KLACHTEN REGLEMENT BWR 16 februari 2014 MT BWR

Inhoudsopgave

Blz. 2 Blz. 3 Inhoudsopgave § 1. Begripsbepalingen Blz. 3 Blz. 4 Blz. 4 § 2. Waarover kan geklaagd worden? § 3. Wie kunnen er klagen? § 4. Wanneer en hoe wordt een uiting van ongenoegen gemeld? Blz. 4 Blz. 4 Blz. 5 Blz. 5 Blz. 6 Blz. 6 Blz. 6 Blz. 6 Blz. 7 Blz. 8 Blz. 9 Blz. 11 Blz. 12 Blz. 14 § 5. Hoe wordt een klacht ingediend en bij wie? § 6. Het directie secretariaat. § 7. De behandeling van de klacht door de klachtencommissie § 8. De klachtencommissie § 9 . Taken en bevoegdheden commissie § 10. Geheimhouding § 11. Besluitvorming § 12. Inwerkingtreding en citeertitel Bijlage 1. Adressenlijst en contactpersonen Bijlage 2. Interne procedure Bijlage 3. Interne en externe vertrouwenspersonen Bijlage 4. Meldingsformulier voor klachten Bijlage 5. Meldingsformulier grensoverschrijdend gedrag Bijlage 6. In het kort voor de werknemer: klachtenafhandeling 2

§ 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder: a) BWR: Bedrijf voor Werk en Re-integratie. b) Het directiesecretariaat van BWR: medewerkster die de klacht ontvangt en controleert of alle be c) d) e) nodigde gegevens aanwezig zijn zodat de klacht in behandeling kan worden genomen. Klager: degene die de klacht indient. Klaagschrift: schriftelijk en individueel kenbaar gemaakte uiting van ongenoegen en vallende onder de definities zoals benoemd in artikel e of f van dit klachtenreglement. Klacht: een opmerking over ontevredenheid wordt als klacht aangemerkt indien deze schriftelijk f) g) en individueel kenbaar wordt gemaakt bij BWR. Seksuele intimidatie: elke vorm van seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag in de werkomgeving, die als ongewenst worden erva ren. Ongewenste omgangsvormen: handelingen van een medewerker of een groep medewerkers, die door een andere medewerker als vijandig, vernederend of intimiderend kunnen worden be schouwd. Voorbeelden: het lastig vallen met uitspraken, handelingen of gedragingen met seksuele implicaties waarbij uitdrukkelijk de belevenis van de klager het uitgangspunt is om vast te stellen of er sprake is van laakbaar gedrag. Agressie en geweld: het psychisch en/of fysiek lastig vallen, bedreigen of aanvallen, voor zover niet onder seksuele intimidatie vallende. Van psychisch lastig h) i) vallen is sprake bij zaken als treiteren, pesten, schelden, kleineren, hinderlijk volgen etc. Bij fysiek lastig vallen gaat het om slaan, schoppen, gooien van voorwerpen etc. Aangeklaagde: de persoon tegen wie de klager een klacht heeft ingediend. Interne vertrouwenspersoon: een persoon die werkzaam is bij BWR aan wie men j) vertrouwelijke zaken kwijt kan. Contractueel is vastgelegd dat deze geheimhoudingsplicht heeft. Deze plicht zorgt ervoor dat de personen die met bepaalde problemen kampen, de vertrouwens persoon ook daadwerkelijk vertrouwen. Externe vertrouwenspersoon: een persoon die niet werkzaam is bij BWR aan wie men vertrouwelijke zaken kwijt kan. Contractueel is vastgelegd dat deze geheimhoudingsplicht heeft. Deze plicht zorgt ervoor dat de personen die met bepaalde problemen kampen, de vertrouwens persoon ook daadwerkelijk vertrouwen. Raadsman: een onafhankelijke persoon die de klager of aangeklaagde kan bijstaan bij de klach k) l) tencommissie. De raadsman dient onafhankelijk te zijn en niet werkzaam bij BWR. De directeur: degene die namens het bestuur eindverantwoordelijk is voor BWR. m) De klachtencommissie: een commissie die namens het bestuur klachten van gedragsmatige aard, omgangsvormen en ongewenste intimiteiten afhandelt, wanneer er geen oplossing gevonden is voor de klacht van de klager. n) o) Bestuur: bestuur BWR. Ondernemingsraad BWR: OR van BWR.

