Transcript Procesbeschrijving datakwaliteit Dit document

Datakwaliteit
Procesbeschrijving voor datakwaliteit in GS1
Data Source in de sector doe-het-zelf
Datum: 19 mei 2014; versie: 2.0
Inhoud
1
Datakwaliteit
4
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Wat is datakwaliteit?
Data leverancier en data ontvanger
Verantwoordelijkheid data leveranciers
Verantwoordelijkheid data afnemer(s)
Verantwoordelijkheid GS1 Nederland
4
4
4
4
5
2
Het meten van datakwaliteit
6
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
Welke controles worden uitgevoerd?
Wanneer vinden de controles plaats?
Afspraken specifieke productsoorten
Afspraken over producten op pallets in de winkel
Welke kosten vallen binnen GS1 Data Source?
Instructies fysieke controles
Administratieve procedure
Uitgangspunten meetregels door XXtract
6
7
7
8
8
8
8
9
3
De resultaten, en nu ?
10
3.1
3.2
3.3
Het rapport
Sancties
Proefperiode
11
12
12
4
Het verbetertraject
13
5
Stappenplan datakwaliteit
14
5.1
5.2
Nieuwe leverancier in GS1 Data Source datapool
Bestaande leverancier in GS1 Data Source datapool
14
14
6
Tips en trucs
16
6.1
6.2
Meetregels
Specifieke producten
16
17
Appendix A: Begrippenlijst
18
Versiebeheer en contactinformatie
19
Inleiding
Het juiste artikel op het juiste moment op de juiste plaats. GS1 Nederland heeft een
oplossing voor een eenduidige uitwisseling van artikelgegevens in de sector doe-het-zelf
(‘datasynchronisatie’) in de vorm van GS1 Data Source. Met GS1 Data Source wisselt u
met afnemers artikelgegevens uit via één centrale, internationale artikeldatabase, ook wel
datapool genoemd.
Wanneer afnemers en leveranciers beiden over kwalitatief goede artikelgegevens
beschikken kunnen ketenbrede kostenbesparingen worden gerealiseerd. Ervaringen met
de pilot datasynchronisatie doe-het-zelf en onderzoek binnen de levensmiddelen- en
drogisterijsector hebben tot het inzicht geleid dat een goede kwaliteit van artikeldata
(datakwaliteit) niet vanzelfsprekend is. Daarnaast is uit onderzoek gebleken dat standaard
bewaking van datakwaliteit binnen de sector doe-het-zelf grotendeels ontbreekt. Om die
redenen heeft de sector besloten dat, voordat uitwisseling van artikelgegevens tussen
afnemers en leveranciers plaatsvindt, de kwaliteit van deze gegevens via controles
geborgd dient te worden.
In samenwerking met de sector heeft GS1 Nederland een datakwaliteit programma
ontwikkeld. Dit programma bestaat uit een combinatie van logische (automatische) en
fysieke (handmatige) controles van uw ingevoerde artikelgegevens. Uitgangspunt is dat
datakwaliteit een vast onderdeel is van ‘datasynchronisatie’ in de sector doe-het-zelf.
Het startpunt voor datakwaliteit binnen uw eigen organisatie is het moment dat u
gegevens intern in uw eigen systemen invoert. Het sectorbrede datakwaliteit programma
start op het moment dat u klaar bent om de gegevens aan afnemer(s) te publiceren in
GS1 Data Source. Het proces en de werkafspraken van dit datakwaliteit programma zijn
in dit document verwerkt tot een bruikbare handleiding.
GS1 België & Luxemburg
Belgische leveranciers met een hoofdkantoor in België of Luxemburg kunnen zich richten
tot GS1 België & Luxemburg. Deze leveranciers zullen voor de sector doe-het-zelf
gebruik maken van richtlijnen vertaald naar hun dienstverlening.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
3
1
Datakwaliteit
In dit hoofdstuk wordt beschreven wat datakwaliteit is en hoe er gezamenlijk verbetering
in datakwaliteit kan worden bereikt.
1.1
Wat is datakwaliteit?
Met kwaliteit van artikelgegevens bedoelen we in dit verband dat de artikelgegevens:
Compleet zijn - alle attributen zijn elektronisch geregistreerd
Gestandaardiseerd zijn- volgens industriestandaarden en regels ingevoerd (zie ook
het document ‘Aan de slag met Datasynchronisatie’ op de website
http://www.gs1.nl/ondersteuning/gs1-data-source-doe-het-zelf)
Consistent zijn - waarden komen overeen in systemen
Nauwkeurig zijn - gegevens zijn correct op het juiste moment
Tijdgebonden zijn - gegevens hebben een duidelijke geldigheidstermijn
Het proces van datakwaliteit is een gezamenlijk proces van ketenpartijen en GS1
Nederland, zodat datakwaliteit als een gedeelde verantwoordelijkheid kan worden
beschouwd.
