INNOVATIEF & GEAUTOMATISEERD denken bij het MEDICATIEproces

Indeling Voorstelling

1. Voorstelling Seniorenzorg OCMW Roeselare 2. Van een klassieke formule tot semi geautomatiseerde formule 3. Van semi-geautomatiseerde formule tot de multi-dose formule 4. Implementatie proces 1. Doelstellingen 2. Realisatie?

3. Valkuilen 5. Algemene opmerkingen/bedenkingen

OCMW Roeselare

Het

OCMW Roeselare

beschikt over een sterk en divers uitgebouwde residentiële seniorenzorg: vier woonzorgcentra, drie centra voor kortverblijf en een dagverzorgingscentrum.

Met anno 2012 ongeveer 450 residentiële woongelegenheden is het OCMW Roeselare de marktleider in de Roeselaarse regio.

Ondersteund door hoogstaande technologie en ICT-toepassingen krijgt het werken in een woonzorgcentrum een dynamisch én tot de verbeelding sprekend imago.

De directie Seniorenzorg stapt af van het klassiek rusthuismodel waarin verplegen centraal staat, door te kiezen voor een eigentijds zorgconcept en state-of-the-art zorgtechnologie.

OCMW Roeselare

Wzc De Zilverberg

Woonzorgcentrum De Zilverberg richt zich zowel naar fysiek zwaar zorgbehoevende senioren als ouderen met dementie. Er zijn

120

comfortabele kamers, voorzien van de modernste zorgtechnologie, aangevuld met

3 kamers voor kortverblijf

. WZC De Zilverberg telt 8 kleine leefgroepen waar telkens 15 bewoners samenwonen. De bewoners leven in de kleine intieme leefgroep volgens het dagritme dat ze thuis gewoon waren. Het zoveel mogelijk benaderen van het familiale leven en het zich thuis-voelen staan centraal. Elke leefgroep heeft een zeer ruime en prachtig gelegen centrale woonkamer met keuken, waarachter zich de individuele kamers en badkamer bevinden. Hierdoor wordt de privacy ten volle gerespecteerd. WZC De Zilverberg wil op deze manier voor zijn bewoner een tweede thuis worden. ‘Bewonersgericht werken’ met respect voor de eigenheid van elke bewoner en ‘aandacht voor de familie’ als partners in de zorgverlening, zijn belangrijk. Door een wijkgerichte benadering maken we een brug tussen residentiële woonzorg en thuiszorg.

e-mail: [email protected]

OCMW Roeselare

Wzc De Waterdam

Het woonzorgcentrum (WZC) De Waterdam is ontstaan uit een fusie van de 2 voormalige woonzorgcentra, Ter Dreve en Ten Hove. Het bevindt zich naast het Stedelijk Ziekenhuis en het centrale OCMW gebouw. WZC De Waterdam wordt momenteel volledig gerenoveerd.

Tijdens de verbouwingswerken (tot 2014) verzekeren wij de begeleiding van zowel senioren met een laag verzorgingsprofiel als fysiek zwaar zorgbehoevende senioren. Momenteel vinden 146 bewoners er hun thuis, aangevuld met 2 kortverblijven .

De Waterdam wil in de eerste plaats diensten aanbieden die sterk aanleunen bij de thuissituatie. Een verzorgings- en verpleegteam, aangevuld met logistieke medewerkers en paramedici, staan garant voor zorg op maat.

e-mail: [email protected]

OCMW Roeselare

Wzc Sint-Henricus

Het woonzorgcentrum Sint-Henricus is gelegen in het centrum van Rumbeke.Het zorgcentrum is opgesplitst in twee vleugels. De vleugel evenwijdig met de straatzijde, Noord genoemd, vormt met zijn drie niveaus één afdeling. De afdeling telt 50 kamers voor definitief opgenomen bewoners en vier kortverblijfkamers. Thuiswonende ouderen kunnen terecht op de kamers voor kortverblijf voor enkele dagen tot twee maanden.

De tuinvleugel, bestaat op het gelijkvoers uit afdeling de Parel, een afdeling waar 14 ouderen met dementie verblijven en een afdeling op de eerste verdieping waar 22 fysisch zorgbehoevende ouderen wonen.

e-mail: [email protected]

OCMW Roeselare

Wzc Ter Berken

Woonzorgcentrum Ter Berken richt zich naar ouderen met dementie en naar senioren die door psychische problemen niet langer zelfstandig thuis kunnen wonen. 90 senioren vinden er hun thuis. Elke bewoner beschikt over een éénpersoonskamer en per verdieping zijn er 2 ruime woonkamers voor telkens 15 bewoners.

