Transcript Actiepuntenlijst ODC - Insight

Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB/MR 1 juli 2014
Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB en MR
Datum:
Tijdstip:
1 juli 2014
15.00 uur tot 17.00 uur
Aanwezig:
Frank Weissman (voorzitter), Menno de Vos (vicevoorzitter), Bart Reintjes,
Gerd-Jan Vermeulen, Mae Schouten, ThijsWillem Emmerik, Sander van Breugel,
Linda Janssen, Isabel van der Schilden, Hans Peter Verkooijen, Frank van den Eeden,
Wesley de Haas, Sandra van Hoof, Kath Berndt, Rob van der Avoort leden van de MR;
Hein van Oorschot, voorzitter CvB, Nico van Os, lid CvB, Lucas van Wees, lid RvT;
Marion Beerta, ambtelijk secretaris MR en Angelique Houwers, notulist.
Afwezig:
Notulen:
Henk van der Weele, Jennifer Machielse(stage), Rinse Krist(stage), Lennart Stachowitz(stage)
Marion Beerta, ambtelijk secretaris en Angelique Houwers notulist.
Agendapunt
Actie
Status
CvB
sept ‘14
1. Opening vergadering
De voorzitter heet iedereen welkom.
Als speciale gast wordt dhr. Lucas van Wees, lid RvT welkom geheten. Hij zal
deze vergadering als toehoorder bijwonen.
2. Vaststellen agenda
De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld.
3. Mededelingen
a. Voortgang werving directeur AvT
Het CvB meldt dat de werving van de (eindverantwoordelijke)
directeur AvT (tijdelijk en in deeltijd) in een vergevorderd
stadium is. Deze week vinden er gesprekken met één
kandidaat plaats. Na een jaar wordt geëvalueerd en gekeken
naar de mogelijkheden van een definitieve aanstelling van de
thans waarnemend directeur AvT. Het MT wordt niet structureel
uitgebreid.
b. Benoeming Secretaris Raad van Toezicht
Wicher Meijer is benoemd als secretaris van de RvT.
c. Accreditatie Master Science AfL
MSc is definitief goedgekeurd en komt van UvT naar Breda.
d. Accreditatie of Media Innovation en toekenning bijzonder
kenmerk
Master of Media Innovation is bekostigd verklaard. Zowel in
Hilversum als in Breda. Er is een positief advies van de
accreditatiecommissie over het bijzonder kenmerk bij MEM.
De MR vraagt hoe de ontwikkeling met de Master in Hilversum
verder gaat. Het lijkt erop dat dit gecontinueerd wordt terwijl er
sprake was van een éénmalige constructie. Mocht dit
gecontinueerd worden dan zal er een officieel
instemmingsverzoek moeten komen bij de MR. Hoe ziet het
CvB dit?
Het CvB antwoordt dat er vooraf niet bekend was of deze
constructie zou slagen. In die zin was het ook een proef. Ook
was niet bekend of er genoeg animo voor zou zijn. Het is niet
zinvol om bij voldoende animo de constructie stop te zetten.
Zeker doordat deze opleiding nu bekostigd is verklaard. Dit zal
geëvalueerd moeten worden en bekeken moet worden wat de
effecten hiervan zijn. Het CvB zal eerder gemaakte afspraken
met de MR nagaan en dit aan het DB terugkoppelen.
e. Tedqual certification renewal
De HTRO (Hoger Toeristisch en Recreatief Onderwijs)
opleidingen Management toerisme en International Tourism
1
Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB/MR 1 juli 2014
Agendapunt
Management hebben van de UN World Tourism Organization
opnieuw het TedQual certificaat toegewezen gekregen voor de
komende drie jaar.
f. Game incubator
Door de gemeente Breda is geld toegezegd nadat zij met de
ConneX constructie waren gestopt. NHTV is in contact met
De Dutch Game Garden (voor informatie zie
www.duchtgamegarden.nl) en onderzoekt de mogelijkheid tot
een Game incubator, als onderdeel van de NHTV incubator
wensen.
g. Afschaffing basisbeurs.
Een nieuw leenstelsel zal worden ingevoerd. Het was niet de
voorkeur van NHTV en Vereniging Hogescholen, maar het is
een feit. Onbekend is wat voor impact dit op studentaantallen
gaat hebben. Het heeft ook invloed op het studentleven,
bijbaantjes e.d. Het CvB spreekt hierover zijn zorg uit omdat
ook de deelname aan het Honoursprogramma (angst om
langer over de studie te doen) bedreigd zou kunnen worden.
4. Vorige vergadering & besluitenlijst
a. Verslag gezamenlijke vergadering 15 april 2014.