§ 2. Waarover kan geklaagd worden?

a) – Over rechten van betrokkene zoals bedoeld in de artikelen 17, 18, 19, 20 en 21 van het Privacyreglement BWR zoals vastgesteld d.d. 17 november 2011. Klachten kunnen gaan over be trouwbaarheid, deskundigheid, invoelend vermogen, klantvriendelijkheid, snelheid, toegankelijk heid, zorgvuldigheid. - Over privacy. - Over omgangsvormen. - Over agressie en geweld. Ongewenste omgangsvormen kunnen direct bij de vertrouwenspersoon kenbaar worden gemaakt. b) Tegen een beslissing naar aanleiding van de aantekening van verzet als bedoeld in artikel 20 van het Privacyreglement van BWR. c) Tegen de wijze waarop de verantwoordelijke en medewerkers van BWR de in dit reglement opge nomen regels uitvoeren. d) Over het hanteren van uw privacy, de werkmethode, de administratieve afhandeling, financiële afspraken, doorlooptijden. e) Als u een klacht heeft die niet behoort tot de in de paragraaf 6 genoemde categorieën staat er een andere rechtsgang open. 3

§ 3. Wie kunnen klagen?

a) Deelnemers aan private en publieke trajecten die werkzaam zijn bij BWR. b) Werknemers van de GR BWR, BWR Personeel BV en BWR Werkt! BV met een aanstelling of dienst verband, vrijwilligers en stagiaires.

§ 4. Wanneer en hoe wordt er een uiting van ongenoegen gemeld?

a) Voordat u een klacht gaat indienen moet u eerst uw probleem bespreken met de direct betrokke nen, afhankelijk van de aard van de klacht. b) Als de klacht gaat over een leidinggevende of direct betrokken persoon kan direct de vertrou wenspersoon worden geraadpleegd. Of de klacht kan worden geuit bij de naast hogere van be c) d) e) trokken leidinggevende. Binnen 2 weken moet het probleem behandeld en schriftelijk afgehandeld zijn door de leidingge vende van het organisatieonderdeel waarop het probleem betrekking heeft. Dat wil zeggen dat de betrokken medewerker wordt gehoord. Na afstemming met u mag deze termijn eenmalig met maximaal twee weken worden verlengd. Als dit gesprek niet tot een oplossing leidt, kunt u een gesprek aanvragen met de leidinggevende van de medewerker over wie u een klacht heeft. Deze kan in overleg met u eerst de problemen f) proberen op te lossen (eventueel kunt u hulp vragen van de vertrouwenspersoon). Als u na het voeren van deze gesprekken vindt dat er geen oplossing voor uw probleem is gevon den kunt u binnen twee maanden na dit gesprek, een schriftelijke klacht indienen. g) Bij ongewenste intimiteiten kan, indien u dat wenst, direct contact worden opgenomen met de interne of externe vertrouwenspersoon.

§ 5. Hoe wordt een klacht ingediend en bij wie?

a) U dient uw klacht schriftelijk in bij het directie secretariaat. b) U kunt gebruik maken van het klachtenformulier. Dit formulier kunt u verkrijgen bij het directie secretariaat. In deze brief moeten de volgende gegevens in ieder geval staan: - de datum; - uw volledige naam; - uw volledige adres: - omschrijving van de klacht; - toelichting - uw handtekening.