Het woongebeuren is er één van meeleven en meewonen. Zo creëren we een huiselijke sfeer en willen we meer doen dan verzorgen en verplegen. WZC Ter Berken is een open huis waar inspraak, communicatie en informatie heel belangrijk zijn. Niettegenstaande onze flexibiliteit om een zorg op maat te geven, bieden wij de bewoners toch dagelijks een vaste structuur die vaak een houvast is in hun soms dwalende wereld. Om het alledaagse ritme te doorbreken, wordt er aan zinvolle tijdsbesteding gedaan zoals muziek, beweging, jeugdwerking, huishoudactiviteiten… e-mail: [email protected]

MEDICATIE proces in cijfers

MEDICATIE VERBRUIK

Gemiddeld 9.46/dg/bewoner 1.500.000

medicamenten op

JAARBASIS

70% uit

VASTE 80% via GMDS

vorm

20% MANUEEL 870.000 medicamenten aangeleverd via GMDS

30% uit

NIET-VASTE

vorm

500.000 medicamenten 90.000

590.000 medicamenten manueel klaar te zetten

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem Het

medicatie distributie proces

kende binnen onze WZCa een echte ( r ) evolutie.

Het proces verliep van een

niet-geautomatiseerde klassieke formule

via een

semi geautomatiseerde

klassieke formule( FASE 1) tot de op vandaag toegepaste

geautomatiseerde multi-dose

formule. ( FASE 2 ) De evolutie van de EERSTE fase verliep over

enkele jaren

, de TWEEDE fase verliep over

10 maanden

waarbij er zo’n 450 woongelegenheden overschakelden van de klassieke formule naar de geautomatiseerde multi-dose formule.

Een belangrijke factor is bovendien het gegeven dat het medicatieproces (FASE 1) gebeurde i.s.m. de apotheek van het Stedelijk Ziekenhuis.

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD

Titel in lettertype Arial

medicatie distributie systeem

Handgeschreven voorschrift Handmatige stocktelling HANDGESCHREVEN medicatie lijsten

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD

Titel in lettertype Arial

medicatie distributie systeem

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD

Titel in lettertype Arial

medicatie distributie systeem

STAP 1 Gedrukt voorschrift Handmatig stockbeheer MEDICATIELIJST UIT ELEKTRONISCH ZORGDOSSIER

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD

Titel in lettertype Arial

medicatie distributie systeem

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD

Titel in lettertype Arial

medicatie distributie systeem

STAP 2 Gedrukt voorschrift Elektronisch stockbeheer MEDICATIELIJST UIT ELEKTRONISCH ZORGDOSSIER

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 1

Welke voorschriften aan verlenging toe zijn, wordt automatisch bepaald vanuit het elektronisch zorgdossier.

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 1

FASE 1 : van klassiek tot semi geautomatiseerd: OVERZICHT STAP 1 STAP 2 STAP 1 STAP 2

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 1

EVALUATIE FASE 1 +

Stockbeheer minder arbeidsintensief

+

Correcter stockbeheer

+

Correcter voorschriftenbeheer

- Te beperkte tijdswinst voor het proces rond medicatie - Afhalen (acute) medicatie blijft een probleem - Stockbeheer blijft volledig op de afdeling - Foutenpercentage tijdens medicatieproces

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 We waren dus op zoek naar een

PROCES

dat ons : 1. Tijdswinst op de werkvloer 2. Verminderde foutenlast 3. Afname stockbeheer Met

bovendien

: kon opleveren.

4. Géén meerkost voor de bewoner 5. Medicatie op de werkvloer aangeleverd

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 1. Optimalisering bestaande proces 2. Gefractioneerde medicatie aanlevering 3. Aanlevering medicatie in multi-dose

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2

DEFINITIE multi-dose :

« Multidose medicatie verdeling wordt gedefiniëerd als het geautomatiseerd voorbereiden van de

geneesmiddelen

per

bewoner

per

innamemoment

in de apotheek. » Het gaat hier enkel om de

chronische medicatie

in harde tabletten of capsules die worden opgenomen in de multidose lijn.

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 MEDICATIE MODULE

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 ALLES start met een

CORRECTE

medicatieplanning.

Medicatie module van het elektronisch zorgdossier.

CHRONISCHE MEDICATIE ACUTE MEDICATIE

Aanlevering via de robot.

Dagdagelijkse aanlevering, of gebruik maken van

NOOD

trousse.

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 1. Frequentie HA bezoek

2 1 3 4

2. Frequentie aanlevering apotheek 3. Huidige stockwaarde medicament 4. De posologie

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 Deze bestellijst wordt

elektronisch

doorgestuurd, wat resulteert in een bestelbon.

De bestellijst is de bron voor MD als niet-MD medicatie.