1.2
-
-
1.3
Data leverancier en data ontvanger
De data leverancier is de bron van de productdata en daarmee het startpunt voor
de benodigde verbeteringen in de processen voor het samenstellen van kwalitatief
goede data
De data ontvanger heeft de verantwoordelijkheid voor het onderhouden van
accurate data binnen zijn systemen en de integriteit in zijn processen
Verantwoordelijkheid data leveranciers
Het GS1 datakwaliteit programma wordt ingezet om de kwaliteit van uw artikelgegevens
gericht te verbeteren. U bent en blijft ‘eigenaar’ van de artikelgegevens en dus
verantwoordelijk voor de kwaliteit hiervan. Dit houdt met name in dat u ervoor dient te
zorgen dat de kwaliteit van de artikelgegevens wordt geborgd door:
Organiseren van datakwaliteit binnen uw organisatie (aanpassen en/of aanscherpen
van de processen en procedures).
Inrichten en/of aanpassen van relevante informatiesystemen.
Borgen van datakwaliteit in uw organisatie: iedere betrokken medewerker is bekend
met datakwaliteit en de procedures hieromtrent.
1.4
Verantwoordelijkheid data afnemer(s)
De afnemer is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de artikelgegevens en zorgt
ervoor dat de data accuraat wordt verwerkt in zijn informatiesystemen en integraal wordt
toegepast bij de ondersteuning van bedrijfsprocessen. De afnemer verplicht zich de
productdata uitsluitend voor eigen doeleinden te gebruiken. De afnemer zorgt er ook
voor dat mogelijke later geconstateerde fouten worden teruggekoppeld aan de
leveranciers zodat deze de fouten kan herstellen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
4
1.5
Verantwoordelijkheid GS1 Nederland
GS1 Nederland is verantwoordelijk voor het faciliteren van de sector bij de implementatie
van het datakwaliteit programma. Dit betekent monitoring en sturing op voortgang in
logische, fysieke controles en het herstellen van fouten in GS1 Data Source. Daarnaast
betekent dit het aanbieden van ondersteunende diensten om deelnemers in staat te
stellen de datakwaliteit binnen geformuleerde kwaliteitsnormen te kunnen realiseren.
Sturingsmiddelen die GS1 Nederland aanbiedt zijn de in 4 Het verbetertraject benoemde
onderdelen van het verbetertraject.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
5
2
Het meten van datakwaliteit
De sector doe-het-zelf heeft afspraken gemaakt over de kwaliteit van de verschillende
velden en de wijze waarop deze wordt gecontroleerd. Om voldoende datakwaliteit te
borgen is vastgesteld dat de controles op specifiek vastgestelde velden voor 100%
akkoord dienen te zijn, voordat uitwisseling met afnemer(s) tot stand kan komen. Dit
betekent dat de gemeten en ingevoerde waarden binnen de toegestane toleranties vallen.
Voor meer informatie over de toegestane toleranties binnen de sector doe-het-zelf zie het
document ‘Verkorte Meetregels’ op de website http://www.gs1.nl/ondersteuning/gs1-datasource-doe-het-zelf.
2.1
Welke controles worden uitgevoerd?
De kwaliteit van uitwisseling van artikelgegevens via GS1 Data Source tussen u en
afnemer(s) gebeurt door middel van logische en fysieke controles.
Logische controles zijn automatische, softwarematige controles op artikelgegevens in
GS1 Data Source. Bij fysieke controles worden controles (steekproefsgewijs) handmatig
in gang gezet door het fysieke product te controleren met de gegevens in GS1 Data
Source.
In volgorde van tijd kunnen onderstaande controles worden onderscheiden:
Logische controles
1
Controle tijdens aanleveren van gegevens aan GS1 Data Source. GS1 Data Source
voert automatisch een aantal logische controles uit bij het opvoeren van gegevens.
Bijvoorbeeld: “Klopt het controlegetal van een ingevoerde GS1-artikelcode?”. Als de
aangeleverde artikelgegevens niet aan deze zogeheten validaties voldoen wordt het
artikel niet door de datapool geaccepteerd.
2
Controle na aanleveren van gegevens aan GS1 Data Source.
2.1
2.2
GS1 Nederland voert controle uit op de juiste invulling van de velden en met
name de omschrijvingsvelden zoals beschreven in het document
‘Omschrijvingsvelden’ te vinden op http://www.gs1.nl/ondersteuning/gs1-datasource-doe-het-zelf
De GS1 Nederland datakwaliteit checker doe-het-zelf wordt door GS1
Nederland als hulpmiddel ingezet voor een aantal aanvullende logische
controles op ingevoerde gegevens. Deze zijn specifiek voor de sector doehet-zelf bepaald. Logische controles worden uitgevoerd op Code
belastingsoort, Indicatie consumenteneenheid en Producttype.
