
- een keuze voor de hoogten van de subsidies;
- helder beleid m.b.t. incidentele subsidies (projectsubsidies);
- vastlegging van regels in een vernieuwde subsidieverordening;
- helderheid over de consequenties van het beleid voor de uitvoering, bij de verenigingen en de
gemeente.
De nieuwe verordening zal kunnen ingaan in het voorjaar van 2015 en direct de basis zijn voor de
beoordeling van nieuwe aanvragen voor structurele of incidentele subsidies. Voor de reeds bestaande
(structurele) subsidies wordt reeds in 2014 besloten over de hoogte van het subsidie in 2015. Voor die
organisaties heeft de nieuwe verordening consequenties vanaf het jaar 2016.
Randvoorwaarden
- vrijwilligersorganisaties die van belang zijn voor de leefbaarheid van de kernen houden zo veel als
mogelijk bestaansrecht;
- het huidige totaalbudget, als opgenomen in de primaire begroting 2015, is leidend. D.w.z.: het
budget is beschikbaar en er is geen bezuinigingsdoelstelling. Vanwege de financiële positie van de
gemeente moet wel kritisch gekeken worden naar de benodigde hoogte van de subsidies; als
minder reëel is, dan kan hiertoe worden besloten en dit kan per saldo een besparing opleveren.
- de jeugd wordt zoveel mogelijk ontzien;
Afdeling Beleid&Beheer, 17-06-2014
Pagina 3 van 7
Herijking subsidies welzijnsbeleid
-
het beleid moet helder en verdedigbaar zijn, met zo veel als mogelijk een draagvlak bij de
vrijwilligersorganisaties;
de Algemene wet bestuursrecht.
Naast het voorgaande dient rekening gehouden te worden met geformuleerd overkoepelend beleid
evenals ontwikkelingen in het beleid, met name m.b.t. de drie decentralisaties.
Als geformuleerd en vastgesteld beleid moeten met name worden genoemd: de themanota's "Werk,
inkomen en integratie" en "Leefbaarheid en ondersteuning". Voorzien is een themanota "Opvoeding,
jeugd en onderwijs"; deze is nog niet beschikbaar. In deze moeten de ontwikkelingen m.b.t. de
transitie jeugdzorg als belangrijkste referentie worden gezien.
Projectafbakening
De herijking van het subsidiebeleid richt zich enkel op de subsidies voor de vrijwilligersorganisaties
en niet op de professionele organisaties, de gemeenschapshuizen en het evenement de Acht van
Chaam.
Concreet gaat het om de volgende organisaties (in volgorde subsidielijst) waar bij de herijking níet
naar gekeken wordt:
- Peuterspeelzalen (3x)
- Theek 5
- Gemeenschapshuizen (3x)
- VVV
- Dierenasiel
- HOOM
- MEE West-Brabant
- WIJ
- IMW
- Vluchtelingenwerk
- Acht van Chaam
Met betrekking tot deze organisaties wordt afzonderlijk beleid gevoerd voor wat betreft de te verlenen
diensten en de hoogte van de te verlenen subsidie c.q. bijdrage.
Risicoparagraaf
Omschrijving
Kans
in %
Ontevreden organisaties die
zich niet kunnen vinden in de
keuzen.
25%
Gevolg
groot,
middel,
klein
middel
Organisaties kunnen bezwaar
maken tegen de afwijzing van
een subsidieverzoek.
5%
klein
Afdeling Beleid&Beheer, 17-06-2014
Te nemen maatregel ter
beperking risico en
eventuele gevolgen
Actienemer
Goed communiceren: in
Herman
algemene bijeenkomst(en) en
evt. afzonderlijke
gesprekken keuzen
bespreken en
beargumenteren. Rekening
houden met evt. inspraak
tijdens raadsbehandeling.
Zie voorgaande. Als dat
Herman
proces zorgvuldig gelopen
wordt zijn geen bezwaren te
verwachten; althans geen
kansrijke.