Pag.3 Profielschets Raad van Toezicht
Het CvB meldt dat in de vergadering is besproken dat feitelijk de
kwaliteitszetel van de MR in de RvT is opgevuld door dhr. L van Wees.
Pag.5 Voortgang profscan
De MR merkt op dat deze in het Nederlands en Engels aangeboden
zou worden. Cross-culture (dus een gedeelte van de profscan) is alleen
in het Engels aangeboden. Dit is niet volgens afspraak.
Het CvB beaamt dit en licht toe dat de vragenlijst extern is aangekocht
en niet beschikbaar is in het Nederlands. Voor het vervolg van de
profscan (naar de ondersteunende diensten) in het najaar, zal er extra
aandacht voor zijn. Zodat de profscan volledig tweetalig kan worden
aangeboden.
Pag.7 In de rondvraag wordt gevraagd naar de klachtenprocedure.
De MR meldt dat er afspraken zijn gemaakt om de klachtenprocedure
tegen het licht te houden. Deze zijn niet nagekomen. Dit baart de MR
zorgen. Het CvB is hiervan op de hoogte en biedt excuses aan naar de
studenten. Navraag heeft geleerd dat de postbus van het klachtenloket
nu niet verstopt zit. Er moet grondig geëvalueerd worden. Daar zijn nu
afspraken over gemaakt. Er wordt actief actie ondernomen.
De MR meldt dat de situatie voor alle partijen vervelend en niet
wenselijk is.
De notulen worden verder zonder wijzigingen vastgesteld
b. Openbare besluitenlijst CvB NHTV april-juni 2014.
De MR meldt dat deze in het Engels zijn aangeboden. Ten tijde van de
vergadering is de Nederlandse vertaling ter beschikking gesteld.
De MR neemt kennis van de besluitenlijst CvB
5. Ter instemming
a. Meerjarenraming
De MR stemt in met de Meerjarenraming
6. Ter advies
a. Contouren Masterplan Campus
De MR meldt dat hier uitvoerig over is gesproken. Een nadere
toelichting is gegeven door Thea van Sambeeck. De MR heeft enkele
zorgpunten.
• De parkeerplekken en de mogelijkheid voor betaald parkeren
• De uitbreiding van flexplekken. De kracht van docenten is om
dicht bij de studenten te staan. Docenten moeten zoeken naar
een werkplek en zijn hierdoor minder bereikbaar voor
Actie
Status
CvB
lopend
2
Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB/MR 1 juli 2014
Agendapunt
studenten
In ruimte gaan we terug naar 75% van de huidige ruimte
Er wordt gesproken over community. Dit is praktisch wel
haalbaar maar is dit ideologisch haalbaar.
Het CvB kan de zorg delen wat betreft de parkeergelegenheid maar
licht toe dat dit bij veel instellingen aan de orde is. Tegen die
achtergrond is dit ook opgevoerd in het Masterplan. Een externe factor
is dat men in de buurt spreekt over parkeren alleen voor vergunninghouders. NHTV zou dan de enige plek zijn in de buurt waar men gratis
kan parkeren. Dit is een belangrijk gegeven en niet wenselijk. Tweede
punt is de vraag wat je qua inrichting wilt bereiken. Daarom is er voor
gekozen het parkeervraagstuk als businessplan op te nemen in het
Masterplan.
Als men kijkt naar de flexplekken en de hoeveelheid in meters dan is
het juist dat het minder meters zijn, maar wel gebaseerd op
benchmarks en eigen leegstandmetingen binnen NHTV! De kunst is
om door de tekeningen en schetsen heen te kijken. Het zijn kwalitatief
andere meters.
Het CvB is zich ervan bewust dat het een opgave is om op
deze manier te kijken naar je werkplek. Daarnaast staat de zorg
voor studenten en vindbaarheid. Als je naar het plaatje kijkt zie je dat
elke academie op een bepaalde manier zichtbaar (eigen identiteit) en
vindbaar is. Vandaar ook dat de werkplekken voor docenten per
academie zijn aangegeven. De studieruimtes (werkplekken voor
studenten) zullen in aantal meters vergroot worden.
Als antwoord op de zorg van de community licht het CvB toe dat in
het visiedocument uitgegaan wordt van de wijze hoe we de
community vorm geven. Dit heeft te maken met de activiteiten die we
met elkaar organiseren en de dynamiek die er uiteindelijk op het terrein
gaat ontstaan. Er wordt niet ingegrepen op individueel niveau maar
juist op een hoger en gezamenlijk niveau. Dit zijn sociale en zakelijke
activiteiten maar ook de afspraken binnen de onderwijsvisie. Vraagstukken zijn o.a. hoe het nu zit met de minoren, honoursprogramma’s.