Fysieke controles
3
Controle na aanleveren van gegevens aan GS1 Data Source.
Hierbij wordt gecontroleerd of de gegevens in GS1 Data Source overeen stemmen
met de werkelijke producten. Deze fysieke controles worden uitgevoerd volgens de
steekproefmethode (10 % van het actieve assortiment) door een derde partij
(XXtract) in opdracht van GS1 Nederland.
De fysieke controles vinden plaats over de volgende gegevens in de GS1
Data Source:
GTIN
Netto inhoud & eenheid
Diepte & eenheid (conform Internationale meetregels)
Hoogte & eenheid (conform Internationale meetregels)
Breedte & eenheid (conform Internationale meetregels)
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
6
Brutogewicht & eenheid
Indicatie Tenminste Houdbaar Tot
Indien de afmetingen op het product zijn vermeld dan worden deze afmetingen
door XXtract overgenomen op het meetrapport en niet meer nagemeten.
-
2.2
Wanneer vinden de controles plaats?
De controles 2 en 3 zijn specifieke controles die door de sector zijn bepaald in het
datakwaliteit programma doe-het-zelf. Deze controles worden uitgevoerd op de
artikelgegevens die aanwezig zijn in de datapool. Daarbij maken we onderscheid of u
een voor de datapool nieuwe of bestaande leverancier bent.
Wanneer u een voor de datapool nieuwe leverancier bent (u geeft voor het eerst
gegevens vrij in de datapool) worden de logische en fysieke controles, zoals onder
paragraaf 2.1 nummer 2 & 3 weergegeven, uitgevoerd.
Wanneer u een voor de datapool bestaande leverancier bent (u heeft eerder
artikelgegevens vrij gegeven in de datapool) worden de controles (paragraaf 2.1 nummer
2 & 3) uitgevoerd bij 10% van uw actieve assortiment.
Wanneer u een voor de datapool bestaande leverancier bent (u heeft eerder gegevens
vrij gegeven in de datapool) worden de controles tweemaal per jaar uitgevoerd op
telkens een ander deel van het assortiment
Er wordt te allen tijde voorafgaand aan de controles door GS1 Nederland contact met u
opgenomen.
2.3
Afspraken specifieke productsoorten
Productsoort
Afspraak
-
Timmerhout en paneelvormige producten
-
Bad- toilet-, bidetmatten en karpetten
-
Golfverpakking
Product wordt niet meegenomen in de
score
GS1 signaleert slechts als voorkant
onjuist is gekozen, bij afwijkingen van
meer dan 4 cm.
Hoogte, breedte, diepte:
0 - 4 cm = goedkeuring
>4 en ≤6 cm = goedkeuring, maar
signaal naar leverancier
- > 6 cm = afkeuring
Hoogte, breedte, diepte:
50% met max. 4 cm = goedkeuring
50% met max. >4 en ≤6 cm =
goedkeuring, maar signaal naar
leverancier
- 50% met max. > 6 cm = afkeuring
-
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
7
2.4
Afspraken over producten op pallets in de winkel
Producten die op pallets in de winkel worden gepresenteerd zijn vanwege hun volume,
gewicht en/of omvang voor het proces schapbeheer niet relevant. Het betreft de
producten wand- en vloertegels, zand, grind, potgrond en haardhout.
De volgende afspraken zijn gemaakt:
Bij afmetingen worden de standaard maten van de consumenteneenheid op de
pallet aangehouden en in de datapool geplaatst
Bij gewichten wordt het maximum gewicht van de consumenteneenheid ingevuld
Deze producten worden niet meegenomen bij de controles van het Datakwaliteit
programma
2.5
Welke kosten vallen binnen GS1 Data Source?
Logische controles
De kosten die gepaard gaan met de logische controles vallen altijd binnen het GS1 Data
Source abonnement.
Fysieke controles
De kosten van de 1e fysieke steekproef en het verbetertraject (zie hoofdstuk 4 Het
verbetertraject) vallen altijd binnen het abonnement GS1 Data Source.
Op grond van de score van de 1e fysieke steekproef vallen de kosten van de volgende
steekproef(ven) en/of het opmeten van het hele assortiment binnen het GS1 Data Source
abonnement of zijn ze voor uw rekening. Zie hiervoor hoofdstuk 3 De resultaten, en nu
?.
