Transcript Reorganisatie stad enOCMW Gent

Reorganisatie Stad & OCMW
Gent
Toelichting staten-generaal provincie OostVlaanderen 21 maart 2014
2
I. Doelstelling van de reorganisatie
“Door het implementeren van een nieuwe organisatiestructuur
die maximaal de organisatiestrategie en de bedrijfsprocessen
ondersteunt,
ervoor zorgen dat de diensten van Stad Gent en OCMW Gent
nog efficiënter én effectiever werken
binnen de financiële en beleidslijnen, en
met aandacht voor kwaliteit én klantvriendelijkheid.”
3
II. Principes van de reorganisatie
1. Een meer resultaatsgerichte,
slagkrachtige en besluitvaardige organisatie met focus op haar kerntaken,
… die inzet op een transparante, effectieve en klantgerichte dienstverlening ifv de geformuleerde doelstellingen,
… met oog voor stabiele samenwerking (dus ook noodzaak van eenheid van leiding).
2. Een meer efficiënte
organisatie opgebouwd volgens de principes van beheersbaarheid en proceslogica
… met een gezond evenwicht tussen beleid (kerndepartementen) en ondersteuning (ondersteunende departementen),
•
•
Duidelijke bestaffing in de beleids- en ondersteunende departementen met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Duidelijke afspraken rond beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering
… een beheersing van de overhead,
… een structurele reductie van de langetermijnkosten,
… en aandacht voor nabijheid door fysieke herhuisvesting.
3. Een meer innovatieve
arbeidsorganisatie (IAO) met een motiverend personeelsbeleid
en principes van talentmanagement,
•
•
•
•
We vertrouwen elke medewerker regelcapaciteit inzake werkorganisatie toe
Elke medewerker kent zijn doelstellingen en resultaatsgebieden in functie van zijn/haar bijdrage aan kwaliteitsvolle dienstverlening
We leggen zoveel als mogelijk de link tussen individuele behoeftes en organisatienoden
De juiste medewerker op de juiste plaats waar we maximaal inzetten op interne mobiliteit
… op basis van een gemeenschappelijke waardenset en met aandacht voor diversiteit (respect voor eigenheid/cultuur).
Verder te concretiseren (onder meer dmv indicatoren) zodat dit ook als een bruikbaar toetsingskader
kan worden gebruikt doorheen de reorganisatieprojecten
4
III. Scope van de reorganisatie
Organisatiescope (blauwdruk obv politiek akkoord)
• Alle diensten van Stad Gent als OCMW Gent zijn in scope
• 3 domeinen:
1.
2.
3.
Persoonsgebonden materie: Samenleven & Welzijn, Ouderenzorg, Sociale Dienstverlening, Vrije tijd en Onderwijs, Opvoeding & Jeugd,
Grondgebonden materie: 2 entiteiten obv grondige procesanalyse en -logica (TBD)
Ondersteuning: FM, Mensen & Middelen en Bedrijfsvoering
• Per domein worden alle projecten die mogelijks voortvloeien uit de nieuwe blauwdruk geïnventariseerd
Projectscope
• Alle geïdentificeerde projecten worden
integraal aangepakt via de IAO-methodiek,
obv 7 organisatiebouwstenen:
2.
5.
6.
7.
Resultaat
Kennis
Individueel
“actieterrein”
Vaardigheid
Attitude
Gedrag
Leiderschap
Systemen
Cultuur
Visie
4.
Processen
Strategie
3.
Visie/Strategie
Processen
Structuur
Persoonlijkheid
Systemen
Cultuur
Leiderschap
Persoonlijkheid
1.