Dit zijn zaken die niet spelen op academie niveau maar op NHTV
niveau en dan heb je te maken met voorzieningen om te zorgen dat de
kwaliteit van NHTV vooruit gaat.
De MR vraagt of de kleinschaligheid (sterk punt in onderzoeken) niet in
gevaar komt.
Het CvB antwoordt dat het juist de bedoeling is om de herkenbaarheid
van de academies te handhaven.
O.a. door de academies een eigen vloer (etage) en/of inrichting te
geven. Daarboven of -onder uitwijkmogelijkheden te creëren voor
algemeen onderwijs.
De MR vraagt of er voldoende gelegenheid is om een eigen identiteit te
creëren. Het CvB antwoordt dat men vooral de academies hun eigen
gezicht en plek willen geven, maar tegelijkertijd een deel van het terrein
zo wil inrichten met NHTV-identiteit dat dit een plek wordt waar
studenten, medewerkers (en stakeholders) elkaar vinden op het
snijvlak van verschillende opleidingen. Ook het werkveld vraagt hierom.
De MR vraagt of er ook aandacht is voor het bewaren van scripties,
tentamens en rapporten.
Het CvB antwoordt dat er afspraken gemaakt worden over de
manier hoe dit opgeslagen moet worden (Digitaal? Papier?
Hoeveel jaar?). De mogelijkheden worden hierin onderzocht.
De MR geeft een positief advies over het contouren Masterplan.
Afspraak is dat in september de laatste versie van het Contouren
Masterplan Campus inclusief de financiële paragraaf, ter instemming
aan de MR wordt aangeboden.
Actie
Status
CvB
4 sept ‘14
•
•
3
Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB/MR 1 juli 2014
Agendapunt
7. Ter bespreking
Strategische Zaken
a. Strategische onderwijs ontwikkelingen
De MR vraagt een toelichting op het onderzoek naar de haalbaarheid
van een joint MSc Tourism met Wageningen. Komt deze naar Breda?
Het CvB antwoordt dat Wageningen op het punt is gekomen om na te
denken over een gezamenlijke Master. Dit staat nog in de
kinderschoenen. Of, waar en hoe deze gaat plaatsvinden is nu nog niet
aan de orde.
b. Stand van zaken clusteraccreditatie en techniekconversie
De MR vraagt naar de argumentatie om (landelijke beslissing) van een
BBA naar een BSc te willen voor de opleidingen van de academie
Hotel/FM.
Het CvB antwoordt dat er al langer gesproken wordt over de
gelijkschakeling van Universitaire en HBO- graden. De BBA-graad past
daar niet in. Landelijk zijn daar door clusters beslissingen over
genomen en Hotel/FM hebben gezamenlijk besloten tot BSc. Het CvB
geeft aan dat zij verwachten dat het niet gemakkelijk zal gaan. (BSc
duidt tot nu toe op echte technische opleidingen). Het blijft even
afwachten hoe het verder loopt.
c. Instellingstoets kwaliteitszorg onderwijs
De MR merkt op dat dit stuk in het Engels is aangeboden en vraagt
naar een toelichting van het CvB op dit stuk.
De toelichting van het CvB is dat uit een aantal evaluatie documenten
elementen zijn gehaald, waarvan we weten dat die goed op orde
moeten zijn voordat we een positieve instellingsaccreditatie aan
kunnen gaan. Die elementen zijn in een projectplan neergezet. De
accreditatiemethode gaat in 2017 veranderen waarbij de nadruk komt
te liggen op de instellingstoets. Het CvB wil zich daarop voorbereiden.
Financiën
d. Jaarverslag en jaarrekening
De MR meldt het zorgpunt over de bestemmingsreserve bij SLM. De
Finec zal contact opnemen met de Deelraad SLM en in overleg gaan.
De Finec zal zo nodig in september hierop bij het CvB terugkomen.
HFP & ICT
e. Stand van zaken huisvesting
Het CvB licht toe:
• Het congregatiebestuur heeft laten weten dat er nog geen brief
uit Rome is. Hier wordt hard aan gewerkt.
• Het CvB heeft gesproken met de nieuwe leden van
burgemeester en wethouders. Er is bevestigd dat dit college
het plan deelt en onderschrijft.
• Alle communicatie tussen de Leystroom, Wonen Breburg en
de kloosterorganisatie over de ouderenzorg aan de Lage kant
is helder.