2.6
Instructies fysieke controles
De steekproef voor de fysieke controles is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
10% van het actieve assortiment
een minimum van 2 en een maximum van 25 artikelen
uitsluitend unieke verpakkingen
at random geselecteerd door GS1 Nederland
geen a-typische producten (geen seizoensartikelen)
Voor het uitvoeren van de fysieke controles werkt GS1 Nederland samen met een derde
partij: XXtract.
Nadat het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland de artikelen voor de steekproef
heeft vastgesteld en met u afgestemd, verzoekt XXtract u via e-mail de artikelen aan
hen op te sturen. Bij vragen over het toepassen van de GS1 standaarden, kunt u
terecht bij GS1 Nederland. Let op dat u de juiste geselecteerde producten opstuurt,
zodat de gemeten waarden geldig zijn.
2.7
Administratieve procedure
Voor het opsturen van de geselecteerde artikelen:
XXtract B.V.
Steurstraat 11
1317 NZ ALMERE
Telefoon +31 85 87 68 775
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
8
E-mail [email protected]
Internet www.XXtract.com
De producten worden door XXtract besteld tegen nul-tarief (geen facturen). Er wordt
namelijk een dienst afgenomen (nameten en vastleggen van bepaalde stamgegevens door
XXtract), waarvoor de producten tijdelijk worden gebruikt en niet worden aangekocht. Dit
voorkomt onnodige administratieve problemen.
U kunt kiezen de producten terug te laten sturen of door XXtract af te laten voeren. De
meeste leveranciers kiezen ervoor om de producten af te laten voeren. De overwegingen
hiervoor zijn:
Het hergebruik van artikelen en de kosten voor het retour nemen wegen niet op
tegen de kostprijs.
De producten worden onverpakt gefotografeerd voor de webshop van de
leverancier of de retailer. Het kan zijn dat de producten dan opnieuw verpakt
moeten worden door de leverancier, wat meer kost dan het afschrijven van het
product.
Wanneer u ervoor kiest om de producten toch terug te laten sturen zijn de eventuele
kosten voor uw rekening.
TIP: Het meest kostenefficiënt is het leveren en retour halen van artikelen op routes van
bouwmarkten die worden beleverd.
2.8
1
2
3
Uitgangspunten meetregels door XXtract
Het meten van verpakte en onverpakte artikelen: Uitgangspunt van de Internationale
Meetregels is dat de staat waarin het artikel als consumenten eenheid de leverancier
verlaat moet worden gemeten en NIET de manier van presenteren op het schap van
een specifieke retailer. De reden is dat het om een standaard sectoroplossing gaat
en retailers verschillende manieren van presentatie kunnen hanteren.
XXtract meet verpakte artikelen met een barcode (GTIN) op de verpakking als
verpakt. Als artikelen zijn verpakt en de verpakking bevat geen GTIN wordt ervan uit
gegaan dat het hier om transportbescherming gaat en wordt er onverpakt gemeten.
Het meten van samengestelde artikelen: Bij samengestelde artikelen worden de
gegevens van het hoofdartikel gemeten en ingevoerd conform de meetregels
consumenteneenheden (meer informatie vindt u in het document ‘Verkorte
meetregels’). De leverancier dient aan te geven wat het hoofdartikel is (door
bijvoorbeeld nummering met 1.) De toleranties voor samengestelde artikelen zijn
vastgesteld op 4%.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
9
3
De resultaten, en nu ?
Van de resultaten van de controles ontvangt u een Excel rapportage van GS1
Nederland. Deze rapportage geeft u inzicht in de resultaten (scores) van de logische
controles, die via de GS1 Nederland datakwaliteit checker doe-het-zelf zijn gedaan en de
fysieke controles die XXtract heeft uitgevoerd. Afhankelijk van deze resultaten dient u wel
of geen actie te ondernemen.
Resultaten logische controles (scores)
Bij de resultaatmeting van logische controles wordt onderscheid gemaakt in scores lager
dan 100% en scores gelijk aan 100 %.
Score = 100%
Indien het resultaat 100% is op zowel fysieke en logische controles kunt u de gegevens
publiceren aan de beoogde afnemer(s). Hierna gaat de proefperiode van 1 jaar in. Zie bij
3.3 Proefperiode de vervolgstappen.
Een score < 100%
-
-
-
Als u nog vragen heeft of als er onduidelijkheden zijn na de 1e rapportage kunt u
contact opnemen met het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland op
telefoonnummer: 020 – 511 38 20 en via [email protected].
U voert de noodzakelijke aanpassingen in de datapool uit naar aanleiding van de
afwijkingen van het rapport. De aanpassingen voert u niet alleen door op de
artikelen in de steekproef maar op de gegevens van alle artikelen uit het
assortiment dat betrekking heeft op de gerapporteerde afwijkingen.
