Transcript een interview met AKS Bouw in het magazine Gevelbouw

Special automatisering
Special automatisering
Maximale grip
Dat alleen al bespaart enorm veel tijd en papierwerk. Nog niet zo heel
lang geleden werden alle bestellingen fysiek afgedrukt en opgeborgen in de klapper van de montageleider. Een papieren rompslomp
waar je u tegen zegt. Dat is nu in één klap verleden tijd. Doordat een
levering door de montageleider op de bouwplaats met een muisklik
gereed wordt gemeld, kan onze administratie-afdeling à la minute de
factuur controleren en afhandelen. Het gevecht om vrachtbrieven op
kantoor te krijgen is voorgoed voorbij.” Profity heeft de ERP-software
volledig ingericht voor AKS Bouw, rekening houdend met alle facetten
van het bedrijf. Hoewel de software een standaardoplossing is binnen
de gevelbouw, zijn diverse nieuwe onderdelen op maat gemaakt voor
AKS. Deze zijn vervolgens verwerkt in de standaard software. Profity
geeft op deze manier inhoud aan het uitgangspunt van Profity ERP
‘voor en door klanten’. Peter Geenen: “Zo is bijvoorbeeld glas een
behoorlijk grote en arbeidsintensieve post die als er maatje fout blijkt
enorme gevolgkosten met zich meebrengt. De specifieke glasberekening is integraal in Profity opgenomen. Hierdoor wordt de prijs van
het glas inclusief alle toeslagen bij bestellen berekend en volstaat als
controle van de opdrachtbevestiging het vergelijken van de eindprijs.
Dit levert een enorme besparing op voor ons bedrijf.”
op project- en bedrijfsprocessen
Behalve veel meer efficiëntie in administreren, kan met behulp van het
ERP-systeem van Profity ook direct inzicht worden verkregen in de
stand onderhanden werk. “In het onderhanden werk wordt met de
werkbegroting als basis het projectresultaat berekend uit kosten en
opbrengsten. Aanvullend wordt inzichtelijk gemaakt wat de financiële
consequenties zijn van lopende bestellingen door harde en zachte
verplichtingen te berekenen en integraal te rapporteren. Zo krijgen we
ook een nauwkeurig beeld van de liquiditeitspositie van ons bedrijf.
We zijn uiterst tevreden met het systeem en zien ook nog volop mogelijkheden naar de toekomst, want het systeem bevat nog veel meer
functionaliteiten,” besluit Peter Geenen. ❚
Meander Medisch Centrum Amersfoort.
Om projecten beter te managen en sneller inzicht te krijgen in de status van een project had AKS Bouw behoefte aan
een ERP-systeem voor projectadministratie. Na een gedegen marktonderzoek heeft de firma uit Grubbenvorst Profity
geselecteerd. “Profity is bekend met de gevelbranche en spreekt onze taal,” zegt Peter Geenen van AKS Bouw. “Inmiddels werken we al enkele jaren met de ERP-software van Profity, die ons behalve grip op onze projecten vooral ook
ontzettend veel tijd bespaart.”
Ondanks de economisch mindere tijden heeft AKS Bouw de afgelopen vijf jaar een sterke groei genoteerd. “Ook dat is een van de
redenen geweest dat we zijn gaan investeren in een ERP-systeem,”
vervolgt Peter Geenen. “Ons personeelsbestand breidt steeds verder uit en we zijn betrokken bij enorme projecten. Dan is het zaak
om de project- en bedrijfsprocessen optimaal op orde te hebben en
houden. Al snel bleek Profity de geschikte kandidaat. In tegenstelling
tot andere partijen lieten ze tijdens de eerste presentatie al snel zien
dat hun systeem toegespitst is op onze branche, maken ze waar
wat ze beloven en hebben ze kennis van onze branche. De software
ondersteunt ons in alle stadia van een project, van offerte tot en met
facturering, waaronder financiële administratie en debiteurenbeheer,
en alles daartussen.”
88
den vastgelegd, zoals de calculatie-aanvraag, gegevens van leveranciers en alle relevante documenten. De offerte wordt via het systeem
naar de klant verstuurd. Vervolgens wordt de offerte gekoppeld aan
een verkoopfunctionaris bij ons intern die automatisch een melding
krijgt na bijvoorbeeld twee weken om de klant te contacteren. Wordt
de offerte afgewezen, dan wordt het project gearchiveerd en voorzien van reden van afwijzing. Als de opdracht wordt toegekend, dan
nemen we de basiscalculatie als uitgangspunt voor de verdere uitrol
van het project. We stellen een projectteam samen, dat alle relevante
informatie, zoals contracten, inkoopprocessen, afspraken met leveranciers centraliseert in het systeem. Elke brief of e-mail die we
versturen, gebeurt op dezelfde, eenduidige wijze via het systeem.”
Eenheid van tenue, noemt Peter Geenen dat. “Een gemiddeld project
bevat al snel een kleine 5.000 documenten. Toch prettig als die allemaal met een druk op de knop te vinden zijn.”
Tijdwinst
Eenheid van tenue
Alle afdelingen binnen AKS Bouw werken binnen het ERP-systeem
van Profity. “Het begint met een potentiële opdracht die wordt ingebracht in het systeem,” licht Peter Geenen toe. “Alle gegevens wor-
Arena Towers Amsterdam.
Maasstadziekenhuis Rotterdam.
Groot voordeel van het systeem is volgens Peter Geenen dat alle
betrokken personen binnen AKS Bouw toegang hebben tot dezelfde
informatie. “Zo heeft de montageleider op de bouw inzicht in alle
inkoopopdrachten die voor zijn project gepleegd worden. Hij ziet in
één oogopslag wat hij de komende dagen kan verwachten en kan na
ontvangst van de goederen deze aan het systeem kenbaar maken.
Universiteit Carré Twente Enschede.
Profity in de gevelbranche
Profity heeft Project-ERP-software ontwikkeld die onder meer
is toegesneden op bedrijven die actief zijn in de gevelbouw.
Het gaat om effectieve en eenvoudig in te voeren software die
helpt om in alle fasen, van offerte tot en met facturering, winst
te boeken. “Ons doel is om bedrijven grip op projecten te laten realiseren met onze software,” zegt Henk Jan Nieuwenhuis
van Profity. “Daarbij staat centraal dat alle gebruikers hun werk
goed en prettig kunnen doen.” Behalve AKS Bouw behoren
ook bedrijven als Polybouw Aluminium en Ramenfabriek Op ’t
Hoog tot de klantenkring van Profity.
89