§ 6. Het directiesecretariaat.

a) De klacht wordt, namens de directeur van BWR, ontvangen door de medewerkster van het direc tiesecretariaat. b) c) d) e) De medewerkster van het directiesecretariaat handelt bij klaagschriften conform de procedure zoals vermeld in de bijlage. Klachten moeten binnen twee maanden nadat de omstandigheid die de klacht heeft veroorzaakt worden ingediend. In uitzonderingssituaties beslist de directeur. De klager ontvangt per ommegaande een ontvangstbevestiging. De klacht wordt voorgelegd aan de klachtencommissie. 4

§7. De behandeling van de klacht door de klachtencommissie.

a) De klager krijgt binnen twee weken bericht wanneer de klacht in behandeling wordt genomen door de klachtencommissie. b) Elke klager heeft het recht om de klacht in een hoorzitting bij de commissie toe te lichten. Geen hoorzitting wordt gepland als klager duidelijk en ondubbelzinnig heeft laten weten geen prijs te c) stellen op een hoorzitting, als de klacht kennelijk ongegrond en kennelijk niet ontvankelijk is of als aan de bezwaren volledig tegemoet wordt gekomen. Van elke hoorzitting wordt een kort en zakelijk verslag gemaakt. Indien een klacht wordt behandeld waarbij ten aanzien van een commissielid de schijn van partij digheid of belangenverstrengeling zou kunnen ontstaan, dient het commissielid zich te laten ver d) e) f) g) h) i) vangen. De commissie streeft ernaar dat besluiten unaniem worden genomen. Als dit niet mogelijk is wordt bij meerderheid van stemmen besloten, in welk geval de voorzitter als laatste zijn stem uitbrengt. De commissie brengt advies uit aan de directeur van BWR. De directeur neemt uiteindelijk binnen 6 weken nadat de klager de klacht kenbaar heeft gemaakt bij de klachtencommissie, een besluit. Deze beslissing wordt schriftelijk aan de klager medegedeeld. Als het besluit van de directeur van BWR afwijkt van het advies van de commissie, zal deze die aan de commissie motiveren. Wanneer de klacht gegrond is verklaard, zoekt BWR, naar een passende oplossing. De totale procedure vanaf het moment van binnenkomst van de klacht bij de medewerker van het directiesecretariaat tot het tijdstip van definitieve besluitvorming dient zijn beslag te krijgen in een tijdsbestek van 6 weken. In geval van bijzondere omstandigheden is een eenmalige vertraging van 4 weken toegestaan. Tegen de uitspraak is geen beroep mogelijk. Als uw klacht betrekking heeft op een rechtspositio nele maatregel, dan geldt de mogelijkheid van bezwaar en beroep conform de Algemene Wet Be stuursrecht.

§ 8. De klachtencommissie

a) De zittingsduur van de voorzitter en leden alsmede plaatsvervangers is, behoudens tussentijdse b) c) aftreding, gesteld op 4 jaar. Na afloop van die periode is herbenoeming mogelijk. Voor de secretariële ondersteuning is een professionele organisatie ingehuurd.. Er is een commissie ingesteld voor de behandeling van klachten die voortvloeien uit de deelne d) e) f) g) h) merscontacten van private en publieke re-integratietrajecten en uit werknemerscontacten. De commissie bestaat uit 2 leden en een onafhankelijke voorzitter. Een lid (namens BWR) en plaatsvervangend lid zijn aangesteld op voordracht van de directeur van BWR. Een lid en plaatsvervangend lid zijn aangesteld op voordracht van de OR BWR. De beide leden wijzen met wederzijdse instemming en na overleg te hebben gehad met de direc teur van BWR en de voorzitter van de Ondernemingsraad BWR een onafhankelijke voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. De vertrouwenspersonen, leden van het bestuur en de leden van het MT BWR kunnen geen deel uit maken van de klachtencommissie. Installatie en benoeming van de commissieleden vindt plaats door het bestuur van BWR. 5