Vervolgens wordt door GS1 Nederland een 2e controle uitgevoerd.
Gezien het beperkte aantal controles dat uitgevoerd wordt, wordt verwacht dat de
score na de 2e controle 100% is.
Resultaten fysieke controles (scores)
Bij de resultaatmeting van fysieke controles wordt onderscheid gemaakt in scores lager
dan en gelijk aan 94 % en scores hoger dan 94%.
Een resultaat < en gelijk aan 94% betekent dat 94% of minder van uw ingevoerde
gegevens overeenkomt met de uitgevoerde fysieke controles.
Een score van > 94% betekent dat minstens 95% van uw ingevoerde gegevens
overeenkomt met de uitgevoerde fysieke controles.
Score kleiner dan of gelijk aan 94%
GS1 Nederland overlegt en analyseert samen met u het type fout. GS1 Nederland stemt
een mogelijk verbetertraject met u af. Dit zou een verplichte deelname aan een training
kunnen betekenen afhankelijk van de hoeveelheid en type fouten. Meer informatie over
het verbetertraject vindt u in hoofdstuk 4 Het verbetertraject.
Op grond hiervan wordt bepaald wat de vervolgstappen zijn:
U voert aanpassingen uit in de datapool en een 2e fysieke steekproef wordt
uitgevoerd over een ander deel van het actieve assortiment (kosten voor uw
rekening).
De type fouten zijn zodanig dat uw hele assortiment fysiek wordt gecontroleerd. U
voert aanpassingen en een 2e fysieke steekproef over een ander deel van het
actieve assortiment volgt. Deze kosten zijn voor uw rekening.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
10
e
Indien er na aanpassingen een 2 steekproef wordt uitgevoerd, dan verwachten
wij dat de score 100% is. Indien dit niet het geval is wordt het hele assortiment op uw
kosten opgemeten en vindt een 3e en eventueel volgende steekproef ter controle op uw
kosten plaats.
Score groter dan 94% en kleiner dan 100%
GS1 Nederland stemt een verbetertraject met u af op grond van de gerapporteerde
fouten. Dit zou verplichte deelname aan een training kunnen betekenen, afhankelijk van
de hoeveelheid en type fouten. Meer informatie over het verbetertraject vindt u in
hoofdstuk 4 Het verbetertraject.
Op grond hiervan wordt de vervolgstap:
U voert de nodige aanpassingen uit in de datapool. Vervolgens wordt een 2e
steekproef over een ander deel van het actieve assortiment uitgevoerd. (kosten
binnen abonnement)
e
Indien de score van de 2 steekproef niet 100% is, wordt het hele assortiment op uw
e
kosten gecontroleerd en volgt een 3 steekproef ter controle op uw kosten plaats.
3.1
Het rapport
Nadat de GS1 Nederland datakwaliteit checker doe-het-zelf een aantal logische controles
heeft uitgevoerd en de resultaten van de fysieke controles aan GS1 Nederland zijn
gerapporteerd, worden de resultaten van beide controles via een rapport in pdf aan u
gepresenteerd.
Een voorbeeld van een rapport is hieronder weergegeven.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
11
3.2
Sancties
Er is door de sector een aantal ‘sancties’ bepaald om ervoor te zorgen dat datakwaliteit
binnen afzienbare tijd wordt geborgd. Deze zijn als volgt geformuleerd:
-
-
-
3.3
Binnen het GS1 Data Source abonnement wordt een 1e fysieke steekproef op uw
artikelen uitgevoerd. Na analyse van de fouten, afhankelijk van de resultaten (< en
gelijk aan 94 %) en nadat GS1 Nederland met u heeft overlegd, wordt het hele
assortiment op kosten van de betreffende leverancier opgemeten.
Bedrijven die ondanks begeleiding door GS1 Nederland onvoldoende verbetering
laten zien, kunnen worden gerapporteerd aan de betreffende afnemer. De afnemer
(retail-organisatie) kan hierop aanvullende acties uitvoeren.
De Business Council doe-het-zelf heeft aan GS1 Nederland toestemming verleend
om, bij het structureel uitblijven van verbeteringen van een leverancier in het
herstellen van fouten, uit hun naam de publicatie van artikelgegevens aan afnemers
van de GS1 Data Source datapool (tijdelijk) te blokkeren.
Proefperiode
In eerdere steekproeven heeft u aangetoond betrouwbare data te leveren. De controles
zijn echter een momentopname. Gedurende de proefperiode blijft de betrouwbaarheid
van de data door GS1 Nederland gemonitord.
Wanneer u een voor de datapool bestaande leverancier bent (u heeft eerder gegevens
vrij gegeven in de datapool) worden de controles halfjaarlijks uitgevoerd.