Bij aanlevering van de bestelling, wordt dit bevestigd in het elektronisch zorgdossier zodat de computer de stock automatisch aanpast en terug de volgende bestelling kan aangeven.

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2

Aanlevering multi-dosis :

• Per bewoner/toedieningsmoment • Per afdeling/toedieningsmoment en dit voor een

bepaalde

periode.

IMPLEMENTATIE traject

INTRODUCTIE April 2011 September 2010 Januari 2011 Juni 2011

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem

IMPLEMENTATIE PROCES 1. Implementatie van het elektronisch zorgdossier

Verschillende opleidingen ‘ OP MAAT ‘ Medicatie module heel uitvoerig bij stil staan Terugkom-opleidingen voorzien

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem

IMPLEMENTATIE PROCES 2. Opstart van het medicatieproces Omschakeling van formularium Stockbeheer medicatie Werken met noodtrousse

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem

IMPLEMENTATIE PROCES 3. De medicatie bestelprocedure

In een eerste fase in handen van één persoon Overgang naar MD aanleveringen in fases

Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem

IMPLEMENTATIE PROCES 450

bewoners verspreidt over 4 WZCa werden in

10 maanden

geïmplementeerd.

Eén supervisor werd vervangen door een

groep supervisors

met vertegenwoordiging vanuit elk WZC.

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

1. Reductie van de foutenlast

De foutmarge is sowieso verminderd :

•

Controle dmv unieke canister ( chip ) per geneesmiddel

•

Controle dmv optische 3D-scan van elk zakje

•

Eindcontrole van elk zakje door apotheker

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Effectieve foutenmarge in MD zakjes: 0.3% Meeste fouten door fouten in procedure * planningsfouten * bestelfouten

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

2. Aanlevering medicatie op werkveld?

Alle bestelde medicatie, dit voor voor 16u indien elektronisch, tot 17u45 indien telefonisch/fax, wordt dezelfde dag aangeleverd voor 20u.

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Foutieve toepassingen van de bestelprocedure, kan er toe leiden dat medicamenten NIET aangeleverd worden op de werkvloer.

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

3. Afname stockbeheer Door aan elektronisch stockbeheer te doen in ons elektronisch zorgdossier, wordt er door de computer bepaald

WELKE

medicatie

WANNEER

besteld moet worden.

De stock van de MD-medicatie bevindt zich NIET langer in huis, wat maakt dat het wegplaatsen van stockmedicatie zowel in tijd als ruimte héél wat verminderd is.

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

3. Afname stockbeheer 64% 70% 60,50% 57,40% 56% 60% 50% 50% 40% 30% 20% 10% 0% WZC Sint Henricus WZC Ter Berken Gem.

WZCa

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Foutieve toepassingen van de bestelprocedure, kunnen ook tot overstock leiden!

Géén aanwezigheid van stock op de werkvloer, leidt soms ook tot extra inspanningen.

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

4. GEEN meerkost voor de bewoner De eerste cijfers van 2011 spreken van een daling met 14% tov 2010, ondanks de toename van 44 woongelegenheden.

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

5. Tijdswinst op de werkvloer Ontegensprekelijk is er sprake van

tijdswinst

: - Minder medicatie klaarzetten - Minder medicatie stockeren - Aanlevering aan huis - Aanwezigheid noodtrousse

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

De grootte van de tijdswinst is van verschillende factoren afhankelijk :

1. Correcte toepassing van de middelen 0 2. Aandeel medicatie aangeleverd in Multi-dose 10 20 30 40 50 60 70 80 Laagbouw C Laagbouw B Laagbouw A Hoogbouw 3&4 Hoogbouw 1&2 Strauss Vivaldi Chopin Avondrood De Regenboog De Horizon De Bloesem De Akker De Kiem De Monding De Bron De Parel Zuid/De Passage Noord

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?

5. Tijdswinst op de werkvloer

43 minuten/bewoner/weekbasis 17 minuten/bewoner/weekbasis

EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES

Soms GEEN gevoel van tijdswinst door medewerker!

Het streven naar zoveel mogelijk aanlevering in MD kan ten koste gaan van tijdswinst !

Algemene RICHTLIJNEN opstellen

medewerker!

2. Werken met formularia

Het streven naar zoveel mogelijk tijdswinst !

4.

Functie van ‘supervisor ‘ 5. Indien implementatie in meerdere WZCa  coördinerend orgaan

EINDE presentatie

Jurgen Vancoillie

Projectmedewerker Seniorenzorg Directie Seniorenzorg [email protected] – m 0493 09 12 11 OCMW Roeselare – Gasthuisstraat 10 – 8800 ROESELARE www.ocmw-roeselare.be