§ 9.Taken en bevoegdheden klachtencommissie

a) De commissie is bevoegd advies uit te brengen over aan de commissie voorgelegde geschilpunten die voortvloeien uit de uitvoering van private en publieke trajecten en Sw dienst verbanden in relatie tot paragraaf 3. Een en ander onverminderd de bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek, de Wet Werk en Bijstand, de Wet Inschakeling Werkzoekenden, de CAR UWO, de CAO b) c) WSW en de Algemene Wet Bestuursrecht. De commissie brengt met betrekking tot het voorgelegde geschilpunt, na onderzoek en eventuele behandeling ter hoorzitting schriftelijk en gemotiveerd advies uit aan de directeur van BWR. De commissie kan onderzoek doen, deskundigen raadplegen en adviezen inwinnen. Het besluit van de commissie, inhoudende een advies aan de directeur kan inluiden: d) e) f) niet ontvankelijk; gegrond- gedeeltelijk gegrond; ongegrond verklaring. Tijdens het onderzoek naar de klacht door de klachtencommissie kunnen klager en aangeklaagde zich laten bijstaan door een derde. De zittingen van de commissie zijn besloten. Van iedere zitting wordt een verslag gemaakt dat door alle aanwezigen voor akkoord wordt gete kend. Indien iemand weigert wordt de reden daarvan op het verslag aangetekend. De verklaring van de commissie wordt goed onderbouwd schriftelijk weer gegeven. Een afschrift van de verklaring wordt gezonden aan de klager, de aangeklaagde, de directeur, de g) h) i) j) betreffende vertrouwenspersoon en eventueel andere betrokkenen. De commissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden aan de directeur, de OR en het bestuur van BWR. Het verslag is geanonimiseerd. In dit verslag worden de aantallen en de aard van de klachten beschreven, de afhandeling en de besluiten die genomen zijn.

§ 10. Geheimhouding

a) Vertrouwenspersonen zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen in verband met de functie als vertrouwenspersoon ter kennis komt behalve als dit niet mogelijk is in verband met de uitoefening b) c) van de functie. Personen die door de vertrouwenspersoon worden benaderd uit hoofde van hun functie zijn ver plicht tot geheimhouding. De leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding ter zake van alle feiten en gegevens die bij de behandeling van het klaagschrift ter kennis komen. d) e) De MT BWR leden, de directeur en andere functionarissen van BWR zijn verplicht tot geheimhou ding. Alleen de directeur is bevoegd tot externe communicatie, mocht het absoluut noodzakelijk zijn om de geheimhoudingsplicht te schenden.

§ 11. Besluitvorming

a) De directeur neemt binnen 6 weken na ontvangst van het indienen van de schriftelijke klacht een besluit over te nemen maatregelen. b) Een afschrift van het besluit wordt aan de klager, de aangeklaagde, de betreffende vertrouwens persoon en de klachtencommissie gestuurd.

§ 12. Inwerkingtreding en citeertitel

a) Dit reglement is door MT BWR vastgesteld op 16 februari 2014 b) c) d) e) Dit reglement is in werking getreden op 16 februari 2014 Het reglement heeft op 02 02 2014 instemming gekregen van de OR van BWR. Het reglement heeft op 12 12 2013 instemming gekregen van het Bestuur van BWR. Dit reglement wordt aangehaald als het Klachtenreglement BWR. 6

Bijlage 1. Adressenlijst en contactpersonen Directie secretariaat

Directie secretariaat Werkbedrijf: mevr. H. Engbers. Telefoonnummer: 0598-364 300

Juridische ondersteuning

Pro Facto, Groningen, mevr. M. Batting. Telefoon: 050 – 3139853. [email protected]

Klachtencommissie

Voorzitter: dhr. J. Hettinga. (Lid voorgedragen door OR) Mevr. J. Vermeulen- Broekhuizen (De beide leden wijzen met wederzijdse instemming en na overleg te hebben gehad met de di recteur van BWR en de voorzitter van de OR, een onafhankelijke voorzitter en plaatsvervan gend voorzitter aan Dhr. A. Swart.

Vertrouwenspersonen Interne vertrouwenspersoon

mevr. Mieke Hut email: [email protected] Molenraai 1 9611 TH Sappemeer Telefoonnummer: 0598 - 364 364

Externe vertrouwenspersoon

Mevr. Joan Draaisma mob.tel: 06-52500728 tel: 088-2726160 email: [email protected]

Bedrijfsarts

Dhr. G. Maree. Te bereiken bij het Werkbedrijf op de woensdag. Afspraken gaan via mevr. M. Delgorge. Telefoonnummer: 0598 – 364 364 of via de vertrouwenspersoon.