Er wordt te allen tijde voorafgaand aan de controles door GS1 Nederland contact met u
opgenomen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
12
4
Het verbetertraject
Om ervoor te zorgen dat het behalen van 100% datakwaliteit realistisch is, heeft GS1
Nederland in samenwerking met de sector doe-het-zelf een verbetertraject ontwikkeld.
Hieronder worden de verschillende onderdelen toegelicht.
Webinars
Telefonisch vragenuurtje; bij voldoende deelnemers. Maandagmiddag sessies waarbij u bij
GS1 Nederland op inschrijving kunt inbellen om datakwaliteit issues/vragen te bespreken.
Inloopsessies
Fysiek vragenuurtje; bij voldoende deelnemers. Maandagmiddag sessies waarbij u bij GS1
Nederland op inschrijving kunt inlopen om datakwaliteit issues/vragen
te bespreken.
Projectmanagement op afstand
Voor inhoudelijke telefonische ondersteuning door de Projectmanagers doe-hetzelf van GS1 Nederland. Bij een slechte score bestaat de mogelijkheid dat u
actief wordt benaderd en stap voor stap wordt begeleid.
Training datakwaliteit
Bij herhaaldelijke slechte scores
verplicht deel te nemen aan de
om het snel verbeteren van uw
€ 175,= voor twee personen en
op de logische en fysieke controles kunt u worden
Training Datakwaliteit (1 dagdeel). Deze training draait
resultaat op grond van een foutenanalyse. De kosten zijn
zijn voor uw eigen rekening.
Customer support
Voor operationele vragen kunt u 5 dagen per week, tussen 8.30 en 17.00 uur terecht op
tel: 020 511 38 88
Online documentatie
Uitgebreide online documentatie en naslagmateriaal kunt u vinden op
http://www.gs1.nl/ondersteuning/gs1-data-source-doe-het-zelf.
Centraal aanspreekpunt datakwaliteit
Tijdens het datakwaliteit programma doe-het-zelf biedt GS1 Nederland per leverancier
een centraal aanspreekpunt die de rapportages, terugkoppeling en verbetertrajecten
coördineert en de leverancier begeleidt bij het uitvoeren. Er is voor vragen een emailadres beschikbaar; [email protected].
Online training datakwaliteit (op termijn)
In de training GS1 Data Source doe-het-zelf bent u geïnformeerd over het datakwaliteit
programma en het toepassen van de Internationale meetregels. Bij sterke behoefte zal
GS1 Nederland een online training datakwaliteit ontwikkelen.
GS1 Nederland inventariseert regelmatig bij de deelnemersorganisatie van de doe-hetzelfsector of er behoefte is aanpassing en/of uitbreiding van de dienstverlening.
Suggesties van uw kant zijn altijd welkom.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
13
5
Stappenplan datakwaliteit
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het stappenplan van het Datakwaliteit programma
doe-het-zelf eruit ziet.
5.1
Nieuwe leverancier in GS1 Data Source datapool
Het datakwaliteit programma begint vanaf het moment dat u voor het eerst de
artikelgegevens in de GS1 Data Source datapool vrijgeeft. Hieronder vindt u het
stappenplan dat daarbij wordt gevolgd.
Stap 1
U neemt contact op met het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland (020 511 38
20) en u meldt dat u uw artikelen heeft vrijgegeven in GS1 Data Source. Deze
artikelgegevens voldoen naar uw inzicht aan de kwaliteitsnormen doe-het-zelf.
Stap 2
De medewerker van GS1 Nederland controleert en stemt vervolgens af:
hoeveel artikelen u heeft vrijgegeven (controle of ze daadwerkelijk in de datapool
staan en of het compleet is)
eventuele bijzonderheden rondom de selectie van de artikelen ten behoeve van de
fysieke steekproef (speciale afspraken, specifiek of bijzonder assortiment)
wie binnen uw organisatie aanspreekpunt is voor datakwaliteit en naar wie de
rapportage gestuurd dient te worden
uw adresgegevens t.b.v. XXtract (de organisatie die fysieke controles uitvoert)
Stap 3
-
-
XXtract stuurt u een bevestiging van de geselecteerde artikelen met het verzoek
deze op te sturen naar:
XXtract B.V.
Steurstraat 11
1317 NZ ALMERE
Telefoon +31 85 87 68 775 - E-mail [email protected]
Na ontvangst van uw artikelen voert XXtract de fysieke controles uit en rapporteert
de resultaten aan GS1 Nederland. Meer informatie over fysieke controles vindt u in
paragraaf 1.4.
Stap 4
-
5.2
U ontvangt van GS1 Nederland per e-mail een rapport in pdf met de
resultaten van de logische en fysieke controles.