• Er loopt een discussie over de garantiestelling die de
Gemeente eist met Wonen Breburg
Personele zaken:
f. Ondersteuning Deelraden (SLM, ADE, GD, AvT)
Het DB/MR meldt dat n.a.v. de laatste vergadering met de Voorzitters
Deelraden de ondersteuning een zorgpunt blijft. De MR denkt dat er
een goede afspraak ligt maar deze wordt niet opgevolgd.
Het CvB laat weten deze zomer alles op een rijtje te zetten en daarna
met een voorstel te komen.
g. Leesgedrag Insight
De MR is van mening dat er op een goede manier gecommuniceerd
moet worden. Op dit moment wordt Insight ongevraagd aangeboden en
Actie
Status
Finec
september
CvB
sept ‘14
4
Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB/MR 1 juli 2014
Agendapunt
is er een ‘wegklikgedrag’.
Het CvB laat weten dat hieraan wordt gewerkt. Het CvB is zich bewust
van klachten over de Insight. Zo denkt men na over een medewerkersportal. De Insight stond vol met feestjes en partijen maar hier is recent
een interventie op gepleegd. De Insight moet meer een informatief
karakter krijgen. Een lezersonderzoek (in overleg met dienst M&C) is
gestart. Aan het einde van dit jaar zal het CvB met een plan komen. Als
alles op orde is, wordt er door het CvB dan ook verwacht dat
medewerkers het lezen. Dat mag ook verwacht worden. Het CvB nodigt
de MR uit om mee te denken en te praten over het vormgeven van een
nieuwe structuur. Afgesproken wordt dat Menno de Vos en Wesley de
Haas (student) daarvoor beschikbaar zijn.
h. Stand van zaken taal enquête Engels
Het CvB stelt voor om deze uit te sturen zodra hij klaar is en te laten
doorlopen in september. Hierna zal er samen geanalyseerd worden. De
resultaten zullen geagendeerd worden zodra deze beschikbaar zijn.
i. Stand van zaken MR reglement
Het CvB licht de situatie toe. Na de zomer zal het voorstel en toelichting
aan de MR worden aangeboden.
j. Strategische personeelsplanning
Van de Finec heeft de MR vernomen dat er een inzichtelijk model is
rond de meerjarenraming met een overzicht van de in te stellen
“knoppen” waarmee verschillende scenario’s snel kunnen worden
doorgerekend. De MR wil het hoofd CFA uitnodigen voor een
toelichting bij de volgende onderlinge vergadering.
Het CvB meldt dat men op dit moment bezig is met de verfijning van dit
systeem m.n. op het punt van de personeelsplanning. Zodra dat gereed
is zal het model aan de MR worden gepresenteerd.
Onderwijs en Onderzoek:
k. Voortgang onderwijsvisie
Het CvB meldt dat het conceptvisie klaar is. Men hoopt dit volgende
week te kunnen afronden en in september ter bespreking bij de MR te
kunnen agenderen.
l. Voortgang NHTV research profile
Het CvB heeft aan de research committee gevraagd te werken aan een
research profiel. Dit is een moeilijk en moeizaam proces. Afstemming is
nodig met Celth en het advies en innovatiecentrum SLM.
m. Stand van zaken project DeltA/Osiris6
Het CvB meldt dat er deze week een afspraak plaatsvindt met het
projectteam over Osiris6.
Het gaat om een project wat veel geld en tijd kost. Het CvB wil dit eerst
helder hebben en komt hier bij de MR in een later stadium op terug.
n. NSE 2014
De MR vraagt het CvB om toelichting hoe het komt dat de verschillen
tussen sommige academies over roostering en planning zo groot is.
Het CvB antwoordt als eerste blij te zijn met de verbeteringen die
zichtbaar zijn rond dit onderdeel van de NSE. Wat roostering en
planning betreft heeft het verschil te maken met een aantal factoren.
Als een onderwijsprogramma ingewikkeld is gemaakt dan is het
roosteren ook ingewikkeld. Ook de procedures binnen de academies
en de keuzevrijheid van de docenten verschillen. HFP is bezig om dit in
kaart te brengen. Men is bezig met het testen van rooster apps. De
bedoeling is om begin volgend jaar een en ander op de rol te hebben.
De MR is trots op de uitslagen NSE.
o. Honoursprogramma
De MR vraagt naar het budget van 30.000 euro van het totaal (125.000
euro) voor lecturers. Er lijkt veel geld weg te vloeien naar overhead.
Ook als men kijkt naar de programma ontwikkeling. Wat zijn de
Actie
Status
CvB/MR
lopend
CvB
a.s.a.p.
CvB/MR
a.s.a.p.