Maatschappelijk werk

Mevr. Linda Binesari. Te bereiken via MEE Hoogezand. Afspraken gaan via mevr. H. Ogulmus. Telefoonnummer: 0598 – 364 306 Bezoekadressen

Hoofdkantoor Werkbedrijf

Molenraai 1 9611 TH Sappemeer Tel: 0598 - 364 364 email: [email protected]

Arbeidsintegratie

De Vosholen 119 9611 TE Sappemeer Tel: 0598 – 321 900 Postadres Postbus 50 9610 AB Sappemeer 7

Bijlage 2. Interne Procedure

A.

Aan de klachtencommissie gerichte klaagstukken komen binnen bij het directie secretariaat. B.

De medewerkster van het directie secretariaat draagt zorg voor de registratie van de klaag schriften en verstuurt een ontvangstbevestiging naar de indiener. Een afschrift van het klaag schrift gaat naar de directeur en de beleidsmedewerker HRM/personeelsadviseur van BWR. C.

De medewerkster van het directie secretariaat controleert of alle benodigde gegevens vermeld zijn (zie artikel 5 lid b). Is dit niet het geval dan wordt de klager alsnog in de gelegenheid ge steld deze gegevens binnen tien werkdagen aan te vullen. De klacht wordt pas in behandeling genomen als alle benodigde gegevens aanwezig zijn. Indien niet voldaan wordt aan deze eisen kan de klacht niet ontvankelijk worden verklaard. D.

De medewerkster van het directie secretariaat draagt zorg voor de verzending van de stukken aan Pro Facto in Groningen. E.

De klager wordt met inachtneming van een redelijke termijn uitgenodigd voor de hoorzitting tenzij paragraaf 7 lid b van toepassing is.

Een redelijke termijn is in dit geval maximaal 5 werkdagen tussen ontvangst uitnodiging en zittingsdag. Bij de uitnodiging worden tevens de relevante stukken meegezonden en een antwoord of de klager wel of niet op de hoorzitting wenst te verschijnen.

F.

Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Het op te stellen verslag bevat de namen en de functies van de aanwezigen en een korte en zakelijke weergave over hetgeen besproken is. De aanwezigen ondertekenen het verslag. Het besluit van de commissie wordt uitgebracht in de vorm van een advies aan BWR. De klager krijgt een kopie van het verslag toegezonden.

G.

Het reglement met de daaraan gekoppelde bijlage treedt in werking nadat de OR van BWR conform art. 27 lid 1 onder j WOR zijn instemming daaraan heeft gegeven en het bestuur van BWR het reglement heeft vastgesteld. H.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, handelt de klachtencommissie naar bevind van zaken (handelen naar eigen inzicht). Vastgesteld door het MT BWR, 16 februari 2014 D.T. ten Brink directeur BWR Vastgesteld door het bestuur van BWR, Datum: 12 12 2013 Voorzitter Bestuur BWR Dhr. G. Lindeman Vastgesteld door de OR, Datum: 02 02 2013 Voorzitter OR A.J. Arends 8

Bijlage 3. Interne en externe vertrouwenspersonen 3 Benoeming

3.1. Vertrouwenspersonen worden benoemd door de directie voor een periode van vier jaar. Zij treden na hun zittingsperiode af en zijn terstond herbenoembaar. 3.1.2. De directie benoemt twee vertrouwenspersonen, een interne en een externe vertrouwenspersoon. 3.1.3. Een vertrouwenspersoon kan door de directie, na onderling overleg, van zijn/haar taak als vertrouwenspersoon worden ontheven. 3.1.4. Een vertrouwenspersoon kan door de directie, nadat is vastgesteld dat hij/zij in ernstige mate buiten zijn/haar bevoegdheden is getreden of in ernstige mate verzuimd heeft zijn/haar taken naar behoren uit te voeren, van zijn/haar taak als vertrouwenspersoon worden ontheven en het gebruik van de bijbehorende bevoegdheden worden ontzegd. 3.1.5. Aan de functie van vertrouwenspersoon kunnen geen andere (arbeidsvoorwaardelijke) rechten worden ontleend dan zoals in deze regeling omschreven.