Afhankelijk van de resultaten onderzoekt u mogelijke hiaten in de interne
procesgang en past u de gegevens in uw eigen systeem en in GS1
Data Source aan. Afhankelijk van de score worden in overleg met u de
vervolgstappen vastgesteld.
Bestaande leverancier in GS1 Data Source datapool
Zes maanden na de laatste steekproef wordt een nieuwe steekproef uitgevoerd.
Hieronder vindt u het stappenplan dat daarbij wordt gevolgd.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
14
Stap 1
De medewerker van GS1 Nederland selecteert uit de datapool de artikelen voor de
steekproef en stemt vervolgens met u af:
eventuele bijzonderheden rondom de selectie van de artikelen ten behoeve van de
fysieke steekproef (speciale afspraken, specifiek of bijzonder assortiment)
wie binnen uw organisatie aanspreekpunt is voor datakwaliteit en naar wie de
rapportage gestuurd dient te worden
uw adresgegevens t.b.v. XXtract (de organisatie die fysieke controles uitvoert)
Na de afstemming met u geeft de medewerker van GS1 Nederland de geselecteerde
artikelnummers door aan XXtract.
Stap 2
-
-
XXtract stuurt u een bevestiging van de geselecteerde artikelen met het verzoek
deze op te sturen naar:
XXtract B.V.
Steurstraat 11
1317 NZ ALMERE
Telefoon +31 85 87 68 775 - E-mail [email protected]
Na ontvangst van uw artikelen voert XXtract de fysieke controles uit en rapporteert
de resultaten aan GS1 Nederland. Meer informatie over fysieke controles vindt u in
paragraaf 1.4.
Stap 3
-
U ontvangt van GS1 Nederland per e-mail een rapport in pdf met de
resultaten van de logische en fysieke controles.
Afhankelijk van de resultaten onderzoekt u mogelijke hiaten in de interne
procesgang en past u de gegevens in uw eigen systeem en in GS1
Data Source aan. Afhankelijk van de score worden in overleg met u de
vervolgstappen vastgesteld.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
15
6
Tips en trucs
6.1
Meetregels
Onverpakt/verpakt
Uitgangspunt van de Internationale Meetregels is dat de staat waarin het artikel als
consumenteneenheid de leverancier verlaat moet worden gemeten en niet de manier van
presenteren op het schap van een specifieke retailer. De reden is dat het om een
standaard sectoroplossing gaat en retailers verschillende manieren van presentatie
kunnen hanteren.
Wanneer het gaat om (meerdere) artikelen die beschermd zijn tegen schade tijdens het
transport door bijvoorbeeld bubbeltjes folie maar altijd onverpakt op het schap staan
geldt dat ze onverpakt worden gemeten.
Het meten van verpakte en onverpakte artikelen in het kort:
XXtract meet verpakte artikelen met een barcode (gtin) op de verpakking als
verpakt (GTIN staat dus op de verpakking)
Indien artikelen zijn verpakt en de verpakking bevat geen GTIN wordt ervan
uitgegaan dat het hier om transport bescherming gaat en wordt er onverpakt
gemeten.
Samengestelde artikelen
Met samengestelde artikelen worden, in dit verband, consumenteneenheden die door hun
omvang en/of volume bestaan uit meerdere verpakkingen (componenten), bijvoorbeeld
tuinmeubelen, kasten, lampen, e.d., bedoeld.
Alleen de artikelgegevens van de verpakking (hoofdcomponent) waarop de GS1artikelcode (GTIN) als barcode is aangebracht en die bij de kassa wordt gescand wordt
ingevoerd. Indien er sprake is van meerdere barcodes kunt u het hoofdartikel nummeren
zodat XXtract weet om welk artikel het gaat. Het meten gebeurt als handelseenheid op
basis van hun natuurlijke ondergrond. Zie voor toleranties het hoofdstuk ‘Toegestane
meetvariaties’ in het document ‘Verkorte meetregels’ op de website
http://www.gs1.nl/ondersteuning/gs1-data-source-doe-het-zelf.
Oriëntatie
De marketinginformatie is leidend. Onder marketinginformatie wordt verstaan dat deel van
het product waarbij het accent ligt op de informatie die de consument verleid tot kopen.
Alleen een GTIN en logo onderop het artikel geldt niet als
marketinginformatie.
Breedte en diepte (zeep)dispenser (product met ‘tuutje’)
Wanneer het gaat om een product met een tuutje en een
onduidelijke voorkant (geen marketing uiting) wordt de voorkant
bepaald door het vaststellen van het grootste oppervlak en het
tuutje van de dispenser is dan naar de zijkant gedraaid.