Pagina 4 van 7
Herijking subsidies welzijnsbeleid
Omgevingsanalyse
De gemeenteraad beslist over het vernieuwde subsidiebeleid; het college doet haar een voorstel; de
wethouder is politiek verantwoordelijk.
De raad ziet graag een gedragen voorstel. De betrokken organisaties worden, mede om die reden, goed
betrokken bij de totstandkoming van het voorstel.
3. Organisatie
Algemeen
De herijking van het subsidiebeleid wordt in een interactief proces vormgegeven.
Organisatie en procedures
Organogram:
Een als zodanig functionerende projectgroep is niet nodig gezien de beperkte grootte van het project.
Evenmin is nodig, de instelling van een stuurgroep of klankbordgroep.
De projectleider stemt intern af met zowel de collega's beleid en uitvoering binnen de afdeling Beleid
en Beheer als ook met de collega's van Financiën en de (interne) controller.
De bestuurlijk opdrachtgever vervult een actieve rol in de vormgeving en uitvoering van het project.
Afstemming over de opdracht en het projectverloop en de voorbereiding van de besluitvorming vindt
plaats in overleg met de ambtelijk en de bestuurlijk opdrachtgever. Dit kan een op een en waar nodig
in gezamenlijkheid (in portefeuillehoudersoverleg of evt. apart overleg).
Beslissers:
Aan het college wordt uiteindelijk een door te leiden raadsvoorstel voorgelegd.
Rapportages:
Er wordt mondeling of evt. per mail zo vaak als nodig over de voortgang gerapporteerd. Vanwege de
omvang van het project zijn uitgebreide rapportages niet nodig.
Afdeling Beleid&Beheer, 17-06-2014
Pagina 5 van 7
Herijking subsidies welzijnsbeleid
Planning (indicatief)
De volgende planning wordt voorgesteld:
1. voorbereiding
 interne afstemming
 overleg Gilse en Rijen en Baarle-Nassau
 voorbereiding bijeenkomsten
juni - juli
zomervakantieperiode: 12 juli t/m 24 aug.
2. drie bijeenkomsten (een per kern) met verenigingen
evt. verdere gesprekken met (clusters van verenigingen)
september - oktober
3. opzet beleid / afstemming opdrachtgevers / evt.
terugkoppeling college
oktober - november
4. terugkoppeling verenigingen
november
5. verwerken reacties / def. uitwerking voorstel / evt.
laatste bespreking met verenigingen
november – december
6. behandeling in B&W
januari 2015
7. besluitvorming in de gemeenteraad
februari 2015
Personele capaciteit
projectleider, Herman Spit
administratief medewerker, Corrie de Wit
beleidsmedewerkers Welzijn
medewerkers financiën, Erwin Donders en Monique Puienbroek
controller, Ben Hakkens
80
12
10
6
2
Financiële uitgangspunten (kosten en baten)
Aan het project zijn nauwelijks andere kosten dan genoemde personele inzet. Enkel voor consumpties
tijdens extern te beleggen bijeenkomsten is een klein budget nodig.
Afdeling Beleid&Beheer, 17-06-2014
Pagina 6 van 7
Herijking subsidies welzijnsbeleid
4. Communicatie
Algemeen
De communicatie richt zich primair op de betrokken verenigingen.
Interne communicatie (altijd i.o.m. communicatieadviseur)
Intern is geen andere communicatie nodig dan de afstemming tussen betrokken collega’s e.d.
Externe communicatie (altijd i.o.m. communicatieadviseur)
T.b.v. een bijeenkomst met verenigingen gaan gerichte uitnodigingen uit. Raadsleden worden ook
uitgenodigd.
Parallel wordt een publicatie in Ons Weekblad en op gemeentesite geplaatst.
Na het college- en na het raadsbesluit vindt rechtstreekse communicatie met de verenigingen plaats.
Afdeling Beleid&Beheer, 17-06-2014
Pagina 7 van 7