Structuur
5
huidig organogram stad
gemeenteraad
Stad Gent
Fracties
ORGANOGRAM
nog goed te keuren door
gemeenteraad juni 2013
3
Dienst Ombudsvrouw
burgemeester
college van burgemeester
en schepenen
Kabinetten
managementteam
(bestaat uit alle functies met *)
gemeentedecreet art 96
stadssecretaris*
adjunct-stadssecretaris*
financieel
beheerder*
2
Departement
Bevolking en Welzijn
2
departementshoofd*
3
Staf van departement
3
Staf van departement
3
3
Jeugddienst
3
3
3
3
Dienst Sociale
Voorzieningen
Dienst Asiel- en
Vluchtelingenbeleid
Dienst
Burgerzaken
Dienst
Buurtwerk
Dienst
Straathoekwerk
Staf van departement
3
Dienst
Cultuurparticipatie
3
Seniorendienst
3
2
3
Staf van departement
3
Dienst
Milieutoezicht
3
3
Dienst
Monumentenzorg
en Architectuur
3
Dienst Administratie
RUMODO
3
2
Staf van departement
3
3
3
3
Dienst Wonen
3
Dienst Stedenbouw
en Ruimtelijke
Planning
3
Dienst Wegen,
Bruggen en
Waterlopen
Gezondheidsdienst
Groendienst
Departement
Werk en Economie
Dienst
Werk
Dienst
Economie
Dienst
Markten en Foren
Departement
Onderwijs en
Opvoeding
2
departementshoofd*
3
Dienst Coördinatie
Milieudienst
Dienst
Stadsarcheologie
en Stadsarchief
Departement
RUMODO
departementshoofd*
3
MSOC
Bibliotheek
3
Departement
Milieu, Groen
en Gezondheid
departementshoofd*
3
Sportdienst
3
3
2
departementshoofd*
3
Integratiedienst
3
Departement
Cultuur en Sport
2
departementshoofd*
3
Staf van departement
Dienst
Administratie
Onderwijs
3
3
3
Dienst
Kinderopvang
Pedagogische
Begeleidingsdienst
3
Educatieve
Diensten
Departement
Communicatie en
Promotie
2
departementshoofd*
3
Staf van departement
3
3
3
3
Dienst
Communicatie
Dienst
Onthaal
Dienst
Toerisme
Dienst
Evenementen en
Feesten
Departement
Human Resources
departementshoofd*
3
Staf van departement
3
3
Dienst
Rekrutering en
Selectie
Dienst
Personeelsbeheer
Staf van departement
3
3
3
3 Interne Dienst voor
Preventie en Bescherming
op het werk
3
Dienst
FM-Ondersteuning
Dienst
Bouwprojecten
Dienst
Vastgoedbeheer
Dienst
Onderhoud Gebouwen
3
3
Cultuurcentrum
Departement
Facility Management
2
Departement
Financiën
2
Diensten van de
stadssecretaris
Dienst
Service en Logistiek
Dienst
Aankoopbeheer
Departement
Brandweer
luitenant-kolonel
3
Staf van departement
3
3
3
Dienst
Invorderingen
Dienst
Financiële Planning
GDC
Financiën
3
Bureau stadssecretaris
3
3
3
Bureau adjunctstadssecretaris
Stadssecretaris
Bureau Financiën
Stadssecretaris
Bureau Personeel
3
Dienst
Bestuursondersteuning
3
3
3
Staf van departement
3
3
Dienst Administratie
Brandweer
Dienst Technisch
Logistieke ...
3
Hulpcentrum 100
3
Operationeel
Personeel
Dienst Protocol
en Logistiek
Juridische Dienst
en Kennisbeheer
3
Historische
Huizen Gent
extern gerichte departementen
ondersteunende departementen
3
Dienst Belastingen
3
Design Museum Gent
Dienst
Interne Audit
Museum voor
Schone Kunsten (MSK)
Dienst
Organisatieontwikkeling
3
veiligheidskorpsen
3
3
3
Museum over Industrie,
Arbeid en Textiel (M.I.A.T.)
3
VZW
Gent Cultuurstad
(STA'M)
2
departementshoofd*
3
Dienst
Loopbaanbegeleiding
en Vorming
3
3
3
2
VZW
REGent
IVA
Mobiliteitsbedrijf
Stad Gent
3
3
3
Onderwijsinstellingen
Centrum voor
Leerlingen-...