3.2 Taken

3.2.1. Het bijstaan en adviseren van iedere werknemer van BWR die zich bij de vertrouwenspersoon meldt wanneer een medewerker klachten heeft of van mening is slachtoffer te zijn van ongewenste omgangsvormen. 3.2.2. Door advisering en bemiddeling trachten te komen tot een oplossing van de gesignaleerde klachten of de ongewenste omgangsvormen. 3.2.3. Voor zover nodig en gewenst verwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties en, na hiertoe verkregen schriftelijke toestemming van de medewerker, met deze instanties overleggen. 3.2.4. De medewerker op diens verzoek ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. 3.2.5. Erop toezien dat het bespreken van de klacht of het indienen van een klacht in geen enkel opzicht nadelige gevolgen heeft voor de werknemer. 3.2.6. Registreren van de aard, omvang en afhandeling van klachten en ongewenste omgangsvormen waarbij de vertrouwenspersoon wordt ingeschakeld.

3.3 Bevoegdheden

3.3.1. De vertrouwenspersoon is bevoegd zelfstandig en onder eigen verantwoordelijkheid, al of niet geanonimiseerd overleg te voeren over zaken die hem/haar als vertrouwenspersoon worden aangedragen. Indien dit niet geanonimiseerd gebeurt, dient de vertrouwenspersoon in alle gevallen schriftelijke toestemming te verkrijgen van de persoon over wie overleg wordt gevoerd. 3.3.2. De vertrouwenspersoon is bevoegd zelfstandig en onder eigen verantwoordelijkheid, zijn/haar eigen bereikbaarheid in te richten en kenbaar te maken. 3.3.3. De vertrouwenspersoon is met betrekking tot zaken die hem/haar als vertrouwenspersoon worden aangedragen, gerechtigd tot inzage en kennisname van de gegevens in het personeelsdossier. Voor inzage van medische en/of psychologische gegevens is de vertrouwenspersoon aangewezen op een schriftelijke machtiging van de medewerker wiens gegevens hij/zij wenst in te zien. 3.3.4. De vertrouwenspersoon is bevoegd, indien hem/haar dit wenselijk voorkomt, overleg te voeren met andere medewerkers aan de hand van anonieme gegevens. 3.3.5. De vertrouwenspersoon is bevoegd andere medewerkers een (schriftelijke) geheimhoudingsplicht op te leggen en wanneer zij zich hier niet aan houden, hieromtrent te rapporteren aan de directeur. 3.3.6. De directeur ziet erop toe dat aan de vertrouwenspersoon alle door hem/haar gewenste middelen ter beschikking staan, die voor een goede uitoefening van zijn/haar taak noodzakelijk zijn. 3.3.7. De externe vertrouwenspersoon is bevoegd: - informatie in te winnen inzake gevallen van seksuele intimidatie, agressie of geweld bij betrokkenen, na toestemming van degene die bij hem komt voor advies en voor zover de uitvoering van de taken dat noodzakelijk maakt. Daarbij dient de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht te worden genomen ter bescherming van de privacy van de betrokkenen. - na melding aan de directeur advies van externe deskundigen in te winnen. 9

3.4 Geheimhouding

3.4.1. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem/haar in verband met zijn/haar werkzaamheden als vertrouwenspersoon ter kennis komt. Dit geldt niet voor zover dit een goede uitoefening van zijn/haar taak als vertrouwenspersoon in de weg staat. 3.4.2.