Netto inhoud
Volgens de internationale meetregels moet bij Netto inhoud de waarde worden vermeld
die op de verpakking is aangegeven. De Internationale meetregels geven geen uitsluitsel
welke waarde moet worden vermeld indien op de verpakking bijvoorbeeld wordt vermeld
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
16
7 x 3 stuks. In dat geval vermeldt u het resultaat van deze vermenigvuldiging, in dit
voorbeeld dus 21 stuks.
6.2
Specifieke producten
Haken
Indien hanghaken niet bij de productie van de consumenten eenheid worden aangebracht
maar pas bij expeditie van de afnemer, gelden de volgende afspraken:
1 De consumenteneenheid wordt gemeten zonder haak. Reden hiervoor is dat
additionele elementen zoals een haak, spuitbus, dop enz. die niet regelmatig in een
product te vinden zijn of die alleen incidenteel toegevoegd zijn voor een specifieke
afnemer niet worden opgenomen in de afmetingen
2 Bij de verticale en horizontale hanggat afstand wordt niets ingevuld. Hanggaten
worden in dit geval buiten beschouwing gelaten.
3 Leveranciers informeren de afnemer(s) separaat over deze onregelmatigheden om
problemen te voorkomen (interpretatie van afnemers in verband met
schapplanningen).
4 Voor deze specifieke situatie wordt geen nieuwe GTIN gebruikt
5 Er worden geen negatieve waarden voor meeteenheden gebruikt
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
17
Appendix A: Begrippenlijst
Datasynchronisatie
Datasynchronisatie is de elektronische uitwisseling van
gestandaardiseerde artikel- en locatiegegevens
tussen handelspartners.
GS1-adrescode
(GLN)
Een code waarmee bedrijfsadressen uniek gecodeerd kunnen worden.
De code kan zowel betrekking hebben op externe postadressen
(bijvoorbeeld een hoofdkantoor, vestigingen en distributiecentra) als
interne adressen (zo-als afdelingen, laadplatforms en magazijnlocaties).
De code heeft dezelfde structuur als de GS1-artikelcode. De
internationale benaming voor de code is GLN (Global Location
Number)
GS1 Data Source
Datapool gecertificeerd volgens het GS1 Systeem om artikelgegevens
uit te wisselen.
Datakwaliteit
checker
doe-het-zelf
De doe-het-zelf datakwaliteit checker is een hulpmiddel om specifieke
controles uit het datakwaliteit programma doe-het-zelf uit te voeren.
Publicatie
Het toegankelijk maken van artikelgegevens door de
data-leverancier voor de data-afnemer. De dataleverancier bepaalt in
deze handeling welke dataafnemers de artikelgegevens mogen
ontvangen. Zonder publicatie kan er geen datasynchronisatie tot stand
komen.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
18
Versiebeheer en contactinformatie
Datum
Versie
Door
1-6-2013
1.0
Dienke Hesselink
Toelichting wijzigingen
-
1-9-2013
1.1
Stef Spaan
-
-
-
19-5-2014
2.0
Stef Spaan
-
Hfdst. 8 toegevoegd
Onderwerpen uit par. 7.2 verplaatst
naar Hfdst. 8
Onderwerpen toegevoegd in Hfdst.
8
GS1 DAS vervangen door GS1
Data Source
Aangepaste werkwijze verwerken
en doorgevoerd in teksten (Par.
2.4, Hfdst. 3, Par. 3.1, Hfdst. 4,
Hfdst. 5)
Par. 2.1: toegevoegd punt 2.1
onder Logische controles
Par. 2.3 en 2.4 toegevoegd
Methodiek steekproef bestaande
leveranciers aangepast (Par. 2.2 en
3.3)
Hfdst. 3: tekst toegevoegd bij 2e
streepje onder Score < 100%
Par. 3.1: voorbeeld rapport
vernieuwd
Par. 3.3: verwijzing naar Hfdst. 6
verwijderd
Hfdst. 5.1: Stap 3 verwijderd
Par. 5.2 toegevoegd
Hfdst. 6 verwijderd
Hfdst. 8 verwijderd
De tekst uit deze publicatie mag zonder toestemming vooraf worden verveelvoudigd op
voorwaarde dat de bron wordt vermeld.
Hoewel alle zorg is betracht om te garanderen dat de inhoud van dit document juist is,
kan GS1 Nederland niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of ontbrekende
gegevens in deze publicatie. Neem bij vragen over de inhoud van deze publicatie
contact op met de Customer Support van GS1 Nederland. Deze is bereikbaar via
telefoonnummer 020 511 38 88 of door een e-mail te sturen aan [email protected].
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
19
Click here to enter text.
All contents copyright © | GS1 Nederland | 19 mei 2014
20