Dienst
Interrimmanagement
Strategie en
Coördinatie
VZW
SODIGANDA
VZW
Huis van Alijn
VZW
S.M.A.K.
stedelijke VZW's
6
huidig organogram ocmw
7
Gemeenteraad
OCMW-Raad
CBS
Kabinetten en Fracties
Burgemeester
Voorzitter
OCMW
Financieel beheerder
Stadssecretaris
OCMW-Secretaris
Strategisch Coördinator
Onthaal (“publiekszaken”)
Persoonsgebonden materie
Samenleven
en Welzijn
Onderwijs en
Opvoeding
Vrije Tijd
Grondgebonden materie
Werken, wonen, ruimtelijke ordening, leefmilieu en
openbaar domein
Sociale
Dienstverlening
Ouderenzorg
Ondersteuning Stad & OCMW
Facility
Management
Mensen en
Middelen
Bedrijfsvoering
8
V. Programmaorganisatie
CBS / GR
VB / Raad
Kernteam
Reorganisatie
Voorzitter: Burgemeester
Samenstelling: kernteam TED+ (incl. OCMW voorzitter en fin. beheerder OCMW)
Dep.hoofden
Programmastuurgroep (onder voorzitterschap van beide secretarissen)
Masterprjct
manager
Masterprjct
manager
Masterprjct
manager
Masterprojectteam
Masterprojectteam
Masterprojectteam
Persoon
Grond
Ondersteuning
P
P
P
P
P
P
P
P
P
Support team
Transversale trajecten
Sponsoren
(org.ontwikkeling, interimmgt, loopbaanbegeleiding & vorming,
mobiele ploeg, mgtondersteuning, departementale resources,…)
(waarden, leiderschap, herhuisvesting, IAO, LEO, DIA, projectwerking,…)
Sponsorgroep (MT Stad/OCMW)
Programma mgt
Project mgt
Per masterproject:
Trekker: 1 masterprojectmanager
Samenstelling masterprojectteam:
mix stad / OCMW (ivt),
senior gebruikers & leveranciers
Trekker: 1 projectleider per project (P)
9
VI. Timing
• Start effectieve uitvoering van de reorganisatie: 2014
• Streefdoel volledige realisatie: 2018
GDC Personeelsbeheer
Pilootproject in de reorganisatie van
Stad & OCMW Gent –
(toelichting op staten generaal
provincie Oost-Vlaanderen 21 maart
2014)
10
Wat?
• Fusie van 3 aparte personeels- & loonadministraties
(Stad, OCMW en Onderwijs Gent) naar 1 Gedeeld
DienstverleningsCentrum (GDC)
• Uitgangspunten:
– De klant staat centraal
• Incl. diversiteit in klantengroepen
• Incl. respect voor eigenheid van elke organisatie binnen
groep Gent
– Streven naar maximale efficiëntie
– Handhaven of verhogen van de kwaliteit in de
dienstverlening
11
Kader
• Reorganisatie Stad en OCMW Gent
• Blauwdruk nieuwe organisatie vertalen naar
het dienstverleningsmodel
– 3 clusters
• Persoonsgebonden materie
• Grondgebonden materie
• Ondersteuning
12
Plan van aanpak
• Structuur GDC
– Klantenmodel uitgetekend (Q4 2013)
– Gemeenschappelijk organigram (Q2 2014)
• Uittekenen van gemeenschappelijke Processen (Q1 –
Q3 2014)
• Implementatie van integraal softwaresysteem (start:
Q1 2014 realisatie 1/01/2016)
• Invulling nieuw organogram (vanaf Q3 2014 Q3 2015)
• Huisvesting (streefdoel: Q4 2014)
• Cultuur (continu)
13
Grootste uitdagingen
• GDC Personeelsbeheer: volledig operationeel als 1
geïntegreerd geheel op 1 januari 2016
• Met de huidige personeelsleden instaan voor de
dienstverlening aan ongeveer 9100 medewerkers
• Fusie en automatisatie moet de pensioenuitstroom
binnen het GDC volledig opvangen
• Waarborgen van kwalitatieve en efficiënte
dienstverlening aan diverse klantengroepen binnen
Groep Gent (Stad, OCMW, AGB’s, enz.)
14
Projectstructuur
Stuurgroep
schepen personeel
secretarissen (ad-hoc)
dept.hfd HR en dept.hfd P&O +
dept. Hfd OO
directeur GDC personeel
Alle keuzes met respect
voor beide organisaties
Bewaken in-/ outscope
GDC Personeelsbeheer
= 1 team
Projectgroep
directeur GDC personeel
projectleider
verandercoach
WG organigram
WG communicatie
WG competenties
en vorming
WG processen
WG systemen
WG digitalisering
Even veel aandacht
voor projectmgt. als
changemanagement
WG facilities
WG ICT
15
Tot Slot
“The secret of change is to focus all of your
energy, not on fighting the old, but on building
the new.”
- Socrates
16