De vertrouwenspersoon heeft tegenover iedereen in en buiten BWR een verschoningsrecht. Hij/zij is bevoegd met betrekking tot al hetgeen hem/haar in verband met zijn/haar werkzaamheden als vertrouwenspersoon ter kennis komt, zich te beroepen op zijn/haar geheimhoudingsplicht. 3.4.3. De vertrouwenspersoon is verplicht zich met betrekking tot de gegevens waarover hij/zij beschikt in alle gevallen, met betrekking tot de opslag ervan, het gebruik, de verstrekking, de vernietiging, etc., te houden aan de wettelijke voorschriften op het gebied van de privacybescherming en hetgeen hieromtrent door BWR geregeld is in het Privacyreglement BWR en daarbij de uiterste zorgvuldigheid te betrachten.

3.5 Overige taken

3.5.1. Het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de directeur over het beleid inzake ongewenste omgangsvormen bij BWR. 3.5.2. Het jaarlijks gezamenlijk schriftelijk (geanonimiseerd) verslag uitbrengen aan het MT BWR over de werkzaamheden van de vertrouwenspersonen. 3.5.3. Het desgevraagd geven van voorlichting aan medewerkers.

3.6. Geschiktheid Interne en externe vertrouwenspersonen

3.6.1. De interne en externe vertrouwenspersonen: - dienen geschikt te zijn voor het functioneren als vertrouwenspersoon; - zijn breed opgeleid bv een juridische en sociale achtergrond; - zijn door opleiding en ervaring bekwaam in het functioneren als vertrouwenspersoon zoals in dit reglement bedoeld; - oefenen de functie op een coördinerende en deskundigheid bevorderende wijze uit; - verwijst, indien nodig en gewenst de klager naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties. 3.6.2. De interne of externe vertrouwenspersoon dient: - de klager op dienst verzoek te ondersteunen bij het indienen van de klacht; - de klager bij te staan en van voldoende advies te dienen; - als de klager daarin toestemt, door bemiddeling te trachten tot een oplossing te komen voor de gesignaleerde problemen; - contact te onderhouden met de klager om te bezien of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de klager en om te bezien of, nadat de klacht afgehandeld is, de ongewenste omgangsvormen zijn opgehouden. 3.6.3. Naast bovenstaande dient een externe vertrouwenspersoon: - geen aanstelling of dienstverband te hebben bij BWR en geen enkele betrokkenheid te hebben; - de aard, omvang en afhandeling van problemen op het gebied van ongewenste omgangsvormen jaarlijks geanonimiseerd verslag uit te brengen aan het MT BWR en OR van BWR over de verrichte werkzaamheden met inachtneming van het Privacyreglement BWR; - problemen bij de afhandeling van klachten te rapporteren aan de directeur.

3.7 Rechtsbescherming

3.7.1. De wijze waarop een interne vertrouwenspersoon functioneert mag op geen enkele wijze van invloed zijn op de beoordeling van zijn/haar normale werkzaamheden bij BWR. 3.7.2. De uitvoering van de hiervoor omschreven taken en de uitoefening van voornoemde bevoegdheden als vertrouwenspersoon kunnen geen grond vormen voor ontslag of (weigering van) overplaatsing. 10

Bijlage 4 Meldingsformulier voor klachten

Het recht om te klagen is vastgelegd in het klachtenreglement van BWR. Lees, voordat u dit formulier invult, de klachtenprocedure door. Hier staat o.a. in vermeld waarover u kunt klagen en de voorwaar den waaronder u een klacht kunt indienen. Heeft u niet genoeg ruimte om de informatie op te schrijven dan kunt u op de achterkant van dit for mulier verder schrijven. Naam Afdeling Plaats incident Datum incident Tijd incident Telefoonnummer ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 1. Korte beschrijving van uw klacht _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Tegen wie is uw klacht gericht? Heeft u uw klacht besproken met deze persoon? Welke afspraken zijn er tijdens dit gesprek gemaakt? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Heeft u suggesties om herhaling van de klacht te voorkomen? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Datum: Uw handtekening: U kunt uw klacht sturen naar: BWR Directiesecretariaat t.n.v. H. Engbers Postbus 50 9610 AB Sappemeer 11