CvB
Na de
zomer
MB
lopend
CvB
2 sept ‘14
CvB
sept ‘14
5
Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB/MR 1 juli 2014
Agendapunt
Actie
Status
MB
2 sept ‘14
MB
CvB
2 sept ‘14
4 sept ‘14
kwaliteitseisen voor een honourprogramma. Voor studenten is het
onduidelijk of het een verdieping of verbreding bovenop de studie is.
Ook denkt de MR dat de uitval benoemd moet worden.
Het CvB antwoordt dat de coördinatoren van het programma ook
docent zijn. In het eerste jaar is er ook geld nodig voor ontwikkeling van
de programma’s (dat is ook onderwijswerk!). De uitval is te hoog en
wordt nagevraagd bij de studenten.
Wat verdieping of verbreding betreft antwoordt het CvB dat dit
afhankelijk is van het traject. Als alle trajecten draaien halen we de
aantallen die afgesproken zijn in de prestatieafspraken. In de
prestatieafspraken wordt gesproken over deelname.
Er is aandacht voor de communicatie bij de start van het nieuwe
schooljaar, want ook die is in de eerste editie niet volledig geweest.
p. Executive Education & Training
De MR heeft het stuk met interesse gelezen en vraagt naar de
haalbaarheid.
Het CvB antwoordt dat zij ook zorg hebben over de haalbaarheid van
het voorstel. En vandaar dat zij besloten hebben om een minder
theoretische benadering te kiezen in fase 2. Er wordt nagedacht over
eerst ‘te verkopen wat we hebben’ en daar wordt energie op gezet.
8. Ter informatie
De MR neemt kennis van de volgende stukken: ·
Intern
a. Voortgang Profscan
De MR wil dit ter bespreking agenderen in september
b. Prestatieafspraken en midtermreview
De MR wil de voortgang ter bespreking agenderen in september.
Het CvB zal de bijbehorende stukken hiervoor aanleveren.
c. Evaluatie mandatering
d. Fixus AfL
e. (Her) inschrijven en switchen van studenten
f. Accommodatie internationale studenten
g. Voortgang Management Development
Extern
h. OCW: brief instellingscollegegeld
i. OCW Inspectie: brief onderzoek schakelprogramma’s
j. ROA: HBO-Monitor
k. Flexibel hoger onderwijs volwassenen
9. Rondvraag en sluiting vergadering
• N.a.v. het AVO overleg stelt de MR de volgende vraag; de overhead
stijgt in plaats van dat deze daalt. Is dit iets wat zorgen baart.
Het CvB deelt deze zorg. Het blijkt dat (met name binnen) de
academies binnen de begroting vacatures invullen. Dit is niet geheel
conform de afspraak: het percentage van het onderwijspersoneel (OP)
zal omhoog moeten. Het CvB wil de klokken gelijk zetten en binnen de
richtlijnen afspraken maken. De geformuleerde marges moeten
omlaag. Welk percentage ligt bij de directeuren en welke binnen de
diensten. Als de Campus één locatie is zal de overhead dalen.
• De MR vraagt naar de versnippering van taken in de MT’s. Dit kan de
communicatie bemoeilijken en verkeerd signaal naar de medewerkers
afgeven. N.a.v. Blauwdruk deel 1 is het onduidelijk wie waarvoor
verantwoordelijk is. De onderwijstaken zijn onderbelicht bij de MT’s.
Het CvB antwoordt te handelen binnen de afspraken zoals deze
gemaakt zijn. De directeuren dienen tegen die achtergrond ook de
Deelraden te informeren. Ook de onderwijstaken van MT-leden moeten
helder zijn. Bij de Deelraad moet de portefeuille verdeling (profielen)
6
Verslag gemeenschappelijke vergadering CvB/MR 1 juli 2014
Agendapunt
•
•
van de MT’s neergelegd en besproken worden. Het CvB vindt dat dit
helder moet zijn.
De MR spreekt de zorg uit over de helderheid van de afspraken.
De MR meldt dat er klachten zijn van studenten over OCE.
Het CvB adviseert de aard van de klachten na te vragen en dan naast
de afspraken met OCE neer te leggen. Afspraak is om navraag te doen
en dan rechtstreeks aan het CvB te melden.
De MR vraagt of de controle over de werkdruk door de Inspectie
landelijk is of typisch voor NHTV.
Het CvB antwoordt dat dit een landelijk beleid is vanuit het ministerie.
Actie
Status
student cie
4 sept ‘14
De voorzitter dankt met name dhr. Lucas van Wees, lid RvT en verder iedereen
voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng en sluit om 16.50 uur de vergadering
Volgende vergadering: 23 september 2014 van 15:00 uur tot 17:00 uur
7