Bijlage 5 Meldingsformulier grensoverschrijdend gedrag

Naam ________________________________________________________ Afdeling Plaats incident Datum incident Tijd incident Telefoonnummer ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Soort grensoverschrijdend gedrag O Verbale agressie (bv schelden, schreeuwen, dreigen, treiteren, pesten). O O Fysieke agressie (bv slaan of vastgrijpen Seksuele intimidatie O ___________________________________________________________________________ Discriminatie 1. Korte beschrijving van het voorval _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Wat is de aanleiding of oorzaak van het voorval? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Wat zijn de gevolgen voor de getroffene (het slachtoffer)? Is er sprake van letsel? O Nee O Ja, namelijk _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Is er schade aan persoonlijke of organisatie O Nee O Ja, namelijk eigendommen? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Wordt er aangifte gedaan bij de politie? Datum en toelichting O Nee O Ja, namelijk _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 12

6. Is nazorg gewenst bij de bedrijfsarts? O Nee O Ja, namelijk _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 7. Zijn er verdere acties noodzakelijk naar de dader? O Nee O Ja, namelijk _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 8. Zijn er maatregelen mogelijk om een O Nee O Ja, namelijk dergelijk incident te voorkomen? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 9. Zijn er specifieke maatregelen gewenst O Nee O Ja, namelijk ten behoeve van het slachtoffer? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 10. Wanneer is het evaluatiegesprek gepland? (In ieder geval verplicht bij ernstige incidenten) _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Ondertekening Plaats ___________________________________________________________________________ Datum ___________________________________________________________________________ Naam en handtekening werknemer Graag in gesloten enveloppe inleveren bij het directiesecretariaat BWR Directiesecretariaat t.n.v. H. Engbers Postbus 50 9610 AB Sappemeer 13

12. 13.

Bijlage 6 In het kort voor de werknemer: klachtenafhandeling Uiting van ongenoegen

1. U bespreekt eerst uw probleem met de direct betrokkene. Als dat in geval van bijvoorbeeld ongewenste intimiteiten niet mogelijk is kan u direct contact opnemen met de interne of externe vertrouwenspersoon. Alle namen en adressen vind u in de bijlage 1. 2. Binnen 2 weken moet het probleem onderling behandeld en schriftelijk afgehandeld zijn. 3. 4.

Na afstemming met u mag deze termijn eenmalig met maximaal twee weken worden verlengd. Als dit gesprek niet tot een oplossing leidt kunt u een gesprek aanvragen met de leidinggevende van de medewerker over wie u een klacht heeft. Deze kan in overleg met u eerst de problemen proberen op te lossen. U kunt eventueel u hulp vragen van de vertrou wenspersoon. 5.

Als u na het voeren van deze gesprekken vindt dat er geen oplossing voor uw probleem is gevonden kunt u binnen twee maanden na dit gesprek, een schriftelijke klacht indienen.

Indienen van een klacht

6. 7. U dient uw klacht schriftelijk in bij het directiesecretariaat. U richt de brief aan de directeur. U kunt gebruik maken van het klachtenformulier, dat hoeft echter niet. Dit formulier kunt u verkrijgen bij het directiesecretariaat. Wilt u uw eigen brief opmaken dan moeten de volgende gegevens in ieder geval staan: - de datum; - uw volledige naam; - uw volledige adres: - omschrijving van de klacht; - toelichting en uw handtekening. 8. 9. 10. U ontvangt een ontvangstbevestiging dat uw klacht is ontvangen. Uw klacht wordt voorgelegd aan de klachtencommissie. De resultaten van de behandeling van de klacht zoals omschreven in paragraaf 9 lid f, worden vastgelegd in een standaardrapportage. Er wordt door de klachtencommissie aan de directeur een advies gegeven over de afhandeling. 11. De directeur van BWR ontvangt het advies van de klachtencommissie en neemt een Besluit over de te nemen maatregelen. U ontvangt het besluit van de directeur van BWR. Uw klacht is binnen 6 weken nadat u de klacht schriftelijk heeft ingediend, afgehandeld. In geval van bijzondere omstandigheden is eenmalig een vertraging van 4 weken toegestaan. De klager wordt over deze vertraging geïnformeerd. 14